Jak napisać oficjalną wiadomość e-mail

Opublikowany: 2022-03-22

Czy wahasz się, jak napisać oficjalną wiadomość e-mail? Nie martw się; nie jesteś sam. Rozpoczęcie oficjalnego e-maila może być zniechęcającym zadaniem, ponieważ wiadomość jest ważna częściej niż nie. Jednak oficjalne pisanie e-maili jest czymś, czego wszyscy możemy się nauczyć. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez oficjalny format wiadomości e-mail, w tym jak rozpocząć oficjalną wiadomość e-mail, jak zakończyć oficjalną wiadomość e-mail i oficjalny podpis e-mail. Dostarczymy Ci również 10 próbek oficjalnych wiadomości e-mail i zapoznamy Cię z szablonami e-maili Flowrite, które pomogą Ci pisać oficjalne wiadomości e-mail szybciej niż kiedykolwiek wcześniej.

Co to jest oficjalny e-mail?

Oficjalny e-mail to rodzaj oficjalnej wiadomości e-mail wysyłanej do osoby (lub grupy), która wymaga odpowiedzi. Podobnie jak wszystkie formalne wiadomości e-mail, oficjalne wiadomości e-mail muszą być profesjonalne i poprawnie sformatowane, z oficjalną strukturą, tematem, pozdrowieniami i podpisem.

Przykłady oficjalnych wiadomości e-mail obejmują:

  • Choroba zostawić wiadomość
  • Zaproszenie na spotkanie
  • Przedstawienie kogoś formalnie
  • Wręczenie wypowiedzenia
  • Dziękując komuś

Oficjalne wiadomości e-mail, takie jak na przykład rezygnacja lub wniosek o urlop, to formalne wnioski, które można udostępnić innym osobom. Ponownie, bycie tak uprzejmym i profesjonalnym, jak to możliwe w takich wiadomościach, zapewnia pozytywną reakcję.

Możesz wysyłać e-maile do szefa, profesora, współpracownika, klienta lub potencjalnego partnera biznesowego. Badacze twierdzą, że język, którego używasz i to, jak formalny jesteś, może wpływać na to, jak postrzegają Cię odbiorcy. „Język Internetu, czyli mowa tekstowa, może być odpowiedni do przypadkowych interakcji, ale nieodpowiedni w kontekście zawodowym” – podsumowują.

Lekcja? Pisząc oficjalne e-maile, trzymaj się odpowiedniej struktury i bądź formalny.

Pisanie formalnych oficjalnych e-maili jest nie tylko profesjonalne; to też jest praktyczne. Oficjalny format wiadomości e-mail jest również skonstruowany tak, aby Twoja wiadomość nie stała się niejasna i zdezorientowana. Postępowanie zgodnie z naszym przewodnikiem po oficjalnych wiadomościach e-mail pomoże Ci stworzyć przejrzystą korespondencję, która generuje wyniki.

Jak napisać oficjalny e-mail?

Ten proces krok po kroku dotyczący oficjalnego formatu pisania e-maili, a zanim przeczytasz tę sekcję, wiesz już wszystko, co trzeba wiedzieć o tym, jak napisać oficjalny e-mail.

Oficjalny format e-mail

Struktura każdej oficjalnej wiadomości e-mail jest prosta, więc jej opanowanie nie powinno zająć dużo czasu.

Skuteczny oficjalny e-mail składa się z czterech części, w tym:

  • Powitanie
  • Linia otwarcia i korpus
  • Kończący się
  • Podpis

Każda korespondencja ma tę samą formalną strukturę wiadomości e-mail, co oznacza, że ​​po jej opanowaniu będziesz tworzyć skuteczne wiadomości w ciągu kilku minut.

Jak rozpocząć oficjalną wiadomość e-mail

Każdy formalny e-mail zaczyna się od słowa „Kochanie”.

Pisząc do kogoś, kogo znasz, używaj jego pełnego imienia i nazwiska. Oto jak to działa:

  • „Drogi Paulu Robertsie”,

Czy powinieneś użyć tytułu w powitaniu e-mail? Zalecamy, abyś tego nie robił. Używanie zwrotów grzecznościowych, takich jak pan i pani, jest staromodne i może obrazić, więc porzuć to. Podobnie, nadszedł czas, aby porzucić „Szanowny Panie/Pani” i „Kogo to może dotyczyć”.

