Jak napisać rezygnację

Odejście z pracy może być ekscytujące. Ale może to być również niewygodne, zwłaszcza jeśli chodzi o przekazywanie wiadomości obecnym współpracownikom. Napisanie listu rezygnacyjnego może wydawać się trudne w momencie, gdy masz już dużo na głowie. Standardowym protokołem jest dzielenie się tą zmianą twarzą w twarz (z grzeczności dla przełożonego i współpracowników), a także przekazywanie wiadomości na piśmie, w formie listu z rezygnacją (w oficjalnych celach kadrowych). Ale co, jeśli nie wiesz, co dokładnie uwzględnić i jak to odpowiednio sformułować?

Napisanie listu rezygnacyjnego nie musi być powodem do zmartwień. W tym przewodniku wyjaśniamy wszystko, co musisz wiedzieć o tym, jak napisać rezygnację. Omawiamy, co należy uwzględnić w swoim i przedstawiamy kilka przydatnych wskazówek. Dodatkowo na dobry początek udostępniamy przydatny szablon listu z rezygnacją.

Co uwzględnić w liście rezygnacyjnym

Podobnie jak w przypadku pisania listu motywacyjnego , pisząc rezygnację, musisz zawrzeć konkretne informacje, o których pracodawca musi wiedzieć. Poza tym należy przestrzegać etykiety pracy, aby pracodawca również mógł oczekiwać pewnych uprzejmości. W szczególności list z rezygnacją powinien zawierać następujące informacje:

Formalne powitanie i zakończenie

Listy rezygnacyjne to dokumenty biznesowe, dlatego należy je otwierać formalnym „Szanowni Państwo” i kończyć odpowiednim zakończeniem, np. „ Z poważaniem ”.

Ogłoszenie o rezygnacji

Zazwyczaj pierwsze zdanie listu z rezygnacją wyjaśnia zamiar opuszczenia stanowiska. Dzięki temu czytelnik od razu będzie wiedział o treści Twojego listu i uniknie zakopywania diody. Wyraźnie i prostym językiem oświadcz, że rezygnujesz. Jeśli Twój list z rezygnacją jest zbyt niejasny lub niejednoznaczny, pracodawcy mogą go błędnie zinterpretować. Najlepiej zachować się szczerze i bezpośrednio — innymi słowyszybko zerwać bandaż.

Większość ludzi nie lubi przekazywać złych wiadomości, dlatego niektórzy mają tendencję do łagodzenia swojej rezygnacji za pomocą eufemizmów lub zabezpieczeń (niepewny język, taki jak „Myślę…” lub „najlepiej byłoby, gdyby…”). Nie tylko powoduje to niejednoznaczność, ale także zaśmieca tekst nadmiarem słów, które umniejszają przekaz.

Data, w której przestajesz pracować

Ważne jest, aby otwarcie podać swój ostatni dzień zatrudnienia, aby Twoja firma mogła się odpowiednio dostosować. Wymaganych jest wiele przygotowań, takich jak znalezienie zastępstwa, a nawet restrukturyzacja zespołu. Aby właściwie zaplanować i zorganizować te wydarzenia, firma potrzebuje ostatecznej daty.

Zaoferuj pomoc w przejściu

Odchodząc stawiasz firmę w trudnej sytuacji. Właściwa etykieta pracy sugeruje, aby pomóc zespołowi przygotować się do odejścia w okresie pomiędzy Twoją rezygnacją a ostatnim dniem pracy, aby uniknąć obciążania współpracowników.

