Jak napisać raport: przewodnik

Raport to relacja non-fiction, która przedstawia i/lub podsumowuje fakty dotyczące określonego wydarzenia, tematu lub zagadnienia. Chodzi o to, aby ludzie, którzy nie są zaznajomieni z tematem, mogli znaleźć wszystko, co powinni wiedzieć, z dobrego raportu.

Raporty ułatwiają przyłapanie kogoś na szybkim tempie na dany temat, ale w rzeczywistości napisanie raportu wcale nie jest łatwe. Aby pomóc Ci zrozumieć, co robić, poniżej przedstawiamy mały raport na temat pisania raportów.

Co to jest raport?

Z technicznego punktu widzenia definicja raportu jest dość niejasna: każda relacja, ustna lub pisemna, dotycząca spraw dotyczących określonego tematu. Może to odnosić się do wszystkiego, od zeznań w sądzie po sprawozdanie z książki ucznia szkoły podstawowej.

Naprawdę, kiedy ludzie mówią o „raportach”, zwykle odnoszą się do oficjalnych dokumentów przedstawiających fakty na dany temat, zwykle napisanych przez eksperta w danej dziedzinie lub kogoś, kto ma go zbadać. Istnieją różne rodzaje raportów, wyjaśnione w następnej sekcji, ale w większości pasują do tego opisu.

Jakie informacje są udostępniane w raportach? Chociaż wszystkie fakty są mile widziane, w szczególności raporty zwykle zawierają następujące rodzaje treści:

• Szczegóły wydarzenia lub sytuacji
• Konsekwencje lub trwający skutek zdarzenia lub sytuacji
• Ocena danych statystycznych lub analityka
• Interpretacje z informacji zawartych w raporcie
• Prognozy lub rekomendacje na podstawie informacji zawartych w raporcie
• W jaki sposób informacje odnoszą się do innych wydarzeń lub raportów

Raporty są ściśle związane z pisaniem esejów , chociaż istnieją pewne wyraźne różnice. Podczas gdy oba opierają się na faktach, eseje dodają osobiste opinie i argumenty autorów. Raporty zazwyczaj trzymają się tylko faktów, chociaż mogą zawierać pewną interpretację autora tych faktów, najprawdopodobniej we wnioskach.

Ponadto raporty są mocno zorganizowane, zwykle ze spisami treści oraz obfitymi nagłówkami i podtytułami. Ułatwia to czytelnikom skanowanie raportów w poszukiwaniu informacji, których szukają. Z drugiej strony eseje należy czytać od początku do końca, a nie przeglądać w poszukiwaniu konkretnych spostrzeżeń.

Rodzaje raportów

Istnieje kilka różnych typów raportów, w zależności od celu i komu przedstawiasz raport. Oto krótka lista najpopularniejszych typów raportów:

• Raport akademicki: Sprawdza zrozumienie przez studenta przedmiotu, takiego jak raporty książkowe, relacje z wydarzeń historycznych i biografie
• Raporty biznesowe: Identyfikuje informacje przydatne w strategii biznesowej, takie jak raporty marketingowe, notatki wewnętrzne, analiza SWOT i raporty wykonalności
• Raporty naukowe: udostępnia wyniki badań, takie jak artykuły badawcze i studia przypadków, zazwyczaj w czasopismach naukowych

Raporty można dalej podzielić na kategorie w zależności od sposobu ich napisania. Na przykład raport może być formalny lub nieformalny, krótki lub długi, wewnętrzny lub zewnętrzny. W biznesie raport pionowy udostępnia informacje osobom na różnych poziomach hierarchii (tj. osobom, które pracują nad tobą i pod tobą), podczas gdy raport boczny jest przeznaczony dla osób na tym samym poziomie autora, ale z różnych działów.

Istnieje tyle rodzajów raportów, ile jest stylów pisania, ale w tym przewodniku skupiamy się na raportach akademickich, które zazwyczaj mają charakter formalny i informacyjny.

>>Czytaj więcej: Czym jest pisanie akademickie?

Jaka jest struktura raportu?

Struktura raportu zależy od rodzaju raportu i wymagań zadania. Chociaż raporty mogą korzystać z własnej, unikalnej struktury, większość z nich korzysta z tego podstawowego szablonu:

• Streszczenie: Podobnie jak streszczenie w artykule akademickim, streszczenie jest samodzielną sekcją, która podsumowuje wyniki raportu, aby czytelnicy wiedzieli, czego się spodziewać. Są to głównie raporty urzędowe, w mniejszym stopniu raporty szkolne.
• Wprowadzenie: Przygotowując treść raportu, wprowadzenie wyjaśnia ogólny temat, który zamierzasz omówić, wraz z oświadczeniem o pracy magisterskiej i wszelkimi niezbędnymi informacjami podstawowymi, zanim przejdziesz do własnych ustaleń.
• Treść : Treść raportu wyjaśnia wszystkie twoje główne odkrycia, podzielone na nagłówki i podtytuły. Ciało stanowi większość całego raportu; podczas gdy wstęp i zakończenie to tylko kilka akapitów, treść można kontynuować na stronach.
• Wniosek: Wniosek jest wtedy, gdy zbierasz wszystkie informacje w swoim raporcie i dochodzisz do ostatecznej interpretacji lub osądu. Zwykle jest to miejsce, w którym autor wprowadza własne osobiste opinie lub wnioski.

