Jak napisać notatkę: 10 najważniejszych kroków do wykonania

Nauka pisania notatki pomoże Ci skutecznie komunikować się z ludźmi w Twojej firmie.

Memorandum, notatka, to krótki list używany do komunikacji wewnętrznej wewnątrz firmy lub organizacji. Wysyłając notatkę biznesową, nadawca zazwyczaj kieruje reklamy do dużej grupy osób, na przykład do całego działu. Jest to niezależne od wiadomości e-mail, skierowane tylko do jednego lub kilku odbiorców.

Będziesz używać notatki z kilku powodów, w tym informowania działu o nowej polityce w organizacji, informowania personelu o zmianach w polityce lub ostrzegania firmy o nadchodzącym wydarzeniu. Wysyłanie notatki gwarantuje, że wszyscy, którzy potrzebują informacji, otrzymają te same informacje, co powoduje mniej zamieszania i frustracji w organizacji.

Pisanie notatek nie jest trudne, ale wiele osób nie uczy się, jak pisać notatki na szkoleniach biznesowych. Jeśli masz za zadanie napisać tego typu dokument biznesowy, ten przewodnik pomoże ci zrobić to dobrze.

Potrzebne materiały

• Materiały do ​​pisania, takie jak długopis i papier
• Papier z nagłówkiem
• Koperty
• Komputer
• Dostęp do poczty e-mail

Krok 1. Przestudiuj szablony notatek

Rozważ przestudiowanie szablonów notatek, aby wiedzieć, jak skutecznie je napisać. Następnie rozważ napisanie szablonu, którego możesz użyć w swojej organizacji, aby skutecznie pisać notatki. Twórz szablony dla typowych typów wysyłanych notatek, które możesz pobrać i wypełnić, gdy zajdzie taka potrzeba.

Krok 2. Napisz nagłówek i wiersz tematu

Pierwsze cztery wiersze szablonu notatki są uważane za nagłówek i wiersz tematu. Jest to jeden z najistotniejszych elementów notatki, ponieważ pokazuje, od kogo jest notatka, do kogo jest przeznaczona, kiedy została wysłana i jaki jest jej główny temat.

Nagłówek i temat wyglądają następująco:

Do:

Z:

Data:

Temat:

Wypełnij każdy z tych wierszy w nagłówku notatki dokładnymi informacjami. Następnie u góry strony, przed tą informacją, napisz „Memorandum”, aby odbiorca wiedział, o jaki rodzaj komunikacji chodzi. Temat notatki musi być jasny i zwięzły, mówiący o celu listu.

Krok 3. Podaj cel notatki

Podaj cel swojej notatki w pierwszym akapicie. Pomyśl o pierwszym akapicie swojej notatki jako o stwierdzeniu tezy w artykule naukowym. Mówi o celu notatki i daje czytelnikowi powód do kontynuowania czytania. Nie musisz pisać zwrotów grzecznościowych w tego rodzaju komunikacji biznesowej, ponieważ pisanie notatek ma być tak zwięzłe i proste, jak to tylko możliwe.

Pierwszy akapit notatki powinien informować czytelnika, dlaczego piszesz. Możesz nawet powiedzieć: „Piszę, aby cię poinformować” lub coś podobnego. Ten akapit powinien składać się z jednego do trzech zdań i przedstawiać najważniejsze punkty listu. Umieść najważniejsze informacje w tym pierwszym akapicie, aby upewnić się, że wszyscy wiedzą, czego dotyczy komunikat

Krok 4. Podaj podstawowe informacje

W drugim akapicie podasz podstawowe informacje, kontekst lub dowody potwierdzające pozycje w akapicie pierwszym. Na przykład, jeśli akapit pierwszy zaprasza czytelnika do wzięcia udziału w wydarzeniu firmowym, akapit drugi powie czytelnikowi, dlaczego jego obecność ma znaczenie lub wydarzenie jest niezbędne dla rozwoju organizacji.

