Jak napisać profesjonalny e-mail: krok po kroku

Dowiedz się, jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail do dowolnej komunikacji biznesowej w 10 prostych krokach, od tematu i zwrotu grzecznościowego po naciśnięcie przycisku wyślij.

E-mail jest prawdopodobnie podstawowym formatem dzisiejszej komunikacji biznesowej. Oznacza to, że posiadanie dobrej etykiety e-mailowej i umiejętność tworzenia skutecznych wiadomości e-mail to niezwykle ważna umiejętność.

Oto 10 bardzo prostych kroków, które pomogą Ci tworzyć doskonałe wiadomości e-mail za każdym razem.

10 prostych kroków do idealnego profesjonalnego e-maila

Krok 1. Wybierz szablon wiadomości e-mail

Jeśli pisanie e-maili nie jest Twoją mocną stroną, możesz wybrać szablon e-maila, który przeprowadzi Cię przez proces pisania dobrego e-maila od początku do końca. Istnieje wiele różnych szablonów wiadomości e-mail dostępnych online lub możesz użyć szablonu z hosta poczty e-mail. Na przykład w programie Microsoft Outlook dostępnych jest kilka szablonów wiadomości e-mail, które mogą pomóc w napisaniu świetnej wiadomości. Podobnie jak wiele najlepszych aplikacji do pisania e-maili.

Krok 2. Napisz swój wiersz tematu

Najskuteczniejsze e-maile mają angażujący temat. Upewnij się, że temat nie tylko wyjaśnia, do czego służy wiadomość e-mail, ale także jest interesujący i klikalny. Jeśli pozostawisz pole tematu puste lub niejasne, ryzykujesz, że Twoja wiadomość trafi do folderu ze spamem odbiorcy lub zostanie przeoczona.

Krok 3. Wybierz zwrot grzecznościowy

Zdecyduj, jak powitasz odbiorcę wiadomości e-mail. Czy użyjesz imienia i nazwiska osoby lub czegoś ogólnego, takiego jak „Szanowny Panie”, „Szanowny Panie” lub „Do kogo to może dotyczyć?” Zwykle imię i nazwisko adresata skierowane bezpośrednio do niego jest skuteczniejszym e-mailem niż ogólne pozdrowienie. Jeśli nie znasz nazwiska odbiorcy, rozważ telefon do siedziby firmy i zapytaj, do kogo należy kierować korespondencję e-mail.

Krok 4. Określ cel swojego e-maila

Wprowadzenie Twojego e-maila powinno jasno określać jego cel. Upewnij się, że te informacje są dostępne z góry i są ułożone w sposób przyjazny dla skanowania i przeglądania. Dzięki temu odbiorca będzie mógł łatwiej przeczytać i przyswoić informacje. Jeśli odbiorca wiadomości e-mail ma tendencję do przeglądania e-maili zbyt szybko, aby przeczytać je do końca, pomocne może być określenie celu z góry.

Krok 5. Napisz treść wiadomości e-mail

Jednym z najtrudniejszych etapów tego procesu jest napisanie treści wiadomości e-mail. Bądź zwięzły; unikaj zbytniego gadatliwości lub wchodzenia w zbyt wiele szczegółów na temat „xyz”. Umieść punktory, w których możesz wyróżnić ważne informacje, i unikaj kursywy, która może utrudniać czytanie tekstu.

Krok 6. Powiedz, kiedy będziesz kontynuować

Nie kończ wiadomości e-mail bez określenia, kiedy planujesz skontaktować się z nią, jeśli odbiorca nie otrzyma odpowiedzi. Daj im dużo czasu na odpowiedź, zwłaszcza jeśli prosisz o jakąkolwiek dokumentację. To powiedziawszy, ważne jest, aby upewnić się, że odbiorca jest świadomy, że w rzeczywistości będziesz się odzywać iw jakich ogólnych ramach czasowych będziesz to robić.

Krok 7. Wybierz opcję Wyloguj się i Podpis e-maila

Następnie musisz wybrać sposób wylogowania i dołączyć swój podpis e-mail. Typowe opcje profesjonalnego wyrejestrowania obejmują:

• Z poważaniem,
• Dziękuję Ci,
• Z poważaniem,
• Z szacunkiem,
• Z poważaniem,

Twoje imię i nazwisko powinno być wydrukowane pod podpisem, ale jeśli to możliwe, powinieneś również dołączyć podpis e-mail. Może to być podpis cyfrowy utworzony przez specjalną aplikację do tego celu lub obraz rzeczywistego podpisu. Chociaż nie jest to obowiązkowe, dodanie osobistego podpisu na końcu wiadomości e-mail może uczynić ją bardziej osobistą i profesjonalną.

