Jak napisać dowolny rodzaj listu

Każdy powinien wiedzieć, jak napisać list, niezależnie od tego, czy jest to zapytanie biznesowe, e-mail, list osobisty, czy post w mediach społecznościowych w formacie listu. Pisanie listów to przydatna umiejętność nie tylko do jasnego komunikowania się, ale także do robienia dobrego wrażenia, zwłaszcza pierwszego.

Poniżej wyjaśniamy, jak napisać właściwy list, bez względu na to, jakiego typu potrzebujesz. Omówimy prawidłowy format listu formalnego, takiego jak list motywacyjny lub zapytanie o pracę, a także wskazówki dotyczące pisania listu osobistego, podając kilka przydatnych przykładów każdego z nich.

Jak napisać list

Oto kilka szybkich kroków, jak napisać list:

1. Wybierz format (e-mail, papier i poczta itp.)
2. Jeśli używasz stylu blokowego, wpisz swoje dane kontaktowe i datę u góry (patrz poniżej).
3. W nowym wierszu napisz pozdrowienie, np. „Szanowna Pani Smith” lub „Do kogo to może dotyczyć”.
4. Treść listu napisz w standardowym formacie akapitu.
5. W nowym wierszu napisz komplementy na zakończenie, np. „Z poważaniem” lub „Najlepiej”
6. Podpisz się pod bezpłatnym zamknięciem.

Jakiego rodzaju list napisać?

Nie ma sztywnych zasad. Najbardziej odpowiedni format listu zależy od odbiorców. W przypadku przyjaciela lub bliskiego krewnego najlepszym sposobem jest zazwyczaj zwykła wiadomość lub nieformalny list. Istnieją różne rodzaje liter odpowiednich dla tego formatu. Niektóre obejmują:

• Odręczne listy
• Listy wysłane e-mailem
• Wpisane wiadomości z mediów społecznościowych

Jednakże w przypadku kontaktów biznesowych lub osób, których nie znasz dobrze, oficjalny list napisany na maszynie jest prawie zawsze najwłaściwszym wyborem. W przypadku celów zawodowych napisanie listu formalnego jest skuteczne w następujących przypadkach:

• Listy motywacyjne
• Listy intencyjne
• Listy z propozycjami wartości
• Listy z notatkami biznesowymi
• Listy promocyjne
• Listy referencyjne
• Listy rezygnacyjne
• Dziękuję listy

To tylko niektóre rodzaje listów, które możesz potrzebować w codziennym lub zawodowym środowisku. Zanim napiszesz list, zastanów się, jakiego rodzaju listu potrzebujesz: formalnego czy nieformalnego. Każdy z nich ma inny format, który będziesz chciał zastosować.

Formalne pisanie listów: styl blokowy a styl AMS

Listy formalne — takie jak listy motywacyjne, zapytania biznesowe i pilne powiadomienia — to jedne z najważniejszych listów, jakie kiedykolwiek będziesz musiał napisać. Ponieważ czasami wykorzystuje się je jako dokumenty urzędowe, pisma urzędowe mają bardzo precyzyjną strukturę i specyficzny format. W rzeczywistości istnieje kilka różnych „poprawnych formatów” do wyboru.

Najpopularniejszymi formatami formalnego pisania listów są styl blokowy i styl Amerykańskiego Towarzystwa Matematycznego (AMS). W poniższym przykładzie używamy stylu blokowego, a konkretnie stylupełnegobloku, ponieważ jest on najpopularniejszy.Styl blokowy charakteryzuje się tym, że wszystkie elementy są wyrównane do lewego marginesu strony.Obejmuje to pierwsze wiersze akapitów, w których nie stosuje się wcięć.

AMS jest dość podobny, kierując się wieloma tymi samymi zasadami, co styl blokowy. Istnieje jednak kilka różnic, które pokrótce omówimy w następnej sekcji.

Jak napisać list formalny w stylu blokowym

Krok 1: Wpisz dane kontaktowe i datę

Wszystkie oficjalne pisma zaczynają się oddanych kontaktowych i daty. W stylu pełnego bloku znajduje się to w lewym górnym rogu.

