Jak napisać porządek spotkania w 5 krokach

Czy kiedykolwiek siedziałeś na spotkaniu, na którym nie musiałeś być? A może zauważyłeś, że spotkanie się spóźniło z powodu złego zarządzania czasem. Z pewnością musi istnieć sposób, aby zapobiec niekontrolowanym spotkaniom!

Jest. Nazywa się to planem spotkania. Agenda spotkania to zarys, który określa, czego dotyczy spotkanie i harmonogram spotkania. Celem planu spotkania jest to, aby spotkania były tematyczne, skuteczne i zorientowane na cel.

Niezależnie od tego, czy jesteś liderem zespołu w startupie, organizatorem organizacji non-profit, czy członkiem zarządu swojej firmy, musisz wiedzieć, jak napisać skuteczny program spotkania. Jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak wyjść ze spotkania , to jest dla Ciebie. Zapoznaj się z naszym przewodnikiem krok po kroku dotyczącym pisania programu spotkania, zawierającym przykłady.

Co to jest porządek spotkania?

Agenda spotkania to zarys tego, co będzie się działo podczas spotkania. Może to obejmować tematy, cele, harmonogram, wyznaczonych prelegentów, dokumenty pomocnicze i punkty do omówienia. Program spotkania jest zwykle udostępniany uczestnikom przed spotkaniem, aby mogli się przygotować.

Jeśli kiedykolwiek pomyślałeś, że zamiast spotkania mógłbyś zastosować komunikację asynchroniczną , prawdopodobnie chcesz odświeżyć sobie wiedzę na temat pisania planu zajęć. Programy spotkań to istotne narzędzia przed, w trakcie i po spotkaniu.

Agenda spotkania może zostać wykorzystana przed spotkaniem, aby ustalić oczekiwania i przygotować się. Podczas spotkania porządek obrad tworzy strukturę, oszczędza czas i utrzymuje koncentrację. Po posiedzeniu porządek obrad można wykorzystać do podsumowania spotkania lub sporządzenia protokołu.

Oto kilka korzyści płynących ze stosowania planu spotkania:

• Daje to spotkaniu jasny cel.
• Pomaga Ci utrzymać się na właściwej drodze.
• Określa obowiązki.
• Jego struktura pozwala efektywnie zarządzać czasem.
• Zapewnia, że ​​istotne tematy zostaną omówione.
• Stworzenie wyjaśnia oczekiwania i obowiązki.
• Zmniejsza to stratę czasu.
• Wysłanie agendy z wyprzedzeniem przygotowuje uczestników.

Niektórzy eksperci sugerują, że programy spotkań należy wykorzystywać na każdym spotkaniu, inni zaś zalecają wykorzystywanie ich jedynie w przypadku spotkań formalnych. Jeśli chcesz zaoszczędzić czas , utrzymać się na właściwej drodze lub osiągnąć konkretny cel podczas spotkania, agenda jest doskonałym narzędziem do osiągnięcia tego.

Co powinno znaleźć się w porządku spotkania?

Porządek spotkania powinien jasno określać cel spotkania. Niektóre programy spotkań mogą być bardziej szczegółowe niż inne. Na przykład nie wszystkie spotkania wymagają przydzielenia czasu na tematy lub dokumenty uzupełniające. Jednak im bardziej szczegółowy program, tym łatwiej utrzymać się w temacie.

Doskonały program spotkania obejmuje:

• Temat spotkania
• Spotkanie celów
• Lista tematów
• Szacunkowy przydział czasu na każdy temat
• Dokumenty uzupełniające
• Czas na swobodną dyskusję
• Ostateczny przegląd

5 kroków do napisania programu spotkania

Skuteczny program będzie uwzględniał wszystkich uczestników, cele, które chcesz osiągnąć oraz czas przeznaczony na spotkanie. Oto jak w pięciu krokach napisać plan spotkania, aby spotkanie było skuteczne i wydajne.

1 Skoncentruj się na jednym temacie

Zanim zaczniesz pisać program spotkania, poświęć chwilę na rozważenie, czego chcesz od spotkania. Jakie są Twoje cele? Jaki jest temat tego spotkania? Określ rodzaj spotkania.

Posiadanie tematu i określenie rodzaju spotkania pomoże określić jego temat, co umożliwi uczestnikom przygotowanie się. Twoje cele powinny opisywać, co chcesz osiągnąć podczas spotkania.

Oto kilka typowych typów spotkań:

• Spotkanie zespołu— dyskusja na temat statusu projektu, rozwiązanie ewentualnych problemów i ustalenie ważnych terminów.
• Posiedzenie zarządu— formalna dyskusja o sprawach biznesowych.
• Sesja wykonawcza— spotkanie mające na celu wyjaśnienie potrzeb w zakresie posiedzeń zarządu.
• Spotkanie inaugurujące projekt— prezentacja nowych celów projektu, rezultatów i harmonogramów.
• Burza mózgów– współpraca nad nowymi pomysłami.
• Spotkanie informacyjne— zorganizowany czas na konstruktywną informację zwrotną.
• Spotkanie Agile— ukierunkowane spotkanie poświęcone przeglądom sprintów, przeglądom projektów i podsumowaniom opinii.
• Spotkanie Scrumowe– planowanie sprintu, stand-upy, udoskonalanie rejestru produktu lub przeglądy sprintów w formacie scrum.
• Spotkanie retrospektywne– sesja informacji zwrotnej po projekcie.
• Spotkanie wprowadzające— spotkanie grupowe w celu zapoznania się z nowym pracownikiem.
• Spotkanie komitetu— podgrupa w firmie lub zespole zajmująca się konkretnym projektem lub problemem.

