Jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail z przykładami

Opublikowany: 2022-03-22

Rozpoczęcie formalnego e-maila w języku angielskim może być trudne, ponieważ wymaga przestrzegania pewnych ścisłych zasad i konwencji. Jeśli nie jesteś z nimi zaznajomiony, decyzja, jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail, może być myląca — ale nie musi tak być.

W tym szczegółowym artykule wyjaśnimy, jak używać poprawnych formalnych powitań e-mail, pozdrowienia i wierszy otwierających. Pod koniec tego posta dowiesz się, jak zacząć pisać formalną wiadomość e-mail w swoim życiu osobistym i zawodowym.

Co to jest formalny e-mail?

Formalne e-maile to te, które są napisane we właściwym formacie. Formalne e-maile mają wypróbowaną i przetestowaną formułę, którą zrozumieją wszyscy czytelnicy.

Dobrze napisany, profesjonalny i uprzejmy e-mail może rozpocząć udaną i produktywną relację. I odwrotnie, źle napisany e-mail może zniszczyć relacje, zmylić, a nawet zdenerwować odbiorców w niektórych okolicznościach.

Każdy formalny e-mail powinien zawierać:

  • Wiersz tematu
  • Pozdrowienie lub powitanie
  • Kopia ciała
  • Podpisanie

Oficjalne wiadomości e-mail są pełne szacunku i zawierają uprzejmą terminologię, aby zwrócić się do odbiorcy. Są napisane w prostym do zrozumienia formacie, który jasno określa, czego chcesz i dlaczego.

Język angielski jest używany przez firmy na całym świecie, ale istnieją różnice kulturowe w sposobie, w jaki się komunikujemy. Formalne e-maile zmniejszają prawdopodobieństwo nieporozumień lub nieporozumień.

W większości przypadków źle napisane e-maile nie zaszkodzą twojej karierze, mówi Jeff Su w Harvard Business Review. W przeciwieństwie do tego „pisanie profesjonalnych e-maili wpłynie na to, jak kompetentny jesteś w oczach współpracowników”.

W swoim życiu osobistym, na przykład kontaktując się ze szkołą, będziesz chciał upewnić się, że komunikacja jest jasna, profesjonalna i uprzejma. W tym kontekście formalne e-maile są niezbędne.

W naszym przewodniku zagłębiliśmy się w szczegóły dotyczące tego, co sprawia, że ​​jest to świetny, formalny e-mail, więc sprawdź to, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej.

Przyjrzyjmy się teraz niektórym podstawowym zasadom powitania w oficjalnej wiadomości e-mail.

Formalny sposób na rozpoczęcie e-maila

Omówiliśmy już, jak rozpocząć profesjonalną pocztę e-mail w poprzednich postach, ale tym razem zagłębimy się w dwie kluczowe rzeczy, które musisz wiedzieć, rozpoczynając formalną wiadomość e-mail w języku angielskim:

  1. Formalne powitanie i pozdrowienie
  2. Oficjalne linie otwarcia e-maili

Obie części omawiamy szczegółowo, zanim zastosujemy je później do serii przykładów.

Formalne pozdrowienia i pozdrowienia e-mailowe

Pierwszą rzeczą, którą musisz wiedzieć o powitaniu w formalnym e-mailu, jest użycie prawidłowego zwrotu grzecznościowego.

Może się to wydawać mylące, ponieważ odpowiedni formalny sposób powitania w wiadomościach e-mail zmienia się, w zależności od tego, czy znasz osobę, do której piszesz, czy nie. Pierwsza zasada brzmi: jeśli znasz czyjeś imię, zwracaj się bezpośrednio do tej osoby, używając jej pełnego imienia i nazwiska.

W przeszłości używałbyś tak zwanego honoryfikatu – takiego Pan i Pani – z nazwiskiem. Musimy jednak zdawać sobie sprawę z ryzyka tego, co Harvard nazywa „błędem płci”.

