Jak napisać list referencyjny, który błyszczy: 16 łatwych kroków

Nauka pisania listu referencyjnego jest niezbędna dla menedżerów i nauczycieli. Ponadto są one często wymagane od osób na stanowiskach kierowniczych, a ten przewodnik będzie w tym pomocny.

List polecający jest istotną częścią procesu rekrutacji, gdy ktoś szuka nowej pracy. Zwykle pochodzi od współpracownika, byłego pracodawcy, menedżera, a nawet profesora na studiach. Mówi odbiorcy, że osoba ubiegająca się o pracę byłaby dobrym kandydatem i dlaczego byłaby dobrym kandydatem.

Skuteczny list polecający może sprawić, że CV i aplikacja kandydata będą bardziej atrakcyjne. Ponadto czasami może to być kluczowy czynnik, który sprawia, że ​​kierownik ds. rekrutacji umieszcza informacje o kandydacie na swojej krótkiej liście potencjalnych kandydatów. Dlatego jeśli ktoś poprosi Cię o napisanie listu referencyjnego, musisz dać z siebie wszystko. Oznacza to, że są w trakcie poszukiwania pracy, a Twoja rekomendacja może mieć ogromny wpływ na ich sukces. Dlatego musisz nauczyć się, jak napisać list referencyjny, który zrobi wrażenie na potencjalnym pracodawcy, a ten przewodnik Ci w tym pomoże.

Potrzebne materiały

• Papier
• Długopis lub ołówek
• Komputer
• Dane kontaktowe odbiorcy

Krok 1: Dowiedz się, co uwzględnić

Niezależnie od listu referencyjnego, który piszesz; będzie zawierać podobne informacje. Wszystkie listy referencyjne muszą zawierać następujące ciekawostki:

• Jak znasz kandydata
• Jak długo znasz kandydata
• Pozytywne cechy danej osoby i sposób, w jaki odnoszą się do możliwości
• Bezpośrednia rekomendacja
• Zaproszenie do uzyskania dodatkowych informacji bezpośrednio od Ciebie
• Informacje kontaktowe dla Ciebie i odbiorcy

Krok 2: Wybierz swój typ

Istnieje kilka rodzajów listów referencyjnych. Zanim napiszesz swoją, musisz wiedzieć, jaki typ piszesz. Odpowiedź będzie zależeć od twoich relacji z tą osobą. Oto popularne typy:

• Profesjonalny list referencyjny: Napiszesz ten list, jeśli jesteś współpracownikiem, nauczycielem, przełożonym lub klientem, który dobrze zna styl pracy i etykę pracy danej osoby.
• List referencyjny postaci: Jeśli jesteś członkiem rodziny, przyjacielem, mentorem lub znajomym z osobistą wiedzą na temat cech charakteru kandydata, napiszesz ten list. Czasami jest również nazywany osobistym listem referencyjnym.
• Akademicki list referencyjny: Ten list pochodzi od doradcy lub nauczyciela i omawia osiągnięcia akademickie i wykształcenie kandydata. Ten rodzaj listu referencyjnego jest szczególnie powszechny, jeśli ktoś poszedł do szkoły wyższej.

Zidentyfikowanie rodzaju listu referencyjnego pomoże ci napisać go skutecznie, używając cech charakterystycznych dla osoby, o której piszesz.

Krok 3: Zbierz informacje

Będziesz potrzebował informacji o adresacie listu, zanim będziesz mógł go napisać. Będziesz chciał zebrać te informacje, takie jak nazwa firmy, adres i imię odbiorcy. Chociaż możesz otworzyć list „do kogo to może dotyczyć”, Twój list będzie miał większy wpływ, jeśli pozdrowienie zawiera imię.

Jeśli ktoś jest w trakcie wypełniania podania o pracę i oficjalnego ubiegania się o pracę, prawdopodobnie może uzyskać te informacje. Poproś osobę ubiegającą się o pracę o podanie tych informacji. Ponieważ proszą o przysługę w postaci listu rekomendacyjnego, powinni chętnie udzielić informacji. Jeśli nie, sprawdź LinkedIn, który często podaje te informacje kontaktowe.

Krok 4: Pomyśl o swojej rekomendacji

Zanim zaczniesz pisać, zastanów się, dlaczego poleciłbyś kandydata. Dobry list polecający zawiera konkretne powody, dla których dana osoba byłaby doskonałym wyborem do zatrudnienia. Niektóre rzeczy do rozważenia to:

• Dobre umiejętności komunikacyjne
• Cechy osobiste, takie jak wytrwałość lub życzliwość
• Etyka zawodowa
• Doświadczenie zawodowe
• Konkretne korzyści, które przynieśli Twojej firmie

Zrób notatki, których możesz użyć podczas pisania listu, ponieważ pomoże ci to uniknąć blokady pisarskiej.

