Jak napisać list formalny: format, przykłady i wskazówki

Niezależnie od tego, czy chcesz zaimponować potencjalnemu pracodawcy, sformułować prośbę czy złożyć formalną skargę, wiedza, jak napisać skuteczny list formalny, jest kluczem do zapewnienia, że ​​Twoja wiadomość zostanie odebrana z uwagą, na jaką zasługuje. Od idealnego wstępu po dopracowane zakończenie – przeprowadzimy Cię przez podstawowe etapy tworzenia listu, który skutecznie i profesjonalnie przekaże Twoje przesłanie w każdych okolicznościach.

Co to jest list formalny?

List formalny to rodzaj komunikacji pisemnej, która zachowuje ustaloną strukturę i ton. Zawiera określone elementy, takie jak adresy nadawcy i odbiorcy, oficjalne powitanie i oświadczenie końcowe. Listy formalne są często używane w przypadku podań o pracę, oficjalnych skarg lub zapytań biznesowych.

Chociaż listy te mają ścisłą formalną strukturę, mają jasny cel i zachowują profesjonalny ton, listy nieformalne mogą mieć charakter konwersacyjny i osobisty. Można je pisać do przyjaciół, rodziny lub znajomych i zawierać osobiste wiadomości, gratulacje, zaproszenia lub inne tematy osobiste.

Istnieje wiele rodzajów listów formalnych. Niektóre przykłady formalnych listów obejmują:

• List motywacyjny
• List z akceptacją oferty
• Profesjonalny list z podziękowaniami
• List biznesowy
• List sprzedażowy
• Pismo o wypowiedzeniu
• List intencyjny
• List polecający

Kiedy myślisz o formalnym liście, prawdopodobnie wyobrażasz sobie dokument napisany odręcznie lub na maszynie, który jest pisany, podpisywany, ostemplowany, a następnie wysyłany pocztą. Listy formalne można jednak również dostarczać pocztą elektroniczną, w zależności od pilności sytuacji oraz preferencji odbiorcy i nadawcy.

Niezależnie od tego, jak zdecydujesz się wysłać list formalny, intencja powinna pozostać taka sama: jasne i skuteczne przekazanie tematu w jasny i profesjonalny sposób.

Kiedy wysyłasz list oficjalny?

Listy formalne wysyłane są w sytuacjach wymagających profesjonalnego podejścia lub oficjalnej komunikacji. Oto przykłady takich przypadków:

• Podania o pracę
• Wysłanie listu rezygnacyjnego
• Składanie formalnych wniosków lub zapytań do firmy
• Składanie reklamacji
• Komunikacja z agencjami rządowymi
• Przeprowadzanie oficjalnych transakcji biznesowych
• Zwracanie się do osób, z którymi nie masz osobistych relacji

Z jakich części składa się list formalny?

Nagłówek (data/adres/adres zwrotny)

Data:Pisząc list formalny, ważne jest, aby podać datę jego napisania. Informacje te są niezbędne do komunikacji, w której liczy się czas.

Adres:wpisz pełny adres odbiorcy, łącznie z numerem skrytki pocztowej lub pakietu biurowego.

Adres zwrotny:podaj pełny adres swojej firmy. Ułatwia to odbiorcy wysłanie odpowiedzi.

Pozdrowienie

W oficjalnym liście standardowym zwrotem jest „Szanowni Państwo”, po którym następuje tytuł i nazwisko odbiorcy. Rozpocznij swój list słowami „Szanowni Państwo [imię odbiorcy]” i dodaj przecinek po imieniu. Jeśli nie możesz ustalić nazwiska odbiorcy, możesz zaadresować list pod jego tytułem.

Ciało

Akapity główne stanowią główny tekst listu. W tych akapitach nadawca określa cel listu. Zawiera następujące sekcje:

• Akapit wprowadzający, który określa główny cel listu i, jeśli to konieczne, przedstawia autora listu.
• Jeden lub więcej środkowych akapitów, które bardziej szczegółowo omawiają temat listu. Ważne jest, aby logicznie zorganizować tę sekcję, tak aby każdy akapit odnosił się do konkretnego punktu lub aspektu ogólnego komunikatu.
• Ostatni akapit podsumowujący kluczowe punkty i, jeśli ma to zastosowanie, wskazuje kolejne kroki. Może to obejmować zasugerowanie spotkania, prośbę o odpowiedź lub wyrażenie oczekiwania na rozwiązanie danej sprawy. Ostatni akapit to także odpowiednie miejsce, aby podziękować odbiorcy za rozważenie Twojej wiadomości lub za poświęcony czas i uwagę.