Oficjalne pozdrowienia e-mail

Ale co się stanie, jeśli nie znasz pełnego imienia i nazwiska osoby lub zwracasz się do grupy?

Jeśli nie masz czyjegoś pełnego imienia i nazwiska (lub nie możesz go znaleźć na przykład na LinkedIn), zwróć się do tej osoby w inny sposób, na przykład używając jej stanowiska.

Oto jak to może działać:

  • Szanowny Kierowniku Marketingu,
  • Szanowny Kierownik Rekrutacji,
  • Droga drużyno,

Niektórzy chcą wiedzieć, czy mogą użyć „Cześć” jako powitania w oficjalnym e-mailu? To zależy od Ciebie, ale w oficjalnym e-mailu sugerujemy, aby tego nie robić. Dowody i anegdoty pokazują, że nieformalne podejście nie jest odpowiednie w takich przypadkach.

Naszą radą jest trzymanie się wypróbowanego i przetestowanego podejścia do komunikacji, ponieważ prawdopodobnie będzie to najlepszy sposób na uzyskanie oczekiwanej odpowiedzi i wyników. Dowiedz się więcej o tym, jak rozpocząć e-mail w naszym artykule.

Linie otwarcia i ciało

Nie będziemy tutaj wchodzić w szczegóły, ale oficjalne e-maile dotyczą uzyskania odpowiedzi, więc odpowiadaj na pytania w sposób jasny!

Zazwyczaj pierwsze zdanie przedstawia, kim jesteś i wyjaśnia, dlaczego wysyłasz e-maile. Poniższe zdania obejmują Twoją prośbę, pytanie lub wiadomość. Możesz zobaczyć, jak wykorzystaliśmy tę strukturę, w naszych 10 oficjalnych przykładach e-maili poniżej.

Niezwykle ważne jest, abyś używał odpowiedniego tonu głosu w swoich wiadomościach, więc zacznij od zrozumienia mocy znajdowania właściwych słów przed napisaniem oficjalnych e-maili.

Kończenie oficjalnego e-maila

Tradycyjnym oficjalnym podpisem e-mail jest użycie „Z poważaniem”, jeśli znasz imię osoby i „Z poważaniem”, jeśli nie znasz (lub piszesz do grupy).

Te dwa oficjalne zakończenia e-maili powinny Cię obejmować w każdych okolicznościach. Jeśli chcesz, możesz też skorzystać z innych zakończeń, w tym:

  • Z poważaniem
  • Pozdrowienia
  • Z najlepszymi życzeniami

Wybór oficjalnego zakończenia e-maila zależy w dużej mierze od kontekstu i osoby, z którą się komunikujesz. Jeśli kogoś znasz, możesz być trochę mniej formalny. Ale z drugiej strony, jeśli po raz pierwszy wysyłasz wiadomość lub nie masz pewności co do swoich umiejętności komunikacyjnych, trzymaj się standardowych zakończeń wiadomości e-mail.

Omówiliśmy temat zakończenia wiadomości e-mail, więc jeśli potrzebujesz więcej porad i wskazówek, koniecznie sprawdź to.

Oficjalny podpis e-mail

Oficjalny podpis e-mail zawiera podstawowe informacje o Tobie, w tym:

  • Imię
  • Stanowisko
  • Firma (jeśli dotyczy)
  • Adres e-mail
  • Numer telefonu

Są to podstawy każdego dobrego podpisu w wiadomości e-mail, ale możesz dodać więcej szczegółów, jeśli jest to istotne. Na przykład możesz dołączyć linki do kont w mediach społecznościowych, linki do produktów lub logo firmy, jeśli chcesz.

Oficjalna etykieta e-mail

Komunikacja biznesowa jest zgodna z zestawem reguł – znanych jako biznesowa etykieta e-mail – które określają sposób pisania wiadomości e-mail i zapewniają skuteczną komunikację.