Krok 5: Wypisz informacje kontaktowe

Na górze listu podasz swoje dane kontaktowe, w tym imię i nazwisko oraz adres. Jest to wyrównane do lewego marginesu. Pod tym napisz dzisiejszą datę. Pomiń jedną linię między adresem a datą. Teraz musisz pominąć kolejną linię i umieścić dane kontaktowe odbiorcy. Będziesz potrzebował nazwiska kierownika ds. Rekrutacji lub osoby rekrutującej, ich stanowiska, nazwy firmy i adresu firmy.

Krok 6: Napisz pozdrowienie

Zwrot grzecznościowy zazwyczaj brzmi „Szanowny Panie/Pani”. Nazwisko:” z dwukropkiem zamiast przecinka po powitaniu. Czasami jednak nie będziesz mieć tych informacji. Na przykład, jeśli potrzebujesz, możesz napisać „Drogi kierowniku ds. rekrutacji” lub „Szanowna komisjo rekrutacyjna” w przypadku listu przeznaczonego do środowiska akademickiego. Czasami zostaniesz poproszony o napisanie ogólnego listu polecającego, który nie dotyczy konkretnego podania o pracę. W tym przypadku „Do kogo to może dotyczyć” jest właściwe. Możesz także wybrać „Szanowny Panie/Szanowna Pani”. Jednak w innych scenariuszach unikaj tego ogólnego zwrotu grzecznościowego.

Krok 7: Skomponuj pierwszy akapit

W pierwszym akapicie musisz powiedzieć, kim jesteś i skąd znasz osobę, której dotyczy list. Następnie podaj szczegóły, takie jak jak długo je znasz i dlaczego jesteś odpowiednią osobą do napisania listu polecającego. Na koniec dołącz swoją rekomendację i konkretny tytuł lub opis stanowiska, jeśli go znasz. Niech ten akapit będzie stosunkowo krótki, ale wyczerpujący. W tym pierwszym akapicie jasno wyrażaj swój entuzjazm dla kandydata. Unikaj pisania kłaczków lub czegoś, co może wydawać się przesadne w Twojej rekomendacji. Oto doskonały przykład pierwszego akapitu:

„Nazywam się Sallie Jones i piszę w imieniu Johna Smitha, który ubiega się o wolne stanowisko kierownika sprzedaży. Jestem liderem zespołu sprzedaży w firmie Acme School Supplies, a John jest w moim zespole od pięciu lat. Uważam, że dobrze pasowałby na stanowisko kierownika sprzedaży”.

Zwróć uwagę, jak pisarz określił, kim byli, skąd znali tę osobę i jak długo. Na koniec zakończyli akapit swoim oświadczeniem rekomendacyjnym.

Krok 8: Przejdź do akapitów ciała

Pozostałe akapity zawierają szczegółowe informacje na temat tego, dlaczego uważasz, że dana osoba jest dobrym kandydatem na to stanowisko. Tutaj chcesz być tak szczegółowy, jak to możliwe. Ale znowu użyj przykładów, które wspierają twoją rekomendację. Zastanawiając się, co uwzględnić, zachowaj cechy i umiejętności charakterystyczne dla pracy lub programu studiów, który dana osoba stara się osiągnąć. Na przykład, jeśli ktoś ubiega się o studia podyplomowe, możesz dołączyć informacje o jego umiejętnościach badawczych i wytrwałości. Z drugiej strony, jeśli ktoś ubiega się o stanowisko kierownicze, jego umiejętności komunikacyjne i naturalne zdolności przywódcze będą się wyróżniać. Oto jak może brzmieć akapit główny:

„Wierzę, że John Smith byłby doskonałym kandydatem na stanowisko kierownika sprzedaży. Kiedy pracował ze mną w Acme School Supplies, był wytrwały w rekrutacji nowych sprzedawców detalicznych. W ciągu pięciu wspólnych lat dodał do naszej listy dostawców pięć nowych sieci handlowych. Ponadto jego towarzyska osobowość pomaga mu dobrze nawiązywać kontakty z potencjalnymi klientami i dostawcami, co byłoby atutem dla Twojej firmy”.

Będziesz potrzebował co najmniej dwóch akapitów ciała. Jeden z akapitów powinien być tylko rekomendacją.

