Jak rozpocząć profesjonalną pocztę e-mail – Najlepsze pozdrowienia w każdej sytuacji i pozdrowienia, których należy unikać

Zastanawiasz się, jak rozpocząć e-mail? Nie martw się, nie jesteś sam. Zaskakująco łatwo jest przemyśleć profesjonalne powitanie w wiadomości e-mail, zwłaszcza jeśli nie znasz osoby po drugiej stronie. Zanim w ogóle ustosunkowałeś się do przyczyny swojego zaangażowania, zmarnowałeś już czas na to, czy powiedzieć „Hej Tom”, „Witaj panie Smith” czy „Szanowny Panie”.

Zanim podejmiesz decyzję, straciłeś pewność co do napisania samej wiadomości i ogólnie to naprawdę Cię spowolniło. Znalezienie tego idealnego powitania może naprawdę cię wykończyć!

To powiedziawszy, jest jeszcze bardziej zaskakujące, jak wiele osób nie myśli wystarczająco o swoich powitaniach e-mailowych. Sposób, w jaki zaczynasz e-mail, nadaje ton wszystkiemu, co następuje i wpływa na tak ważne pierwsze wrażenie, jak wyglądasz jako profesjonalista.

Dlatego opisaliśmy każdy krok, scenariusz i okoliczności, o których musisz pomyśleć, rozpoczynając każdy rodzaj profesjonalnej poczty e-mail. Oto najlepsze sposoby na rozpoczęcie profesjonalnej rozmowy i niektóre z najważniejszych rzeczy, których należy unikać.

Aby było to bardzo pomocne, wymienimy przykłady dobrych sposobów na rozpoczęcie profesjonalnej wiadomości e-mail oraz wskażemy, czego nie robić, gdy ktoś profesjonalnie wita się z kimś.

Dlaczego ważne jest zrozumienie profesjonalnych powitań e-mail?

W teorii rozpoczęcie e-maila powinno być najłatwiejszą częścią wymiany! „Hello” to jedna z pierwszych rzeczy, których uczymy się w naszym ojczystym języku. Jednak tak często, kiedy witamy kogoś w kontekście zawodowym, *naprawdę* się mylimy. Witamy się ze wszystkimi i ze wszystkim - kierowcami autobusów, ludźmi w windzie, uroczym psem - więc czego brakuje, gdy usiądziemy za ekranem komputera?

Odpowiedzią jest zrozumienie kontekstów w miejscu pracy. Kluczem do poprawnego nawigowania, jakiego powitania użyć, kiedy, gdzie iz kim - nikt nie chce ustawić złego tonu, zanim jeszcze dojdziesz do głównej wiadomości. Oczywiście chcesz zrobić dobre pierwsze wrażenie. Pomyłka może kosztować Cię szanowanie, odpowiadanie, a nawet czytanie Twojego e-maila. Na przykład, gdy zespoły HR przeglądają górę podań o pracę, to już pierwsze zdanie może poważnie zaszkodzić Twoim szansom na rozmowę kwalifikacyjną, jeśli nie wydajesz się wystarczająco zdolny do powiedzenia „cześć”.

Oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę podczas profesjonalnego witania się z kimś. Kąt

Jaki ton musisz ustawić?

‍ Komunikacja osobista pozwala nam obserwować sygnały dźwiękowe, wizualne i fizyczne, których nie zapewnia komunikacja pisemna. Pomyśl o środowisku i nastrojach tak, jakbyś dostarczał informacje z wiadomości e-mail osobiście, a następnie usuń te wskazówki. Ton e-maila określa charakter Twojej firmy za pomocą Twoich słów, ilustrując Twoją emocjonalną perspektywę bez tych innych przydatnych wskazówek. Kąt

Jak chcesz być postrzegany? Kąt

Jak wspomniano, życie jest ogólnie łatwiejsze, gdy robimy dobre pierwsze wrażenie. Tak więc rozpoczynając korespondencję we właściwy sposób, w kilku słowach zademonstrujesz swoja swobodę zawodową, fachowość i kompetencje. Brzmi dobrze, prawda?

