Jak napisać dowolny rodzaj listu

Każdy powinien wiedzieć, jak napisać list, niezależnie od tego, czy jest to zapytanie biznesowe, e-mail, list osobisty, czy post w mediach społecznościowych. Pisanie listów to przydatna umiejętność, nie tylko do jasnego komunikowania się, ale także do robienia dobrego wrażenia – zwłaszcza pierwszego wrażenia.

Poniżej wyjaśniamy, jak napisać właściwy list, bez względu na rodzaj, którego potrzebujesz. Omówimy właściwy format listu formalnego, takiego jak list motywacyjny lub zapytanie o pracę, a także wskazówki dotyczące pisania listu osobistego, wraz z kilkoma pomocnymi przykładami każdego z nich.

Jaki rodzaj listu powinieneś napisać?

Nie ma twardych i szybkich zasad. Najbardziej odpowiedni format listu zależy od odbiorców. Dla przyjaciela lub bliskiego krewnego zwykle najlepszym sposobem jest zwykła wiadomość lub nieformalny list. Istnieją różne rodzaje liter, które są odpowiednie dla tego formatu. Niektóre obejmują:

• Odręczne litery
• Listy wysłane e-mailem
• Wpisane wiadomości w mediach społecznościowych

Jednak w przypadku kontaktów biznesowych lub osób, których nie znasz dobrze, pismo pisane na maszynie jest prawie zawsze najwłaściwszym wyborem. W przypadku wykorzystania do celów zawodowych, napisanie formalnego listu jest skuteczne w następujących przypadkach:

• Listy motywacyjne
• Listy intencyjne
• Litery z propozycjami wartości
• Listy memorandum biznesowego
• Listy promocyjne
• Referencje
• Listy rezygnacyjne
• Dziękuję listy

To tylko niektóre rodzaje listów, których możesz potrzebować napisać w zwykłym lub zawodowym środowisku. Zanim napiszesz list, zastanów się, jakiego rodzaju listu potrzebujesz: formalny lub nieformalny. Każdy ma inny format, którego będziesz chciał przestrzegać.

Formalne pisanie listów: styl blokowy a styl AMS

Listy formalne — takie jak listy motywacyjne, zapytania biznesowe i pilne powiadomienia — to jedne z najważniejszych listów, jakie kiedykolwiek będziesz musiał napisać. Ponieważ są one czasami używane jako dokumenty urzędowe, pisma formalne mają bardzo precyzyjną strukturę i szczególny format. W rzeczywistości istnieje kilka różnych „właściwych formatów” do wyboru.

Najpopularniejsze formaty formalnego pisania listów to styl blokowy i styl Amerykańskiego Towarzystwa Matematycznego (AMS). W poniższym przykładzie używamy stylu blokowego, a konkretnie stylu pełnego bloku, ponieważ jest on najbardziej popularny. Styl blokowy charakteryzuje się wyrównaniem wszystkich elementów do lewego marginesu strony. Obejmuje to pierwsze wiersze akapitów, które nie używają wcięć.

AMS jest dość podobny, przestrzega wielu takich samych zasad jak styl blokowy. Istnieje jednak kilka różnic, które pokrótce omówimy w następnej sekcji.

Jak napisać formalny list w stylu blokowym

Krok 1: Wpisz dane kontaktowe i datę

Wszystkie formalne pisma zaczynają się od danych kontaktowych i daty . W stylu pełnego bloku znajduje się w lewym górnym rogu.

Najpierw jako nadawca wpisz swoje imię i nazwisko oraz adres wyrównane do lewej strony, tak jak przy adresowaniu koperty. To nie tylko formalność, ale przydatne włączenie, dzięki któremu odbiorca może łatwo znaleźć Twoje dane kontaktowe, gdy chce odpowiedzieć.

Jeśli piszesz na oficjalnym papierze firmowym, który zawiera już te informacje, nie musisz przepisywać danych kontaktowych.

Po adresie pomiń linię, a następnie dodaj datę pisania listu.

