20 wskazówek, jak wysyłać lepsze e-maile

Zastanawiasz się, jak pisać lepsze e-maile? Cóż, dobre pisanie e-maili zaczyna się od znajomości podstaw.

Gdy zdobędziesz pewność siebie, możesz zastosować więcej niuansów, aby jeszcze bardziej poprawić swoje umiejętności pisania e-maili. Podnoszenie poziomu swojego rzemiosła nie wymaga książek, kursów ani zajęć na temat wysyłania lepszych e-maili. Po zainwestowaniu 10 minut w przeczytanie tego wpisu na blogu wiesz już wszystko, czego potrzebujesz, aby w każdej sytuacji napisać dobrą wiadomość e-mail. To inwestycja w Twoją karierę, która niesie ze sobą potencjał nieskończonego zwrotu z inwestycji.

Następnie 20 wskazówek dotyczących pisania e-maili, które pomogą Ci stać się lepszym pisarzem e-maili bez względu na punkt wyjścia.

1. Rozważ swojego odbiorcę

W każdej profesjonalnej komunikacji, twoi odbiorcy powinni być twoją pierwszą uwagą. Od tego, kto przeczyta Twój e-mail, zależy, jak go napiszesz, od tonu do treści. Tak proste jak to.

Jeśli się nie zgadzasz, zastanów się, czy w podobny sposób komunikujesz się z szefem, współpracownikiem, klientem i kontrahentami – nie mówiąc już o rodzinie i przyjaciołach. Twój e-mail nie musi być tak formalny, jak w przypadku zapytania biznesowego podczas komunikacji ze współpracownikami. Niektóre języki specyficzne dla funkcji mogą być skuteczne w wymianie między członkami zespołu, ale mylące dla najwyższego kierownictwa.

Pamiętaj też, że Twoi odbiorcy obejmują wszystkich dodanych w polach „Do:”, „CC:” i „BCC:”, koncentrując się na pierwszym z nich. Jedna publiczność ułatwia personalizację przekazu i dostosowanie podejścia do odbiorcy. Przed rozpoczęciem pisania upewnij się, że odzwierciedlasz relacje i wcześniejszą korespondencję między nadawcą a odbiorcą.

2. Ustaw jasny cel dla swojego e-maila

Jeśli nie masz jasności co do celu wiadomości e-mail, zanim zaczniesz ją pisać, możesz być pewien, że odbiorca też nie będzie. Wyjaśnienie, co próbujesz osiągnąć za pomocą wiadomości, pomoże Ci skutecznie wyrazić siebie, gdy zdecydujesz się przełożyć pióro na papier.

Wszystkie dobre e-maile mają jeden – i tylko jeden – cel. Nazywa się to „zasadą jednej rzeczy”. Zapisując tylko jedną rzecz w e-mailu, ułatwiasz odbiorcy zrozumienie i podjęcie działań. Żądanie więcej niż jednej czynności w wiadomości e-mail może prowadzić do zamieszania, co prowadzi do nieefektywnej komunikacji.

Aby zdefiniować cel swojej wiadomości, możesz zadać sobie następujące pytania:

• O co prosisz odbiorcę?
• Jak chcesz, żeby się czuli?
• Jak powinni odpowiedzieć?
  

Czasami absolutnie musisz omówić kilka rzeczy wokół tego samego tematu w jednym e-mailu. W takim przypadku coraz bardziej istotne staje się wyraźne sformatowanie wiadomości za pomocą wypunktowań lub list numerowanych. Wyróżnienie różnych składników wiadomości e-mail ułatwia odbiorcy przetwarzanie wiadomości i odpowiadanie w sposób obejmujący wszystko, czego potrzebujesz.

3. Upewnij się, że Twój adres e-mail jest koniecznie

Poczta e-mail stała się domyślnym kanałem komunikacji biznesowej. Bez względu na to, jak bardzo wszyscy kochamy e-maile (sarkazm) i bez względu na to, jak ważne jest zapewnienie e-papierowego śladu komunikacji z klientami, kontrahentami lub współpracownikami, e-mail nie jest właściwym kanałem całej komunikacji w miejscu pracy.