O ile nie znamy na pewno czyjejś płci (a nawet w przypadkach, w których wydaje nam się, że wiemy, nigdy nie powinniśmy robić założeń), powinniśmy unikać używania terminów związanych z płcią.

Zamiast tego, jeśli to możliwe, używaj pełnego imienia i nazwiska osoby. Jest to zarówno profesjonalne, jak i pełne szacunku.<

Weźmy na przykład wysłanie e-maila do kogoś o imieniu Robert Johnson.

Zamiast mówić:

  • Szanowny Panie Johnson

Powiedzielibyśmy:

  • Drogi Robercie Johnsonie!

Pytanie, które powitanie jest odpowiednie w formalnym e-mailu, pojawia się regularnie. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów formalnego zwrotu grzecznościowego w wiadomości e-mail, które ilustrują, jak powitać w formalnym e-mailu. Mimo to zachęcamy również do skorzystania z własnego osądu.

Przed wysłaniem wiadomości e-mail poświęć trochę czasu na zidentyfikowanie osoby, do której piszesz. Używanie imienia i nazwiska osoby może nawiązać silniejszy związek niż podejście formalne, takie jak Szanowni Państwo.

Omówiliśmy tutaj wiele rzeczy, które musisz wiedzieć, ale aby uzyskać więcej informacji na temat tego, jak rozpocząć profesjonalną pocztę e-mail, przeczytaj nasz szczegółowy blog.

Oficjalne linie otwarcia e-maili

Zasady dotyczące sposobu zwracania się do odbiorcy w formalnym e-mailu są stosunkowo proste. Jednak jeśli chodzi o tworzenie treści formalnego e-maila, masz większą swobodę.

Najlepsze formalne linie otwierające wiadomości e-mail są od razu do rzeczy. W większości przypadków prosisz o coś (informacje, udział w wydarzeniu lub płatność); lub formalnie odpowiedzieć na wniosek.

Jeśli znasz kogoś lub rozmawiałeś z nim w przeszłości, możesz przejść bezpośrednio do szczegółów swojej prośby.

Niektóre przykłady odpowiednich formalnych linii otwierających wiadomości e-mail obejmują:

  • Piszę, aby poprosić Twoją firmę o pewne informacje.
  • Kontaktuję się z Tobą, aby zaprosić Cię na moje wydarzenie
  • Doceniam Twoje zainteresowanie naszą firmą. Załączam wymagane informacje.

Załóżmy, że piszesz do kogoś, z kim nigdy wcześniej się nie komunikowałeś. W takim przypadku uprzejmie jest wyjaśnić, kim jesteś i dlaczego się z nimi kontaktujesz. Czytelnikowi wystarczy na przykład stwierdzenie „mam na imię XX i kontaktuję się z tobą z YY”. To szybko mówi im, kim jesteś i dlaczego do nich wysyłasz wiadomości.

Oto jak to może działać w praktyce:

  • Jestem dyrektorem ds. marketingu w firmie (nazwa firmy) i chcę dowiedzieć się więcej o Twojej firmie.
  • Kontaktuję się z Tobą z (nazwa firmy) z kilkoma szczegółami ekskluzywnych nowych ofert
  • Wyjeżdżam (firma) 25 września i zapraszam na wydarzenie wyjazdowe, które odbędzie się o (wstaw szczegóły).

Oczywiście nie obowiązują Cię te zasady. Jednak postępując zgodnie z nimi, nie zmylisz ani nie zdenerwujesz swojego czytelnika.

Czy możesz użyć „Mam nadzieję, że dobrze ci idzie w formalnym e-mailu”? Jeśli znasz tę osobę, rozpoczęcie formalnego e-maila w ten sposób nie jest nieprawidłowe. Jeśli nie znasz danej osoby osobiście, osiągnięcie pożądanych rezultatów jest mało prawdopodobne. To może wydawać się zbyt nieformalne i nie na miejscu.