Na koniec ponownie pomiń linię i dodaj imię i nazwisko oraz pełny adres odbiorcy. Jeśli ma to znaczenie, możesz podać nazwę stanowiska pod nazwiskiem. Zostaw pustą linię po danych kontaktowych przed napisaniem pozdrowienia.

Krok 2: Napisz pozdrowienie

Formalne listy zawsze mają powitanie na początku pisanej treści, jako sygnał, że wiadomość ma się rozpocząć. Nazywa się to pozdrowieniem.

Większość pozdrowień zaczyna się od słowa „Kochanie”, a następnie od imienia odbiorcy. Wszystkie zwroty grzecznościowe używają wielkich liter w tytule i kończą się przecinkiem .

Jeśli nie znasz nazwiska odbiorcy, możesz również użyć stanowiska, a nawet nazwy działu, na przykład „Drogi Przedstawicielu HR”. W ostateczności możesz użyć ogólnego zwrotu „Kogo to może dotyczyć” w każdych okolicznościach. Staraj się unikać słowa „Dear Sir or Madam”, ponieważ jest to trochę przestarzałe.

Krok 3: Napisz treść listu

Tutaj piszesz swoją wiadomość. Treść listu jest zgodna z normalnymi zasadami gramatyki, więc napisz go tak, jak każdy inny formalny dokument. Jedynym wyjątkiem dla stylu pełnego bloku jest brak wcięcia pierwszych wierszy akapitów .

W przeciwieństwie do listów osobistych, listy formalne są proste i bezpośrednie , więc nie bój się przejść od razu do sedna . Niektóre oficjalne listy mają długość tylko jednego lub dwóch zdań, chociaż inne mogą przejść do akapitów, jeśli jest dużo informacji do przekazania. Ważne jest, abyś był skupiony i unikał niejasnych tematów.

Chociaż w różnych kulturach firmy obowiązują różne standardy komunikacji, bezpieczniej jest unikać swobodnych fraz i żartów; niektórzy nawet odradzają stosowanie skurczów . Powinno to być oczywiste, ale nie używaj slangu, wulgaryzmów ani innego niewłaściwego języka.

Jeśli Twój list obejmuje dużo, najlepiej dołączyć na końcu akapit zamykający, podsumowujący wszystko, co odbiorca musi wiedzieć. Jak zawsze, nie zapomnij zredagować i sprawdzić treści listu przed wysłaniem.

Krok 4: Napisz bezpłatne zamknięcie

W listach formalnych stosuje się również standardowe, uzupełniające zamknięcie lub podpisanie, podobne do pozdrowienia, przed zakończeniem autentycznym podpisem.

Jednym z najczęstszych zamykaczy jest „Z poważaniem”, w tym niektóre odmiany, takie jak „Z szczerą wdzięcznością” lub „ Z poważaniem ”. Inne popularne podpisy to „Najlepsze” i „Twoje”. W przeciwieństwie do pozdrowienia, zamykacze używają wielkich liter w zdaniach. Zawsze pisz wielką pierwszą literę bezpłatnego zamknięcia, ale I tak jak pozdrowienie, zawsze kończ przecinkiem .

Jeśli wysyłasz list w formie papierowej, pomiń kilka wierszy po bezpłatnym zamknięciu — w tym miejscu podpisujesz swoje imię i nazwisko. Dodatkowo zawsze wpisuj swoje imię i nazwisko pod podpisem , a także swoje stanowisko, jeśli dotyczy. Wysyłając wiadomość e-mail lub inny list cyfrowy, nie musisz zostawiać pustej linii przed wpisaniem swojego imienia i nazwiska.

Krok 5: Wspomnij o załączonych materiałach

Ten ostatni krok jest konieczny tylko wtedy, gdy wraz z listem wysyłasz dodatkowe materiały, takie jak CV lub CV, aplikacja, voucher itp. Jeśli wysyłasz tylko list, zignoruj ​​ten krok.