Kiedy już wiesz, kim jest odbiorca i dlaczego zamierzasz wysłać mu e-mail, przestań. Weź głęboki oddech i zadaj sobie pytanie: „Czy ten e-mail jest koniecznie?” Profesjonaliści na całym świecie mają tendencję do nadmiernej komunikacji przez e-mail, nawet jeśli wystarczy szybki telefon lub wiadomość na Slack. A co z filmem Loom? Mimo popularnego mema warto pamiętać, że nie wszystkie spotkania mogły być e-mailami.

Pamiętaj więc, że e-mail to tylko jeden kanał profesjonalnej komunikacji. Dzięki szerokiej gamie kanałów komunikacji asynchronicznej wybierz ten, który pasuje do przekazu.

4. Poznaj swoją etykietę e-mailową

Etykieta e-mail odnosi się do zestawu zasad, które kierują naszym zachowaniem podczas korzystania z poczty e-mail.

Można go zdefiniować jako kodeks postępowania, który zawiera niepisane wytyczne dotyczące komunikacji e-mailowej dotyczące języka, pisowni, gramatyki i obyczajów. Etykieta zależy od tego, do kogo wysyłasz e-mail. Zawsze bezpieczniej jest pozostać po formalnej stronie konwencji.

Przestrzeganie etykiety e-mailowej pomoże Ci wypracować profesjonalizm w komunikacji, zbudować silne relacje ze współpracownikami i dobrze reprezentować firmę. Ponieważ nie ma autorytatywnego źródła na ten temat, przygotowaliśmy listę najważniejszych zasad i wskazówek dotyczących etykiety e-mail, którą każdy profesjonalista powinien znać. Dzięki tej krótkiej lekturze możesz zaktualizować swoją wiedzę na ten temat i krytycznym okiem ocenić swoją pocztę e-mail.

5. Postępuj zgodnie z odpowiednią strukturą wiadomości e-mail

Najlepszym sposobem na napisanie e-maila jest trzymanie się formatu. Poczta e-mail istnieje od dziesięcioleci i wielu z nas używa jej od dzieciństwa. Dlatego nasze mózgi są przystosowane do odczytywania ich w określony sposób. Bez względu na to, czy odbiorca pominąłby wszystkie drobiazgi i formalności, łatwiej mu to zrozumieć, jeśli nie odwrócisz się od tego, czego się oczekuje.

Najlepsza praktyka dotycząca struktury wiadomości e-mail jest następująca:

• Wiersz tematu
• Powitanie
• Linia otwierająca
• Zawartość
• Wezwanie do działania
• Zdanie końcowe
• Podpisanie
• Podpis
  

Jeśli niektóre z tych elementów dobrej wiadomości e-mail brzmią dla Ciebie jak język obcy, nie martw się. W tym poście na blogu omówimy każdą część dobrze zorganizowanej wiadomości e-mail. Zanim skończysz czytać, będziesz wiedział wszystko, co musisz wiedzieć, aby je wszystkie dopracować. A jeśli potrzebujesz dalszej pomocy, wkrótce dowiesz się również o narzędziu o nazwie Flowrite, które może stać się Twoim asystentem e-mail AI i zająć się strukturą Twoich e-maili.

6. Wykorzystaj w pełni temat wiadomości e-mail

Wiersz tematu jest pierwszą – i prawdopodobnie jedyną – rzeczą, którą odbiorca widzi w Twoim e-mailu. E-maile ze słabym lub jeszcze lepiej bez wiersza tematu będą szybko usuwane bez czytania lub trafiają bezpośrednio do folderu spamu.

Powinieneś pomyśleć o temacie jako nagłówku e-maila. To podsumowanie Twojego e-maila. Ma najbardziej znaczący wpływ na to, czy wiadomość e-mail zostanie przeczytana, czy nie. Celem wiersza tematu jest skłonienie odbiorcy do otwarcia wiadomości i oddania treści wiadomości e-mail do wykonania reszty pracy. Jest to również miejsce, w którym najczęściej dochodzi do e-mail faux pas.