Najpierw jako nadawca wpisz swoje imię i nazwisko oraz adres wyrównany do lewej strony, tak jak w przypadku adresowania koperty. To nie tylko formalność, ale przydatna informacja, dzięki której odbiorca będzie mógł łatwo znaleźć Twoje dane kontaktowe, gdy będzie chciał odpowiedzieć.

Jeśli piszesz na oficjalnym papierze firmowym, który zawiera już te informacje,niemusisz przepisywać danych kontaktowych.

Po adresie pomiń wiersz, a następnie dodaj datę pisania listu.

Na koniec ponownie pomiń wiersz i dodaj imię i nazwisko odbiorcy oraz pełny adres. Jeśli jest to istotne, możesz podać nazwę stanowiska pod imieniem i nazwiskiem. Przed napisaniem pozdrowienia zostaw pustą linię po danych kontaktowych.

Krok 2: Napisz pozdrowienie

Listy oficjalne zawsze zawierają pozdrowienia na początku treści pisanej, które stanowią wskazówkę, że Twoja wiadomość zaraz się rozpocznie. Nazywa się to pozdrowieniem.

Większość pozdrowień zaczyna się od słowa „Kochanie”, a następnie imienia odbiorcy.Wszystkie zwroty pisane sąwielkimi literamii kończą sięprzecinkiem.

Jeśli nie znasz nazwiska odbiorcy, możesz podać także stanowisko lub nawet nazwę działu, np. „Szanowny Przedstawicielu HR”. W ostateczności możesz w dowolnych okolicznościach użyć ogólnego zwrotu „Do kogo to może dotyczyć”. Staraj się unikać słów „Szanowni Państwo”, ponieważ są one nieco przestarzałe.

Krok 3: Napisz treść listu

Tutaj napiszesz swoją wiadomość. Treść listu jest zgodna z normalnymi zasadami gramatyki, więc napisz go tak, jak każdy inny formalny dokument. Jedynym wyjątkiem w przypadku stylu pełnego bloku jest to, że nie dodaje się wcięć pierwszych wierszy akapitów.

W przeciwieństwie do listów osobistych,listy formalne są proste i bezpośrednie, więc nie bój sięprzejść od razu do rzeczy. Niektóre oficjalne listy składają się tylko ze zdania lub dwóch, chociaż inne mogą składać się z akapitów, jeśli jest dużo informacji do przekazania. Ważne jest, aby zachować koncentrację i unikać stycznych tematów.

Chociaż różne kultury firmowe mają różne standardy komunikacji, bezpieczniej jest unikać luźnych sformułowań i żartów; niektórzy nawet odradzają stosowanie skurczów . Powinno to być oczywiste, ale nie używaj slangu, wulgaryzmów ani innego nieodpowiedniego języka.

Jeśli Twój list obejmuje wiele treści, najlepiej załączyć na końcu akapit zamykający, w którym podsumowane zostanie wszystko, co odbiorca powinien wiedzieć. Jak zawsze, nie zapomnij oredakcji i korekcie treści listuprzed wysłaniem.

Krok 4: Napisz bezpłatne zamknięcie

W listach formalnych stosuje się również standardowe bezpłatne zamknięcie lub podpisanie, podobne do pozdrowienia, przed zakończeniem autentycznym podpisem.

Jednym z najpopularniejszych sposobów zamknięcia jest „Z poważaniem”, zawierający pewne odmiany, takie jak „Z szczerą wdzięcznością” lub „ Z poważaniem ”. Inne popularne podpisy to „Najlepszy” i „Twoje”. W przeciwieństwie do pozdrowień, zamykacze używają wielkich liter.Zawsze pisz wielką literę w swoim bezpłatnym zamknięciu, aletylkopierwszą literę.I podobnie jak powitanie,zawsze kończ je przecinkiem.

Jeśli wysyłasz list papierowy, pomiń kilka wierszy po bezpłatnym zamknięciu – w tym miejscu podpisujesz swoje imię i nazwisko. Ponadtozawsze wpisz swoje imię i nazwisko pod podpisemoraz, jeśli ma to zastosowanie, nazwę stanowiska. Wysyłając wiadomość e-mail lub inny list cyfrowy, nie musisz zostawiać pustej linii przed wpisaniem swojego pełnego imienia i nazwiska.