Krok 9: Zamknij list

Teraz jesteś gotowy, aby zamknąć list. Na zakończenie podsumuj powody rekomendacji i poproś odbiorcę o skontaktowanie się z Tobą w celu uzyskania dalszych pytań. Dodaj swój adres e-mail i numer telefonu w akapicie. Zakończ go podpisem, jeśli drukujesz list. Jeśli wysyłasz go cyfrowo, wpisz swoje imię i nazwisko. Na zakończenie użyj słów takich jak „bez zastrzeżeń”, „najwyższa rekomendacja”, „pewnie” lub „z całego serca”, aby wyrazić swój entuzjazm dla kandydata. Oto jak to może wyglądać:

„Jestem przekonany, że mogę polecić Johna na stanowisko Sales Managera. Jeśli masz pytania lub chcesz porozmawiać na ten temat, skontaktuj się ze mną pod adresem [email protected] lub 444-444-4444.

Z poważaniem,

Sali Jones
Kierownik zespołu sprzedaży, Acme School Supplies”

Krok 10: Zachowaj odpowiednią długość

Twój list referencyjny musi mieć odpowiednią długość. Ogólnie rzecz biorąc, nie powinno to być więcej niż jedna strona. Jeśli masz tylko jeden lub dwa akapity, odbiorca może założyć, że nie znasz osoby na tyle dobrze, aby ją polecić. Dlatego idealna długość listu powinna zajmować około jednej drukowanej strony. Najpierw wybierz kilka kluczowych punktów dotyczących osoby ubiegającej się o pracę, której chce. Następnie podziel je na trzy lub cztery akapity. Pamiętaj, aby podać informacje o tym, jak znasz tę osobę.

Krok 11: Skoncentruj się na formacie

Formatowanie jest niezbędne przy wysyłaniu listu referencyjnego. Chcesz się upewnić, że jest to pojedynczy odstęp, ale uwzględnij spację między akapitami. Ponadto będziesz potrzebować jednocalowych marginesów i wyrównać literę do lewej. Jeśli chodzi o czcionkę, nie wybieraj niczego szalonego. Dobrym wyborem jest standardowa czcionka 12-punktowa, taka jak Times New Roman lub Arial. Chcesz, aby list był łatwy do odczytania. Każda czcionka, która jest zbyt kwiecista, sprawi, że list będzie trudny do odczytania, zmniejszając szanse danej osoby na zdobycie pracy.

Krok 12: Sprawdź swój list

Zanim wyślesz list, przeczytaj go. Zastanów się, czy ktoś inny też to sprawdzi, ale jeśli to zrobisz, upewnij się, że nie ujawniasz nazwiska kandydata. Podania o pracę i poszukiwania pracy są w pewnym sensie prywatne, więc nie chcesz wtajemniczyć kogoś w tajemnicę, która powinna być trzymana w tajemnicy. Nie wysyłaj listu polecającego z wieloma literówkami i błędami gramatycznymi. Może to źle świadczyć o kandydacie. Korekta jest niezbędna.

Krok 13: Wybierz odpowiednią linię tematu

Twój temat jest ważny, jeśli wysyłasz list e-mailem. Powinien zawierać imię i nazwisko kandydata oraz stanowisko, jeśli je znasz. Użyj także słowa „rekomendacja”, aby pokazać, dlaczego wysyłasz wiadomość e-mail. Twój temat może wyglądać tak:

• Rekomendacja dla John Smith – Sales Manager Job

Pamiętaj, że menedżerowie ds. rekrutacji otrzymują codziennie setki e-maili z wolnymi ofertami pracy. Musisz więc pokazać im w temacie, dlaczego powinni spojrzeć na Twój e-mail.

Krok 14: Przestudiuj przykład listu referencyjnego

Zanim napiszesz swój pierwszy list referencyjny, poświęć trochę czasu na przestudiowanie przykładu dobrego listu. Oto, co możesz napisać:

Sarah Hollingsworth
Główna ulica 123
Miasto biznesowe, Nowy Jork 12345
333-333-3333
[email protected]

30 lipca 2022 r

Ralpha Lee
Menedżer ds. Zatrudnienia
Duluth Tech Co
Ulica Południowa 383
Miasto biznesowe, IA 12345

Szanowny Panie Lee:

Z przyjemnością rekomenduję Scotta Swallow na stanowisko przedstawiciela handlowego w Duluth Tech Co. Jako kierownik sprzedaży w Acme Tech mam przyjemność pracować jako przełożony Scotta przez ostatnie dziesięć lat. Jako odpowiedzialny i punktualny pracownik, Scott był jednym z moich najlepszych wykonawców. W pełni popieram jego kwalifikacje i umiejętności.

Przez całą dekadę naszej wspólnej pracy byłem pod wrażeniem wiedzy Scotta na temat taktyk sprzedaży. Odkryłem również, że ma doskonałe umiejętności interpersonalne i dobrą intuicję, co pomogło mu dobrze nawiązać kontakt z naszymi kandydatami i klientami. Podczas swojej pracy pomógł nam zwiększyć sprzedaż o 10%, otwierając pięć nowych kont firmowych.