Jeśli wiesz, jak pisać pracę naukową , zauważysz, że pisanie raportów ma tę samą strukturę wstęp-treść-wnioski, czasami dodając streszczenie. Raporty zwykle mają również swoje dodatkowe wymagania, takie jak strony tytułowe i spisy treści, które wyjaśniamy w następnej sekcji.

Co powinno znaleźć się w raporcie?

Nie ma sztywnych wymagań dotyczących zawartości raportu. Każda szkoła, firma, laboratorium, kierownik zadań i nauczyciel może stworzyć własny format, w zależności od swoich unikalnych potrzeb. Ogólnie jednak zwracaj uwagę na te szczególne wymagania — często pojawiają się one:

• Strona tytułowa: Oficjalne raporty często używają strony tytułowej, aby uporządkować wszystko; jeśli dana osoba musi przeczytać wiele raportów, strony tytułowe ułatwiają ich śledzenie.
• Spis treści: Podobnie jak w książkach, spis treści pomaga czytelnikom przejść bezpośrednio do interesującej ich sekcji, umożliwiając szybsze przeglądanie.
• Numeracja stron: Powszechna uprzejmość, jeśli piszesz dłuższy raport, numeracja stron zapewnia, że ​​strony są uporządkowane w przypadku pomyłek lub błędów w druku.
• Nagłówki i podtytuły: Raporty są zazwyczaj podzielone na sekcje, podzielone według nagłówków i podtytułów, aby ułatwić przeglądanie i skanowanie.
• Cytaty: jeśli cytujesz informacje z innego źródła, wskazówki dotyczące cytatów podają zalecany format.
• Strona z cytowanymi pracami: Bibliografia na końcu raportu zawiera listę autorów i informacje prawne dotyczące innych źródeł, z których uzyskałeś informacje.

Jak zawsze, zapoznaj się z zadaniem, aby uzyskać szczegółowe wskazówki dotyczące każdego z nich. Osoby, które czytają raport, powinny powiedzieć, jakich wytycznych stylistycznych lub formatowania potrzebują.

Jak napisać raport w 7 krokach

Przejdźmy teraz do szczegółów pisania raportu. Wykonaj poniższe siedem kroków podczas pisania raportu, aby przejść od pomysłu do gotowego artykułu.

1 Wybierz temat na podstawie zadania

Zanim zaczniesz pisać, musisz wybrać temat swojego raportu. Często temat jest przypisywany Tobie, jak w przypadku większości raportów biznesowych, lub z góry określony przez charakter Twojej pracy, jak w przypadku raportów naukowych. Jeśli tak jest, możesz zignorować ten krok i przejść dalej.

Jeśli jesteś odpowiedzialny za wybór własnego tematu, jak w przypadku wielu raportów akademickich, jest to jeden z najważniejszych kroków w całym procesie pisania. Spróbuj wybrać temat, który pasuje do tych dwóch kryteriów:

• Dostępne są odpowiednie informacje: wybierz temat, który nie jest zbyt ogólny, ale niezbyt szczegółowy, z wystarczającą ilością informacji, aby wypełnić raport bez wypełniania, ale nie za dużo, aby nie można było omówić wszystkiego.
• To coś, co Cię interesuje: chociaż nie jest to ścisły wymóg, poprawia jakość raportu, jeśli interesuje Cię temat.

Oczywiście nie zapomnij o instrukcji zadania, w tym o długości, więc przy podejmowaniu decyzji miej je z tyłu głowy.

2 Przeprowadź badania

W przypadku raportów biznesowych i naukowych badania są zwykle własne lub dostarczane przez firmę — chociaż w obu przypadkach wciąż jest wiele poszukiwań źródeł zewnętrznych.

W przypadku artykułów akademickich jesteś w dużej mierze sam w zakresie badań, chyba że musisz korzystać z materiałów klasowych. To jeden z powodów, dla których wybór odpowiedniego tematu jest tak ważny; nie zajdziesz daleko, jeśli wybrany temat nie ma wystarczającej ilości dostępnych badań.

Kluczem do sukcesu jest wyszukiwanie tylko renomowanych źródeł: oficjalnych dokumentów, innych raportów, prac badawczych, studiów przypadku, książek uznanych autorów itp. Zachęcamy do korzystania z badań cytowanych w innych podobnych raportach. Często można znaleźć wiele informacji w Internecie za pomocą wyszukiwarek, ale szybka wycieczka do biblioteki może również pomóc w szczypie.

