Jak napisać program spotkania w 5 krokach

Jaki jest plan spotkania?

Program spotkania to zarys tego, co wydarzy się podczas spotkania. Może to obejmować tematy, cele, harmonogram, wyznaczonych mówców, dokumenty pomocnicze i punkty do dyskusji. Program spotkania jest zwykle udostępniany uczestnikom przed spotkaniem, aby mogli się przygotować.

Jeśli kiedykolwiek myślałeś, że możesz użyć komunikacji asynchronicznej zamiast spotkania, prawdopodobnie chcesz odświeżyć, jak napisać program. Programy spotkań są ważnymi narzędziami przed, w trakcie i po spotkaniu.

Program spotkania można wykorzystać przed spotkaniem, aby ustalić oczekiwania i przygotować się. Podczas spotkania agenda tworzy strukturę, oszczędza czas i utrzymuje koncentrację. Po spotkaniu, porządek dzienny może być wykorzystany do podsumowania spotkania lub sporządzenia protokołu.

Oto kilka korzyści z używania planu spotkania:

• Nadaje spotkaniu jasny cel.
• Pomaga Ci pozostać na dobrej drodze.
• Określa obowiązki.
• Jego struktura pozwala na efektywne zarządzanie czasem.
• Zapewnia omówienie podstawowych tematów.
• Stworzenie jednego wyjaśnia oczekiwania i obowiązki.
• Zmniejsza zmarnowany czas.
• Wcześniejsze przesłanie agendy przygotowuje uczestników.

Niektórzy eksperci sugerują, że agendy spotkań powinny być stosowane na każdym spotkaniu, inni zalecają używanie ich tylko podczas spotkań formalnych. Jeśli chcesz zaoszczędzić czas , pozostać na dobrej drodze lub osiągnąć konkretny cel podczas spotkania, agenda jest świetnym narzędziem do osiągnięcia tego celu.

Co powinno znaleźć się w agendzie spotkania?

Program spotkania powinien jasno określać cel spotkania. Niektóre plany spotkań mogą być bardziej szczegółowe niż inne. Na przykład nie wszystkie spotkania wymagają przydziału czasu na tematy lub dokumenty uzupełniające. Jednak im bardziej szczegółowy program, tym łatwiej pozostać w temacie.

Doskonały program spotkania obejmuje:

• Temat spotkania
• Osiąganie celów
• Lista tematów
• Szacowane przydziały czasu dla każdego tematu
• Dokumentów potwierdzających
• Czas na swobodną dyskusję
• Ostateczny przegląd

5 kroków do napisania agendy spotkania

Skuteczny program uwzględni wszystkich uczestników, cele, które chcesz osiągnąć oraz czas przeznaczony na spotkanie. Oto jak napisać agendę spotkania w pięciu krokach, aby mieć efektywne i wydajne spotkanie.

1 Skoncentruj się na jednym temacie

Zanim zaczniesz pisać swój plan spotkania, poświęć chwilę na zastanowienie się, czego chcesz od spotkania. Jakie są Twoje cele? Jaki jest temat tego spotkania? Określ rodzaj spotkania.

Posiadanie tematu i określenie rodzaju spotkania pomoże określić cel spotkania, co pozwoli uczestnikom na przygotowanie się. Twoje cele powinny opisywać, co chcesz osiągnąć podczas spotkania.

Oto kilka typowych typów spotkań:

• Spotkanie zespołu — dyskusja o statusie projektu, rozwiązywanie wszelkich problemów i ustalanie ważnych terminów.
• Posiedzenie zarządu — formalne omówienie spraw biznesowych.
• Sesja kierownicza — spotkanie w celu wyjaśnienia potrzeb w zakresie spotkań zarządu.
• Spotkanie inauguracyjne projektu — prezentacja nowych celów projektu, wyników i terminów.
• Spotkanie burzy mózgów — współpraca nad nowymi pomysłami.
• Spotkanie zwrotne — zorganizowany czas na konstruktywną informację zwrotną.
• Spotkanie zwinne — skoncentrowane na przeglądach sprintów, przeglądach projektów i podsumowaniach informacji zwrotnych.
• Spotkanie Scrum — planowanie sprintu, stand-upy, udoskonalanie backlogu produktu lub przeglądy sprintów w formacie scrum.
• Spotkanie retrospektywne — sesja informacji zwrotnej po projekcie.
• Spotkanie onboardingowe — spotkanie grupowe w celu orientacji w nowym zatrudnieniu.
• Spotkanie komitetu — podgrupa w firmie lub zespole zajmująca się konkretnym projektem lub kwestią.

