Jak napisać firmową wiadomość e-mail z 10 przykładami firmowych wiadomości e-mail

Zastanawiasz się, jak napisać firmową wiadomość e-mail? Cóż, trafiłeś we właściwe miejsce. Pod koniec tego bloga dowiesz się, jak wysłać firmową wiadomość e-mail w każdej sytuacji i poprawisz swoje ogólne umiejętności komunikacji biznesowej.

Nasze przykłady biznesowej poczty e-mail pokażą Ci, jak rozpocząć i zakończyć firmową wiadomość e-mail, dostarczyć wiadomość w formacie biznesowej poczty e-mail i uzyskać to, czego ostatecznie chcesz: odpowiedź na wiadomość e-mail. Różne próbki biznesowego pisania e-maili, które omówimy, nauczą Cię zdań w biznesowej wiadomości e-mail, a inne wskazówki dotyczące komunikacji biznesowej pomogą Ci poradzić sobie w każdej sytuacji zgodnie z etykietą e-mail. Różne próbki firmowych wiadomości e-mail, które dzielimy, ilustrują, jak przedstawić swoją firmę w wiadomości e-mail, jak powiedzieć przepraszam, jak powiedzieć „dziękuję”, jak powiedzieć „przepraszam” i jak grzecznie odmówić w firmie e-mail, a także jak napisać biznesową wiadomość e-mail z załącznikami.

Na koniec przedstawimy Ci szablony biznesowej poczty e-mail Flowrite, które pomogą Ci doładować Twoje biznesowe e-maile i wiadomości. Gotowy do startu?

Co to jest firmowy adres e-mail?

Biznesowa poczta e-mail jest niezbędnym narzędziem komunikacji z pracownikami i organizacjami zewnętrznymi, w tym klientami, subskrybentami i interesariuszami. Oprócz udostępniania informacji i aktualizacji, biznesowe wiadomości e-mail mogą być wykorzystywane do marketingu produktów, zarządzania reklamacjami, wspierania klientów i angażowania dostawców. Mówiąc prościej, biznesowy e-mail jest siłą napędową każdej nowoczesnej firmy. E-maile biznesowe są zazwyczaj krótkie, uprzejme i napisane w jasnym celu. Jednak biznesowe e-maile nie muszą być nudne. Prawidłowo napisany, skuteczny biznesowy e-mail może informować, angażować i inspirować każdego czytelnika.

Jak napisać biznesową wiadomość e-mail

Tworzenie świetnego biznesowego e-maila wymaga odrobiny procesu i odrobiny psychologii. Najpierw musisz zrozumieć, jak sformatować firmową wiadomość e-mail, w tym świetny wiersz tematu, odpowiednie powitanie, treść i zakończenie. Ale co więcej, musisz wyjść poza dostarczanie informacji i dostarczanie odrobiny inspiracji.

Naukowcy twierdzą, że każdy e-mail to przerwa. Prosisz kogoś o przeczytanie Twojego e-maila, więc musi mieć wartość. Twój e-mail musi mieć cel oraz jasno i szybko go określać. Nie trać czasu ani słów na dotarcie do celu, jasno wyjaśnij, dlaczego wysyłasz wiadomości i czego chcesz, mówi Jeff Su w Harvard Business Review.

Wszyscy otrzymujemy setki e-maili dziennie, więc musisz ciężko pracować, aby uniknąć tego, co naukowcy określają jako „ustandaryzowane, niejasne i bezosobowe realizacje ruchów interpersonalnych”. Nasze tłumaczenie: spersonalizuj swoje e-maile i utrzymuj ich ciekawość lub ryzykuj utratę uwagi czytelników.

Biznesowy format e-mail

Podstawy pisania biznesowego formatu wiadomości e-mail powinny być znane każdemu w Internecie. Typowy formalny format biznesowej poczty e-mail składa się z pięciu podstawowych części, w tym:

1. Wiersz tematu
2. Formalne powitanie
3. Kopia ciała
4. Fraza zamykająca
5. Podpis
   

Zrozumienie formatu pisania biznesowej wiadomości e-mail pozwala szybko zarysować, uporządkować i napisać biznesową wiadomość e-mail od zera w ciągu kilku minut.