Zamknięcie

Po części merytorycznej zakończ list prostym, profesjonalnym podpisem. Grzeczne sposoby zakończenia listu obejmują następujące podpisy:

• Z poważaniem
• Z wyrazami szacunku
• Z szacunkiem

Podpis

Ostatnim elementem listu formalnego jest Twój podpis. Podaj swoje pełne imię i nazwisko oraz stanowisko, jeśli dotyczy, a następnie swój mokry podpis i wydrukowane imię i nazwisko.

Jak napisać list formalny w sześciu krokach

Pisanie oficjalnego listu nie musi być zniechęcające. Aby wszystko było łatwe, możesz się trzymać prostego, sześcioetapowego procesu. Postępuj zgodnie z tą sprawdzoną metodą, aby efektywnie i skutecznie strukturyzować formalną korespondencję:

1 Zaplanuj swoją wiadomość:Zanim zaczniesz pisać, poświęć chwilę na wyjaśnienie swojego celu. Co chcesz osiągnąć za pomocą tego listu? Kim jest Twoja publiczność? Zrozumienie tych aspektów będzie wyznaczało Twój ton i treść.

2 Zacznij od odpowiedniego formatu:Listy formalne mają specyficzny układ, który obejmuje adres nadawcy, datę, adres odbiorcy, zwrot grzecznościowy, treść, zakończenie i podpis. Wyrównaj tekst do lewej strony i użyj profesjonalnej czcionki, takiej jak Times New Roman lub Arial. Upewnij się, że piszesz z pojedynczymi odstępami i pustą linią między akapitami. Na górze i na dole dokumentu powinien znajdować się dwucalowy margines oraz jednocalowy margines po obu stronach.

3 Przygotuj jasne otwarcie:Twój pierwszy akapit powinien natychmiast poinformować odbiorcę o celu listu. Pisz zwięźle i na temat; nie ma potrzeby długich wstępów.

4 Rozwijaj Ciało:W treści opisz szczegółowo swoją prośbę, pytanie lub informację, którą przekazujesz. Użyj oddzielnych akapitów dla każdego głównego punktu, aby Twój list był uporządkowany i łatwy do odczytania. W razie potrzeby poprzyj swoje stwierdzenia faktami lub konkretnymi przykładami.

5 Skutecznie zakończ:Podsumuj główne punkty swojego listu i jasno określ wszelkie działania, jakich oczekujesz od odbiorcy, takie jak odpowiedź w określonym terminie lub zaproszenie na spotkanie. Zakończ grzecznym zakończeniem, na przykład „Z poważaniem” lub „Pozdrowieniami”, po czym umieść swój podpis i wydrukowane imię i nazwisko.

6 Recenzja:Zanim wyślesz swój list, poświęć trochę czasu na jego korektę. List formalny jest nie tylko poprawnie sformatowany – jego gramatyka, interpunkcja i ortografia powinny być również wolne od błędów. Sprawdź gramatykę i zastanów się nad swoim tonem, aby mieć pewność, że brzmisz profesjonalnie.

Generator listów formalnych Grammarly może pomóc Ci napisać list formalny za pomocą kilku kliknięć. Wystarczy wpisać kilka kluczowych szczegółów, a Gramatyka wygeneruje wersję roboczą, którą możesz dodatkowo dostosować do swoich potrzeb.

Typowe błędy, których należy unikać

Trzymając się formalnego formatu listu, należy unikać typowych błędów, które mogą podważyć Twój profesjonalizm, w tym:

• Brzmienie zbyt swobodnie i używanie nieformalnych sformułowań, slangu lub żartów
• Niespójne formatowanie
• Brak korekty przed wysłaniem
• Korzystanie z nieaktualnych lub nieprawidłowych danych kontaktowych
• Pominięcie wezwania do działania

Unikanie tych błędów pomoże zapewnić, że Twoje oficjalne listy będą zarówno profesjonalne, jak i skuteczne, co zwiększy prawdopodobieństwo osiągnięcia pożądanego rezultatu.