Naszą radą jest przejście od razu do sedna formalnego otwarcia e-maila. W tym szczegółowym poście na blogu wyjaśniamy więcej o tworzeniu najlepszych zdań otwierających wiadomości e-mail.

6 przykładów, jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail

Dlatego podzieliliśmy proces rozpoczynania formalnej wiadomości e-mail na dwa kroki; teraz nadszedł czas, aby wprowadzić to w życie. Tutaj przedstawiamy sześć przykładów, jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail. Każdemu przykładowi towarzyszy krótkie wyjaśnienie naszych powodów.

W tej sekcji zamieściliśmy kilka konkretnych przykładów, jak rozpocząć formalne przykłady. Zajmujemy się:

  • Jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail bez imienia i nazwiska
  • Jak wybrać formalne powitanie e-mail dla nieznanego odbiorcy
  • Jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail do wielu odbiorców
  • Jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail do szkoły
  • Jak założyć formalny biznesowy e-mail
  • Jak wybrać formalne powitanie e-mailowe w przypadku podania o pracę?

Zamieszczone tutaj szablony służą do zilustrowania sposobu podejścia do każdego zadania. Zalecamy, aby wykorzystać je jako podstawę do opracowania podejść, które najlepiej reprezentują Ciebie i Twoją firmę.

Jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail bez imienia i nazwiska

Pisaliśmy o tym, jak ważna jest próba znalezienia nazwiska osoby podczas wysyłania jej e-mailem, więc zawsze zachęcamy do tego, jeśli możesz. Jednak mogą się zdarzyć sytuacje, w których z jakiegoś powodu jest to niemożliwe.

Niektóre poradniki dotyczące pisania nadal będą zachęcać do używania słowa „Szanowny Panie/Pani” i choć trochę staromodne, nadal można to zrobić, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Chociaż możesz z niego korzystać, jeśli chcesz, zalecamy znalezienie alternatywy. Możesz przeprowadzić więcej badań, aby zidentyfikować odbiorcę. Jeśli nie, oto kilka innych opcji:

  • Drogi (tytuł pracy)
  • Szanowni Państwo (Dział lub zespół)

Rozpoczęcie formalnego e-maila w języku angielskim jest na szczęście całkiem proste. Oto przykład, jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail bez imienia i nazwiska.

Szanowny Zespole HR,

Nazywam się Samuel Johnson, adwokat w (nazwa firmy). Kontaktuję się z Tobą, aby poprosić o informacje, które mogą wesprzeć mnie w bieżącym dochodzeniu.

Jak wybrać formalne powitanie e-mail dla nieznanego odbiorcy

Jeśli zmagasz się ze znalezieniem odpowiedniego formalnego powitania e-mail dla nieznanego odbiorcy, nie jesteś sam. Znalezienie odpowiedniego podejścia do rozpoczęcia formalnej wiadomości e-mail do nieznanej osoby może być trudne.

Inne przewodniki dotyczące pisania sugerują użycie „Do kogo to może dotyczyć”, ale uważamy, że nie jest to tylko formalne; to trochę zbyt wybredne jak na nasz gust. Zalecamy również otwarcie formalnego e-maila za pomocą „Cześć” lub „Hej”. To krok za daleko w przeciwnym kierunku.

Jak więc wybrać formalne powitanie e-mail dla nieznanego odbiorcy? Oto wypróbowana i przetestowana metoda.

Szanowny Kierowniku Marketingu,

Kontaktuję się w imieniu (firmy). Jesteśmy zainteresowani poznaniem Twojej oferty produktów i chcielibyśmy poprosić o przesłanie próbki.

Jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail do wielu odbiorców

Oczywiste jest, że podczas wysyłania wiadomości e-mail do grupy osób obowiązują inne zasady. Decydując o formalnym powitaniu e-mail dla wielu odbiorców, obowiązuje mniej reguł. Pytanie, jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail do wielu odbiorców, zależy od tego, kim są. Radzimy wybrać bezpieczny termin zbiorowy.

