6 sposobów na rozpoczęcie wiadomości e-mail i 6, których należy unikać

Skrzynki odbiorcze są zawalone przychodzącymi i wychodzącymi wiadomościami e-mail przez cały dzień. Według Campaign Monitor, platformy do e-mail marketingu, przeciętna osoba wysyła i otrzymuje 121 e-maili biznesowych i konsumenckich dziennie . Jednak nie wszystkie z tych wiadomości są czytane lub czytane od początku do końca.

Aby przyciągnąć uwagę odbiorcy , musisz stworzyć celowe pozdrowienie i zdanie otwierające. Oto więcej informacji o tym, jak profesjonalnie i skutecznie rozpocząć pocztę e-mail.

Dlaczego interesujące prezentacje e-mailowe są ważne

Mocne wprowadzenie do wiadomości e-mail zachęca czytelnika do dalszego skanowania treści wiadomości. Najlepsze e-maile mają wciągające powitanie i zdanie otwierające, które zabezpiecza zainteresowanie odbiorcy i wpisowe. Najlepiej byłoby, gdyby urzekające wprowadzenie ostatecznie skłoniło czytelników do podjęcia działania.

Przemyślane zdanie otwierające wiadomość e-mail jest przydatne, gdy prosimy odbiorców o:

• Kliknij link
• Odpowiedz na pytanie
• Weź udział w ankiecie
• Zapewnij dodatkową jasność
• Przejrzyj dokument lub inne informacje
• Zapewnij wsparcie biznesowe
• RSVP

Przekonujący otwieracz nadaje ton wiadomości. Może również zachęcić odbiorców do spędzania większej ilości czasu z wiadomością i pomóc w uniknięciu przerażającego „kosza na śmieci”.

6 skutecznych sposobów na rozpoczęcie e-maila

Poniżej znajduje się lista powitań e-mailowych i zdań otwierających, dzięki którym odbiorcy i ich czas są najważniejsze.

Stosowne pozdrowienia

1 Drogi [Imię]

To powitanie e-mailowe jest odpowiednim pozdrowieniem dla formalnej korespondencji e-mailowej. Jest zwykle używany w listach motywacyjnych, oficjalnych listach biznesowych i innej komunikacji, gdy chcesz wyrazić szacunek dla odbiorcy.

Chociaż zwroty grzecznościowe, takie jak „Mr.” i pani." raz zaakceptowane, ryzykują błędną orientację płciową lub błędnym przyjęciem stanu cywilnego czytelnika. Zamiast tego użyj „Dear Sam” lub „Dear Sam Barney”.

2 Cześć lub Witam

Jeśli chodzi o powitania e-mailowe, nieformalne „Cześć”, po którym następuje przecinek, jest całkowicie dopuszczalne w większości wiadomości związanych z pracą. Jeśli preferowany jest nieco bardziej formalny ton, rozważ zwrot grzecznościowy „Cześć”.

Chociaż jest to uważane za nieformalne powitanie, przekazuje również prosty i przyjazny ton.

3 Cześć wszystkim, Cześć zespół lub Cześć zespół [nazwa działu]

Pisząc wiadomość e-mail do dwóch lub więcej osób, masz kilka opcji. „Cześć wszystkim”, „Cześć zespół” lub „Cześć [nazwa działu] zespołu” to nieformalne, ale profesjonalne sposoby powitania grupy osób.

Unikają również adresowania do grupy z uwzględnieniem płci, np. „Cześć chłopaki”, „Cześć panie” lub „Panowie”, które mogą nie dokładnie opisywać odbiorców.

Angażujące zdania otwierające e-maile

4 Mam nadzieję, że twój tydzień mija dobrze lub mam nadzieję, że miałeś miły weekend

Są to skuteczne zdania otwierające e-maile, ponieważ najpierw rozpoznają Twojego czytelnika i pomagają budować relacje z kolegą, którego już znasz lub z którym chcesz nawiązać przyjazną relację w pracy.

5 Docieram w sprawie . . .

Rozpoczęcie e-maila od „Kontakt w sprawie . . . ” jest uprzejmy i bezpośredni oraz wyjaśnia cel wiadomości e-mail. Dzięki setkom korespondencji e-mail przesyłanych w ciągu jednego dnia roboczego takie podejście pokazuje, że dbasz o czas odbiorcy, przechodząc od razu do sedna.

Przedstawienie swoich zamiarów pozwala również uniknąć nieporozumień lub nieporozumień dotyczących tego, czego potrzebujesz od czytelnika.

6 Dzięki za . . .

Wyrażanie wdzięczności to kolejny sposób na postawienie czytelnika na pierwszym miejscu. Jeśli e-mail, który piszesz, jest odpowiedzią na wiadomość e-mail lub działanie odbiorcy, przyznając, że na początku buduje się koleżeństwo w miejscu pracy.

6 sposobów , aby nie zaczynać wiadomości e-mail

Pozdrowienia i zdania otwierające poniżej mają sztywny ton, aw niektórych przypadkach sugerują nieostrożne podejście. Jeśli Twoim celem jest bycie autentycznym i rozważnym, najlepiej unikać tych fraz.

Zwroty grzecznościowe, których należy unikać

1 Kogo to może dotyczyć?

Chociaż „do kogo to może dotyczyć” wydaje się profesjonalnym pozdrowieniem, jest bezosobowe i nadużywane. Sugeruje, że nie chciałeś potwierdzić, kim jest Twój odbiorca i czy Twoja wiadomość do niego dotyczy.

Dotyczy to również powitania w wiadomości e-mail „Szanowny Panie lub Pani”. W tym przypadku powitanie w postaci binarnej płci jest opatrzone datą i można je uznać za nieobejmujące.

2 Cześć [Błędnie napisane imię]

Używając imienia i nazwiska odbiorcy w e-mailu zwrotnym, upewnij się, że użyłeś poprawnej pisowni. Zdarzają się literówki, ale błędna pisownia imienia osoby wysyła sygnał ostrzegawczy, że nie napisałeś wiadomości z uwagą lub dbałością o szczegóły.

3 Szanowni Państwo [WPISZ TUTAJ NAZWĘ]

Należy unikać błędnej pisowni nazwiska odbiorcy w powitaniu e-mailowym, podobnie jak innego faux pas: całkowitego zapomnienia o wpisaniu imienia i nazwiska we wcześniej napisanym szablonie.

Korzystanie z szablonu wiadomości e-mail bez personalizacji w nadziei, że przyciągnie uwagę czytelnika, prawdopodobnie będzie nieskuteczne. Jeśli musisz użyć szablonu wiadomości, aby zwiększyć wydajność, zawsze upewnij się, że zmieniłeś wszystkie symbole zastępcze w pozdrowieniu z poprawną pisownią imienia i nazwiska odbiorcy.

Otwierające zdania, których należy unikać

4 Czy możesz zrobić mi przysługę?

Kiedy nie znasz odbiorcy i wysyłasz do niego e-maila po raz pierwszy, zdanie otwierające, takie jak „Czy możesz mi wyświadczyć przysługę?” może czuć się nagle i ma samolubny ton.

Zamiast tego rozważ zdanie otwierające e-maila, które zwięźle wyjaśnia problem, który masz nadzieję rozwiązać z ich pomocą, np. „Zwracam się w sprawie . . . ”

5 Wiem, że jesteś zajęty, ale… . .

To e-mailowe wprowadzenie w najlepszym wypadku zakłada, że ​​czas czytelnika jest cenny. W najgorszym przypadku sugeruje to, że zdajesz sobie z tego sprawę, ale mimo to zasługujesz na ich uwagę.

Niezależnie od relacji z czytelnikiem, unikaj tego zdania wprowadzającego i zamiast tego krótko wyjaśnij, dlaczego wysyłasz do niego wiadomość.

6 Pozwól, że się przedstawię

Ten otwieracz wiadomości e-mail jest zwykle używany podczas wysyłania wiadomości e-mail do odbiorcy po raz pierwszy. Rozpoczęcie e-maila od „Pozwól mi się przedstawić” jest jak narracja własnego wprowadzenia. Czy powiedziałbyś to komuś na głos? Brzmi deklaratywnie, ale ostatecznie marnuje czas. Zamiast tego przejdź do sedna.

Dodatkowe wskazówki dotyczące ciekawego wprowadzenia e-mailem

• Poznaj swoich odbiorców. Powitanie w e-mailu i zdanie otwierające wiadomość powinny odzwierciedlać relacje, jakie masz z odbiorcami. Zastanów się, czy piszesz dla klienta, kadry kierowniczej, profesjonalnego znajomego, czy bliskiego współpracownika.
• Jasno określ swój cel. Gdy cel wiadomości e-mail jest niejasny, czytelnik może być zdezorientowany lub sfrustrowany. Aby uniknąć pominięcia tego krytycznego czynnika, spróbuj uwzględnić cel wiadomości e-mail w zdaniu otwierającym.
• Skorzystaj z narzędzia online. Trafienie we właściwy ton dla odbiorców i działanie, które ostatecznie chcesz, aby wykonali, może być trudne. Detektor tonów Grammarly może pomóc w wykryciu obszarów, które nie spełniają zamierzonego tonu.