Podstawowe informacje powinny mieć od trzech do pięciu zdań. Nie powinien jednak powtarzać informacji zawartych w treści notatki, ale powinien zawierać pewne tło, które wskazuje, dlaczego reszta notatki jest ważna.

Krok 5. Nakreśl metodę obserwacji

Ciało emo powinno zwięźle wyjaśniać kluczowe punkty. Użyj czterech do dziesięciu linijek lub trzech do pięciu zdań i użyj punktorów, jeśli pomagają zachować zwięzłość. W tych akapitach ciała powinieneś mieć jeden kluczowy punkt na akapit. Swobodnie używaj białej przestrzeni. Nie powtarzaj się.

Krok 6. Podsumuj swoje punkty

Ostatni akapit powinien informować czytelnika, w jaki sposób może śledzić Twój e-mail. Możesz na przykład poprosić ich o potwierdzenie odpowiedzi na zaproszenie lub wysłać do Ciebie e-maila z pytaniami. Jeśli nie jest potrzebna bezpośrednia kontynuacja, powiedz „Dziękujemy za zwrócenie uwagi na tę sprawę” lub coś podobnego. Możesz także podsumować główne punkty w tym akapicie.

Jeśli żądane działanie obejmuje więcej niż dwa lub trzy zdania, użyj wypunktowań lub listy numerowanej, aby określić, czego oczekujesz od ludzi. Dzięki temu czytelnicy będą mogli zobaczyć, czego się od nich oczekuje po przeczytaniu notatki, nawet jeśli przeglądają ją i nie czytają celowo. Nie podpiszesz listu na końcu notatki, tak jak w przypadku wiadomości e-mail, ponieważ nazwa nadawcy jest wymieniona w części „od” nagłówka.

Krok 7. Dołącz wezwanie do działania

Wszystkie notatki muszą mieć plan działania lub wezwanie do działania. Twoi czytelnicy muszą wiedzieć, czego się od nich oczekuje i jak mogą spełnić te oczekiwania. W razie potrzeby w wezwaniu do działania możesz podać adresy e-mail i numery telefonów. Zamierzone działanie musi znajdować się w pierwszym i ostatnim akapicie i może również pojawić się w treści.

Krok 8. Używaj bezpośredniego i jasnego stylu pisania

Styl pisania notatki jest informacyjny i bezpośredni. Celem jest przekazanie pożądanych informacji i zażądanie pożądanego działania. Pisz w pierwszej i drugiej osobie, aw razie potrzeby używaj zdań rozkazujących.

Krok 9. W razie potrzeby dodaj załączniki

Czasami notatka będzie wymagać załączników potwierdzających informacje zawarte w liście. Dołącz je w taki sposób, aby czytelnik miał do nich łatwy dostęp. Ta metoda będzie zależeć od narzędzi Twojej organizacji, ale upewnij się, że są one dostępne. Notatka nie jest miejscem do wysyłania ogromnej liczby załączników. Zamiast tego wysyłaj tylko załączniki, które są niezbędne dla notatki. Unikaj używania długich zdań.

Krok 10. Sprawdź i edytuj notatkę przed wysłaniem

Ponieważ wyślesz notatkę do wielu osób w swojej organizacji, zawsze dokładnie ją sprawdź przed wysłaniem. Nie chcesz wysyłać notatki z rażącą literówką lub źle zakomunikowaną intencją, ponieważ nie pomoże to wyglądać na kompetentnego profesjonalistę. Sprawdź także swoją notatkę pod kątem dokładności. Upewnij się, że informacje kontaktowe, daty i godziny są dokładne. Ta dokładność pomoże Ci uniknąć nieporozumień.

Podczas redagowania pod kątem gramatyki zalecamy również poświęcenie czasu na poprawę oceny czytelności tekstu przed jego opublikowaniem lub przesłaniem.