Jak napisać propozycję biznesową: 13 kroków do sukcesu

Dowiedz się, jak napisać propozycję biznesową, która zwiększy skuteczność działań marketingowych, czytając nasz obszerny przewodnik.

Jeśli pracujesz nad pozyskaniem nowych klientów do swojej małej firmy lub jesteś wolnym strzelcem aktywnie poszukującym nowej pracy, musisz wiedzieć, jak pisać oferty biznesowe. Propozycje biznesowe działają jak zachęta dla Ciebie lub Twojej firmy, aby pokazać potencjalnym klientom, dlaczego jesteś odpowiednią osobą na to stanowisko.

Twoim celem w przypadku propozycji biznesowej jest spowodowanie zmiany. Treść musi więc pokazywać, że znasz swoich odbiorców. Musi być również przekonujący i mieć poprawną gramatykę i formatowanie, aby zaimponować klientowi swoimi umiejętnościami.

Firma Proposify, specjalizująca się w tego typu ofertach, szacuje, że połowa wszystkich ofert jest podpisywana lub odrzucana w ciągu 24 godzin od ich otrzymania. Masz tylko maleńkie okienko, aby zrobić doskonałe pierwsze wrażenie swoją propozycją.

Potrzebne materiały

• Komputer
• Drukarka
• Blankiet firmowy
• Badania
• Wykresy i infografiki dla Twojej propozycji
• Dane o Twoich odbiorcach

Krok 1. Utwórz stronę tytułową i spis treści

Pierwsze wrażenie ma znaczenie. Zrównoważ profesjonalizm z zaangażowaniem, nadając ton stronie tytułowej, która ich przyciągnie. Twoja strona tytułowa powinna zawierać następujące elementy:

• Twoja nazwa firmy
• Nazwa proponowanego projektu
• Imię klienta
• Data
• Imię i nazwisko, dane kontaktowe i tytuł osoby, która złożyła wniosek

Po wejściu do środka klient powinien zobaczyć jasny i zwięzły spis treści. Pomocne może być napisanie tej części najpierw, ale wróć i edytuj ją po napisaniu reszty wniosku. W ten sposób możesz mieć pewność, że jest dokładny i opisowy.

Krok 2: Dołącz spis treści

Spis treści będzie zawierał krótką listę pozycji objętych wnioskiem, jeśli piszesz dłuższy wniosek. Możesz pominąć tę stronę, jeśli piszesz krótką jedno- lub dwustronicową propozycję. Chociaż ta strona zajmuje drugie miejsce we wniosku, możesz napisać ją jako ostatnią. Pozwala to na dodanie numerów stron po sfinalizowaniu całego dokumentu.

We wniosku należy podać tytuły każdej sekcji wraz z numerem strony w przypadku wniosków drukowanych. Tytuł zostanie wyrównany do lewego marginesu, a numer strony do prawej. Jeśli składasz wniosek drogą elektroniczną, użyj hiperłącza, aby dać czytelnikowi łatwe narzędzia nawigacyjne.

Krok 3: Przygotuj podsumowanie wykonawcze

Streszczenie wykonawcze jest podsumowaniem treści wniosku. Chociaż ta część jest krótka, jest jedną z najważniejszych części Twojej propozycji biznesowej. To Twoja szansa na zrobienie doskonałego pierwszego wrażenia, więc chcesz, aby było skuteczne.

Jeśli wysyłasz ofertę do klienta, klienta lub inwestora, użyj streszczenia, aby przedstawić siebie i swoją markę. Pomyśl o interesariuszach i decydentach oraz o tym, co najprawdopodobniej najbardziej im się spodoba.

W twojej propozycji jest czas później, aby rozwinąć swoje pochodzenie i specyfikę doświadczenia. Jeśli poświęcisz zbyt dużo czasu na opisanie swojej firmy, czytelnik może nie być zaangażowany przez całą ofertę.

Najpierw powiedz im, kim jesteś i czym się zajmujesz, i krótko dotknij ich bolesnych punktów. Następnie poinformuj ich, w jaki sposób wykorzystasz swoją firmę i plany zawarte we wniosku, aby zaspokoić ich potrzeby. Zachowaj zwięzłość tej sekcji. Musi być jak najkrótszy. Pozostała część propozycji biznesowej zapewnia miejsce potrzebne do nakreślenia biznesplanu.