Oto 10 podstawowych oficjalnych wskazówek dotyczących etykiety e-mail, które musisz znać, aby pisać lepsze wiadomości biznesowe:

  1. Utwórz atrakcyjny wiersz tematu
  2. Przedstaw się jako pierwszy
  3. Bądź zwięzły i rzeczowy w swoich wiadomościach
  4. Nigdy nie próbuj być śmieszny
  5. Nie używaj emotikonów
  6. Trzymaj się standardowych czcionek
  7. Jasno określ, czego chcesz, kiedy tego chcesz i dlaczego
  8. Sprawdź pisownię i gramatykę przed wysłaniem
  9. Nigdy nie dołączaj dużych załączników
  10. Oszczędnie korzystaj z CC i BCC

10 oficjalnych próbek wiadomości e-mail

Aby pomóc zilustrować nasze punkty, stworzyliśmy 10 oficjalnych próbek wiadomości e-mail, które pokazują zasady i praktyczne kroki opisane powyżej. W naszych oficjalnych przykładowych wiadomościach e-mail skupiliśmy się na przykładach z życia wziętych, w których musisz wysłać wyraźną korespondencję, która wymaga odpowiedzi. Te przykłady pokazują, jak uporządkować wiadomości, ale nie kopiuj ich i nie wklejaj. Niezbędne jest spersonalizowanie każdego oficjalnego e-maila, aby upewnić się, że jest profesjonalny. Gotowy do rozpoczęcia?

Oficjalny przykładowy e-mail wprowadzający

Oficjalny e-mail wprowadzający to powszechna uprzejmość, którą będziesz rozszerzać w biznesie. Na przykład możesz przedstawiać klienta, klienta lub potencjalnego nowego członka personelu komuś, kogo już znasz. W naszym oficjalnym szablonie przedstawiającym wiadomość e-mail kierujemy zaufanego klienta do nowego dostawcy. Zobacz jak to działa poniżej.

Wiersz tematu: Do: (Imię 1) spotkanie (Imię 2)
Droga Melanie Clark,

Chciałbym przedstawić Państwu (nazwa klienta), który poszukuje nowego dostawcy dla swojej działalności. Przekazałem im informacje o Twojej firmie i wyraziłem zadowolenie z usług, które nam dostarczyłeś.

Zachęcam do wzajemnej komunikacji i umówienia spotkania w dogodnym dla Państwa terminie.

Z poważaniem,

Alan Hamilton

Oficjalny e-mail dotyczący zwolnienia lekarskiego

To smutny fakt, że wszyscy od czasu do czasu chorujemy, a na mocy umowy masz obowiązek poinformować swojego przełożonego, że nie będziesz mógł dzisiaj pracować. Tak więc w tym oficjalnym e-mailu dotyczącym szablonu zwolnienia lekarskiego wyraźnie stwierdzamy, że nie jesteśmy w stanie pracować, ale kończymy pozytywną notatką ze szczegółami, kiedy mamy nadzieję wrócić do pracy.

Wiersz tematu: Do: Zwolnienie chorobowe dnia (data)
Droga Melanie Clark,

Niestety źle się czuję i nie będę mógł dzisiaj pracować. Rozmawiałam jednak z lekarzem i powinnam być na tyle zdrowa, żeby za dwa dni wrócić do pracy.

Będę na bieżąco informował Cię o moich postępach i nie mogę się doczekać powrotu do pracy.

Z poważaniem,

Alan Hamilton

Oficjalny e-mail z rezygnacją

Kiedy zdecydujesz się opuścić stanowisko, musisz wysłać oficjalną wiadomość e-mail z rezygnacją. Ten oficjalny e-mail oznacza początek opuszczania pozycji i rozpoczyna tykanie zegara. W tym przykładzie pokazujemy, jak napisać profesjonalną oficjalną wiadomość e-mail z rezygnacją, która pozytywnie zakończy pracę, jednocześnie prosząc o niezbędne informacje potrzebne do rozpoczęcia nowej roli.

Temat: Do: Moja rezygnacja
Droga Melanie Clark,

Piszę o rezygnacji z zajmowanego stanowiska jako (wstawić tytuł zawodowy). Wiele się nauczyłem pracując w (firmie) i podobało mi się to doświadczenie. Uważam jednak, że to właściwy czas, aby wyjechać i kontynuować karierę.

Proszę przyjąć ten e-mail jako datę mojej oficjalnej rezygnacji. Z przyjemnością spotkam się i omówię kolejne kroki w tym procesie, w tym uzgodnienie ostatecznej daty mojego pobytu tutaj.

Z poważaniem,

Alan Hamilton

Oficjalny e-mail z zaproszeniem na spotkanie

Tworzenie oficjalnej wiadomości e-mail z zaproszeniem to podstawowa umiejętność każdego profesjonalnego pracownika. W tym oficjalnym e-mailu z zaproszeniem na spotkanie zwracamy się do zespołu i zmieniliśmy powitanie i podpis, aby to odzwierciedlić. Jak widać, jasno określiliśmy, o co prosimy, kiedy i dlaczego. Spójrz na nasz oficjalny e-mail z zaproszeniem na spotkanie.

