Jak napisać raport biznesowy: przewodnik krok po kroku

Dowiedz się, jak napisać raport biznesowy, korzystając z tego profesjonalnego i wnikliwego przewodnika krok po kroku.

Może być trudno wiedzieć, od czego zacząć, jeśli zostałeś poproszony o napisanie raportu biznesowego. Od określenia celu raportu do sporządzenia listy załączników, to normalne, że czujesz się przytłoczony, gdy próbujesz zdecydować, jakie istotne informacje uwzględnić w procesie pisania raportu. Kiedy twój przełożony powierza ci sporządzenie raportu biznesowego, ufa ci, że weźmiesz udział w procesach decyzyjnych firmy.

Zarówno formalne, jak i nieformalne raporty w biznesie są wykorzystywane, aby pomóc firmie w podjęciu świadomej decyzji o kolejnych krokach, aby posunąć firmę do przodu. Podczas gdy pisanie dokumentów biznesowych jest kluczową częścią wielu zawodów, może być trudno wiedzieć, czego chce twój szef lub przełożony, kiedy proszą cię o raport biznesowy. W tym miejscu omówimy strukturę całego raportu, przechodząc od strony tytułowej na początku raportu do dodatkowych informacji (znanych również jako załączniki), które należy umieścić na końcu. Zanurzmy się.

Potrzebne materiały

• Dane firmy, które odnoszą się do celu Twojego zgłoszenia
• Kopia raportu wypełnionego przez współpracownika, umożliwiająca zachowanie preferowanego formatu Twojej firmy
• Twój komputer
• Notatnik do zapisywania pomysłów

Krok 1. Zrozum cel raportu biznesowego

Raport biznesowy ma określony cel: pomóc w podejmowaniu przyszłych decyzji w firmie. Niektóre raporty biznesowe są pilne i wymagają od pracowników zgłaszania informacji w swoim dziale, aby można było zebrać dane i wykorzystać je do rozwiązania sytuacji kryzysowej. Inne raporty biznesowe są mniej pilne i mogą posłużyć do określenia kierunku, w którym firma powinna obrać nadchodzący rok. Będziesz musiał postępować zgodnie ze standardowym formularzem raportu biznesowego podczas pisania raportu biznesowego.

Różni się to od raportu z badań akademickich lub formatu pisania narracji. Raport biznesowy to formalny raport, który ma dobrze zdefiniowane sekcje. Jeśli po raz pierwszy piszesz raporty biznesowe w swojej pracy, przed rozpoczęciem pracy warto skontaktować się z przełożonym, aby upewnić się, że Twoja firma korzysta ze standardowego formatu raportów biznesowych.

Pomocne może być również regularne sprawdzanie swojego przełożonego, aby upewnić się, że podążasz właściwą drogą. Przedstawienie jednej sekcji na raz może pomóc Ci rozpocząć we właściwym kierunku, a Twój przełożony będzie w stanie udzielić Ci wskazówek, aby upewnić się, że pracujesz nad dostarczeniem Twojej firmie informacji potrzebnych do dalszego rozwoju.

Krok 2. Określ typ raportu

Chociaż raporty biznesowe mają ten sam ogólny format, istnieją różne typy raportów biznesowych i kluczowe jest, aby wiedzieć, jakiego typu raportów oczekuje od Ciebie Twoja firma. Wszystkie rodzaje raportów biznesowych dostarczają informacji, które mogą pomóc w rozwoju firmy; zrozumienie typu raportu, jakiego oczekuje twój przełożony, może zapewnić, że dostarczysz informacji niezbędnych do opracowania rozwiązania problemu, który raport ma pomóc rozwiązać. Różne rodzaje raportów biznesowych obejmują:

• Raport z badań: W odróżnieniu od raportu z badań akademickich, raport z badań biznesowych jest powszechnie używany, gdy firma lub organizacja pracuje nad opracowaniem nowego produktu lub usługi. Podczas gdy jeden pracownik może być główną osobą w raporcie z badań biznesowych, zazwyczaj wiele osób jest zaangażowanych w łączenie pracy. Na przykład naukowcy, badacze i analitycy mogą pracować jako zespół, aby uzyskać informacje niezbędne do pomocy firmie w podjęciu decyzji, czy iść naprzód z produktem, usługą lub inną nową ofertą. Informacje zawarte w raporcie z badań są bardzo szczegółowe i zazwyczaj dostarczają informacji ilościowych i jakościowych. W procesie opracowywania raportu badawczego zwykle wykorzystywane są zarówno raporty analityczne, jak i informacyjne.
• Raport analityczny : Kiedy firma decyduje, jak posunąć się naprzód z decyzją, pomocny może być raport analityczny. Raport analityczny koncentruje się na rozwiązaniu konkretnego problemu i zawiera informacje opisujące zarówno tło problemu, jak i obecną sytuację w firmie. Raport analityczny może również oferować możliwe wyniki dla różnych rozwiązań problemu, pomagając firmie przewidzieć, jak jej sytuacja może się zmienić w zależności od tego, jak zdecyduje się posunąć naprzód w procesie rozwiązywania problemu. Ten raport biznesowy jest bardzo szczegółowy, a jego opracowanie może zająć trochę czasu. Jednak raporty analityczne są często wymagane w przypadku braku czasu, ponieważ służą do rozwiązywania natychmiastowych problemów wymagających podjęcia istotnych decyzji.
• Raport wyjaśniający : Czasami profesjonalistom na poziomie kierowniczym może być trudno zrozumieć najdrobniejsze szczegóły firmy, zwłaszcza gdy wymagane są szczegółowe badania. Sprawozdanie wyjaśniające może wyjaśniać badania lub inne ustalenia, które mogą pomóc w podejmowaniu przyszłych decyzji. Jeśli piszesz raport wyjaśniający, bardzo ważne jest, aby znać swoich odbiorców, aby nie wyjaśniać zbyt lub nie wyjaśniać skomplikowanych pojęć.
• Raport z postępów : Ukończenie wielu projektów w firmach zajmuje lata, a przedstawienie raportu z postępów może być sposobem na pokazanie kierownictwu, jak sprawy się posuwają. Ten typ raportu może nie zawierać danych ani innych ustaleń (w zależności od fazy projektu); zamiast tego służy jako sposób na poinformowanie odbiorców lub przełożonego o tym, jak coś idzie do przodu. W trakcie realizacji projektu można spodziewać się regularnych sprawozdań z postępów.
• Raport informacyjny : Ten rodzaj raportu biznesowego dostarcza odbiorcom bezstronnych, obiektywnych informacji, które zagłębiają się w informacje o firmie. Informacje te są oparte wyłącznie na faktach i mogą obejmować dane, takie jak statystyki firmy (kwota pieniędzy, którą firma przyniosła w poprzednim roku podatkowym, liczba pracowników w firmie itp.).

Krok 3. Rozwiń główne punkty

Kiedy zostaniesz poproszony o napisanie raportu biznesowego, niezbędna jest współpraca z przełożonym w celu zrozumienia celu raportu. Bez jasnego kierunku możesz spędzać czas na zbieraniu informacji, które nie są pomocne dla firmy. Przejrzenie jasnych ram raportu przed zagłębieniem się w dane może pomóc upewnić się, że dostarczasz swojej firmie informacji potrzebnych do dalszego rozwoju. Po zrozumieniu celu raportu biznesowego będziesz chciał rozwinąć swoje główne punkty.

Będziesz mógł je rozwinąć później, ale na początku bardzo ważne jest opracowanie konspektu, który pozwoli ci rozpocząć badania. Po opracowaniu konspektu dowiesz się, czy musisz organizować wywiady z osobami z innych działów Twojej firmy, samodzielnie przeprowadzać badania, wyszukiwać informacje o wynikach firmy w ostatnich latach i nie tylko. Badanie przed rozpoczęciem pisania raportu może również pomóc w ustaleniu, czy w twoim zarysie są jakieś dziury.

Jeśli odkryjesz, że masz trudności ze znalezieniem informacji potrzebnych do wypełnienia zgłoszenia, skontaktuj się ze swoim przełożonym, aby ustalić kolejne kroki. Najlepiej zrobić to wcześniej niż później, aby w razie potrzeby móc wspólnie zmienić kierunek raportu.