Krok 4: Przedstaw problem

To miejsce do dyskusji na temat problemu, który rozwiązuje starania Twojej firmy. Ponadto pozwala to pokazać twoje badania nad bolączką czytelnika. Ta sekcja jest krytyczna, ponieważ zapewnia płynny sposób na zapoznanie się z możliwościami Twojej firmy i sposobami, w jaki może ona rozwiązać problem, z którym boryka się potencjalny klient.

Kiedy przedstawiasz problem, bądź jak najbardziej konkretny. Korzystaj ze statystyk, danych z całej branży oraz wyników ankiet i badań. Na przykład szczupły start-up może potrzebować pomocy z zewnątrz, aby poradzić sobie z marketingiem, ponieważ nie zatrudniają kogoś na pełny etat, aby zajmował się tą rolą. To z kolei może prowadzić do nadmiernych lub nieukierunkowanych wydatków.

Krok 5: Pokaż się jako rozwiązanie

Tutaj tworzysz swoją ofertę. Bądź konkretny w swoich rozwiązaniach. Poinformuj klienta, jakie produkty dostarczysz, swoją metodologię, kamienie milowe projektu oraz ramy czasowe, w których nowy klient może się ich spodziewać. W większości przypadków sensowne jest użycie wypunktowań w celu jasnego i zwięzłego wyjaśnienia rozwiązania.

Wracając do powyższego przykładu firmy zajmującej się marketingiem w mediach społecznościowych, rozwiązania w jej propozycji biznesowej mogą obejmować:

• Ocena bieżącej obecności klienta w mediach społecznościowych.
• Aktualizowanie ich profili w celu odzwierciedlenia aktualnych najlepszych praktyk.
• Śledzenie wskaźników przez 90 dni.
• Raportowanie ulepszeń.
• Wydawanie zaleceń dotyczących kontynuacji po tym punkcie.

Użyj aktywnego głosu i opisz, co dla nich zrobisz. Doskonała propozycja sprawia, że ​​czytelnik rozumie, w jaki sposób Twoja firma będzie dla niego pracować.

Krok 6: Dołącz odpowiednie studia przypadków

Jeśli masz studia przypadków pokazujące, że dawni klienci mieli podobny problem, rozważ dodanie sekcji przeznaczonej specjalnie dla nich. W przypadku marketingu w mediach społecznościowych możesz stworzyć propozycję ze studium przypadku pokazującym, w jaki sposób wykorzystałeś swoje usługi, aby pomóc nowej firmie zwiększyć określoną liczbę obserwujących. Następnie możesz dołączyć do swojej propozycji projektu harmonogram, który obowiązywał dla tej dostawy.

Krok 7: Zaprezentuj swoje kwalifikacje

Nadszedł czas, aby powiedzieć więcej o sobie. Szczegóły w tej sekcji powinny nadal koncentrować się na potrzebach klienta, ale mogą dotyczyć bardziej szczegółowego tła i historii. Prawdopodobnie już napisałeś część tego, co powinno być tutaj na stronie „O nas” Twojej firmy w Twojej witrynie.

Opisując swoje kwalifikacje, opisz je tak szczegółowo, jak to możliwe, używając liczb, gdy tylko ma to sens. Wyszczególnij doświadczenie, które jest najbardziej odpowiednie dla potencjalnego klienta. Niektóre szczegóły, które możesz zawrzeć w tej sekcji, obejmują:

• Podsumowanie doświadczenia zawodowego
• Wykształcenie
• Szkolenia branżowe
• Certyfikaty
• Historie sukcesu z przeszłości
• Opinie klientów
• Twoja rola w firmie w zakresie wewnętrznych propozycji

Krok 8. Zaznacz Harmonogram

Twój klient chce wiedzieć, jak i kiedy możesz rozwiązać jego problem. Poinformuj klienta w tej sekcji, jak długo może się spodziewać proponowanego projektu. Tworząc tę ​​sekcję, postaraj się, aby proponowany harmonogram był realistyczny. Ustaw punkty odniesienia lub kamienie milowe, które możesz zmierzyć po drodze, jeśli masz na myśli projekt długoterminowy.

Upewnij się, że oś czasu jest osiągalna, ponieważ nie chcesz obiecywać więcej, niż możesz dostarczyć. Ta sekcja jest niezbędna w przypadku wniosku opartego na projekcie. Jeśli jednak Twoja propozycja jest częścią procesu sprzedaży i obejmuje produkt, a nie usługę, możesz pominąć tę sekcję.

