Jak napisać rezygnację?

Odejście z pracy może być ekscytujące. Ale może to być również niewygodne, zwłaszcza jeśli chodzi o przekazywanie wiadomości obecnym współpracownikom. Pisanie listu z rezygnacją może być trudne w czasie, gdy masz już wiele na głowie. Standardowym protokołem jest dzielenie się tą zmianą twarzą w twarz (z uprzejmości dla swojego przełożonego i współpracowników), a także przekazywanie wiadomości na piśmie, w formie listu rezygnacyjnego (dla oficjalnych celów HR). Ale co, jeśli nie wiesz, co dokładnie uwzględnić i jak to odpowiednio sformułować?

Napisanie listu z rezygnacją nie musi być powodem do niepokoju. W tym przewodniku wyjaśniamy wszystko, co musisz wiedzieć o tym, jak napisać rezygnację. Przeanalizujemy, co należy uwzględnić w Twoim, i przedstawimy kilka pomocnych wskazówek. Dodatkowo zapewniamy poręczny szablon listu rezygnacyjnego, który pomoże Ci zacząć.

Co zawrzeć w swoim piśmie rezygnacyjnym

Podobnie jak w przypadku pisania listu motywacyjnego , kiedy piszesz list rezygnacyjny, musisz podać konkretne informacje, które pracodawca musi znać. Oprócz tego obowiązuje etykieta pracy, której należy przestrzegać, więc pracodawca również będzie oczekiwał pewnych uprzejmości. W szczególności list rezygnacyjny powinien zawierać:

Formalne powitanie i zakończenie

Listy rezygnacyjne są dokumentami biznesowymi, więc należy je otwierać formalnym „Szanowni Państwo” i kończyć odpowiednim zamknięciem, np. „Z poważaniem ”.

Ogłoszenie Twojej rezygnacji

Zazwyczaj pierwsze zdanie twojego listu rezygnacyjnego wyjaśnia twój zamiar opuszczenia swojej roli. To od razu informuje czytelnika o treści twojego listu i pozwala uniknąć zakopania lede. Wyraźnie wyraź, że rezygnujesz, prostym językiem. Jeśli Twój list rezygnacyjny jest zbyt niejasny lub niejednoznaczny, Twoi pracodawcy mogą go błędnie zinterpretować. Najlepiej być szczerym i bezpośrednim — innymi słowy, szybko zerwać bandaż .

Większość ludzi nie lubi przekazywać złych wieści, więc niektórzy mają tendencję do łagodzenia swojego listu z rezygnacją eufemizmami lub zabezpieczeniami (niepewny język, taki jak „myślę…” lub „najlepiej, jeśli…”). Nie tylko tworzy to niejednoznaczność, ale także zaśmieca twoje pisanie nadmiarem słów, które umniejszają twoją wiadomość.

Data zakończenia pracy

Niezwykle ważne jest, aby otwarcie podać ostatni dzień zatrudnienia, aby Twoja firma mogła się odpowiednio dostosować. Potrzebnych jest wiele przygotowań, takich jak znalezienie zastępcy, a nawet restrukturyzacja zespołu. Aby właściwie zaplanować i zorganizować te wydarzenia, firma potrzebuje ostatecznego terminu.

Oferta pomocy w przejściu

Rezygnacja stawia firmę w trudnej sytuacji. Właściwa etykieta pracy sugeruje, że pomagasz zespołowi przygotować się do odejścia w okresie między rezygnacją a ostatnim dniem, aby uniknąć obciążania współpracowników.

Konkretne sposoby, w jakie możesz pomóc, różnią się w zależności od pracy, ale oto kilka typowych zadań:

• przygotowanie planu przejścia, który szczegółowo określi, kto będzie wykonywał które z Twoich poprzednich zadań, jeśli dotyczy
• szkolenie zastępcy lub współpracowników
• przekazanie własności projektów
• pisanie podręcznika, w jaki sposób realizujesz określone zadania
• uszczegółowienie Twojego aktualnego harmonogramu, aby ktoś mógł wrócić do miejsca, w którym przerwałeś
• informowanie/przekazywanie kontaktów biznesowych

Prawdopodobnie będziesz musiał ustalić takie szczegóły ze swoim przełożonym, więc nie musisz zobowiązywać się do konkretów w swoim piśmie rezygnacyjnym. Nawet jeśli nie jest potrzebna pomoc, nadal jest to przemyślany gest do zaoferowania. Każdy, kto czyta twoją rezygnację, doceni to.

Uprzejme oświadczenie z wdzięcznością (jeśli szczere)

Często uważa się za uprzejme podziękowanie firmie za możliwość pracy tam, zwłaszcza jeśli zapewniła szkolenie lub osobistą pomoc. Oczywiście, jeśli powód odejścia wiąże się z nieprzyjaznym miejscem pracy, możesz zignorować tę sekcję, ponieważ może wydawać się obłudna lub nieautentyczna.

Informacje kontaktowe

Gdzieś w swoim piśmie rezygnacyjnym podaj aktualne dane kontaktowe dla siebie. Być może dział HR będzie musiał omówić coś z Tobą w przyszłości, a może Twoi koledzy lub zastępca będą mieli kilka pytań.

Jeśli piszesz oficjalny list, Twoje dane kontaktowe powinny znajdować się pod Twoim imieniem i nazwiskiem w lewym górnym rogu. Jeśli piszesz e-mail, możesz dodać to na dole pod swoim podpisem.

Jak napisać rezygnację?