Chociaż ta umiejętność sprzedaży była jedną z jego głównych zalet, Scott był również bardzo przystojny i był doskonałym graczem zespołowym. Jego optymizm zachęcił innych sprzedawców do dalszej ciężkiej pracy. Wypracował pozytywne relacje w całej firmie oraz z bezpośrednimi współpracownikami i nikt nie postrzegał go jako konkurencji.

Jestem przekonany, że mogę polecić Scotta i wierzę, że dobrze pasowałby do zespołu w Duluth Tech Co. Jeśli chcesz zadać dodatkowe pytania lub uzyskać więcej informacji na temat pracy Scotta dla nas, napisz do mnie na adres [email protected] lub zadzwoń pod numer 333-333-3333.

Z poważaniem,

Sarah Hollingsworth
Kierownik sprzedaży, Acme Tech

Krok 15: Spójrz na przykładowy osobisty list referencyjny

Osobiste listy referencyjne koncentrują się na osobistych cechach charakteru, a nie na doświadczeniu zawodowym. Ponieważ jednak osobisty list referencyjny różni się nieco od listu zawodowego, oto spojrzenie na akapity, które może zawierać:

Szanowna Pani Smith:

Mam przyjemność napisać list referencyjny w imieniu Sarah Hollingsworth, która jest jedną z moich najbliższych przyjaciółek od czasów szkoły podstawowej. Jeśli szukasz pracowitego i oddanego pracownika, który da z siebie wszystko dla Twojej firmy, Sarah jest tą, której szukasz.

Sarah zawsze musiała pracować trochę ciężej niż inni w szkole, ale nigdy się nie poddawała. Utrzymała się na szczycie klasy, pomimo pewnych wyzwań w nauce i trudnego życia w domu samotnego rodzica. Zdobyła nawet stypendium na studia dzięki swoim naukowcom. To pokazuje jej wytrwałość, która byłaby istotnym atutem Twojej firmy.

Jako dorosły widziałem, jak Sarah odnosi sukcesy w swojej pracy. Jej rekomendacje od byłych klientów pokazują jej troskliwą naturę i profesjonalizm.

Mam przyjemność zaoferować moją rekomendację dla Sarah dla twojego programu. Jeśli ją zatrudnisz, otrzymasz oddanego i profesjonalnego członka zespołu, który będzie atutem Twojego zespołu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, napisz do mnie na adres [email protected] lub zadzwoń pod numer 123-456-7890.

Z poważaniem,

Samanta Stephens

Zwróć uwagę, że w tym przykładzie nadawca skupia się na zaobserwowanych cechach charakteru, a nie na konkretnym doświadczeniu zawodowym. Jednak etyka pracy jest częścią listu tylko dlatego, że jest to coś, co zauważył nadawca.

Krok 16: Użyj szablonu listu

Rozważ użycie szablonu listu referencyjnego, jeśli nigdy wcześniej nie pisałeś listu referencyjnego. Pamiętaj, że będzie to formalny list biznesowy. Oto, co będzie zawierał:

[Twoje imię]
[Twój adres]
[Kod pocztowy miasta]

[Dzisiejsza data]

[Nazwisko odbiorcy]
[Stanowisko]
[Firma]
{Adres zamieszkania]
[Kod pocztowy miasta]

Drogi [imię odbiorcy]:

Akapit 1: Ten krótki akapit wprowadzający określa cel listu. Będziesz także zawierać informacje o tym, dlaczego piszesz profesjonalny list referencyjny.

Akapit 2: Ten akapit zawiera szczegółowe informacje na temat twoich relacji z osobą, o której piszesz, w tym fakty dotyczące jej wcześniejszego zatrudnienia i obowiązków.

Akapit 3: Jest to jedno zdanie zawierające oświadczenie o kwalifikacjach danej osoby do pracy.

Akapit 4: Podaj konkretne przykłady na poparcie swojego poprzedniego stwierdzenia.

Akapit 5: Zakończ list podsumowaniem swojej rekomendacji i zaproszeniem do kontaktu w celu uzyskania dodatkowych informacji. Umieść informacje kontaktowe w akapicie.

Z poważaniem lub wyrazami szacunku,

[Podpis]

[Wpisane imię]
[Twoje stanowisko]

Możesz również mieć ten szablon pod ręką, jeśli jesteś menedżerem, ponieważ możesz zostać poproszony o regularne pisanie listów referencyjnych. Ponownie, posiadanie szablonu, który możesz wyciągnąć i narysować, ułatwi to zadanie.

Aby uzyskać dodatkową pomoc w pisaniu listu referencyjnego, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po gramatyce i składni.