Badanie opublikowane w czasopiśmie Social Psychological and Personality Science zawiera porównanie z komunikacją osobistą „Na pierwsze wrażenia duży wpływ mają wyrażenia emocjonalne, takie jak uśmiech. W kontakcie twarzą w twarz osoby uśmiechnięte są postrzegane jako cieplejsze i bardziej kompetentne. niż osoby nieuśmiechnięte.

Pamiętaj o tym, zagłębiając się w świat komunikacji w miejscu pracy, a dzięki temu będziesz prosty i ograniczony przy wyborze idealnego powitania e-mail. Kąt

Czy ta osoba będzie nadal czytać Twój e-mail?

Istnieje wiele badań dotyczących ogólnego prawdopodobieństwa odpowiedzi na wiadomość e-mail w codziennej korespondencji. Często są to proste rzeczy, które idą na odległość, takie jak maniery – „E-maile po uprzejmej stronie uzyskują wyższe wskaźniki odpowiedzi”, mówi projektant produktu Boomerang, Mai-Chi Vu.

W czasach, gdy ludzie mają krótszą koncentrację uwagi niż kiedykolwiek wcześniej, poziomy uprzejmości naprawdę znacznie się rozwijają. Podstawowe względy, takie jak poprawna pisownia czyjegoś imienia, odzwierciedlenie użytego powitania, uznanie tonu interakcji w odpowiedzi, mają duży wpływ na to, by nie urazić lub zrazić odbiorcy.

Zastanawiając się, jak zaczynasz swoją korespondencję, unikasz zaczynania od złego kroku - oszczędzając czas i potencjalną niezręczność bycia całkowicie ignorowanym. Kąt

Więc pytasz, jak zacząć e-mail? Przeanalizujmy kilka scenariuszy i przykładów, o których musisz wiedzieć.

Formalne pozdrowienia e-mail dla profesjonalnych e-maili

Po pierwsze, sferę komunikacji zawodowej możemy podzielić na spektrum „co bardziej formalne, a co bardziej przyjazne”. Jak podkreślono w sposobie profesjonalnego zakończenia wiadomości e-mail, większość biznesowych wiadomości e-mail znajduje się na nieuchwytnym pośrednim polu między formalnym a zwykłym. Dlatego ważne jest, aby zatrzymać i przejrzeć to, co napisałeś, zanim naciśniesz „Wyślij”. Oto nasze najlepsze typy.

1. Witaj <imię>

To takie proste. Jeśli masz wątpliwości, zachowaj to w sposób bezpośredni i przyjazny, a dosłownie nie możesz zrobić nic złego.

2. Cześć <Imię>

Tak, znowu, nie przemyślaj tego. Ankiety pokazują, że zawsze wygrywa prostota i uprzejmość bez przesady.

3. Drogi <Imię>

To może wydawać się trochę nienaturalne. Jednak zdecydowanie wciąż istnieją scenariusze, w których to profesjonalne powitanie jest najbardziej odpowiednie. Zwłaszcza w przypadku zwracania się do bardziej staromodnej instytucji lub tradycyjnego przedstawiciela, takiego jak urzędnik państwowy. Może to być również miłym akcentem podczas ubiegania się o pracę, jeśli znasz imię tej osoby. Zgodnie z ogólną zasadą, kontaktując się z kimś po raz pierwszy, użyj Szanowna Pani/Pani/Pan. <Nazwisko> – jeśli jesteś po imieniu, możesz go użyć.

Przyjazne sposoby na rozpoczęcie profesjonalnej poczty e-mail

Istnieje wiele przypadków, w których kontekst wiadomości e-mail nie jest tak formalny lub odpowiedni jest przyjazny akcent. Może to wewnętrzna poczta do kolegów lub z długoletnim klientem. Możesz zarówno trochę odpocząć, jak i zadbać o to, aby wszystko było miłe i kompetentne. Czasami jest to ładna równowaga. Podczas gdy wiele miejsc pracy jest obecnie bardziej swobodnych, zachowaj podstawowe zasady uprzejmości, przyjaźni i profesjonalizmu.