Omówiliśmy podstawowe części profesjonalnych powitań i zakończeń e-maili w innych postach, więc będziemy tutaj krótko. Zamiast tego zagłębimy się w treść bardziej szczegółowo, w tym przedstawimy 10 przykładów biznesowych e-maili, które przyciągają uwagę i wymagają działania.

Biznesowe pozdrowienia e-mail

Nie ma magii w rozpoczynaniu biznesowej poczty e-mail; używasz formalnego powitania w wiadomości e-mail i odpowiedniego zdania otwierającego wiadomość e-mail. Sedno Twojej wiadomości zależy od tego, z kim się kontaktujesz, czego chcesz i dlaczego, ale podstawy, jak rozpocząć dobry biznesowy e-mail, są dość standardowe.

Wiele osób chce wiedzieć, jak rozpocząć biznesową rozmowę e-mailową z kimś, kogo nigdy nie spotkały. Jeśli znasz imię i nazwisko osoby, uprzejmie jest zacząć od:

• Drogi (imię osoby)
  

Używaj ich pełnego imienia i nazwiska i unikaj tytułów (takich jak Pan lub Pani), ponieważ są one nieaktualne i mogą spowodować obrazę.

Załóżmy, że trudno Ci zdecydować, jak zwrócić się do kogoś w firmowej wiadomości e-mail. W takim przypadku sugerujemy bycie formalnym, a nie nieformalnym. Więc chociaż możesz użyć dowolnego otwarcia w osobistym e-mailu, jeśli zastanawiasz się, czy możesz użyć „Cześć” w listach biznesowych lub e-mailach, odradzamy to.

O ile nie znasz tej osoby, zbyt nieformalne pozdrowienia, takie jak „Hej, mogą wydawać się nieformalne i nieprofesjonalne, co może wywołać twój związek w złym tonie.

Jak założyć biznesową pocztę e-mail

Pierwsze zdanie powinno wyjaśniać, kim jesteś, skąd pochodzisz i czego chcesz. Oczywiście dopasowanie tego wszystkiego może być wyzwaniem, ale oto przykład, jak rozpocząć biznesową pocztę e-mail.

Decyzja o tym, jak założyć firmową pocztę e-mail, zależy wyłącznie od tego, co chcesz powiedzieć. Mimo to powyższe podejście jest wypróbowanym i przetestowanym klasykiem.

Aby uzyskać więcej przykładów, jak rozpocząć wysyłanie wiadomości e-mail, zapoznaj się z przykładami firmowych wiadomości e-mail w tym artykule.

Jak zakończyć firmową wiadomość e-mail

Jak już wyjaśniliśmy, każdy biznesowy e-mail powinien mieć cel i cel, więc jasno określ, czego oczekujesz od czytelnika. Użyjmy więc powyższego przykładu, aby zilustrować, jak to może działać w kontekście formalnym.

Jeśli istnieje już relacja między dwoma uczestnikami, to w porządku jest mniej formalne. Oto jak to może działać.

Jak widać ten przykład zachowuje profesjonalizm, nie będąc zbyt sztywnym. Na przykład wybór właściwej linii zamykającej wiadomość e-mail może znacząco wpłynąć na ton wiadomości e-mail.

Jak zakończyć firmową wiadomość e-mail

Formalnym sposobem zakończenia biznesowej wiadomości e-mail jest skorzystanie z jednej z dwóch opcji. Oto, czym są i kiedy ich użyjesz.