Krok 5: Wspomnij o załączonych materiałach

Ten ostatni krok jest niezbędny tylko wtedy, gdy wraz z listem przesyłasz dodatkowe materiały, takie jak CV, CV, aplikacja, voucher itp. Jeśli wysyłasz sam list, pomiń ten krok.

Po wydrukowanym nazwisku i opcjonalnym stanowisku (pod podpisem) pomiń wiersz, a następnie wpisz „Załącznik:”, a następnie listę dołączonych materiałów. Na przykład, jeśli dołączasz CV, napisz „Załącznik: CV”. Jest to po prostu środek ostrożności, aby odbiorca niczego nie przeoczył lub, jeśli zajdzie taka potrzeba, mógł sprawdzić, czy coś zginęło w wysyłce.

Przykład listu oficjalnego (styl blokowy)

Detektyw inspektor G. Lestrade

35 Nabrzeże Wiktorii

Londyn, Anglia SW1A 2JL, Wielka Brytania

1 lipca 1888

Panie Sherlocku Holmesie

221B ul.Piekarza

Londyn, Anglia NW1 6XE, Wielka Brytania

Szanowny Panie Holmesie,

W imieniu londyńskiej policji prosimy o jak najszybszą obecność w New Scotland Yard. Mamy sprawę wymagającą Twojej specjalistycznej wiedzy i wolimy omówić szczegóły osobiście, biorąc pod uwagę wrażliwość informacji. Dopuszczalny jest dowolny termin przed końcem miesiąca.

Z poważaniem,

G. Lestrade'a

Inspektor detektyw

Załącznik: przepustka dla zwiedzających

Jak napisać list formalny w stylu AMS

W przeważającej części styl AMS wykorzystuje te same zasady i wytyczne, co styl blokowy, łącznie z załącznikami, więc możesz wykonać powyższe kroki niezależnie od używanego stylu. Istnieją jednak dwie główne różnice w stylu AMS, o których należy pamiętać:

1. Nie zostawiaj pustej linii pomiędzy pełnym adresem nadawcy a datą. Data znajduje się bezpośrednio pod adresem.
2. W stylu AMS zawsze pojawia się temat zamiast pozdrowienia lub przed nim. Temat powinien być napisany wielkimi literami i streszczać treść listu w nie więcej niż jednym wierszu, np. „WYMAGANA JEST TWOJA OBECNOŚĆ W SCOTLAND YARD”. Podobnie jak w przypadku pozdrowień, zostaw pustą linię przed i po temacie.

Przykład listu oficjalnego (styl AMS)

Detektyw inspektor G. Lestrade

35 Nabrzeże Wiktorii

Londyn, Anglia SW1A 2JL, Wielka Brytania

1 lipca 1888

TWOJA OBECNOŚĆ W SCOTLAND YARD PROSIMY O TWOJĄ OBECNOŚĆ

Szanowny Panie Holmesie,

[. . .]

Jak napisać list nieformalny

Zgodnie ze swoją nazwą, listy nieformalne są o wiele bardziej swobodne niż listy formalne. Oznacza to, że nie ma aż tak wielu zasad i wytycznych i nikt nie będzie miał nic przeciwko, jeśli nie zostawisz pustego miejsca we właściwym miejscu.

Mimo to istnieje prawidłowy format, który ludzie znają, dlatego wykonaj poniższe kroki jako absolutne minimum.

Krok 1: Umieść datę na górze (opcjonalnie)

Umieszczanie daty na górze listu to zwyczaj wywodzący się z czasów, gdy pisanie listów było głównym środkiem komunikacji. W dzisiejszych czasach umieszczanie daty nie jest już koniecznością, ale niektórzy nadal to robią ze względu na tradycję. W listach nieformalnych jest to całkowicie opcjonalne.

Krok 2: Napisz pozdrowienie

Podobnie jak listy formalne, listy nieformalne zaczynają się od grzecznego powitania adresata. Standardowy format jest taki sam: słowo „Szanowny Panie”, po którym następuje imię i nazwisko osoby, jak w przypadku słowa „Szanowny Panie Lestrade”, używając tytułu pisanego wielką literą.

Jednak nieformalne listy zapewniają większą swobodę, jeśli chodzi o to, co mówisz w swoim pozdrowieniu, i nierzadko można spotkać się z przypadkowymi pozdrowieniami, takimi jak „Cześć [imię]” lub „Witam [imię]”.