Jeśli są współpracownikami, dopuszczalne formalne wiersze powitania w wiadomościach e-mail obejmują:

  • Drodzy koledzy
  • Droga drużyno

Jeśli wysyłasz e-mail ogólny adres e-mail (np. obsługa klienta@), możesz użyć:

  • Drogi Zespół Obsługi Klienta

Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do firmy, możesz po prostu użyć nazwy jej firmy.

  • Drogi (nazwa firmy)

Oto niezawodny przykład, jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail do grupy.

Drogi Zespół Obsługi Klienta,

Chcę porozmawiać z kimś z Twojej organizacji na temat niedawnego problemu z Twoją usługą. Byłbym wdzięczny za podanie szczegółów, z którymi muszę porozmawiać w sprawie rejestracji skargi.

Jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail do szkoły

Jeśli zastanawiasz się, jak rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail do nauczyciela akademickiego lub profesora, oto jak. Ważne jest, aby upewnić się, że używasz poprawnego zwrotu grzecznościowego; w tym przypadku wysyłamy e-mail do profesora.

Sprawdź ten przykład, aby zobaczyć, jak podeszliśmy do zadania.

Drogi Profesorze Simonie Robertsie,

Nazywam się Samuel Johnson i obecnie studiuję w (imię). Chciałabym powiedzieć, jak inspirująca była dla mnie Twoja ostatnia seria wykładów i chciałabym zarejestrować moje zainteresowanie przyszłymi zajęciami, które być może będziesz prowadzić.

Jak założyć formalny biznesowy e-mail

W świecie biznesu ważne jest, aby Twoje e-maile były prawidłowo sformatowane i z szacunkiem formalne. Pytanie, jak rozpocząć formalny list biznesowy, często zadają ci, którzy martwią się, jak będą postrzegani.

Poniższy przykładowy szablon zawiera przykład, który możesz dostosować do swoich okoliczności. Więcej szczegółowych informacji na temat tworzenia zapytania biznesowego znajdziesz w naszym szczegółowym przewodniku.

Szanowni Państwo,

Nazywam się Robert Johnson i pracuję w (nazwa firmy). Kontaktuję się z Tobą, aby zapytać, czy chcesz dowiedzieć się więcej o naszej gamie innowacyjnych nowych produktów.

Jak wybrać formalne powitanie e-mailowe w przypadku podania o pracę?

Wysyłając list motywacyjny do pracy, tradycyjnie użyłbyś słowa „Szanowny Panie/Pani”. Jednak, jak ustaliliśmy, może to nie być już właściwe.

Po pierwsze, powinieneś spróbować dowiedzieć się, kim jest kierownik ds. rekrutacji i użyć jego pełnego imienia i nazwiska. Jeśli nie możesz znaleźć ich nazwiska, dopuszczalne są wszystkie następujące alternatywy:

  • Drogi kierowniku rekrutacji
  • Drogi rekruterze
  • Drogi (nazwa firmy)

Oto przykład rozpoczęcia formalnego e-maila do rekrutera.

Szanowny kierowniku rekrutacji,

Załączam kopię mojego CV oraz list motywacyjny na (wstawić tytuł stanowiska). Czekam na kontakt z Państwem o postępach w mojej aplikacji.

Rozpoczęcie formalnego e-maila może być wyzwaniem dla każdego, ale mamy nadzieję, że uprościliśmy ten proces. Kluczowym punktem uczenia się jest zrozumienie, jak używać formalnych powitań i pozdrowienia w wiadomościach e-mail oraz jak tworzyć silne formalne wiersze otwierające wiadomości e-mail. Mamy nadzieję, że pomogliśmy Ci zacząć pisać formalną wiadomość e-mail. Koniecznie zajrzyj na nasz blog z kolejnymi artykułami na temat pisania formalnych e-maili.