• Z poważaniem – jest to formalne potwierdzenie, jeśli adresujesz e-mail do osoby i znasz jej imię
• Z poważaniem — formalne podpisanie biznesowego e-maila, jeśli nie znasz nazwiska osoby, do której wysyłasz e-maila
  

Istnieją inne, mniej formalne, ale coraz bardziej popularne, firmowe zamknięcia e-maili obejmują:

• Serdeczne pozdrowienia
• Z poważaniem
• Najlepsza
• Dzięki
• Czekam na kontakt od
  

Decydując o tym, jak podpisać firmową wiadomość e-mail, zastanów się, jak dobrze znasz czytelnika i jak chcesz być formalny. Jeśli już wcześniej pisałeś do kogoś e-mail i masz związek, nie krępuj się. Z drugiej strony trzymaj się wypróbowanych i przetestowanych podpisów e-mail, jeśli jest to pierwsza wysyłana wiadomość.

Próbki biznesowego pisania e-maili

Oto kilka typowych wyrażeń, które mogą pomóc w pisaniu lepszych biznesowych e-maili, oraz porady dotyczące ich używania.

Nauczyć się jak:

• Przedstaw się w e-mailu
• Powiedzieć przepraszam
• Powiedz dziękuję
• Grzecznie powiedz nie
• Powiedz, że jesteś zajęty
• Opisz załączone załączniki

Jak przedstawić swoją firmę w e-mailu

Przedstawiając się w e-mailu, podaj swoje imię i nazwisko, stanowisko i firmę. Nie próbuj być mądrym lub zabawnym; trzymaj się podstawowych informacji, które każdy czytelnik może chcieć poznać.

• Nazywam się Lawrence Jones i jestem dyrektorem ds. marketingu w firmie (wstaw nazwę firmy)

Jak przeprosić w biznesowej wiadomości e-mail

Przepraszam w biznesowej wiadomości e-mail może być trudne, ale najlepiej zrobić to szybko i czysto, jak oderwanie plastra. Więc nie owij się w bawełnę ani nie mieszaj wiadomości; po prostu powiedz przepraszam.

• Bardzo przepraszam za ostatnie doświadczenia z naszą firmą.

Jak powiedzieć dziękuję w biznesowej wiadomości e-mail

Kiedy dziękujesz w e-mailu, zwięźle, ale bądź konkretny. Nie tylko mów dzięki; wyjaśnij, za co dziękujesz tej osobie i jaki wpływ wywarła. Jeśli dziękujesz za coś, co zrobili,

• Chciałbym Ci podziękować za niesamowitą pracę nad ostatnim projektem. Twoja praca pomogła nam zaoszczędzić znaczne ilości czasu i pieniędzy.

Jak grzecznie odmówić w biznesowej wiadomości e-mail?

Nauczenie się, jak grzecznie odmawiać, jest podstawową umiejętnością komunikacji biznesowej, która może być wyzwaniem. Jesteśmy uwarunkowani, aby nie zawieść ludzi, ale pamiętaj, że nie chodzi o ciebie osobiście, ale o biznes. Grzeczne, ale stanowcze „nie” może poprawić sposób, w jaki jesteś postrzegany. Przeprosiny lub zakwalifikowanie odpowiedzi jest kuszące, ale nie rób tego. Trzymaj się faktów i nie trać koncentracji.

• Z przykrością stwierdzam, że w tej chwili nie możemy spełnić Twojej prośby.

Jak powiedzieć, że jestem zajęty w e-mailu

Praca może być wystarczająco stresująca bez konieczności wyjaśniania, dlaczego jesteś zajęty. Nie przepraszaj, ale bądź pewien, że nie masz czasu. Zamiast tego zarządzaj oczekiwaniami i zakończ pozytywnie, wyjaśniając, kiedy możesz pomóc.

• Obecnie nie jestem w stanie wesprzeć Cię w tym projekcie, ponieważ zajmuję się inną pracą. Jednak w przyszłym tygodniu będę mógł z tobą pracować.
  

Jak napisać firmową wiadomość e-mail z załącznikami

Poinformuj czytelnika, że ​​istnieje załącznik, co zawiera i dlaczego jest niezbędny. Na przykład, jeśli plik jest duży lub ma określony format, który może wymagać od nich dostępu do aplikacji, poinformuj ich o tym.