1. Cześć <Imię>

Słyszeliście nas, kiedy powiedzieliśmy, że ta opcja jest zawsze zwycięska, prawda? Świetnie. Gdy jesteś w przyjaznych stosunkach z odbiorcą, nie musisz zastanawiać się nad powitaniem - możesz przejść od razu do sedna wiadomości, zachowując przyjazną i profesjonalną postawę.

2. Cześć!

Jeśli nie znasz nazwiska odbiorcy ani jego pisowni, jest to najbezpieczniejszy sposób na zaadresowanie profesjonalnej wiadomości e-mail bez brzmienia zbyt formalnego lub pośredniego.

3. Dzień dobry/popołudnie/wieczór

Może to dodać przyjazny, swobodny, a jednocześnie uprzejmy akcent do powitania w wiadomości e-mail. Jest to jednak zdecydowanie do sporadycznego, a nie stałego użytku. Nie trzeba dodawać, że jeśli w grze są różne strefy czasowe, należy mądrze używać tego powitania.

4. Hej <imię>

Bądź ostrożny z tym. Istnieją argumenty za i przeciw „Hej”, ale opinie pokazują, że tak naprawdę powinno to być używane tylko wtedy, gdy masz kontakt, na przykład z przyjaciółmi lub bliskimi współpracownikami.

Odpowiadając komuś, możesz odzwierciedlić ton odbiorcy i zdecydować się na otwarcie wiadomości z podobnym powitaniem lub alternatywą, która odpowiada poziomowi formalności i znajomości – pewna zasada dotyczy również wyboru właściwego podpisu.

E-mailowe pozdrowienia, których należy unikać w pracy

1. Kogo może dotyczyć?

Wiele źródeł mówi, że po prostu nie używaj tego. W ankiecie przeprowadzonej na prawie 2000 osób 37% respondentów uznało to powitanie za *najgorszy* sposób na rozpoczęcie profesjonalnej poczty e-mail. Został opisany jako irytujący, niejasny, nieodpowiedni, przestarzały, a lista jest długa. To, bez wątpienia, ma pierwsze miejsce, jak nie rozpoczynać wiadomości e-mail. Przekonany? Jesteśmy.

2. Hej

Generalnie najlepiej jest unikać tego, jeśli nie masz pewności, jak, gdzie i kiedy użyć „Hej”. Jak wspomniano powyżej, jest na to czas i miejsce, ale po prostu nie warto ryzykować, że będzie zbyt nieformalny.

3. Pozdrowienia

Najlepsze praktyki sugerują, że jest to przestarzałe. Istnieją teraz bardziej trafne sposoby adresowania grupy nieznanych odbiorców, takie jak ulubione „Cześć” lub „Cześć wszystkim”. To nie jest największe faux pas, ale spróbuj trzymać się zatwierdzonych zwycięzców.

4. Szczęśliwego <dzień>!

To trochę dzieli masy. Ogólna wiedza o swoich odbiorcach jest tutaj kluczowa. Podczas gdy wiele raportów mówi, że wydaje się to niedojrzałe i nieprofesjonalne, być może wewnętrznie, kultura Twojej firmy obejmuje ten styl powitania.

5. Brak powitania

Wielkie nie. Równie dobrze możesz być odbiorcą wiadomości e-mail bez powitania, ale głównie to wkurza ludzi w niewłaściwy sposób, więc jest to zachowanie, którego nie należy dublować.

6. Buźka lub emotikony

Dla wielu jest to trudne, ponieważ emotikony i emotikony są powszechnie używane w znacznie większej liczbie kanałów komunikacji wizualnej, aby wyrazić poza słowem pisanym. Niestety, nadal nie jest powszechnie postrzegany jako wystarczająco profesjonalny do użytku w miejscu pracy, więc najlepiej pominąć je w swoich e-mailach we wszystkich kontekstach... :(

7. Błędna pisownia imienia

Można tego uniknąć, więc zwróć uwagę podczas pisania powitania. Sprawdź to dwukrotnie, zanim naciśniesz „Wyślij”, a będziesz wolny. Jeśli naprawdę nie masz pewności co do pisowni, mała kopia i wklejanie ich adresu lub adresu e-mail powinno naprawdę uspokoić twój umysł.

