Jak napisać list biznesowy: 16 ważnych kroków

Zastanawiasz się, jak napisać list biznesowy? Przeczytaj wskazówki krok po kroku.

Każdego dnia w większości firm setki pisemnych komunikatów są wysyłane z działu do działu, do klientów, zewnętrznych dostawców lub innych podmiotów. Dlatego nauka pisania listu biznesowego jest niezbędna w zestawie narzędzi pisarza, ponieważ jest to powszechna forma komunikacji. Być może będziesz musiał napisać list biznesowy, nawet jeśli nie pracujesz na stanowisku administracyjnym w organizacji. Na przykład jest to format, którego używasz do:

• Listy przewodnie
• notatki
• Listy motywacyjne lub intencyjne
• Listy polecające
• Kontynuacja wywiadu
• List ofertowy
• List rezygnacyjny
• Listy z podziękowaniami
• Pisma reklamacyjne
• Listy z przeprosinami

Wiedza o tym, jak dobrze pisać tego typu listy, jest przydatna w wielu różnych sytuacjach. Listy biznesowe mają określony format, styl i ton. Są bezpośrednie i zwięzłe, uprzejme i profesjonalne oraz starannie sformatowane. Ucząc się, jak go napisać, staniesz się pisarzem, który jest bardzo poszukiwany w profesjonalnym miejscu pracy. Poniżej znajdziesz przewodnik krok po kroku, jak napisać list biznesowy. Postępuj zgodnie z nim, aby nauczyć się tego formatu i tworzyć listy, które dobrze sprawdzają się w przekazywaniu wiadomości docelowym odbiorcom.

Krok 1: Wybierz prawidłowe formatowanie

Przed napisaniem listu należy ustawić marginesy i wybrać czcionkę. Twój papier firmowy może dyktować rozmiar marginesów. Na przykład listy biznesowe są wysyłane na papierze 8 1/2 na 11 cali. Wybierz czcionkę Times New Roman o rozmiarze 12 wydrukowaną czarnym atramentem jako czcionkę. Czasami dopuszczalne są również podobne czcionki, takie jak Arial. Celem jest upewnienie się, że czytelnik docelowy może przeczytać list, więc nie chcesz, aby fantazyjna czcionka negatywnie wpłynęła na dostępność listu. List biznesowy jest napisany w formacie blokowym, a nie w formacie akapitowym. Dlatego zmodyfikuj literę tak, aby obejmowała dwucalowy margines u góry i jednocalowy margines ze wszystkich stron.

Krok 2: Sformatuj nagłówek

Szablon listu biznesowego zaczyna się od określonego nagłówka u góry strony. Chociaż istnieją pewne różnice, prawie zawsze wygląda to tak:

• Nazwa nadawcy
• Nazwa firmy, jeśli dotyczy
• Adres pocztowy nadawcy
• Data w formacie miesiąc, dzień, rok
• Nazwisko odbiorcy
• Adres korespondencyjny odbiorcy

Każda nazwa i adres są oddzielone pojedynczymi odstępami. Pominiesz jednak wiersz między adresem nadawcy, datą i adresem odbiorcy. Jeśli używasz oficjalnego papieru firmowego do wysłania listu, może on zawierać imię i nazwisko nadawcy lub nazwę firmy i adres u góry. W takim przypadku zacznij od daty, pomiń wiersz i dodaj odbiorcę.

Krok 3: Wprowadź zwrot grzecznościowy

Następnym krokiem w formacie listu biznesowego jest pozdrowienie lub powitanie dla odbiorcy. Po powitaniu podwójna spacja przed rozpoczęciem litery. Zazwyczaj sformatujesz zwrot grzecznościowy w następujący sposób:

• Szanowny Panie/Pani. (Nazwisko odbiorcy):

Jeśli nie znasz preferowanej płci lub zaimków osobowych danej osoby, użyj jej pełnego imienia i nazwiska, a nie Mr./Ms. Tytuł. Podobnie nie zakładaj stanu cywilnego danej osoby.