Podobnie jak w przypadku pozdrowień w listach formalnych, zwykle kończysz powitanie przecinkiem, a następnie pomijasz wiersz przed rozpoczęciem treści listu. Czasami można zobaczyć, jak ludzie kończą pozdrowienie wykrzyknikiem, w zależności od ich relacji z odbiorcą.

Krok 3: Napisz treść listu

W treści listu piszesz wiadomość, a listy nieformalne często mają na celu podzielenie się wiadomościami lub utrzymanie kontaktu. Zwykle mają ton konwersacyjny, co oznacza, że ​​możesz swobodnie używać slangu i dowolnego języka, którego używasz podczas rozmów osobistych.

Chociaż styczne są bardziej dopuszczalne w nieformalnych listach, nadmierne odbieganie od tematu może nadal niepokoić czytelnika. Staraj się zachować koncentrację najlepiej jak potrafisz, nie brzmiąc przy tym powściągliwie – w końcu nieformalne listy powinny być osobiste.

Krok 4: Napisz bezpłatne zamknięcie

Listy nieformalne również zawierają bezpłatne zamknięcie przed podpisem i mają ten sam format, co listy formalne. Obejmuje to używanie wielkich liter w zdaniu (wielką literą jest tylko pierwsza litera), dodanie przecinka na końcu i pozostawienie wystarczającej ilości miejsca na podpisanie się, jeśli wysyłasz list w wersji papierowej.

Nie musisz jednak trzymać się konwencjonalnych podpisów, takich jak „Z poważaniem”. Jeśli piszesz list osobisty, możesz użyć czegoś bardziej sentymentalnego, w zależności od relacji z odbiorcą, na przykład „Miłość”, „Serdeczne pozdrowienia” lub „Do zobaczenia wkrótce”.

Przykład nieformalnego listu

2 lipca 1888

Co się dzieje, Lestrade!?

To Sherlock! Bardzo się cieszę, że otrzymałam Twój list. Oczywiście, że przyjadę do Scotland Yardu jak najszybciej, bez obaw.

XOXO,

Sherlock „Najlepszy detektyw wszechczasów” Holmes

Co to jest PS?

PS oznacza postscript . Jest to coś, co dodajesz w ostatniej chwili po ukończeniu listu, zwykle jest to drobna wiadomość lub coś drobnego, o czym zapomniałeś podczas pisania treści listu. Zwykle w listach formalnych nie używa się postscriptum; jeśli chcesz coś dodać, będziesz musiał zrewidować cały dokument, aby uwzględnić nowe informacje.

Pisząc postscriptum, po prostu napisz litery „PS”, a następnie swoją wiadomość. Nie ma znaczenia, czy użyjesz kropek, czy nie („PS” i „PS” są dopuszczalne), ale obie litery powinny być zawsze pisane wielką literą.

Jeśli masz więcej niż jeden postscriptum, po prostu dodaj kolejnePna początku każdego nowego PS. Na przykład drugi postscriptum powinien być oznaczony jako „PPS”. a trzeci postscriptum powinien brzmieć „PPPS”.

PS. Rob dostał stanowisko w Great Company! Dziękuję za całe wsparcie podczas jego bezrobocia.

PPS. Muszę odwołać przyjęcie urodzinowe, ale nadal spotykamy się tego wieczoru na drinku, jeśli chcesz przyjść.

Koperta

W Stanach Zjednoczonych maksymalna waga listu pierwszej klasy wynosi 3,5 uncji. Jeśli Twój list ma więcej niż trzy strony lub napisałeś go na grubym papierze, będziesz musiał go zważyć, aby upewnić się, że spełnia wymagania. Rozmiar i kształt koperty również mają znaczenie. Musi być prostokątny i mniejszy niż około 6 na 11 cali, w przeciwnym razie istnieje ryzyko, że poczta go zwróci.

Wysyłanie listu

Gdy już ustalisz, że koperta jest odpowiedniego rodzaju, wystarczy ją wysłać pocztą. (Jeśli jest to list prywatny, zawsze możesz go dostarczyć samodzielnie. W takim przypadku po prostu napisz imię i nazwisko adresata na zewnętrznej stronie koperty. Bonus za dostawę osobistą? Możesz użyć koperty o dowolnym rozmiarze i kształcie!)