• W załączeniu kopia żądanego raportu. Plik PDF ma 10 MB, więc pamiętaj o tym przed udostępnieniem. Możesz potrzebować oprogramowania do przeglądania, aby dodawać do niego komentarze.

10 przykładów pisania e-maili biznesowych

Najlepszym sposobem na wyjaśnienie pojęć, które opisujemy, jest zastosowanie ich w praktyce. Oto 10 przykładów skutecznych e-maili biznesowych. W tych szablonach biznesowych wiadomości e-mail omówiliśmy większość głównych powodów, dla których musisz wysłać do kogoś wiadomość. Skorzystaj z tych szablonów, aby uzyskać informacje, ale pamiętaj, aby je edytować i dostosowywać do konkretnych okoliczności.

Jak napisać e-mail do firmy

Jeśli napisanie biznesowego e-maila do firmy, z którą nigdy wcześniej nie pracowałeś, sprawia Ci trudność, nie martw się — jest to jedna z najbardziej wymagających wiadomości e-mail do napisania. Zbyt wiele może być kuszące, ale jesteś na szczycie ścieżki, więc skup się na podstawach i pisz zwięźle. W naszej pierwszej próbce biznesowej opisujemy, jak napisać wiadomość do firmy zupełnie na zimno.

Próbka biznesowej odpowiedzi e-mail

W tym przykładzie przyjrzymy się, jak odpowiedzieć na wiadomość e-mail z propozycją biznesową, którą wysłała Ci firma. Zanim napiszesz, zastanów się, co chcesz zrobić z dostarczonymi przez nich informacjami. Wyjaśnij, czy jesteś zainteresowany, czy nie. Pozwoli to zaoszczędzić czas (i uniknąć niechcianych przyszłych wiadomości e-mail).

Przykładowy e-mail do klienta dla nowej firmy

Wysłanie zimnej wiadomości e-mail do potencjalnego klienta całkowicie zimnej może stworzyć nowe kontakty i wygenerować nowy biznes. Nie ma ustalonych zasad pisania biznesowego e-maila do potencjalnego klienta, ale musisz wykazać, że zbadałeś, co robi i rozumiesz, kim jest. Zanim użyjesz tego przykładowego e-maila do klientów w celach biznesowych, przeszukaj go i edytuj.

Przykładowy e-mail dotyczący współpracy biznesowej

Współpraca biznesowa to partnerstwo, które przynosi korzyści obu stronom, dlatego podchodź do każdego e-maila pozytywnie i celowo. W tym przykładzie, jak napisać wiadomość e-mail z prośbą o partnerstwo biznesowe, skupiamy się na korzyściach płynących ze współpracy. Ten przykładowy e-mail dotyczący współpracy biznesowej jest również odpowiedni dla osób, które zastanawiają się, jak napisać wiadomość e-mail do potencjalnego partnera biznesowego.

Jak wysłać wiadomość e-mail z ofertą biznesową

Propozycja biznesowa to coś więcej niż prośba o partnerstwo, ale formalny dokument szczegółowo opisujący warunki Twojej relacji. Decydując, jak rozpocząć e-mail z ofertą biznesową, pamiętaj, że wiele osób zobaczy ten e-mail, więc bądź formalny.

Jak napisać e-mail wprowadzający do firmy

Posiadanie umiejętności przedstawiania swojej firmy innym może pomóc w pozyskiwaniu klientów, tworzeniu partnerstw i zabezpieczaniu dochodowych projektów. Zostaw sprzedaż na później i zacznij od spotkania. Ten przykład pisania wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie biznesowe można zmienić, obejmując sposób pisania wiadomości e-mail z zaproszeniem na spotkanie biznesowe.