Jeśli znasz tytuł osoby, na przykład Doktor, możesz go użyć zamiast Pan/Pani. Zawsze kończ zwrot grzecznościowy dwukropkiem, a nie przecinkiem. W przypadkach, gdy nie znasz nazwiska osoby, możesz podać jej tytuł, na przykład:

• Szanowny Dyrektorze ds. Zasobów Ludzkich:

Jeśli nic nie wiesz o odbiorcy, powiedz:

• Szanowny Panie, Szanowna Pani:

Czasami użyjesz zwrotu grzecznościowego „Do kogo to może dotyczyć”, jeśli nie wiesz nic o adresacie. W przeciwnym razie użyj „Szanowny Panie/Pani:” lub „Szanowny Panie (stanowisko lub dział):”. Zawsze najlepiej jest użyć bardziej szczegółowego zwrotu grzecznościowego, jeśli to możliwe, ale jest to dopuszczalne w następujących rodzajach listów biznesowych:

• Listy polecające
• Formalne pisma reklamacyjne
• Listy wprowadzające
• Listy zainteresowania

Krok 4: Napisz pierwszy akapit

Teraz jesteś gotowy do napisania pierwszego akapitu. Podczas pisania listów biznesowych ten akapit jest niezbędny. Spraw, aby pierwszy akapit był zwięzły, nie więcej niż trzy zdania. Wskaż cel listu. Możesz nawet powiedzieć: „Piszę do. . ”. Wyjaśnij, dlaczego piszesz, ale nie dodawaj wielu kwiecistych szczegółów do tej części listu. Oto przykład akapitu otwierającego, który został napisany do działu dotyczącego naruszenia zasad dotyczących ubioru:

• Zauważyłem, że niektórzy pracownicy działu marketingu pobłażliwie przestrzegają zasad firmy dotyczących ubioru. Dlatego piszę, aby przypomnieć Ci o wymaganiach dotyczących ubioru, aby upewnić się, że wszyscy w Twoim dziale przestrzegają tych wytycznych.

Ten otwór mówi o przeznaczeniu listu i pokazuje, co będzie zawierać reszta ciała. Jest bezpośredni i bezpośredni.

Krok 5: Uderz we właściwy ton

List biznesowy jest profesjonalny i napisany w pierwszej osobie. Używaj tego tonu przez cały czas i nie bój się zaimków w pierwszej osobie. List powinien być również zwięzły, więc zawiera tylko to, co niezbędne. Nie musisz być niegrzeczny, ale nie musisz też wyjaśniać sprawy, jeśli nie jest to konieczne ze względu na znaczenie i cel listu.

Krok 6: Kontynuuj ciało

Po akapicie otwierającym musisz kontynuować pisanie treści listu. Ponownie, zachowaj uprzejmy, profesjonalny ton, nawet jeśli list dotyczy czegoś negatywnego. Akapity treści wspierają cel, podają dalsze szczegóły lub dostarczają uzasadnienia dla nowego stwierdzenia lub reguły. Powinny mieć jeden pusty wiersz między każdym akapitem i nie trzeba ich wcinać. Na przykład, jeśli piszesz w celu omówienia naruszeń zasad ubioru w określonym dziale Twojej organizacji, możesz być niegrzeczny i lekceważący lub stanowczy i uprzejmy. Oto przykład tego, czego nie należy robić:

• Nie mogę uwierzyć w całkowite lekceważenie polityki firmy. Nie jesteś ponad zasadami tylko dlatego, że uważasz, że twój dział jest najważniejszy. Jeśli nie możesz natychmiast zastosować się do określonego ubioru, polecą głowy.

Ten akapit jest protekcjonalny i niegrzeczny. Oddaje twój cel, ale ostry ton nie jest konieczny. Zamiast tego możesz być stanowczy i bezpośredni, ale nadal uprzejmy, tak jak poniżej:

• Aby zachować spójność w całej naszej organizacji, wszyscy muszą przestrzegać określonego ubioru. Dlatego potrzebuję, aby twój dział zapewnił pełną zgodność do końca tygodnia. W szczególności kierownictwo omówiło brak noszenia odpowiedniego obuwia z zakrytymi palcami oraz długość szortów i spódnic jako szczególne problemy. Niedotrzymanie tego terminu może skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinarnego.

W tym przykładowym akapicie potrzeba jest jasna, a informacje są przedstawiane w uprzejmym, ale stanowczym tonie. Czytelnik wie, czego oczekujesz, ale nikt nie poczuł się urażony przeczytaniem tej części listu. List może mieć tyle akapitów podstawowych, ile potrzeba. Jeśli to możliwe, powinieneś jednak starać się ograniczyć go do jednej wydrukowanej strony, więc zachowaj je zwięźle. Większość listów ma trzy wewnętrzne akapity po nie więcej niż trzy do czterech zdań każdy. Przejścia między akapitami nie są konieczne. Dodatkowe informacje są zazwyczaj wysyłane oddzielnie jako załącznik.