Wzór listu formalnego

[Twoje imię]

[Twój adres]

[Twój adres e-mail]

[Twój numer telefonu]

[Data]

[Imię odbiorcy]

[Tytuł i stanowisko odbiorcy, jeśli dotyczy]

[Firma Odbiorcy, jeśli dotyczy]

[Adres odbiorcy]

Drogi [imię odbiorcy],

[Akapit początkowy: Przedstaw się i określ cel swojego listu. Podaj wszelkie istotne informacje ogólne lub niezbędny kontekst.]

[Akapity treści: użyj zdań tematycznych, aby przedstawić główne idee swojego listu. Omów dodatkowe szczegóły istotne dla celu, w jakim piszesz.]

[Akapit końcowy: Podsumuj kluczowe punkty, wyraź uznanie lub zainteresowanie i bezpośrednio określ wszelkie pożądane dalsze działania.]

Z poważaniem,

[Twoje wydrukowane imię i nazwisko]

[Twój wpisany podpis]

Przykład listu formalnego

John Smith Menedżer sprzedaży AcmeCo 123 Business Rd. Business City, Kalifornia 12345 555-555-4567 [email protected] 11 marca 2024 r.

Samantha Green Procurement Officer InnovateTech Solutions 456 Industry St. Market Town, MT 67890

Szanowna Pani Green,

Mam nadzieję, że ten list zastanie Cię w dobrym zdrowiu. Nazywam się John Smith i jestem menedżerem sprzedaży w AcmeCo, wiodącym dostawcy innowacyjnych rozwiązań zaprojektowanych w celu zwiększenia wydajności operacyjnej i napędzania rozwoju biznesu. W AcmeCo jesteśmy dumni z dostarczania wysokiej jakości produktów i usług dostosowanych do unikalnych potrzeb naszych klientów.

Kontaktuję się z Tobą, aby przedstawić Ci naszą najnowszą ofertę produktów, wzmacniacz wydajności AcmeCo. To rozwiązanie zostało opracowane specjalnie, aby sprostać typowym wyzwaniom stojącym przed firmami technologicznymi. Oferuje szereg funkcji zaprojektowanych w celu optymalizacji przepływów pracy, zmniejszenia kosztów operacyjnych i poprawy ogólnej produktywności.

Wielu naszych klientów zauważyło już znaczne korzyści z wdrożenia AcmeCo Efficiency Booster, zgłaszając średni wzrost produktywności o 25% w ciągu pierwszych trzech miesięcy użytkowania. Wierzymy, że InnovateTech Solutions może doświadczyć podobnych, jeśli nie większych ulepszeń, integrując nasze rozwiązanie z Twoją działalnością.

Jesteśmy pewni wartości, jaką AcmeCo Efficiency Booster może wnieść do Twojej organizacji i z przyjemnością przeprowadzimy kompleksową demonstrację w dogodnym dla Ciebie czasie. Dodatkowo oferujemy ekskluzywny rabat wstępny dla nowych klientów zainteresowanych poznaniem potencjału naszego produktu.

Proszę o bezpośredni kontakt pod numerem 555-555-4567 lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres [email protected], aby umówić się na demonstrację lub omówić, w jaki sposób AcmeCo może przyczynić się do sukcesu rozwiązań InnovateTech. Z niecierpliwością czekamy na możliwość nawiązania z Tobą współpracy i wspierania celów rozwoju Twojej firmy.

Dziękujemy, że uznałeś firmę AcmeCo za swojego partnera w osiąganiu doskonałości operacyjnej. Jesteśmy podekscytowani perspektywą współpracy i jesteśmy zobowiązani zapewnić Państwu najlepszą możliwą obsługę i wsparcie.

Z poważaniem,

Menedżer sprzedaży John Smith AcmeCo

Załączniki: broszura produktu, referencje klientów