Wiersz tematu: Do: Spotkanie w sprawie planu marketingowego na (rok)
Szanowny Zespole Marketingu,

Zapraszam wszystkich na spotkanie firmowe w celu omówienia przyszłości zespołu marketingowego. Spotkanie odbędzie się o godz. (wstaw szczegóły).

Proszę jak najszybciej potwierdzić swoją obecność, odpowiadając na tę wiadomość e-mail.

Nie mogę się doczekać spotkania z wami wszystkimi i określenia naszych strategicznych planów na ekscytującą przyszłość.

Z poważaniem,

Alan Hamilton

Oficjalny e-mail z zaproszeniem

W tym oficjalnym e-mailu z zaproszeniem zwracamy się do osoby po imieniu. Jak widać, zmienia to powitanie i podpis oraz pozwala nam być bardziej konkretnym i ukierunkowanym w naszych wiadomościach. Zobaczmy więc, jak to działa:

Wiersz tematu: Do: Spotkanie w sprawie planu marketingowego na (rok)
Droga Melanie Clark,

Zapraszam na spotkanie w celu omówienia przyszłości zespołu marketingowego. Spotkanie odbędzie się o godz. (wstaw szczegóły).

Jesteś kluczem do przyszłości naszego działu marketingu. Z radością przyjmiemy Twoje doświadczenie i spostrzeżenia, które pomogą nam ukształtować przyszły kierunek strategiczny.

Proszę o jak najszybsze potwierdzenie obecności na spotkaniu ze mną.

Z poważaniem,

Alan Hamilton

Jak napisać oficjalny e-mail do klienta

Zwracając się do klienta, należy przestrzegać zasad i okazywać szacunek. W tym oficjalnym e-mailu do klienta prosimy o dodatkowe informacje na temat zamówienia, ale sam szablon e-maila może być dostosowany do kilku sytuacji, które możesz napotkać. Użyj go jako konspektu i dostosuj go do swoich konkretnych potrzeb.

Wiersz tematu: Do: Spotkanie w sprawie planu marketingowego na (rok)
Droga Melanie Clark,

Nazywam się Alan Hamilton i kontaktuję się z Tobą z (nazwa firmy). Obecnie przetwarzam Twoje zamówienie i przed jego zrealizowaniem proszę o wyjaśnienie niektórych informacji.

Czy możesz skontaktować się ze mną tak szybko, jak to możliwe przez e-mail lub dzwoniąc na poniższy numer, a my zapewnimy, że Twoje zamówienie dotrze do Ciebie tak szybko, jak to możliwe.

Z poważaniem,

Alan Hamilton

Jak napisać oficjalną wiadomość e-mail o pracę

Przesłanie CV lub podania o pracę to powszechna sytuacja, w której potrzebujesz oficjalnego e-maila. W tym przykładzie jak napisać oficjalną wiadomość e-mail w sprawie pracy, jesteśmy przyjaźni, ale skoncentrowani, prosząc o szczegóły dotyczące tego, co dostarczyliśmy i prosząc o dalsze informacje na temat kolejnych kroków.

Wiersz tematu: Do: Spotkanie w sprawie planu marketingowego na (rok)
Szanowny Kierownik Rekrutacji,

Nazywam się Alan Hamilton i ubiegam się o stanowisko (tytuł zawodowy). Załączam kopię mojego CV oraz portfolio mojej pracy zgodnie z wymaganiami zawartymi w ogłoszeniu o pracę.

Czy możesz przejrzeć informacje i dać mi znać, czy podałem wszystkie wymagane informacje. Jeśli czegoś brakuje lub masz dodatkowe pytania, skontaktuj się ze mną w dowolnym momencie, korzystając z danych zawartych w moim podpisie.

Z zadowoleniem przyjmuję w odpowiednim czasie informacje na temat postępów w mojej aplikacji.

Z wyrazami szacunku,

Alan Hamilton

Oficjalny e-mail z 2-tygodniowym powiadomieniem

Chociaż omówiliśmy już, jak napisać skuteczny e-mail z rezygnacją, ten oficjalny e-mail z dwutygodniowym wypowiedzeniem jest znacznie krótszy i bardziej skoncentrowany. Taki e-mail jest odpowiedni w przypadku pracy krótkoterminowej lub roli, którą możesz odejść z określonych powodów. Niestety nie ma tu miejsca na nieporozumienia.

