Jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail – 5 prostych kroków i 5 najlepszych praktyk

Ustalenie, jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail, może być trudne. Nie martw się. Nie jesteś sam.

Mimo że większość z nas musi codziennie pisać e-maile w pracy, nie jest to takie proste, jak się wydaje. Nawet jeśli codziennie tworzysz biznesowe e-maile, możesz mieć wrażenie, że nigdy nie skończyłeś nauki skutecznego komunikowania się w języku angielskim. Jak jasno przekazać mój punkt widzenia? Jak wyglądać grzecznie, ale przyjaźnie? Jak mam zacząć e-mail?

Kiedy otwierasz nowego e-maila, zwykle wiesz dokładnie, co chcesz powiedzieć… ale potem widzisz migający kursor, słowa mogą utknąć w Twojej głowie. Możesz nawet zacząć odgadywać swoje myśli lub wątpić w swoje umiejętności pisania. Podczas gdy blokada pisarza jest prawdziwa, jeśli chodzi o naukę wysyłania profesjonalnych wiadomości e-mail, praktyka czyni mistrza. Kąt

Dzięki tym pięciu krokom i najlepszym praktykom możesz tworzyć e-maile, które pomogą Ci w każdej sytuacji w miejscu pracy.

5 prostych kroków do napisania profesjonalnej wiadomości e-mail

Niezależnie od tego, czy wysyłasz zimnego e-maila o pracę, przedstawiasz sobie nawzajem dwie osoby, czy śledzisz potencjalną sprzedaż, te proste kroki poprowadzą Cię przez stworzenie skutecznej wiadomości e-mail, która spełni Twoje cele.

1. Na dobry początek z właściwym powitaniem
2. Dziękować
3. Wyjaśnij swój cel
4. Zostaw dobre wrażenie swoim zamknięciem
5. Zarejestruj się profesjonalnie
   

1. Na dobry początek z właściwym pozdrowieniem

Podczas pisania biznesowego e-maila ważne jest, aby zrobić jak najlepsze pierwsze wrażenie profesjonalnym pozdrowieniem, znanym również jako powitanie, które jest bardziej wyszukanym słowem oznaczającym „cześć”.

Jeśli nie znasz dobrze czytelnika, zawsze otwieraj e-mail z formalnym powitaniem.

• Drogi <Imię>,
  

Jeśli starasz się nawiązać nowy związek, powinieneś użyć ich nazwiska.

• Szanowna Pani/Pani/Panie <Nazwisko>,
  

Jeśli twoje stosunki pracy z daną osobą są bardziej swobodne, możesz użyć bardziej przyjaznego powitania.

• Cześć <Imię>,
  

Zawsze dobrze jest dowiedzieć się jak najwięcej o osobie, z którą będziesz się kontaktować. Jeśli nie znasz nazwiska osoby, do której piszesz, zwykle bezpieczniej jest użyć słowa „Szanowny Panie lub Pani” lub „Do kogo to może dotyczyć:”. Pamiętaj, aby zwrócić uwagę na nieprawidłową wielkość liter i interpunkcję w drugiej opcji i zauważ, że czasami pierwsza jest zbyt formalna – i może być postrzegana jako przestarzała, duszna lub niepoprawna politycznie.

2. Podziękuj

Rozpoczęcie od podziękowania odbiorcy jest właściwe, niezależnie od tego, czy kontaktujesz się z kimś po raz pierwszy, odpowiadasz komuś kontaktującemu się z Twoją organizacją, czy też otrzymujesz odpowiedź od innej osoby.

Jeśli nawiązujesz pierwszy kontakt, powinieneś podziękować osobie za poświęcenie czasu na przeczytanie wiadomości e-mail, a następnie jej imię i nazwisko.

• Dziękuję za poświęcenie czasu na przeczytanie mojego e-maila, <Imię>.
  

Jeśli ktoś spoza Twojej organizacji kontaktuje się z Tobą z zapytaniem, możesz powiedzieć

• Dziękujemy za skontaktowanie się z <Nazwa firmy>.
  

Gdy ktoś odpowie na jeden z Twoich e-maili, powiedz:

• Dziękuję za szybką odpowiedź.
  

Wyrażanie wdzięczności sprawia, że ​​czytelnik jest bardziej otwarty na to, co napiszesz dalej, pomaga wzbudzić szacunek i jest częścią dobrej etykiety e-mailowej.

3. Wyjaśnij swój cel

Jeśli rozpoczynasz komunikację po podziękowaniu odbiorcy za poświęcenie czasu na przeczytanie wiadomości e-mail, zacznij od określenia celu.

• Piszę z zapytaniem o [Oferta produktów X].
• Piszę w sprawie [Oferta pracy Y].
  

Jeśli otrzymałeś zapytanie do firmy, odpowiedz na jego pytanie lub połącz klienta z odpowiednim kolegą, aby udzielić mu odpowiedzi.

• Aby odpowiedzieć na twoje pytanie, tutaj jest [Informacje, o które proszą].
• Łączę Cię z moim współpracownikiem <Imię i nazwisko> (DW), który będzie mógł odpowiedzieć na Twoje zapytanie dotyczące [Tematu Z].
  

Jasno określ swój cel w górnej części pierwszego akapitu, a następnie przejdź do głównego tekstu wiadomości e-mail. Należy jednak pamiętać, że czytelnik jest tak zajętym profesjonalistą jak Ty. Szybko przedstaw swój punkt widzenia, zachowując zwięzłość zdań.

4. Zostaw dobre wrażenie

Przed wysłaniem e-maila dobrze jest jeszcze raz podziękować czytelnikowi i dodać uprzejme uwagi końcowe.