Konkretne sposoby, w jakie możesz pomóc, różnią się w zależności od stanowiska, ale oto kilka typowych zadań:

• sporządzenie planu przejścia zawierającego szczegółowe informacje o tym, kto przejmie które z Twoich poprzednich zadań, jeśli ma to zastosowanie
• przeszkolić swojego zastępcę lub współpracowników
• przekazanie własności projektów
• napisanie podręcznika opisującego, w jaki sposób wykonujesz określone zadania
• szczegółowo opisując swój bieżący harmonogram, aby ktoś mógł kontynuować pracę od miejsca, w którym ją przerwałeś
• informowanie/przekazywanie kontaktów biznesowych

Prawdopodobnie będziesz musiał ustalić takie szczegóły ze swoim przełożonym, więc nie musisz podawać szczegółów w swoim liście rezygnacyjnym. Nawet jeśli nie jest konieczna pomoc, jest to przemyślany gest. Ktokolwiek przeczyta Twoją rezygnację, doceni to.

Uprzejme wyrażenie wdzięczności (jeśli jest szczere)

Często za grzeczne uważa się podziękowanie firmie za możliwość pracy w niej, zwłaszcza jeśli zapewniła ona szkolenie lub pomoc osobistą. Oczywiście, jeśli powodem Twojej odejścia jest nieprzyjazne miejsce pracy, możesz zignorować tę sekcję, ponieważ może ona zostać uznana za hipokryzję lub nieautentyczną.

Informacje kontaktowe

W którymś miejscu w piśmie z rezygnacją podaj aktualne dane kontaktowe. Być może dział HR będzie musiał omówić coś z Tobą w przyszłości, a może Twoi współpracownicy lub zastępcy będą mieli kilka pytań.

Jeśli piszesz list formalny, Twoje dane kontaktowe powinny znaleźć się pod Twoim imieniem i nazwiskiem w lewym górnym rogu. Jeśli piszesz e-mail, możesz dodać to na dole pod swoim podpisem.

Jak napisać rezygnację

Przede wszystkim musisz wybrać odpowiedni kanał komunikacji dla swojej rezygnacji. Zazwyczaj rezygnacje wysyłane są w formie e-maili lub drukowane i dostarczane ręcznie.

Jak wspomniano powyżej, zaleca się złożenie rezygnacji osobiście (osobiście lub przez rozmowę wideo, jeśli pracujesz zdalnie), a następnie dostarczenie listu z rezygnacją. Jest to nie tylko bardziej uprzejme, ale także pozwala kontrolować, kiedy wiadomości są dostarczane. Jeśli po prostu wyślesz e-mail lub list, nie wiesz, kiedy dana osoba go przeczyta – może to skomplikować sprawę, szczególnie w przypadku dwutygodniowego okresu wypowiedzenia.

Zakładając, że zrezygnujesz najpierw osobiście, wybór pomiędzy wydrukiem a e-mailem zależy od Twojej firmy. Firmy bardziej formalne wolałyby listy w formie wydruku, a te bardziej swobodne – e-mail. W razie wątpliwości możesz po prostu zapytać swojego menedżera lub zespół HR, co by wolali – oczywiście po przekazaniu wiadomości.

Pisząc rezygnację, ogranicz się do najważniejszych informacji i niech będzie krótka:nie dłuższa niż jedna strona. Zajmij się wszystkimi obszarami wymienionymi powyżej i tak to zostaw. Nie ma potrzeby rozwodzić się nad szczegółami.

Jeśli masz osobistą relację ze swoim menedżerem, możesz czuć, że masz więcej do powiedzenia. W takim razie dlaczego nie wysłać im osobistego listu? Twoja rezygnacja powinna mieć charakter ściśle profesjonalny, ale to nie znaczy, że nie możesz podzielić się swoimi przemyśleniami w osobnej, nieformalnej wiadomości.

Jeśli chodzi o ton, używaj tego samego języka, w jakim piszesz na LinkedIn . Nawet gdy w grę wchodzą emocje, rezygnacje są nadal dokumentami formalnymi. Unikaj żartów, slangu, emotikonów i innych form komunikacji, które mogą wydawać się zbyt swobodne.

Wzór rezygnacji

Oto szablon listu z rezygnacją, który pomoże Ci zacząć. Zachęcamy do skopiowania go i odpowiedniego uzupełnienia pól.