Krok 7: Wybierz aktywny głos

We wszystkich częściach listu biznesowego pisz stroną czynną, a nie stroną bierną. Aktywny głos jest bardziej bezpośredni i zwięzły, dzięki czemu Twoje słowa mają większą moc. Na przykład w powyższym akapicie możesz powiedzieć:

• Wyraźnie zauważono, że wasz wydział nie nosi odpowiedniego obuwia z zakrytymi palcami i że długość szortów i spódnic stała się problemem.

„Zanotowano” to strona bierna. Nie mówi ci, kto zrobił notatkę, więc żaden bezpośredni podmiot nie jest odpowiedzialny za to działanie.

Zamiast tego powiedz:

• W szczególności kierownictwo omówiło brak noszenia odpowiedniego obuwia z zakrytymi palcami oraz długość szortów i spódnic jako szczególne problemy.

Jest to wyraźniejsze, bardziej bezpośrednie i zwięzłe, ponieważ jest w stronie czynnej.

Krok 8: Używaj zaimków osobowych

Mimo że list biznesowy jest formalny, możesz użyć dowolnej liczby zaimków osobowych. Na przykład dopuszczalne są zarówno zaimki pierwszej, jak i drugiej osoby. Załóżmy, że piszesz w imieniu organizacji, a nie osobiście. W takim przypadku będziesz używać zaimków w pierwszej osobie liczby mnogiej, takich jak „my” lub „nas”, odnosząc się do firmy lub działu jako nadawcy. Z drugiej strony, jeśli piszesz tylko we własnym imieniu, używaj pierwszej osoby liczby pojedynczej, np. „ja” i „mój”.

Krok 9: Użyj papieru firmowego na drugiej stronie

Jeśli twój list musi przejść na drugą stronę, co jest rzadkością, upewnij się, że używasz papieru firmowego „drugiej strony”. Ten papier firmowy nie będzie zawierał pełnego adresu firmy, ale skrócony. Ten dokument musi być taki sam jak pierwsza strona, ale z mniejszą ilością informacji w nagłówku. Dodaj numery stron do wszystkich kolejnych stron, aby czytelnik mógł je uporządkować. Ponownie, większość listów biznesowych zmieści się na jednej stronie, więc skorzystaj z własnego uznania tutaj, ale odpowiednio sformatuj drugą stronę, jeśli jej potrzebujesz.

Krok 10: Zakończ swój list

Ostatni akapit listu biznesowego zawiera podsumowanie i wezwanie do działania. Najpierw zwięźle i uprzejmie podsumuj swoje uwagi w następujący sposób:

• Musimy upewnić się, że wszyscy w firmie przestrzegają zasad ubioru, ponieważ pomaga to zapewnić naszym klientom właściwy profesjonalny wizerunek. Z góry dziękuję za zwrócenie uwagi na tę sprawę.

Następnie zachęć czytelnika do działania. Możesz wyraźnie stwierdzić, że potrzebujesz ich do wykonania określonej czynności lub pozostawić list otwarty dla kogoś, kto skontaktuje się z Tobą z pytaniami. W tym akapicie podaj swoje dane kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail. W przypadku listu o naruszeniu zasad ubioru najlepszym wyborem może być otwarcie drzwi do pytań:

• Zapraszam do kontaktu ze mną w przypadku jakichkolwiek pytań pod numerem 555-555-5555 lub przez e-mail na adres [email protected].

Krok 11: Zamknij list

Na zakończenie będzie oficjalna notatka z wyrazami szacunku. Pomiń wiersz po akapicie zamykającym i dołącz swoje zakończenie, które może wyglądać następująco:

• Z poważaniem,
• Z poważaniem,
• Serdecznie,
• Z szacunkiem,
• Pozdrowienia,
• Dziękuję Ci,

Dodaj przecinek po zamknięciu.

Krok 12: Podpisz list

Po zamknięciu pomiń około czterech linii. Daje to miejsce na podpisanie listu. Jeśli piszesz list, podpisz go lub użyj stempla podpisu, aby dodać swój podpis. Tutaj możesz użyć niebieskiego lub czarnego atramentu. Jeśli musisz podpisać list w imieniu nadawcy, dodaj przed podpisem „pp:”. Oznacza to „per procurationem” i oznacza, że ​​podpisujesz w czyimś imieniu. Po podpisie podaj wpisane imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu i adres e-mail. Każdy z nich otrzymuje swoją linię.