Po wydrukowanym nazwisku i opcjonalnym stanowisku (pod podpisem) pomiń linię, a następnie napisz „Załącznik:”, a następnie listę dołączonych materiałów. Na przykład, jeśli dołączasz CV, napisałbyś „Załącznik: CV”. Jest to po prostu środek ostrożności, aby odbiorca niczego nie przegapił lub, w razie potrzeby, mógł sprawdzić, czy coś zaginęło podczas wysyłki.

Przykładowy list formalny (styl blokowy)

Detektyw Inspektor G. Lestrade
35 Nabrzeże Wiktorii
Londyn, Anglia SW1A 2JL, Wielka Brytania

1 lipca 1888 r

Pan Sherlock Holmes
ul. Bakera 221B
Londyn, Anglia NW1 6XE, Wielka Brytania

Szanowny Panie Holmes,

W imieniu londyńskiej policji prosimy o jak najszybszą obecność w New Scotland Yard. Mamy sprawę, która wymaga Twojej specjalistycznej wiedzy i wolimy omówić szczegóły osobiście, biorąc pod uwagę poufność informacji. Dopuszczalny jest dowolny termin przed końcem miesiąca.

Z poważaniem,
G. Lestrade
Inspektor detektyw

Załącznik: Przepustka dla gości

Jak napisać list formalny w stylu AMS

W większości styl AMS wykorzystuje te same zasady i wytyczne, co styl blokowy, w tym obudowy, więc możesz wykonać powyższe kroki niezależnie od używanego stylu. Istnieją jednak dwie główne różnice w stylu AMS, o których należy pamiętać:

1. Nie zostawiaj pustej linii między pełnym adresem nadawcy a datą. Data znajduje się bezpośrednio pod adresem.
2. Styl AMS zawsze używa tematu w miejscu lub przed zwrotem grzecznościowym. Wiersz tematu powinien być napisany wielkimi literami i streszczać treść listu w nie więcej niż jednym wierszu, np. „PROSZĘ O TWOJĄ OBECNOŚĆ W SCOTLAND YARD”. Podobnie jak w przypadku pozdrowień, zostaw pustą linię przed i po temacie.

Przykładowy list formalny (styl AMS)

Detektyw Inspektor G. Lestrade
35 Nabrzeże Wiktorii
Londyn, Anglia SW1A 2JL, Wielka Brytania

1 lipca 1888 r

TWOJA OBECNOŚĆ JEST WYMAGANA W SCOTLAND YARD

Szanowny Panie Holmes,

[. . .]

Jak napisać nieformalny list

Zgodnie z nazwą, nieformalne listy są o wiele bardziej swobodne niż formalne. Oznacza to, że nie ma prawie tylu zasad i wytycznych i nikt nie będzie miał nic przeciwko, jeśli nie zostawisz pustego miejsca we właściwym miejscu.

Mimo to istnieje poprawny format, który ludzie znają, więc wykonaj poniższe czynności jako absolutne minimum.

Krok 1: Umieść datę u góry (opcjonalnie)

Umieszczanie daty na początku listu to zwyczaj wywodzący się z czasów, gdy pisanie listów było podstawowym środkiem komunikacji. W dzisiejszych czasach podawanie daty nie jest już koniecznością, ale niektórzy nadal to robią z powodu tradycji. W nieformalnych listach jest to całkowicie opcjonalne.

Krok 2: Napisz pozdrowienie

Podobnie jak listy formalne, listy nieformalne zaczynają się od uprzejmego powitania adresata. Standardowy format jest taki sam: słowo „Dear”, po którym następuje imię osoby, tak jak w „Dear Mr. Lestrade”, używając w tytule wielkich liter.

Jednak nieformalne listy zapewniają większą swobodę, jeśli chodzi o to, co mówisz w powitaniu, i nierzadko można zobaczyć przypadkowe pozdrowienia, takie jak „Cześć [Imię]” lub „Witaj [Imię]”.

Podobnie jak w przypadku pozdrowień w formalnych listach, zwykle kończysz powitanie przecinkiem, a następnie pomijasz linię przed rozpoczęciem treści listu. Czasami widzisz, jak ludzie kończą pozdrowienie wykrzyknikiem, w zależności od ich relacji z odbiorcą.