Wiersz tematu: Do: Spotkanie w sprawie planu marketingowego na (rok)
Droga Melanie Clark,

Proszę przyjąć ten e-mail jako moją oficjalną rezygnację i początek mojego 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia. Dobrze się bawiłem tutaj, ale czuję, że jestem gotowy, aby ruszyć dalej.

Z zadowoleniem przyjmuję możliwość omówienia kolejnych kroków, w tym zarządzania przeniesieniem moich obowiązków na innych pracowników.

Będziemy wdzięczni za potwierdzenie otrzymania tej wiadomości e-mail.

Z poważaniem,

Alan Hamilton

Oficjalna próbka odpowiedzi e-mail

Kiedy ktoś zadaje sobie trud wysłania Ci e-maila, uprzejmie jest potwierdzić, że go otrzymałeś i określić, co planujesz z nim zrobić. W tym oficjalnym przykładzie odpowiedzi e-mailowej podajemy krótką i skoncentrowaną odpowiedź, której możesz użyć w każdych okolicznościach.

Wiersz tematu: Do: Spotkanie w sprawie planu marketingowego na (rok)
Szanowni Państwo (imię klienta),

Dziękuję za ostatnią wiadomość e-mail. Mogę potwierdzić, że go otrzymaliśmy, i obecnie znajduję najodpowiedniejszą osobę do udostępnienia. Zapewniam, że ktoś odpowie na Twoją wiadomość w ciągu 24 godzin.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, skontaktuj się ze mną w dowolnym momencie, a chętnie z Tobą porozmawiam.

Z poważaniem,

Alan Hamilton

Oficjalny e-mail z podziękowaniem

Oficjalne podziękowanie to formalna korespondencja, która zostanie udostępniona w całej firmie oraz zachowana i przechowywana na przyszłość. Ten krótki i prosty oficjalny e-mail z podziękowaniem wyraża właściwe uczucia, a jednocześnie jest krótki i słodki.

Wiersz tematu: Do: Spotkanie w sprawie planu marketingowego na (rok)
Droga Melanie Clark,

Nazywam się Alan Hamilton i jestem (stanowisko) w (nazwa firmy). Piszę, aby podziękować za wspaniałą obsługę otrzymaną od Państwa firmy.

Twoje wsparcie, wskazówki i wyjątkowa obsługa zostały bardzo docenione w ciągu ostatniego roku i chcielibyśmy podziękować za wszystko, co zrobiłeś oficjalnie.

Wszyscy w (nazwa firmy) czekamy na współpracę w przyszłości.

Z wyrazami szacunku,

Alan Hamilton

Oficjalny szablon wiadomości e-mail autorstwa Flowrite

Pisanie oficjalnych e-maili jest proste, jeśli postępujesz zgodnie z naszym procesem. Oficjalne próbki wiadomości e-mail w tym artykule powinny zawierać zarys, który możesz dostosować do swoich potrzeb. Jest jednak jeszcze łatwiejszy sposób. Flowrite to narzędzie do pisania AI, które zamienia krótkie instrukcje w gotowe do wysłania wiadomości e-mail i wiadomości. Załóżmy, że wciąż nie możesz znaleźć odpowiednich słów do napisania oficjalnego e-maila. W takim przypadku Flowrite może pomóc Ci zacząć i zaoferować inspirację – lub nawet napisać za Ciebie całą wiadomość e-mail. Jak widać na poniższym przykładzie, wystarczy jedno kliknięcie.

Wniosek

Nadal wahasz się co do oficjalnego formatu pisania e-maili? Tak myślałem. W tym artykule próbowaliśmy podzielić oficjalny format wiadomości e-mail na kawałki, w tym oficjalne pozdrowienia i oficjalne zakończenia wiadomości e-mail. Mamy nadzieję, że to podejście pomogło Ci nauczyć się pisać oficjalne wiadomości i teraz czujesz się pewniej, pisząc oficjalne e-maile. Uważasz, że artykuł był pomocny; udostępnij go swojemu zespołowi, aby ułatwić całej firmie rozpoczęcie oficjalnego e-maila. Przynajmniej dodaj stronę do zakładek, aby upewnić się, że masz ją pod ręką, gdy następnym razem nie będziesz mieć pewności co do oficjalnej poczty. Na koniec nie zapomnij o Flowrite i naszych oficjalnych szablonach e-maili, które pomogą Ci szybciej pisać lepsze e-maile.