Jak napisać e-mail z zapytaniem biznesowym

Zapytanie biznesowe to formalna, niezamówiona wiadomość z prośbą o udzielenie informacji. Znowu rozbierz to, bądź jasny i skup się na tym, czego chcesz. Odbiorca powinien dokładnie wiedzieć, o co prosisz, dlaczego i kiedy musi odpowiedzieć. Zobacz nasz przykład, jak napisać e-mail z zapytaniem biznesowym tutaj.

Jak napisać biznesowy e-mail z prośbą o coś

Zależy to od tego, czego chcesz, ale wiadomość e-mail z zapytaniem biznesowym z prośbą o coś powinna zawierać, czego chcesz, kiedy tego chcesz i dlaczego. Oto przykład, jak napisać biznesowego e-maila z prośbą o coś.

Jak napisać cold maila dla biznesu

Jeśli zastanawiasz się, kiedy możesz wysyłać e-maile do nieznajomych na temat Twojej firmy? Odpowiedź brzmi zawsze – o ile to, w czym się z nimi kontaktujesz, jest istotne. W każdej zimnej wiadomości e-mail skup się na wartości, którą możesz zaoferować, a nie na tym, czego chcesz. Możesz zobaczyć, jak to działa na tym przykładzie, jak napisać zimną wiadomość e-mail dla biznesu.

Jak napisać biznesową wiadomość e-mail z kontynuacją

Szybka i uprzejma wiadomość e-mail po spotkaniu biznesowym to profesjonalna uprzejmość, której nie można zapomnieć o wypełnieniu. W tym przykładzie, jak napisać e-mail uzupełniający do klienta po spotkaniu biznesowym, ograniczamy szczegóły do ​​minimum i skupiamy się na zorganizowaniu follow-up.

Szablony biznesowej poczty e-mail firmy Flowrite

Flowrite to narzędzie do pisania AI, które w ciągu kilku sekund zamienia Twoje instrukcje w gotowe do wysłania wiadomości e-mail i wiadomości. Dba o strukturę e-maili, wielkość liter, gramatykę, pisownię, interpunkcję – Ty to nazywasz. Zasadniczo możesz skupić się na swoich myślach i pomysłach, a Flowrite doda im skrzydeł. Ośmielamy się twierdzić, że to najszybszy sposób na rozpoczęcie pisania lepszych e-maili. Nasza kolekcja szablonów AI zawiera dziesiątki szablonów biznesowych wiadomości e-mail, które pomogą Ci we wszystkich aspektach omówionych w tym poście na blogu. Aby zrozumieć, jak łatwe i szybkie jest wysyłanie biznesowych wiadomości e-mail za pomocą naszego narzędzia, zapoznaj się z poniższym przykładem.

Jak poprawić swoje biznesowe umiejętności pisania e-maili

Mamy nadzieję, że ten przewodnik pomógł Ci zrozumieć, jak pisać biznesowe e-maile. Uznałeś go za pomocny, sugerujemy dodanie go do zakładek, abyś mógł ponownie przejrzeć nasze przykłady biznesowej poczty e-mail i wybrać najlepsze formaty biznesowej poczty e-mail, zdania i szablony oraz dowiedzieć się, jak prawidłowo rozpocząć i zakończyć firmową wiadomość e-mail. Jeśli chcesz jeszcze bardziej poprawić swoje umiejętności biznesowego pisania e-maili, wypróbowanie Flowrite może być jednym z najskuteczniejszych sposobów na zrobienie tego. Oprócz zwiększenia produktywności poprzez przekształcanie instrukcji w gotowe do wysłania wiadomości e-mail za pomocą naszych szablonów biznesowych wiadomości e-mail, możesz nauczyć się od naszego asystenta pisania AI. Jak ujął to jeden z naszych wczesnych użytkowników, Camille: „Teraz czerpię nawet inspirację z generowanych e-maili, aby stworzyć własny styl komunikacji. Wygląda na to, że uczę się tyle samo ze stylu Flowrite, niż narzędzie uczy się ode mnie”.