Krok 4. Utwórz podsekcje

Twój raport biznesowy zostanie podzielony na podtytuły, które dzielą raport w łatwy do zrozumienia sposób. W krokach 5-13 przejrzymy każdą sekcję, którą musisz uwzględnić w raporcie.

Krok 5. Utwórz swoją stronę tytułową

Twój raport biznesowy powinien zaczynać się od wyraźnej, przejrzystej strony tytułowej. Jeśli nie masz pewności, w jaki sposób Twoja firma zazwyczaj formatuje stronę tytułową swoich raportów biznesowych, poproś swojego przełożonego o wcześniej przesłany raport do wykorzystania jako punkt odniesienia. Zazwyczaj większość stron tytułowych zawiera tytuł raportu biznesowego, osobę (lub osoby), która napisała raport, oraz datę sporządzenia raportu. Możesz także uwzględnić odbiorców raportu na stronie tytułowej. Pamiętaj, aby informacje były wyśrodkowane na stronie tytułowej i nie używaj nietypowych czcionek ani niepotrzebnego formatowania. Zachowaj czystość i prostotę.

Krok 6. Utwórz podsumowanie wykonawcze

Sekcja podsumowania raportu biznesowego powie czytelnikom, w co zaraz się wpakują, gdy będą przechodzić przez treść raportu. Streszczenie powinno być na tyle krótkie, aby nie ujawniało wszystkiego w raporcie, ale wystarczająco długie, aby czytelnik mógł zapoznać się z podstawami raportu bez konieczności czytania całości.

Pomyśl o swoim podsumowaniu kierowniczym jak o wzroście swojego raportu: masz 30 sekund na przedstawienie głównych punktów. Pamiętaj, że wszelkie informacje, które nie zostały w pełni wyjaśnione w streszczeniu kierowniczym, zostaną rozszerzone w dalszej części raportu, więc nie ma potrzeby wciskania się w każdy szczegół. Nie ma ustalonej odpowiedniej długości streszczenia wykonawczego, ponieważ właściwa długość tej części raportu zależy głównie od długości raportu jako całości.

Krok 7. Opracuj swój spis treści

Spis treści powinien zaczynać się na nowej stronie i jasno określać, co ma się znaleźć w raporcie. Będziesz chciał wymienić każdy podtytuł raportu. Możesz także wyświetlić listę mniejszych sekcji. Uwzględnij numery stron w spisie treści, a nie tylko wymieniaj sekcje w kolejności. Może to pomóc w śledzeniu przez odbiorców prezentacji raportu biznesowego.

Krok 8. Napisz wprowadzenie

W tym miejscu będziesz mógł przedstawić swoim odbiorcom bardziej szczegółowe wyobrażenie o tym, czego mogą oczekiwać od Twojego raportu. Uważaj, aby nie powtarzać tego, co powiedziałeś w streszczeniu dla kadry zarządzającej. We wstępie możesz zagłębić się w to, dlaczego raport biznesowy był w ogóle potrzebny. Mówienie o problemie, który ma rozwiązać raport, może pomóc odbiorcom znaleźć się w odpowiednim miejscu i docenić badania, które zostaną opisane w treści raportu.

Pamiętaj, że wstęp w raporcie biznesowym różni się od wstępu w tekście narracyjnym. Nie ma potrzeby angażowania czytelników, aby byli zainteresowani. Zachowaj elegancki i formalny charakter i nie poetycko (chyba że ma to sens w kulturze Twojej firmy).

Krok 9. Utwórz tekst podstawowy

Tutaj będziesz mógł zagłębić się w sedno swoich badań lub odkryć. Nie chcesz rezygnować z tej części raportu — opisz jak najwięcej szczegółów. Nie martw się, że podasz za dużo informacji lub zanudzisz odbiorców. Osoby, które nie mają czasu na zapoznanie się z treścią raportu biznesowego, mogą przeczytać streszczenie lub zakończenie, aby uzyskać niezbędne informacje.