2 Zdecyduj się na tematy

Skontaktuj się z kolegami z zespołu, innymi członkami zarządu, członkami komitetu i innymi ważnymi interesariuszami, aby dowiedzieć się, czy jest coś, o czym chcieliby porozmawiać podczas spotkania. Dając każdemu szansę na rozmowę, nikt nie będzie musiał mówić zbyt wiele, aby usłyszeć ich głos. Wykorzystaj informacje zebrane od interesariuszy, ustalanie celów i typ spotkania, aby utworzyć listę tematów, które należy omówić podczas spotkania.

Upewnij się, że tematy dotyczą zarówno rodzaju spotkania, jakie chcesz odbyć, jak i celów, które chcesz osiągnąć. Zastanów się, ile tematów możesz omówić w czasie przeznaczonym na spotkanie. Nie pakuj za dużo!

3 Ustaw limity czasowe i liderów dla każdego tematu

Aby pozostać na dobrej drodze, warto ustalić limity czasowe dla każdego tematu, który chcesz omówić. Jeśli koordynator spotkania nie planuje kierować konwersacją dla każdego tematu, powinien wyznaczyć lidera dla każdego tematu.

Lider będzie odpowiedzialny za kierowanie spotkaniem przez cały czas trwania jego tematu, dostarczenie wszelkich istotnych dokumentów lub slajdów oraz zapewnienie, że temat pozostanie w terminach określonych w agendzie. Jeśli prowadzisz spotkanie, warto przypomnieć liderom tematu, aby przynieśli potrzebne dokumenty w dniu spotkania.

4 Rozważ niezbędne dokumenty

Zrób listę niezbędnych dokumentów na spotkanie. Może to obejmować slajdy prezentacji, dane, szczegóły projektu, wyniki testów, makiety, prototypy, arkusze obecności lub protokoły z poprzednich spotkań .

Jeśli ktoś inny z Twojego zespołu musi przynieść te dokumenty na spotkanie, poinformuj go o tym i umieść te informacje w porządku obrad.

5 Zostaw czas na dyskusję i przegląd

Na końcu porządku obrad zostaw czas na krótki przegląd i dyskusję. W przypadku harmonogramu ludzie czasami potrzebują czasu pod koniec spotkania, aby zadać pytania. Dodatkowo, jeśli pracowałeś nad celem, nie zaszkodzi jeszcze raz przejrzeć to, co omówiłeś podczas spotkania.

Jeśli organizujesz cotygodniowe spotkanie, możesz nie potrzebować na to dużo czasu. Często wystarczy pięć minut na powtórkę pod koniec spotkania. Ale jeśli jest to spotkanie, które odbywa się co miesiąc lub dotyczy nowych informacji, zamiast tego należy zostawić dziesięć do dwudziestu minut pod koniec spotkania.

Przykładowy plan spotkania

Poniżej zamieściliśmy zarys typowego programu spotkania.

Tytuł spotkania: Data: Miejsce i czas: Kierownik spotkania: Obecni członkowie: Cel spotkania:

Raport o stanie (10 minut)

Daj każdemu obecnemu członkowi kilka chwil na opowiedzenie, gdzie się znajduje.

Gol (15 minut)

Omów swój cel spotkania, oczekiwane wyniki i to, co każdy musi zrobić, aby je osiągnąć.

Nowe tematy (20 minut)

Podziel się nowymi informacjami lub tematami, które należy omówić.

Przegląd (5 minut)

Przejrzyj to, co zostało omówione podczas spotkania, utwórz listę czynności do wykonania i zostaw miejsce na wszelkie pytania, na które jeszcze nie odpowiedziano.

Często zadawane pytania dotyczące programu spotkania

Jaki jest plan spotkania?

Program spotkania to zarys tego, co wydarzy się podczas spotkania. Obejmuje to:

• Tematy
• Cele
• Oś czasu
• Wyznaczeni mówcy
• Dokumentów potwierdzających
• Tematy dyskusji

Co powinno znaleźć się w agendzie spotkania?

Program spotkania powinien zawierać:

• Temat spotkania
• Cele
• Lista tematów
• Szacowane przydziały czasu dla każdego tematu
• Dokumentów potwierdzających
• Czas na swobodną dyskusję
• Ostateczny przegląd

Kiedy należy korzystać z planu spotkania?

Powinieneś używać planu spotkania dla wszystkich spotkań – a przynajmniej tych formalnych. Jeśli chcesz zaoszczędzić czas, pozostać na dobrej drodze lub osiągnąć konkretny cel podczas spotkania, agenda jest świetnym narzędziem do osiągnięcia tego celu.