W lewym górnym rogu wpisz swoje imię i nazwisko oraz adres lub dołącz etykietę wysyłkową. Na środku koperty starannie wpisz imię i nazwisko oraz adres odbiorcy. Oprócz skrótu stanu i kodu pocztowego, listy międzynarodowe powinny zawierać kraj zarówno w adresie docelowym, jak i zwrotnym.

Stawki za przesyłkę pocztową są różne. Sprawdź aktualne ceny na stronie internetowej US Postal Service lub użyj pieczątki Forever w przypadku miejsc docelowych w USA. Opłata pocztowa znajduje się w prawym górnym rogu koperty.

Sprawdź dokładnie, czy na zewnętrznej stronie koperty wszystko jest w porządku. Jeśli tak, złóż swój list i włóż go starannie. Nie zamykaj go, dopóki nie będziesz mieć pewności, że uwzględniłeś każdą stronę, którą zamierzasz wysłać.

Wskazówki dotyczące pisania listów

Nadal nie wiesz jak napisać odpowiedni list? Pamiętaj o tych wskazówkach dotyczących pisania listów, aby móc komunikować się pewnie.

Oferuj uprzejmości

Podczas gdy listy prywatne zwykle mają przyjazny ton, w listach formalnych również można skorzystać z uprzejmości i uprzejmej etykiety. Proste zdanie, takie jak „Jak się masz?” lub „Mam nadzieję, że masz się dobrze” na początku listu może pomóc nawiązać kontakt nadawcy i odbiorcy, nawet jeśli jego temat jest ściśle służbowy.

Podobnie możesz wyrazić współczucie, żal, wsparcie lub wdzięczność zarówno w listach formalnych, jak i nieformalnych. Oprócz zwykłej etykiety te uprzejmości ustanawiają osobistą więź, która oddziela Twoje listy od tych pisanych przez maszyny.

Napisz dla swojego czytelnika

Podobnie jak w przypadku wszystkich tekstów, zmodyfikuj swój język, aby dostosować go do konkretnego czytelnika. Jeśli piszesz oficjalny list do partnera biznesowego, zachowaj się profesjonalnie i uprzejmie. Jeśli piszesz osobisty list do starego przyjaciela, nie krępuj się opowiadać dowcipy i używać slangu.

Czasami granice się zacierają – „formalny list” do przyjaciela z pracy może mieć bardziej swobodny charakter niż „list osobisty” do dalekiego krewnego. Pisząc, pamiętaj o konkretnym czytelniku, aby nadać mu odpowiedni ton. Jeśli nigdy wcześniej nie spotkałeś odbiorcy, zachowaj uprzejmą formalność.

Dołącz wszystkie niezbędne informacje

Jeśli masz dużo informacji do przekazania, zrób wcześniej małą listę, aby mieć pewność, że uwzględnisz wszystko. Potraktuj to jak mini-kontur, aby mieć pewność, że nic nie prześlizgnie się przez pęknięcia.

Jest to szczególnie ważne w przypadku zaproszeń lub listów dotyczących planowania wydarzeń. Upewnij się, że jasno podałeś najważniejsze fakty – szczególnie miejsceiczas– a także inne niezbędne informacje, takie jak wskazówki lub specjalne wymagania.

Wniosek

Czy nie jest miło wysłać starannie przygotowany list? Z całą pewnością najlepiej napisany list ma największe szanse na osiągnięcie swojego celu. Aby Twój list naprawdę błyszczał, ważne jest, aby był wolny od błędów i nadawał mu odpowiedni ton. Pomoc w pisaniu Grammarly wychwytuje takie rzeczy, jak błędy ortograficzne i gramatyczne, a Grammarly Premium zawiera sugestie dotyczące formatowania i wskazówki, które pomogą Ci pisać jasne, łatwe do zrozumienia listy, które przykują uwagę odbiorcy. Korzystając z Gramatyki, możesz śmiało napisać swój list, gdziekolwiek piszesz!

Ten artykuł został pierwotnie napisany przez Jennifer Calonia w 2020 roku. Został zaktualizowany i zawiera nowe informacje.