Treść raportu to miejsce, w którym masz szansę zagłębić się w szczegóły badań lub pracy, którą ukończyłeś. Treść raportu biznesowego będzie prawdopodobnie zawierać wykresy i wykresy. Pamiętaj, aby oznaczyć każdy wykres lub wykres informacjami, które wyjaśniają czytelnikowi szczegóły. Jeśli umieszczasz obrazy w sekcji treści, dołącz podpis do każdego zdjęcia. Pisząc sekcję treści, pamiętaj o odbiorcach. Jeśli wiesz, że piszesz dla odbiorców bez zaplecza technicznego i na temat techniczny, wyjaśnij żargon i nieznane terminy, aby czytelnicy mogli nadążyć za pisaniem.

Krok 10. Zakończ to wnioskiem

Podobnie jak w przypadku podsumowania wykonawczego w raporcie biznesowym, wniosek będzie dotyczył tego, co zostało omówione w raporcie, i przypomni czytelnikom o tym, co powinni wiedzieć. Możesz podkreślić ważne punkty lub omówić zaskakujące ustalenia. Ale znowu, trzymaj się krótkiego i słodkiego wniosku.

Krok 11. Przygotuj zalecenia

Tutaj porozmawiasz o tym, jak firma może wykorzystać podane przez Ciebie informacje do rozwiązania problemu, którego dotyczy raport w tej sekcji; możesz chcieć omówić kilka możliwych sposobów działania, które firma mogłaby podjąć, wraz z potencjalnymi wynikami i konsekwencjami każdego działania. Załóżmy, że nie pracujesz w dziale odpowiedzialnym za podjęcie decyzji związanej z Twoim zgłoszeniem.

W takim przypadku możesz chcieć współpracować z kolegami z działu, aby uzyskać informacje zwrotne na temat tego, czy uważają, że Twoje rekomendacje mogą być pomocne dla firmy. Na koniec w tej sekcji pamiętaj o jasnym przedstawieniu kolejnych działań, które firma może podjąć, aby posunąć się naprzód w oparciu o informacje zawarte w Twoim raporcie.

Krok 12. Wypisz swoje referencje

Wiele raportów biznesowych wykorzystuje badania przeprowadzone przez inne firmy na poparcie swoich ustaleń. Jeśli korzystasz z badań przeprowadzonych przez innych, pamiętaj o prawidłowym podaniu źródła badań w sekcji referencji. Ponadto warto dołączyć informacje, które podpowiedzą odbiorcom, w jaki sposób mogą dowiedzieć się więcej o Twoich preferencjach (np. książka lub witryna internetowa, w której znalazłeś informacje cytowane w raporcie).

Krok 13. Dodaj sekcję Załączniki

W tej części raportu biznesowego podasz wszelkie dodatkowe informacje, które ułatwią czytelnikowi zrozumienie Twojego tekstu. Może to obejmować transkrypcje wywiadów, które wykorzystałeś do zebrania informacji do swojego raportu, oraz glosariusz wyjaśniający terminy użyte do opisania twoich badań lub informacji finansowych użytych w twoim raporcie. Jeśli nie musisz podawać odbiorcom dodatkowych informacji, nie musisz dołączać sekcji z załącznikami.

Krok 14. Sprawdź swój raport

Przed oddaniem raportu biznesowego ważne jest, aby dać sobie dużo czasu na jego sprawdzenie. Jeśli pracujesz w napiętych terminach, możesz pokusić się o przekazanie raportu przełożonemu, gdy tylko będzie gotowy. Chociaż często docenia się szybką pracę, rozsądnie jest dać sobie noc na przespanie się z pracą, przeczytać ją rano i wprowadzić niezbędne poprawki przed przekazaniem jej szefowi. Zdziwisz się, jak wiele niezręcznych zwrotów i innych błędów wyskoczy, gdy spojrzysz świeżym okiem na swoją pracę.

Załóżmy, że informacje zawarte w raporcie nie są poufne. W takim przypadku możesz poprosić współpracownika lub innego kolegę z Twojej branży o przeczytanie raportu przed jego przesłaniem. Pomoże Ci to znaleźć błędy, których inaczej byś nie wziął pod uwagę, i może dać wgląd w to, co możesz dodać do swojego raportu, aby był pełniejszy, zanim go oddasz.