Najczęstszym błędem jest próba nakłonienia odbiorcy do otwarcia wiadomości e-mail. Twój wiersz tematu nie powinien być żartobliwy i zawsze powinien być powiązany z treścią e-maila. Tematy, które są zbyt krótkie lub zbyt długie, często mylą. To samo dotyczy niejasnych i ogólnych. Najlepsze wiersze tematyczne są pouczające, ale zwięzłe.

Wyzwaniem jest, aby temat wiadomości e-mail był zwięzły, ale konkretny. Idealna długość to od 3 do 8 słów, co powinno wystarczyć, aby zapewnić ogólny zarys wiadomości.

7. Wybierz najlepsze powitanie e-mail

Sposób, w jaki zaczynasz e-mail, nadaje ton wiadomości i buduje pierwsze wrażenie na odbiorcy. Niestety wielu nie zwraca na to wystarczającej uwagi. Jaki jest zatem właściwy sposób na rozpoczęcie mojej poczty e-mail? Cóż, to zależy. Odpowiednie powitanie na Twój e-mail może być formalne lub przyjazne, w zależności od tego, z kim się komunikujesz i jaki masz cel.

Przykłady najczęstszych powitań e-mail:

1. Witaj <imię>

2. Cześć <Imię>

3. Drogi <Imię>

Łatwo jest przemyśleć powitanie w wiadomości e-mail, zwłaszcza jeśli nie znasz tej osoby zbyt dobrze. Lub jeśli e-mail jest szczególnie ważny. Jeśli tracisz czas na to, czy powiedzieć „Cześć Tom”, „Witaj panie Smith” czy „Szanowny Panie”, zawsze bezpieczniej jest pobłądzić w kierunku formalnym”.

Aby pomóc Ci poruszać się po tych wodach, napisaliśmy kompletny przewodnik po najlepszych powitaniach e-mailowych.

8. Dodaj zdanie otwierające e-mail

Przed przejściem do samej treści wiadomości e-mail należy dodać linię otwierającą adresującą adresata lub podać kontekst. I ze względu na wszystkich zaangażowanych, proszę wymyśl coś bardziej pomysłowego i taktownego niż „Mam nadzieję, że ten e-mail Cię dobrze zastanie”.

Dobre przykłady otwierania wiadomości e-mail w różnych sytuacjach obejmują:

• Pozwól, że się przedstawię…
• Aby kontynuować naszą rozmowę…
• Dziękujemy za kontakt…
• Mam nadzieję, że dotychczasowy tydzień minął dobrze…
• Przydałaby mi się twoja rada…
• Twoja szybka odpowiedź jest bardzo mile widziana…
  

Mając te opcje w tylnej kieszeni, nie powinieneś mieć problemów z wylądowaniem na idealnej linii początkowej, która płynnie przechodzi w treść e-maila. Jako dodatkową wskazówkę staraj się unikać dni tygodnia lub pór dnia w zdaniu otwierającym, ponieważ nie wiesz, kiedy odbiorca będzie musiał przeczytać Twoją wiadomość.

9. Czy powinieneś się przedstawić?

Odpowiedź brzmi: jeśli docierasz do kogoś, kogo jeszcze nie znasz, tak, powinieneś. Nieważne, czy jest to ktoś z Twojej organizacji, czy kontakt zewnętrzny. To dobra etykieta e-mailowa i zwykła uprzejmość. „Jak więc przedstawić się w e-mailu?” Możesz zapytać.

Oto dwa niezawodne sposoby na samodzielne przedstawienie się w wiadomości e-mail:

• Nazywam się <Imię> <Nazwisko> i pracuję dla firmy <Co robi firma> o nazwie <Nazwa firmy>.
• Nazywam się <Imię> <Nazwisko> i pracuję jako <Nazwa stanowiska> w naszym <Departamencie>.
  

Pamiętaj, że Twój e-mail często nie dotyczy Ciebie, więc nie powinieneś poświęcać więcej niż zdanie lub dwa na przedstawienie się, bez względu na to, jak bardzo wszyscy lubimy mówić o sobie.