3 Napisz oświadczenie o pracy dyplomowej

Zanim przejdziesz dalej, napisz tezę, która pomoże ci skonceptualizować główny temat twojego raportu. Podobnie jak zdanie tematu w akapicie, oświadczenie tezy podsumowuje główny punkt twojego pisania, w tym przypadku raport.

Po zebraniu wystarczającej ilości badań, powinieneś zauważyć pewne trendy i wzorce w informacjach. Jeśli wszystkie te wzorce prowadzą do większego, nadrzędnego punktu lub prowadzą do niego, to jest twoja teza.

Na przykład, jeśli pisałeś raport o zarobkach pracowników fast foodów, twoja teza mogłaby brzmieć mniej więcej tak: „Chociaż płace były kiedyś współmierne do kosztów utrzymania, po latach stagnacji nie są już wystarczające”. Stamtąd reszta twojego raportu rozwinie tę tezę, z obszernymi dowodami i argumentami na poparcie.

Dobrze jest zawrzeć oświadczenie dotyczące pracy magisterskiej zarówno w streszczeniu wykonawczym, jak i we wstępie do raportu, ale nadal chcesz to wcześnie rozgryźć, aby wiedzieć, w jakim kierunku iść, gdy będziesz dalej pracować nad konspektem.

4 Przygotuj zarys

Pisanie konspektu jest zalecane w przypadku wszelkiego rodzaju pisania, ale jest szczególnie przydatne w przypadku raportów, ze względu na nacisk na organizację. Ponieważ raporty są często oddzielone nagłówkami i podtytułami, solidny zarys gwarantuje, że będziesz na bieżąco podczas pisania, nie tracąc niczego.

Naprawdę powinieneś zacząć myśleć o swoim zarysie w fazie badań, kiedy zaczniesz zauważać wzorce i trendy. Jeśli utkniesz, spróbuj zrobić listę wszystkich kluczowych punktów, szczegółów i dowodów, o których chcesz wspomnieć. Sprawdź, czy możesz dopasować je do ogólnych i szczegółowych kategorii, które możesz zamienić odpowiednio w nagłówki i podtytuły.

5 Napisz wstępny projekt

Właściwie napisanie wstępnego szkicu lub pierwszego szkicu jest zwykle najbardziej czasochłonnym krokiem. Tutaj zbierasz wszystkie informacje z twoich badań i ubierasz je w słowa. Aby uniknąć przytłoczenia, po prostu postępuj zgodnie ze swoim zarysem krok po kroku, aby upewnić się, że przypadkowo niczego nie pominiesz.

Nie bój się popełniać błędów; to jest zasada numer jeden przy pisaniu wstępnego szkicu. Oczekiwanie, że pierwszy szkic będzie doskonały, powoduje dużą presję. Zamiast tego pisz w naturalny i zrelaksowany sposób i martw się o szczegóły, takie jak dobór słów i późniejsze poprawianie błędów. W każdym razie po to są ostatnie dwa kroki.

6 Popraw i edytuj swój raport

Po zakończeniu wstępnego szkicu nadszedł czas, aby wrócić i zacząć naprawiać błędy, które zignorowałeś za pierwszym razem. (Zanim jednak zanurkujesz z powrotem, dobrze jest spać, aby rozpocząć edycję od nowa lub przynajmniej zrobić małą przerwę, aby odpocząć od pisania szkicu).

Zalecamy uprzednie ponowne przeczytanie raportu pod kątem wszelkich poważnych problemów, takich jak wycinanie lub przesuwanie całych zdań i akapitów. Czasami okaże się, że Twoje dane się nie zgadzają lub że błędnie zinterpretowałeś kluczowy dowód. To jest właściwy czas, aby naprawić błędy „dużego obrazu” i przepisać dłuższe sekcje w razie potrzeby.

Jeśli nie wiesz, na co zwrócić uwagę podczas edycji, możesz przeczytać nasz poprzedni przewodnik z bardziej zaawansowanymi wskazówkami dotyczącymi samodzielnej edycji .

7 Sprawdź i sprawdź, czy nie ma błędów

Na koniec warto przejrzeć raport po raz ostatni, aby zoptymalizować sformułowania i sprawdzić błędy gramatyczne lub ortograficzne. W poprzednim kroku sprawdziłeś błędy „dużego obrazu”, ale tutaj szukasz konkretnych, nawet niepewnych problemów.

Asystent pisania, taki jak Grammarly , zaznacza te problemy za Ciebie. Bezpłatna wersja Grammarly wskazuje wszelkie błędy ortograficzne i gramatyczne podczas pisania, wraz z sugestiami dotyczącymi poprawy pisania, które można zastosować jednym kliknięciem. Wersja Premium oferuje jeszcze bardziej zaawansowane funkcje, takie jak dostosowywanie tonów i rekomendacje doboru słów, które przeniosą Twoje pisanie na wyższy poziom.