Krok 3: Napisz treść listu

Treść listu to miejsce, w którym piszesz swoją wiadomość, a nieformalne listy często mają na celu udostępnianie wiadomości lub utrzymywanie kontaktu. Zwykle mają ton konwersacyjny, co oznacza, że ​​możesz używać slangu i dowolnego języka, którego używasz, rozmawiając osobiście.

Chociaż styczne są bardziej dopuszczalne w nieformalnych listach, nadmierne odchodzenie od tematu może nadal niepokoić czytelnika. Staraj się jak najlepiej skoncentrować, nie brzmiąc na powściągliwe — w końcu nieformalne listy mają być osobiste.

Krok 4: Napisz bezpłatne zamknięcie

W pismach nieformalnych stosuje się również komplementarne zamknięcie przed podpisem, zachowując ten sam format, co pisma formalne. Obejmuje to używanie wielkich liter w zdaniach (wielkość tylko pierwszej litery), dodanie przecinka na końcu i pozostawienie wystarczającej ilości miejsca do podpisania swojego imienia i nazwiska, jeśli wysyłasz list w formie papierowej.

Nie musisz jednak trzymać się konwencjonalnych podpisów, takich jak „Z poważaniem”. Jeśli piszesz list osobisty, możesz użyć czegoś bardziej sentymentalnego w zależności od relacji z odbiorcą, na przykład „Miłość”, „Serdecznie pozdrawiam” lub „Do zobaczenia wkrótce”.

Przykład listu nieformalnego

2 lipca 1888 r

Co się dzieje, Lestrade!?

To Sherlock! Tak się cieszę, że otrzymam twój list. Oczywiście przyjadę do Scotland Yardu jak najszybciej, bez obaw.

BUŹIAKI,
Sherlock „Najlepszy detektyw w historii” Holmes

Co to jest PS?

PS oznacza postscriptum . Jest to coś, co dodajesz w ostatniej chwili po ukończeniu listu, zwykle albo drobne wiadomości, albo coś, o czym zapomniałeś podczas pisania listu. Zazwyczaj nie używasz postscriptum w formalnych listach; jeśli chcesz coś dodać, będziesz musiał przejrzeć cały dokument, aby uwzględnić nowe informacje.

Pisząc postscriptum, po prostu napisz litery „PS”, a następnie swoją wiadomość. Nie ma znaczenia, czy używasz kropek, czy nie („PS” i „PS” są dopuszczalne), ale obie litery powinny być zawsze pisane wielkimi literami.

Jeśli masz więcej niż jeden postscript, po prostu dodaj kolejne P na początku każdego nowego PS. Na przykład twój drugi postscript powinien być oznaczony jako „PPS”. a trzeci postscriptum powinien brzmieć „PPPS”.

PS. Rob dostał stanowisko w Wielkiej Kompanii! Dzięki za całe wsparcie podczas jego bezrobocia.

PPS. Muszę odwołać moje przyjęcie urodzinowe, ale nadal spotykamy się tego wieczoru na drinka, jeśli chcesz przyjść.

Koperta

W Stanach Zjednoczonych maksymalna waga listu pierwszej klasy wynosi 3,5 uncji. Jeśli Twój list ma więcej niż trzy strony lub napisałeś go na grubym papierze, będziesz musiał go zważyć, aby upewnić się, że spełnia wymagania. Rozmiar i kształt koperty też mają znaczenie. Musi być prostokątny i mniejszy niż około 6 na 11 cali, w przeciwnym razie istnieje ryzyko, że poczta go zwróci.

Wysyłanie listu

Po ustaleniu, że koperta jest odpowiedniego rodzaju, wystarczy ją wysłać. (Jeśli jest to list osobisty, zawsze możesz go dostarczyć samodzielnie. W takim przypadku wystarczy napisać imię i nazwisko adresata na zewnętrznej stronie koperty. Premia za doręczenie ręczne? Możesz użyć koperty o dowolnym rozmiarze i kształcie!)