Zacznij od czegoś w stylu:

• Dziękuję za cierpliwość i współpracę, <Imię>.
• Dziękuję za uwagę, <Imię>.
  

Następnie kontynuuj grzecznie kończąc akapit.

• Jeśli masz jakieś pytania lub wątpliwości, skontaktuj się z nami.
• Czekam na kontakt z Państwem.

5. Zarejestruj się profesjonalnie

Ostatnim krokiem jest dołączenie profesjonalnego e-maila zamykającego Twoim imieniem i nazwiskiem. Tradycyjnie nazywa się to pożegnaniem, ale to słowo jest nieco przestarzałe, podobnie jak pozdrowienie. Zgodnie z odpowiednią etykietą e-mailową, poziom formalności podpisu powinien odpowiadać powitaniu.

Jeśli rozpocząłeś e-mail w sposób nieformalny, dobrymi wyborami do podpisania są:

• Z poważaniem,
• Serdeczne pozdrowienia,
• Wszystkiego najlepszego,
  

Jeśli twoje powitanie było bardziej swobodne, rozważ zakończenie:

• Najlepsza,
• Jak zawsze,
• Dziękuję Ci,

Nie zapomnij o przecinku po zamknięciu, nie mówiąc już o dodaniu swojego imienia do następnej linii po nim.

W profesjonalnych wiadomościach e-mail zwyczajowo dołącza się podpis e-mail zawierający imię i nazwisko, stanowisko, firmę oraz odpowiednie dane kontaktowe w celu identyfikacji i komunikacji poza skrzynką odbiorczą.

Jak pisać profesjonalne e-maile – najlepsze praktyki

W tej sekcji omówimy najważniejsze sprawdzone metody pisania profesjonalnych wiadomości e-mail. Chociaż treść każdego e-maila jest inna, istnieją ogólne zasady, które dotyczą wszystkich z nich. Możesz wykorzystać te wskazówki jako ostateczną listę kontrolną, aby upewnić się, że dajesz sobie wszelkie możliwości, aby odnieść sukces w swoim przekazie.

Oto 5 najlepszych praktyk dotyczących pisania profesjonalnych e-maili:

1. Zrozum swojego odbiorcę
2. Uważaj na swój ton
3. Niech to będzie krótkie i słodkie
4. Format dla jasności
5. Korekta przed wysłaniem

1. Zrozum swojego odbiorcę

Do kogo piszesz? Może to zabrzmieć głupio, ponieważ oczywiste jest, że nie możesz napisać przekonującej wiadomości e-mail bez posiadania czyjegoś adresu e-mail, na który można ją wysłać.

Jednak nawet jeśli pracujesz w charakterze B2B, powinieneś pamiętać, że piszesz do osoby, a nie do firmy.

Nikt z nas nie jest naszą pracą, a najlepsze w ludziach jest to, że jesteśmy ludźmi. Więc pamiętaj, że piszesz do człowieka. Zachowaj lekkość, uprzejmość i konwersację. Zawsze bądź podnoszący na duchu i pomocny w swoich odpowiedziach. Wpisz rodzaj wiadomości e-mail, którą chcesz otrzymać.

2. Uważaj na swój ton

To, do kogo piszesz, nada ton Twojemu e-mailowi, a także często dyktuje pozdrowienia i zakończenia. Być może kontaktujesz się z rekruterem po wysłaniu CV na LinkedIn, a może chcesz nawiązać pozytywny pierwszy kontakt, aby ułatwić pielęgnowanie leada i sfinalizowanie sprzedaży. Sytuacje te często wymagają różnych tonów: wiadomość e-mail po złożeniu podania o pracę powinna być bardziej formalna niż wiadomość mająca na celu pozyskanie klienta. Kąt

3. Niech będzie krótki i słodki

Najlepiej, aby profesjonalna wiadomość e-mail była krótka i przyjemna. Przekaż jasno i zwięźle to, co chcesz powiedzieć, aby odbiorca zrozumiał, że szanujesz jego czas. Jeden do trzech krótkich akapitów po trzy do pięciu zdań każdy jest więcej niż wystarczający. Mimo to ważne jest, aby nie mówić zbyt krótko – profesjonalny e-mail powinien mieć co najmniej trzy zdania.

4. Format dla jasności

Aby ułatwić czytanie wiadomości e-mail, oddziel poszczególne elementy za pomocą podziałów akapitów. Rozważ użycie wypunktowanych lub numerowanych list, aby nadać swojej wiadomości większą strukturę. Jeśli chcesz podkreślić to, co najważniejsze, użyj pogrubienia zamiast zmiany koloru czcionki. Nie używaj jednak pogrubienia w więcej niż jednym słowie lub wyrażeniu w wiadomości e-mail. Jeśli chodzi o wybór czcionki, trzymaj się klasyki i używaj standardowego rozmiaru czcionki.

5. Korekta przed wysłaniem

Wreszcie, co nie mniej ważne, powinieneś dokładnie sprawdzić, co napisałeś, aby upewnić się, że jest to jasne i zwięzłe. Błędy w komunikacji w profesjonalnych wiadomościach e-mail mogą powodować wiele kosztownych błędów, a błędy ortograficzne i gramatyczne nieuchronnie szkodzą postrzeganiu Ciebie przez innych. Jeśli uważasz, że Twój e-mail jest doskonały, nadal upewnij się, że nazwa odbiorcy jest poprawna.

Kąt

Czy udało Ci się zrozumieć, jak napisać profesjonalną wiadomość e-mail z tym postem na blogu? Daj nam znać na Twitterze!