Krok 8. Dołącz swoje dane kontaktowe do swojego podpisu

Pamiętaj, aby podać swoje dane kontaktowe w podpisie e-maila, aby osoba, do której wysyłasz e-mail, mogła się z Tobą skontaktować na więcej niż jeden sposób. Dołącz swój numer telefonu, informacje z mediów społecznościowych lub LinkedIn, swoje imię i nazwisko oraz wszelkie inne dodatkowe informacje, które mogą być istotne lub odpowiednie.

Krok 9. Sprawdź swój e-mail pod kątem literówek

Nie zapomnij dwukrotnie sprawdzić wiadomości e-mail pod kątem błędów lub literówek przed wysłaniem jej do odbiorcy. Możesz mieć pięknie sformatowany profesjonalny e-mail, który natychmiast zniechęci czytelnika, jeśli pojawią się proste, możliwe do naprawienia błędy. Grammarly oferuje wtyczkę do poczty e-mail, która może pomóc w łatwym wykrywaniu i eliminowaniu błędów.

Dowiedz się, jak dodać Grammarly do wiadomości e-mail.

Krok 10. Naciśnij przycisk Wyślij

Prawdopodobnie najbardziej nerwową częścią pisania e-maili jest naciśnięcie przycisku wysyłania, zwłaszcza jeśli korzystasz z Gmaila i jest on opóźniony. Upewnij się, że kilka razy sprawdziłeś swój e-mail przed wysłaniem. Jeśli jest to krytyczny e-mail, wyślij go do siebie, sprawdź ponownie i wyślij do zamierzonego odbiorcy.

Przykład profesjonalnego e-maila

Oto przykład profesjonalnie napisanej wiadomości e-mail od usługodawcy do klienta:

Wiersz tematu: Proszę zadzwonić w sprawie: Sprawozdania z postępów z ostatniego miesiąca

Cześć Michał,

Raporty z postępów Twojego projektu za ostatni miesiąc są gotowe do przejrzenia. Chciałbym się upewnić, że masz możliwość ich szczegółowego przejrzenia; są one dołączone tutaj dla Twojej wygody. Zadzwoń do mnie, aby umówić się na konferencję, podczas której omówię Twoje raporty, podczas której przedstawię najważniejsze dane i odpowiem na wszelkie pytania.

Jeśli nie odezwiesz się do końca tygodnia, zadzwonię pod numer komórki, który mam dla Ciebie, czyli 555-239-5512.

Dziękuję za Twój czas,

Jessiki Wilson

Project Manager w Content Marketing 4 U

555 East Broadway St.

Orlando, Floryda 65987

555-377-6671

[email protected]

Wiersz tematu natychmiast informuje czytelnika, że ​​komunikacja dotyczy raportów z postępów za ostatni miesiąc i że nadawca chciałby zadzwonić w tej sprawie. Na początku e-maila podany jest cel i informacja, że ​​raporty są załączone do przeglądu. Wysyłana jest prośba o połączenie konferencyjne, a nadawca określa, kiedy iw jaki sposób skontaktuje się z odbiorcą.

To określa oczekiwania i granice komunikowania się o raportach z postępów i daje odbiorcy do zrozumienia, że ​​usługodawca rozumie wagę sprawy. Na końcu wiadomości e-mail nadawca umieszcza wszystkie swoje oficjalne dane kontaktowe, aby odbiorca mógł skontaktować się w najwygodniejszy sposób.

Ostatnie słowo o tym, jak napisać profesjonalny e-mail

Komunikacja biznesowa jest bardziej cyfrowa niż kiedykolwiek wcześniej i oczekuje się, że będzie ona rosnąć wykładniczo. Nauczenie się, jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail, która skutecznie komunikuje się w zwięzły i prosty sposób, jest czymś, czego każdy pracownik powinien się nauczyć.

Często zadawane pytania dotyczące pisania profesjonalnych wiadomości e-mail