2 Zdecyduj o tematach

Skontaktuj się ze swoimi kolegami z zespołu, innymi członkami zarządu, członkami komisji i wszystkimi ważnymi interesariuszami, aby dowiedzieć się, czy jest coś, co chcieliby omówić podczas spotkania. Zapewnienie każdemu szansy na wypowiedź gwarantuje, że nikt nie będzie musiał mówić za dużo, aby jego głos został usłyszany. Wykorzystaj informacje zebrane od interesariuszy, wyznaczone cele i rodzaj spotkania, aby utworzyć listę tematów, które należy omówić podczas spotkania.

Upewnij się, że tematy odpowiadają zarówno rodzajowi spotkania, jakie chcesz odbyć, jak i celom, które chcesz osiągnąć. Zastanów się, ile tematów możesz omówić w czasie przeznaczonym na spotkanie. Nie pakuj się za dużo!

3 Ustal limity czasowe i liderów dla każdego tematu

Aby pozostać na bieżąco, pomocne może być ustalenie limitów czasowych dla każdego tematu, który chcesz omówić. Jeśli koordynator spotkania nie planuje kierować rozmową na każdy temat, powinien wyznaczyć lidera dla każdego tematu.

Lider będzie odpowiedzialny za kierowanie spotkaniem przez cały czas trwania jego tematu, dostarczenie wszelkich odpowiednich dokumentów lub slajdów oraz dopilnowanie, aby temat trzymał się terminów określonych w porządku obrad. Jeśli prowadzisz spotkanie, warto przypomnieć liderom tematów, aby w dniu spotkania przynieśli ze sobą niezbędne dokumenty.

4 Rozważ niezbędne dokumenty

Zrób listę wszystkich dokumentów niezbędnych na spotkanie. Może to obejmować slajdy prezentacji, dane, szczegóły projektu, wyniki testów, modele szkieletowe, prototypy, arkusze obecności lub protokoły z poprzednich spotkań .

Jeśli ktoś inny z Twojego zespołu musi przynieść te dokumenty na spotkanie, pamiętaj, aby poinformować tę osobę i uwzględnić tę informację w porządku obrad.

5 Zostaw czas na dyskusję i przegląd

Na końcu porządku obrad zostaw czas na krótki przegląd i dyskusję. Ze względu na harmonogram ludzie czasami potrzebują czasu pod koniec spotkania, aby zadać pytania. Dodatkowo, jeśli pracowałeś nad osiągnięciem celu, nie zaszkodzi jeszcze raz omówić to, co omawiałeś podczas spotkania.

Jeśli organizujesz cotygodniowe spotkanie, możesz nie potrzebować na to dużo czasu. Często wystarczy pięć minut na podsumowanie spotkania. Jeśli jednak jest to spotkanie odbywające się co miesiąc lub dotyczy nowych informacji, zamiast tego powinieneś zarezerwować dziesięć do dwudziestu minut na koniec spotkania.

Przykładowy porządek spotkania

Poniżej zamieściliśmy zarys typowego programu spotkań.

Tytuł spotkania:Data:Miejsce i godzina:Prowadzący spotkanie:Członkowie obecni:Cel spotkania:

Raport stanu(10 minut)

Pozwól każdemu obecnemu członkowi na kilka chwil podzielić się tym, gdzie się znajduje.

Gol(15 minut)

Omów cel spotkania, oczekiwane rezultaty i to, co wszyscy muszą zrobić, aby je osiągnąć.

Nowe tematy(20 minut)

Udostępnij wszelkie nowe informacje lub tematy kierowane przez członków, które wymagają omówienia.

Przegląd(5 minut)

Przejrzyj to, co zostało omówione podczas spotkania, utwórz listę elementów do działania i zostaw miejsce na wszelkie pytania, które nie zostały jeszcze rozwiązane.

Często zadawane pytania dotyczące programu spotkania

Co to jest porządek spotkania?

Agenda spotkania to zarys tego, co będzie się działo podczas spotkania. Obejmuje to:

• Tematy
• Cele
• Oś czasu
• Wyznaczeni prelegenci
• Dokumenty uzupełniające
• Punkty do dyskusji

Co powinno znaleźć się w porządku spotkania?

Porządek spotkania powinien zawierać następujące elementy:

• Temat spotkania
• Cele
• Lista tematów
• Szacunkowy przydział czasu na każdy temat
• Dokumenty uzupełniające
• Czas na swobodną dyskusję
• Ostateczny przegląd

Kiedy warto skorzystać z planu spotkania?

Powinieneś używać planu spotkań w przypadku wszystkich spotkań — lub przynajmniej tych formalnych. Jeśli chcesz zaoszczędzić czas, utrzymać się na właściwej drodze lub osiągnąć konkretny cel podczas spotkania, agenda jest doskonałym narzędziem do osiągnięcia tego.