W lewym górnym rogu wpisz swoje imię i nazwisko oraz adres lub dołącz etykietę adresową. Na środku koperty dokładnie napisz imię i nazwisko oraz adres odbiorcy. Oprócz skrótu państwowego i kodu pocztowego listy międzynarodowe powinny zawierać kraj docelowy i adres zwrotny.

Stawki pocztowe są różne. Sprawdź aktualne ceny na stronie US Postal Service lub użyj znaczka Forever dla miejsc w USA. Opłata pocztowa idzie w prawym górnym rogu koperty.

Sprawdź dokładnie, czy wszystko na zewnętrznej stronie koperty jest prawidłowe. Jeśli tak, złóż list i włóż go starannie. Nie zaklejaj go, dopóki nie upewnisz się, że dołączyłeś każdą stronę, którą zamierzasz wysłać.

Wskazówki dotyczące pisania listów

Nadal nie wiesz, jak napisać poprawny list? Pamiętaj o tych wskazówkach dotyczących pisania listów, które pomogą Ci komunikować się z pewnością.

Oferuj uprzejmości

Podczas gdy listy osobiste mają tendencję do używania przyjaznego tonu, również listy formalne mogą korzystać z uprzejmości i uprzejmej etykiety. Proste zdanie, takie jak „Jak się masz?” lub „Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku” na początku listu może pomóc połączyć nadawcę z odbiorcą, nawet jeśli temat jest ściśle biznesowy.

Podobnie możesz również wyrazić współczucie, żal, wsparcie lub wdzięczność zarówno w listach formalnych, jak i nieformalnych. Oprócz zwykłej etykiety, te uprzejmości ustanawiają osobisty związek, który oddziela twoje listy od tych pisanych przez maszyny.

Napisz dla swojego czytelnika

Podobnie jak w przypadku każdego pisma, zmodyfikuj swój język, aby dostosować go do konkretnego czytelnika. Jeśli piszesz oficjalny list do partnera biznesowego, bądź profesjonalny i uprzejmy. Jeśli piszesz osobisty list do starego przyjaciela, nie krępuj się żartować i używać slangu.

Czasami linie się zacierają – „oficjalny list” do przyjaciela z pracy może być bardziej swobodny niż „osobisty list” do dalekiego krewnego. Podczas pisania pamiętaj o konkretnym czytelniku, aby uzyskać odpowiedni ton. Jeśli nigdy wcześniej nie spotkałeś odbiorcy, zachowaj uprzejmą formalność.

Dołącz wszystkie niezbędne informacje

Jeśli masz dużo informacji do przekazania, zrób wcześniej krótką listę, aby upewnić się, że wszystko obejmujesz. Potraktuj to jak minikonspekt, aby upewnić się, że nic nie prześlizguje się przez pęknięcia.

Jest to szczególnie ważne w przypadku zaproszeń lub listów dotyczących planowania wydarzeń. Upewnij się, że jasno podałeś najważniejsze fakty – w szczególności gdzie i kiedy – oraz inne niezbędne informacje, takie jak wskazówki lub specjalne wymagania.

Wniosek

Czy nie jest przyjemnie wysłać starannie przygotowany list? Z pewnością dobrze napisany list ma największe szanse na osiągnięcie swojego celu. Aby Twój list naprawdę błyszczał, ważne jest, aby był wolny od błędów i nadawał odpowiedni ton. Pomoc w pisaniu Grammarly wyłapuje takie rzeczy, jak błędy ortograficzne i gramatyczne, a Grammarly Premium zawiera sugestie i wskazówki dotyczące formatowania, które mogą pomóc w pisaniu jasnych, łatwych do naśladowania listów, które przykują uwagę odbiorcy. Korzystając z Grammarly, możesz bez obaw pisać list, gdziekolwiek piszesz!

Ten artykuł został pierwotnie napisany przez Jennifer Calonię w 2020 roku. Został zaktualizowany, aby zawierał nowe informacje.