Przede wszystkim musisz wybrać odpowiedni kanał komunikacji dla swojego rezygnacyjnego. Zazwyczaj rezygnacje wysyłane są w formie wiadomości e-mail lub drukowane i dostarczane ręcznie.

Jak wspomniano powyżej, zaleca się złożenie rezygnacji twarzą w twarz (osobiście lub przez połączenie wideo, jeśli pracujesz zdalnie), a następnie dostarczenie listu rezygnacyjnego. Jest to nie tylko bardziej uprzejme, ale także kontrolujesz, kiedy wiadomości są dostarczane. Jeśli po prostu wyślesz e-mail lub list, nie wiesz, kiedy dana osoba go przeczyta – może to skomplikować sprawę, zwłaszcza w przypadku dwutygodniowego wypowiedzenia.

Zakładając, że najpierw rezygnujesz osobiście, wybór między wydrukiem a e-mailem zależy od Twojej firmy. Bardziej sformalizowane firmy chciałyby wydrukować listy, podczas gdy te mniej formalne byłyby w porządku z e-mailem. Jeśli masz wątpliwości, możesz po prostu zapytać swojego menedżera lub zespół HR, który wolisz – oczywiście po tym, jak ogłosisz wiadomość.

Pisząc rezygnację, trzymaj się tylko zasadniczych rzeczy i pisz krótko: nie więcej niż jedna strona . Zakryj wszystkie wyżej wymienione obszary i na tym pozostaw. Nie musisz rozwodzić się nad szczegółami.

Jeśli masz osobistą relację z przełożonym, możesz mieć wrażenie, że masz więcej do powiedzenia. W takim razie dlaczego nie wysłać im osobistego listu? Twoja rezygnacja powinna być ściśle profesjonalna, ale to nie znaczy, że nie możesz podzielić się swoimi przemyśleniami w osobnej, nieformalnej wiadomości.

Jeśli chodzi o ton, użyj tego samego języka, w jakim piszesz na LinkedIn . Nawet gdy w grę wchodzą emocje, rezygnacje są nadal formalnymi dokumentami. Unikaj żartów, slangu, emotikonów i innych komunikatów, które mogą wydawać się zbyt zwyczajne.

Wzór listu rezygnacyjnego

Oto szablon listu rezygnacyjnego, który pomoże Ci zacząć. Możesz go skopiować i odpowiednio wypełnić pola.

Wskazówki, jak napisać rezygnację

Zaplanuj to odpowiednio

Twoja rezygnacja nie powinna być pierwszym przypadkiem, w którym pracodawca usłyszy o Twojej rezygnacji. Jak wspomnieliśmy powyżej, nie możesz kontrolować, kiedy czytają Twój list, nie wspominając o tym, że ważne wiadomości zawsze należy przekazywać osobiście.

Twój list rezygnacyjny działa raczej jako dokumentacja niż powiadomienie . Pomyśl o tym jako o paragonie. Najlepszą praktyką jest poinformowanie przełożonego, że rezygnujesz osobiście, a następnie dostarczenie listu rezygnacyjnego jako oficjalnego protokołu.

Możesz wręczyć pracodawcy wydrukowany list, gdy omawiasz go osobiście, lub możesz później wysłać go pocztą elektroniczną. Tak czy inaczej, powinna ona uzupełniać rozmowę osobistą, a nie ją zastępować.

Nie pal mostów

W pozostawaniu serdecznym nie chodzi tylko o dobre maniery; ludzie często utrzymują stosunki zawodowe nawet po rezygnacji. Być może w przyszłości w Twojej starej firmie pojawi się nowe atrakcyjne otwarcie, a może chciałbyś ich polecić jako klienta dla nowej firmy. Sytuacje te przebiegają sprawniej, jeśli zakończysz sprawy polubownie.

Co więcej, często będziesz musiał wykorzystać swojego poprzedniego pracodawcę jako punkt odniesienia dla nowych miejsc pracy. Mówienie negatywnych rzeczy w liście rezygnacyjnym zmniejszy Twoje szanse na znalezienie nowej pracy tylko wtedy, gdy poprzedni pracodawca żywi urazę.

Zamiast wyładowywać wszystkie swoje negatywne uczucia, najlepiej być uprzejmym. Nawet jeśli odchodzisz z powodu nieprzyjaznego środowiska pracy, powiedz to profesjonalnie – w ten sposób Twoja firma zarejestruje Twoją skargę na wypadek, gdyby inni odeszli z tych samych powodów.

Zawsze sprawdzaj

Nie skaż swojego pełnego wdzięku wyjścia zawstydzającą literówką. Podobnie jak w przypadku każdego ważnego dokumentu, sprawdź go dokładnie pod kątem błędów, zanim ktokolwiek inny będzie mógł go zobaczyć. Przeczytaj go szybko, gdy skończysz, aby sprawdzić, czy nie ma błędów ortograficznych i gramatycznych.

Sugestie dotyczące pisania Grammarly powiadomią Cię o wszelkich błędach podczas pisania, wraz z informacją zwrotną o tym, jak je poprawić. Co więcej, nasz wykrywacz tonów zapewnia, że ​​Twój list rezygnacyjny jest zgodny z Twoimi oczekiwaniami, informując Cię, czy brzmisz zbyt „nieformalnie”, „siłowo” lub „oskarżycielsko”, zapewniając Ci dodatkowy spokój ducha.

Ten artykuł został pierwotnie napisany w 2017 roku przez Karen Hertzberg. Został zaktualizowany o nowe informacje.