Krok 13: Potwierdź maszynistkę

Osoba, która napisała dla Ciebie list, musi umieścić swoje inicjały pod blokiem podpisu. Te inicjały są pisane małymi literami, tak jak poniżej:

• tak

Jeśli ktoś napisał list obok nadawcy, na przykład pracownik administracji napisał w imieniu swojego szefa, zawierałby również swoje inicjały. Są one pisane wielkimi literami, z ukośnikiem odwrotnym przed inicjałami maszynistki, jak poniżej:

• NH/ke

Krok 13: Zanotuj wszystkie załączniki

Jeśli dodasz załączniki do listu biznesowego, zrób notatkę na dole strony. Zwróć uwagę, jakie są obudowy i ile jest łącznie obudów. Ta notatka gwarantuje, że czytelnik zobaczy wszystkie załączniki. Oto jak to może wyglądać:

• Załączniki (2): kopia ubioru, formularz naruszenia.

Po ich zanotowaniu pamiętaj o uwzględnieniu ich w liście podczas jego wysyłania. Nie zszywaj załączników do listu; zamiast tego użyj spinacza do papieru.

Krok 14: Dodaj dodatkowe nazwy odbiorców

Jeśli wyślesz list do kilku osób, a nie do całego działu, zaadresujesz go do głównej osoby. Następnie na dole listu pod oświadczeniem o załącznikach zaznaczysz, kim są pozostali odbiorcy. Najpierw wpisz „cc:” pod instrukcją „Załączniki”. Następnie napisz imiona i nazwiska oraz tytuły pozostałych osób, do których wysyłasz list. Litery „cc” oznaczały „karbonę” w czasach, gdy reprodukcja listów odbywała się na papierze samokopiującym. Nadal używamy tego określenia dzisiaj, ale teraz oznacza ono „kopia grzecznościowa”.

Oto jak to może wyglądać:

• DW: John Smith, kierownik działu kadr

Krok 15: Sprawdź list

Przed wysłaniem jakichkolwiek notatek lub listów biznesowych zawsze je sprawdzaj. Będziesz wyglądać mniej profesjonalnie, jeśli wyślesz list z literówkami i innymi problemami. Najpierw uruchom sprawdzanie pisowni i gramatyki na liście. Ten krok może spowodować rażące problemy, których być może nie widziałeś. Nie polegaj jednak wyłącznie na tych narzędziach. Zanim wyślesz list, przeczytaj go. Najpierw rozważ przeczytanie go na głos, aby dobrze zrozumieć, jak to brzmi. Następnie skorzystaj z tej listy kontrolnej, aby znaleźć problemy, które należy rozwiązać:

• Czy list brzmi jasno?
• Czy to jest zwięzłe?
• Czy wszystkie akapity mają od trzech do czterech zdań lub mniej?
• Czy widzisz jakieś słowne części?
• Czy wyeliminowałeś wszystkie zastosowania strony biernej?
• Czy wszystkie zdania kończą się poprawną końcówką interpunkcyjną?
• Czy zwrot grzecznościowy ma dwukropek, a zakończenie przecinek?

W przypadku krytycznych listów możesz nawet chcieć, aby inna osoba sprawdziła i zredagowała list. Pisarze często przeoczają błędy, które popełniają podczas pisania, a inny zestaw oczu pomoże ci wychwycić wszystkie błędy.

Podczas redagowania pod kątem gramatyki zalecamy również poświęcenie czasu na poprawę oceny czytelności tekstu przed opublikowaniem lub przesłaniem

Krok 16: Wyślij list

Teraz jesteś gotowy do wysłania listu. Jeśli wysyłasz list pocztą, upewnij się, że na kopercie znajduje się dokładny adres zwrotny, aby odbiorca wiedział, kto go wysłał, gdy tylko go otrzyma. Jeśli wysyłasz list e-mailem, rozważ zapisanie go jako pliku PDF przed wysłaniem, ponieważ zachowa to formatowanie. Następnie użyj dobrze wiersza tematu wiadomości e-mail. Temat powinien określać, o czym jest list i od kogo jest, na przykład:

• Notatka od Sarah McPhearson Re: Naruszenia zasad ubioru

W razie potrzeby dodaj „pilne” lub coś podobnego do tematu. Jeśli kontynuujesz poprzedni list, dodaj „kontynuacja” do tematu.

Jeśli chcesz korzystać z najnowszego oprogramowania do gramatyki, przeczytaj nasz przewodnik dotyczący korzystania z narzędzia do sprawdzania gramatyki AI.