Jak z łatwością podejść do różnych scenariuszy

Profesjonalne powitania e-mailowe to przestrzeń, która obejmuje szeroki zakres kontekstów i scenariuszy. Oto kilka przykładowych sytuacji, dzięki którym poczujesz się naprawdę pewnie we wszystkich swoich wiadomościach e-mail.

Zdecyduj, do kogo wysyłasz e-maile

Czy znasz tą osobę? Czy korespondujesz po raz pierwszy? Czy są zewnętrzne czy wewnętrzne w Twojej firmie? Pamiętaj o tym, wybierając idealne powitanie e-mail. Następnie możesz zdecydować, czy jest to bardziej formalna czy przyjazna interakcja zawodowa.

Nasz post na blogu na temat pisania zimnego e-maila to świetny przewodnik krok po kroku na temat tego rodzaju pomocy.

Czy to kontynuacja?

Czy próbujesz podpowiedzieć odpowiedź lub gonić za odpowiedzią na coś ważnego? Zapoznaj się z naszymi wskazówkami dotyczącymi e-maili z monitami o sprzedaż, które pomogą znaleźć idealny sposób na uzyskanie tak potrzebnej odpowiedzi, a jednocześnie pozostaną miłe, uprzejme i profesjonalne. Jeśli nie jesteś przyzwyczajony do śledzenia swoich e-maili, stworzyliśmy również kompletny przewodnik, jak napisać e-mail uzupełniający po braku odpowiedzi.

Przedstawienia

Ten staje się łatwiejszy z praktyką, ale na pewno jest trudny, aby czuć się pewnie. Znajdź gładki styl, który wydaje Ci się naturalny, jednocześnie zaznaczając wszystkie pola, które tutaj opisaliśmy. Znalezienie czasu na przeczytanie tego artykułu Jak przedstawić dwie osoby przez e-mail, powinno być oczywiste.

Pozdrowienia grupowe

Dobre wieści! Wszystkie powyższe wskazówki można zastosować, gdy zwracasz się do wielu odbiorców. Te same zasady, z wyjątkiem poszczególnych nazw. Pracuj z poleceniami „Cześć wszystkim”, „Witaj wszystkim” lub „Cześć wszystkim” i tak dalej.

Jeśli jest to sytuacja, w której w wątku są 2-3 osoby, z pewnością możesz zaadresować je po imieniu, używając „Cześć Imię 1, Imię 2, Imię 3”, ale generalnie nie zalecamy kontynuowania tego powyżej 3 osób.

Wniosek

W raporcie z 2020 r. 73% osób stwierdziło, że e-mail jest ich preferowaną metodą komunikacji w pracy. Ponieważ ludzie ewoluowali w zakresie interakcji i komunikowania się, bez wątpienia świat poczty elektronicznej nadal zasługuje na szacunek! Wspaniałe jest to, że zrobiłeś pierwszy krok w tym kierunku, czytając profesjonalne pozdrowienia e-mail w tym poście na blogu.

Przypomnijmy sobie najważniejsze dania na wynos.

1. Nie lekceważ znaczenia pierwszego wrażenia.

Dzięki temu wszystko, co nadejdzie, staje się łatwiejsze.

2. W razie wątpliwości pochyl się w stronę formalnego końca spektrum.

Nie bez powodu uprzejmość okazała się klasykiem. Dopóki nie wejdziesz na terytorium wielkości, jest to bezpieczny środek dla twoich profesjonalnych e-maili.

3. Przeczytaj pokój

Weź pod uwagę to, czego dowiedziałeś się z tego wpisu na blogu i upewnij się, że znasz swoich odbiorców. Komunikaty Twoich odbiorców są zawsze pomocnym wskaźnikiem, więc nie wahaj się odzwierciedlać ich tonu głosu.

I masz to! Teraz powinieneś mieć całkowitą pewność, że zaczniesz profesjonalną pocztę e-mail i podbijesz wszystkie korespondencje w miejscu pracy. Aby kontynuować tę passę podnoszenia umiejętności, dlaczego nie nauczyć się profesjonalnie kończyć e-maile?