Sprawdź nasz przewodnik po najlepszym oprogramowaniu do sprawdzania gramatyki

Krok 15. Przedstaw swoją pracę

Prawdopodobnie zrobisz coś więcej niż tylko przekazanie raportu swojemu przełożonemu. Większość firm poprosi o przedstawienie raportu grupie menedżerów podczas omawiania wyników. Musisz znać swój raport na wylot i możesz odsyłać odbiorców do określonych sekcji raportu, aby odpowiedzieć na ich pytania. Oprócz przygotowania raportu biznesowego możesz również przygotować pomoc wizualną (taką jak prezentacja PowerPoint), aby zilustrować swoje tezy.

Możesz na przykład pobierać bezpośrednie cytaty z raportu do slajdów, pomagając odbiorcom śledzić postępy w przeglądaniu raportu. Pod koniec prezentacji warto zostawić czas na pytania. Dobra znajomość raportu może dać ci pewność, której potrzebujesz, aby stanąć przed zarządem, który prosi cię o głębsze zagłębienie się w swoje ustalenia. Jeśli denerwujesz się prezentacją biznesową dotyczącą Twojego raportu, przed wejściem do sali konferencyjnej pomocne może być poćwiczenie przed przyjacielem lub współpracownikiem.

Krok 16. Otwarcie otrzymuj informacje zwrotne

Nie ma co do tego wątpliwości: pisanie pierwszego raportu biznesowego może być stresujące, a szczególnie przerażające może być spotkanie szefa w celu przedyskutowania opinii na temat raportu. Staraj się jednak słuchać z otwartym umysłem i pamiętaj, aby robić notatki, jak następnym razem stworzyć jeszcze lepszy raport. Bardzo ważne jest, aby nie brać osobiście konstruktywnej krytyki raportów biznesowych, ponieważ każda firma i każdy przełożony ma swoje preferencje. Zamiast tego zanotuj, co twój przełożony chciałby, abyś zmienił następnym razem i idź do przodu.

Porady i wskazówki dotyczące komunikacji biznesowej

1. Wyraź swoją wiadomość

Musisz dokładnie wiedzieć, jakie informacje chcesz przekazać lub nad jakim rozwiązaniem pracujesz w swoim raporcie biznesowym.

2. Zacznij łatwo

Nie ma potrzeby zaczynać od streszczenia wykonawczego lub wprowadzenia raportu biznesowego. Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, zrób sobie przerwę — zacznij od tego, co wiesz. Rozpocznij od napisania o badaniach, które już przeprowadziłeś lub rekomendacji, którą już masz dla firmy, i stamtąd uzupełnij swój raport.

3. Staraj się być zwięzły

Wszystkie informacje zawarte w raporcie biznesowym powinny być skoncentrowane, zgodne z planem i celowe dla czytelnika. Podczas sprawdzania raportu biznesowego stale zadawaj sobie pytanie, czy informacje, które napisałeś, prowadzą czytelnika tam, gdzie powinien.

4. Poznaj swoich odbiorców

Jeśli piszesz dla grupy członków zarządu, którzy mają udziały finansowe w Twojej firmie, ale nie rozumiesz codziennych szczegółów tego, co robisz, będziesz musiał pisać inaczej, niż gdybyś pisał dla grupy swoich bezpośrednich przełożonych. Ale znowu zrozumienie odbiorców jest kluczem do napisania raportu, który jest czytelny i pomocny.

5. Zachowaj prostotę

Kiedy w swoim raporcie biznesowym napotkasz żargon i techniczny język, zadaj sobie pytanie, czy jest inne słowo, którego możesz użyć, aby ułatwić czytelnikowi zrozumienie raportu. Jeśli istnieje łatwiejszy sposób, aby coś powiedzieć, skorzystaj z tej opcji.

Szukasz więcej informacji na ten temat? Sprawdź nasz przewodnik zawierający 14 kreatywnych pomysłów biznesowych!