Proszę przyjąć ten list jako moją formalną rezygnację z[firmy]. Mój ostatni dzień będzie[data].

Jestem wdzięczny za możliwość, którą Ty i[firma]daliście mi, aby uczyć się i rozwijać jako[stanowisko]. Miło było być częścią tak innowacyjnego i szybko rozwijającego się zespołu.

Chętnie zrobię wszystko, co w mojej mocy, aby pomóc w tym przejściu, włączając w to[pomocne zadanie]. Życzę Tobie i[firmie]wszystkiego najlepszego w osiąganiu swoich celów.

Z poważaniem,

[pełne imię i nazwisko]

[e-mail]

[numer telefonu]

[adres]

Wskazówki jak napisać rezygnację

Czas to odpowiednio

List z rezygnacją nie powinien być pierwszym przypadkiem, w którym pracodawca dowiaduje się o Twoim odejściu. Jak wspomnieliśmy powyżej, nie masz wpływu na to, kiedy przeczytają Twój list, nie wspominając już o tym, że ważne informacje należy zawsze przekazywać osobiście.

Zamiast tego list z rezygnacją pełni bardziej funkcjędokumentacjiniżpowiadomienia. Potraktuj to jak pokwitowanie. Najlepszą praktyką jest osobiste poinformowanie przełożonego o rezygnacji ze stanowiska, a następnie dostarczenie listu z rezygnacją jako oficjalnego dokumentu.

Możesz wręczyć pracodawcy wydrukowany list podczas osobistej dyskusji lub możesz go później wysłać e-mailem. Tak czy inaczej, powinna uzupełniać rozmowę osobistą, a nie ją zastępować.

Nie pal mostów

Zachowanie serdeczności nie polega wyłącznie na dobrych manierach; ludzie często utrzymują relacje zawodowe nawet po rezygnacji. Być może w przyszłości w Twojej starej firmie nastąpi atrakcyjne otwarcie, a może chciałbyś polecić ich jako klienta dla Twojej nowej firmy. Takie sytuacje przebiegają sprawniej, jeśli zakończysz sprawę polubownie.

Co więcej, często będziesz musiał wykorzystać swojego poprzedniego pracodawcę jako punkt odniesienia przy ubieganiu się o nową pracę. Mówienie negatywnych rzeczy w liście z rezygnacją tylko zmniejszy Twoje szanse na znalezienie nowej pracy, jeśli poprzedni pracodawca będzie żywił urazę.

Zamiast dawać upust wszystkim swoim negatywnym uczuciom, najlepiej zachować się grzecznie. Nawet jeśli odchodzisz z powodu nieprzyjaznego środowiska pracy, oświadcz to w sposób profesjonalny – w ten sposób Twoja skarga zostanie zarejestrowana w przypadku, gdy inni odejdą z tych samych powodów.

Zawsze sprawdzaj

Nie zaśmiecaj swojego eleganckiego wyjścia zawstydzającą literówką. Podobnie jak w przypadku każdego ważnego dokumentu, sprawdź go dokładnie pod kątem błędów, zanim ktokolwiek inny będzie mógł go zobaczyć. Przeczytaj go szybko, gdy skończysz, i sprawdź, czy nie ma błędów ortograficznych i gramatycznych.

Sugestie dotyczące pisania Grammarly powiadomią Cię o wszelkich błędach podczas pisania, wraz z informacją, jak je poprawić. Co więcej, nasz wykrywacz tonu gwarantuje, że Twój list z rezygnacją zostanie dostarczony tak, jak tego chcesz, powiadamiając Cię, jeśli brzmisz zbyt „nieformalnie”, „mocno” lub „oskarżycielsko”, zapewniając ci dodatkowy spokój ducha.

Ten artykuł został pierwotnie napisany w 2017 roku przez Karen Hertzberg. Został zaktualizowany i zawiera nowe informacje.