10. Zacznij od najważniejszych

Dobre e-maile szybko docierają do sedna. Zasada piramidy to podejście do profesjonalnej komunikacji e-mailowej. Kierownictwo firmy McKinsey stworzyło tę metodę już w latach 80. XX wieku, aby skutecznie porządkować myśli i poprawiać komunikację biznesową.

Podstawową zasadą jest zrobienie najważniejszego punktu na początku i odpowiednia struktura wiadomości e-mail. Typowy biznesowy e-mail odpowiada na pytanie lub na końcu przedstawia prośby. Jednak skuteczniejsze jest prowadzenie z najważniejszym punktem, a dopiero potem dostarczanie argumentów i informacji ogólnych. Na przykład, twój szef wysyła ci e-mail z pytaniem, czy powinieneś przedłużyć umowę z kolegą, chcesz udzielić odpowiedzi bezpośrednio i wyjaśnić „dlaczego” po tym.

Jeśli masz problemy z wysyłaniem lepszych e-maili, pomyśl o piramidzie, zacznij od góry i ogłoś swoje zamiary z góry.

11. Nie oszczędzaj na okresach

Jeśli chcesz pisać lepsze e-maile, nie oszczędzaj kropek.

Drobna przerwa między zdaniami daje czytelnikom czas na przetrawienie wiadomości. Zwięzłe zdania pozwalają im mieć więcej takich możliwości. Powinieneś także rozważyć łamanie długich i złożonych zdań, nawet jeśli nie byłyby to zdania powtarzające się.

Powinieneś także nauczyć się poprawnie używać przecinków, zwłaszcza jeśli angielski nie jest Twoim językiem ojczystym. Zbyt wiele lub zbyt mało przecinków – lub jeden w niewłaściwym miejscu – może być mylący.

12. Użyj przypadku zdania

Użycie wielkości liter w zdaniu odnosi się do pisania wielką literą w zdaniu i wszelkich rzeczowników własnych. Większość z nas wie, że jest to właściwy sposób używania wielkich liter, ale wciąż nie udaje się komponować e-maili. Wielkość liter w zdaniu jest częścią etykiety biznesowej wiadomości e-mail i rezygnacja z niej nigdy nie jest dobrym pomysłem podczas pisania profesjonalnych wiadomości e-mail. Pamiętaj też, aby nie pisać wielkimi literami. To zawsze nie jest możliwe. Dzięki Flowrite nie musisz się martwić takimi szczegółami – bez względu na to, jak niedbale zapiszesz swoje instrukcje, nasza kapitalizacja jest odpowiednia dla Ciebie.

13. Uważaj na swój ton

Nie chodzi tylko o to, co mówisz, ale jak to mówisz.

Ton można zdefiniować jako głos słowa pisanego, wyrażający emocje, charakter, głośność, intonację i ogólną postawę wiadomości. Dlatego tak ważne jest, aby dokonywać świadomych wyborów słów i zastanowić się, jak odbiorca może je zinterpretować. Ponieważ nie możesz polegać na wyrazie twarzy i intonacji w przekazywaniu wiadomości przez e-mail, powinieneś dołożyć starań, aby prezentować się w pozytywnym świetle.

Profesjonalny ton w e-mailu może zająć dużo czasu, ponieważ czasami chcesz być formalny i skłonić się do bardziej przyjaznego zakończenia. Jak wyrazić podekscytowanie, zdecydowanie, zachętę? Aby pomóc Ci w skutecznym dostarczeniu wiadomości, przygotowaliśmy obszerne źródło informacji na temat odpowiedniego tonu we wszystkich Twoich e-mailach.

Ponadto Flowrite może pomóc w przekazaniu wiadomości w sposób, w jaki zamierzałeś. Dzięki naszemu generatorowi wiadomości e-mail AI możesz wybrać ton wiadomości e-mail, którą chcesz wysłać, a my zajmiemy się ciężką pracą.

14. Zachowaj zwięzłość

Utrzymywanie krótkich i słodkich wiadomości e-mail zapewnia skuteczne dostarczanie wiadomości. Długie e-maile, które zakopują tę kwestię, łatwo pozostają bez odpowiedzi i ostatecznie zostają zapomniane. Albo, co gorsza, niezrozumiane. