Jak przesłać informację prasową

Około 90% marketerów korzysta z treści cyfrowych, aby dotrzeć do klientów. Tymczasem 40% kupujących B2B konsumuje średnio cztery elementy treści, zanim dotrze do nich. Dzięki informacjom prasowym możesz urozmaicić swoje treści i poszerzyć swój zasięg.

Informacje prasowe mogą również pomóc w zwiększeniu świadomości marki i budowaniu wiarygodności.

Zanim zaczniesz pisać, ważne jest, aby wiedzieć, jak przesłać informację prasową. Nieprzestrzeganie właściwych najlepszych praktyk może wyrządzić więcej szkody niż pożytku. Dziennikarze mogą całkowicie zignorować twoje komunikaty prasowe.

Nie pozwól, aby Twoja informacja prasowa wylądowała w koszu na śmieci. Zamiast tego skorzystaj z tych wskazówek, aby pomyślnie przesłać informację prasową. Dzięki tym wskazówkom możesz uzyskać niezbędną pomoc PR.

Zacznij od tych prostych wskazówek już dziś.

Gdzie wysłać zgłoszenie

Zanim prześlesz informację prasową do niewłaściwej osoby, warto wiedzieć, na czym skupić swój czas i energię. Poświęć trochę czasu na zbadanie mediów, które są istotne dla Twojej niszowej branży. Skupienie się na swojej niszy zwiększy Twoje szanse na udane zgłoszenie.

Wysłanie publikacji do niszowej publikacji zapewni, że Twoje treści dotrą również do właściwej grupy docelowej.

Możesz badać różne media, w tym:

• Radio
• telewizja
• Gazety
• Blogi
• Media społecznościowe

Źródła mediów społecznościowych mogą obejmować listy na Twitterze, grupy na Facebooku i społeczności LinkedIn. Rozważ udostępnienie swoich treści również w publikacjach Medium.

Znalezienie odpowiedniej publikacji może zająć trochę czasu i wysiłku. Jest to jednak niezbędny krok w tym procesie. Chcesz, aby Twoje informacje dotarły do ​​jak największej liczby miejsc.

W ten sposób możesz zwiększyć szanse, że ktoś zaakceptuje Twoje zgłoszenie prasowe.

Zastanów się również nad współpracą z profesjonalną firmą prasową. Mogą wykorzystać swoje istniejące relacje. Z ich pomocą możesz sprawić, że Twoja informacja prasowa dotrze do właściwych osób.

Co uwzględnić

Około 80% ludzi woli poznawać firmę poprzez niestandardowe treści. Tymczasem prawie 32% firm ze strategią dotyczącą treści osiąga o 27,1% wyższe współczynniki wygranych niż te bez.

Zrozumienie, co należy zawrzeć w przesłanym komunikacie prasowym, jest niezbędne. W przeciwnym razie dziennikarze mogą zdecydować się nie udostępniać informacji prasowej.

Zastanów się nad współpracą z profesjonalną usługą informacyjną dla prasy, aby zaoszczędzić czas. Możesz polegać na ich doświadczeniu i wiedzy. Dzięki profesjonalnej pomocy PR nie będziesz musiał się martwić, że Twoje wydawnictwo wyląduje w koszu.

Oto, co musisz umieścić w wiadomości e-mail, gdy przesyłasz informację prasową.

1. Linia tematu

Wiersz tematu jest pierwszą rzeczą , jaką zobaczy dziennikarz po otrzymaniu Twojego e-maila. Jeśli nie masz silnego, odpowiedniego tematu, mogą wyrzucić Twój PR. Stworzenie mocnego tematu zwiększy Twoje szanse na dobre nagłośnienie w mediach.

W przeciwnym razie trafisz prosto do ich folderu na śmieci.

Jednak doskonalenie tematów wiadomości e-mail może zająć trochę czasu. Większość komunikatów prasowych nie ma chwytliwych, angażujących tematów. Chociaż możesz użyć nagłówka PR jako tematu, może to nie zachęcać ludzi do otwierania Twoich e-maili.

Dziennikarze chcą znaleźć informacje prasowe, które są istotne dla ich czytelników. Szukają też zwięzłych, ukierunkowanych komunikatów. Nie będą chcieli otwierać e-maili tylko po to, by przeczytać nagłówek.

Zamiast tego stwórz temat, który może wywołać intrygę. Upewnij się, że Twój temat droczy się z treścią. Postaraj się też, żeby była jasna i zwięzła.

Poświęć trochę czasu na sprawdzenie, do kogo wysyłasz zgłoszenie prasowe. W ten sposób możesz napisać temat z myślą o czytelniku.

2. Powitanie

Zbyt wiele osób pomija dodawanie pozdrowienia do swoich e-maili. Powitanie nadaje ton całej wiadomości.

Unikaj używania zbyt znajomego powitania (chyba że rozmawiałeś wcześniej z tym dziennikarzem). Zamiast tego spróbuj „Cześć (imię dziennikarza)”. Dołączenie ich imienia sprawi, że wiadomość będzie bardziej osobista.

Pokazuje również dziennikarzowi, że nie kopiujesz i nie wklejasz w kółko tej samej wiadomości. Zamiast tego odwoływanie się do nich po imieniu wskazuje, że piszesz e-mail z myślą o nich.

3. Wprowadzenie

Twoje wprowadzenie może wywołać intrygę lub żal.

Postaraj się wyróżnić w swojej branży. Dziennikarze codziennie otrzymują setki boisk PR. Jeśli się nie wyróżniasz, nie wybiorą cię z reszty.

Pomyśl o wyjątkowej wartości, jaką oferujesz swoim klientom. Czym wyróżniasz się na tle branży? Podkreśl, co sprawia, że ​​Twoja firma jest tak wyjątkowa.

Następnie wymyśl sposób na przyciągnięcie uwagi dziennikarza.

Na przykład może pomóc nawiązać kontakt z dziennikarzem. Spójrz na niektóre z ich ostatnich prac. Sprawdź też ich zasięg w mediach społecznościowych.

Komplementuj dziennikarza za jego pracę, aby pokazać mu, że doceniasz tę pracę. Następnie powiedz im, dlaczego Twoja firma wybrała tego dziennikarza.

Dziennikarz poczuje się doceniony. Może również sprawić, że Twój e-mail będzie wyglądał bardziej autentycznie. Pamiętaj, że nie chcesz, aby wyglądało na to, że kopiujesz i wklejasz e-maile.

Zamiast tego przygotuj każdą wiadomość z myślą o czytelniku.

4. Treść wiadomości e-mail

Gdy już przyciągniesz uwagę czytelnika, musisz ją zatrzymać!

Postaraj się ograniczyć do minimum wszystkie pozostałe teksty. Zamiast tego chcesz skupić się na głównym celu wiadomości e-mail: przesłaniu informacji prasowej. W przeciwnym razie czytelnik może stracić koncentrację.

Treść Twojego e-maila połączy wstęp z tą informacją prasową.

Powiedz dziennikarzowi, dlaczego Twój komunikat prasowy jest istotny dla jego czytelników. Daj im powód do dalszego czytania.

Skupienie się na wartości, którą im oferujesz, może pomóc Ci utrzymać ich uwagę.

5. Zamknięcie

Zamknięcie powinno być krótkie, proste i profesjonalne.

Dodaj informacje o treści na dole wiadomości (po standardowym tekście komunikatu prasowego). Poinformuj ich, że mogą się z Tobą skontaktować w celu uzyskania dodatkowych informacji. W przeciwnym razie nie będą mogli skontaktować się w sprawie dalszego postępowania z informacją prasową.

6. Komunikat prasowy

Po przygotowaniu wersji roboczej e-maila dołącz informację prasową. Wklej informację prasową w wiadomości e-mail. Nie dołączaj tego jako załącznika.

Zastanów się również nad dodaniem obrazów lub innych form mediów do swojej informacji prasowej.

Komunikaty prasowe zawierające obrazy są o 700% bardziej narażone na zasięg niż te bez nich. Dodanie treści wideo może zwiększyć szanse na zasięg Twojej historii o 1400%.

Zdjęcie lub film może zainteresować publiczność i dodać więcej wartości do komunikatu prasowego.

Najlepsze praktyki

Nie wystarczy nauczyć się wysyłać informację prasową do dziennikarza. Należy również pamiętać o tych najlepszych praktykach. W przeciwnym razie możesz popełnić kosztowny błąd w swoim e-mailu.

Po wysłaniu e-maila zachowaj cierpliwość. Dziennikarze są zajęci.

Możesz wysłać im e-maila uzupełniającego po trzech dniach. Jeśli nadal nie otrzymasz odpowiedzi, prawdopodobnie Twoja informacja prasowa nie jest odpowiednia. Unikaj wysyłania więcej niż jednego e-maila uzupełniającego.

1. Unikaj załączników

Pamiętaj, aby wkleić PR do treści wiadomości e-mail, gdy przesyłasz informację prasową.

Dziennikarze są zajęci. Jeśli wyślesz im link do swojej informacji prasowej na innej stronie internetowej, możesz zmarnować ich czas. Zamiast tego zaoferuj im łatwość i wygodę, wklejając informację prasową w wiadomości e-mail.

Nie będą musieli się martwić o odwiedzenie łącza lub czekanie na pobranie dokumentu. Zamiast tego możesz ułatwić im życie. Dziennikarz może przejść od czytania Twojej prezentacji do czytania Twojego komunikatu prasowego

Wyeliminowanie zbędnych kroków może usprawnić proces.

2. Unikaj masowych wiadomości e-mail

Chociaż ważne jest, aby zmaksymalizować swój zasięg, nie należy wysyłać masowych wiadomości e-mail. Jeśli chcesz dotrzeć do wielu punktów sprzedaży, współpracuj z firmą zajmującą się informacją prasową. W przeciwnym razie wyślij osobisty e-mail do każdego dziennikarza, z którym chcesz się skontaktować.

Wysyłanie masowego e-maila powie dziennikarzom, że tak naprawdę nie obchodzi Cię, gdzie kończy się Twoja informacja prasowa. Mogą nie czuć, że oferujesz im ekskluzywność. W rezultacie mogą nie odebrać Twojej informacji prasowej.

Zamiast tego możesz trafić do folderu spamu.

3. Trzymaj to krótko

Poświęć trochę czasu na usunięcie tłuszczu z e-maili. Bądź zwięzły. Pamiętaj, aby ograniczyć do minimum wszystkie teksty, które nie są informacjami prasowymi.

W ten sposób możesz upewnić się, że czytelnik skupi się przede wszystkim na komunikacie prasowym.

W przeciwnym razie puch może rozpraszać. Dziennikarz może też mieć wrażenie, że marnujesz jego czas.

4. Sprawdzanie pisowni

Przeczytaj wiadomość e-mail trzy razy, zanim naciśniesz Wyślij. W przeciwnym razie możesz zostawić wiadomość z błędami ortograficznymi i gramatycznymi. Pisownia powie dziennikarzowi, że w ogóle nie obchodzi cię komunikat prasowy.

Wystarczy jeden błąd w pisowni, by zrujnować prezentację.

Możesz skorzystać z tej bezpłatnej listy kontrolnej informacji prasowej również przed wysłaniem.

5. Zbuduj związek

Gdy nauczysz się przesyłać informację prasową i zostanie ona odebrana, zbuduj relację z tym dziennikarzem. Rozwijanie relacji z każdym dziennikarzem może działać na Twoją korzyść. Dzięki temu w przyszłości łatwiej będzie Ci odebrać informację prasową.

Zwiększ zasięg: jak pomyślnie przesłać informację prasową

Nie przegap szansy na zwiększenie świadomości marki. Zamiast tego dowiedz się, jak przesłać informację prasową, korzystając z tych wskazówek. Korzystając z tego przewodnika, możesz zwiększyć zasięg medialny swojej firmy i dotrzeć do szerszego grona odbiorców.

Przy odrobinie praktyki lub pomocy usługi PR możesz poszerzyć swój zasięg i wygenerować więcej biznesu.

Potrzebujesz pomocy przy kolejnym przesłaniu informacji prasowej? Chętnie pomożemy.

Zapoznaj się z naszymi cenami już dziś, aby rozpocząć.