Krok 9. Pokryj koszty i kwestie prawne

To miejsce, w którym można sprawdzić przewidywane terminy, harmonogramy płatności i inne szczegóły. Podaj wystarczającą ilość informacji, aby decydenci w firmie mogli zdecydować, czy Twoja propozycja i koszt Twoich usług mają sens.

Chociaż nie chcesz wyceniać się z rynku, nie chcesz też marnować czasu swojego lub swojego klienta, jeśli Twoje oferty przekraczają ich budżet. Jednym ze sposobów poruszania się po tym jest oferowanie kilku różnych pakietów w różnych przedziałach cenowych. Rozważ dodanie tabeli cen do tej sekcji. Ta tabela pozwala czytelnikowi zobaczyć proponowane koszty, rozumiejąc, że koszty te mogą się różnić w zależności od poziomu zamówionej usługi.

Pamiętaj o dołączeniu kopii warunków w tej sekcji. Staraj się wyjaśniać terminy tak jasno, jak to możliwe. Dzięki temu nikt nie będzie później zaskoczony nieporozumieniami dotyczącymi terminów czy warunków płatności.

Krok 10. Porozmawiaj o korzyściach

Jeśli jest coś jeszcze, co musisz uwzględnić poza kwalifikacjami, o których już wspomniałeś, co zachęciłoby potencjalnego klienta do zostania faktycznym klientem, rozważ dodanie sekcji o końcowych korzyściach. To da ci kolejną szansę na dodanie do swojej propozycji wartości.

Zaimponuj potencjalnym nowym klientom, mówiąc im, dlaczego Twoja oferta jest zwycięską propozycją biznesową. Powiedz im, jakie korzyści mogą otrzymać, jeśli wybiorą Cię, abyś stawił czoło ich problemowi. Powinni dokończyć czytanie Twojej propozycji i jasno zrozumieć, dlaczego jesteś najbardziej logicznym wyborem do zatrudnienia w związku z ich nadchodzącymi potrzebami.

Krok 11. Dodaj dokument umowy

Dołącz umowę, jeśli poprosisz o biznes klienta w swojej ofercie. W tej części należy poprosić czytelnika o podpisanie się pod propozycją, jeśli ją zaakceptuje. Powinieneś mieć linię na ich podpis, a także swój podpis. Twoje dane kontaktowe również muszą znajdować się na tej stronie. Dokument umowy nie jest umową.

Prawnie wiążąca umowa pojawia się później, po negocjacjach. Jest to po prostu szansa dla czytelnika, aby powiedział, że zapoznał się z propozycją i akceptuje jej warunki, abyś mógł przejść do kwestii prawnych i zawrzeć umowę.

Krok 12. Ustaw odpowiedni ton

Podczas sprawdzania propozycji upewnij się, że ton pasuje do Twojej marki i jej celów. Profesjonalny, ale przyjazny ton jest zwykle najlepszy, ale wytyczne dotyczące marki mogą mieć na myśli coś innego.

Czasami bardziej swobodny ton jest odpowiedni dla Twoich celów związanych z budowaniem marki, podczas gdy inne marki mogą mieć wysoce profesjonalny ton, który nie pozwala na przyjazne nastawienie. Dopasuj ton do wytycznych swojej marki, aby stworzyć właściwe pierwsze wrażenie.

Krok 13. Sprawdź i jeszcze raz sprawdź

Propozycja biznesowa to nie miejsce, w którym możesz sobie pozwolić na błędy. Musisz wyraźnie pokazać czytelnikowi, dlaczego musi robić z tobą interesy; wiele literówek odwróci ich uwagę. Potencjalni klienci mogą nie ufać firmie, która nie potrafi stworzyć oferty wolnej od błędów gramatycznych. Sprawdź dokładnie swoją gramatykę.

Przeczytaj propozycję na głos, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku. Użyj programu do sprawdzania gramatyki, takiego jak Grammarly, aby upewnić się, że wszystko jest jasne i wolne od błędów. Rozważ poproszenie innej osoby o przeczytanie propozycji w Twoim imieniu, aby upewnić się, że nie ma w niej żadnych irytujących błędów, których nie możesz zobaczyć.

Grammarly to jeden z naszych najlepszych programów do sprawdzania gramatyki. Dowiedz się, dlaczego w tej recenzji Grammarly.
Podczas redagowania pod kątem gramatyki zalecamy również poświęcenie czasu na poprawę oceny czytelności tekstu przed jego opublikowaniem lub przesłaniem.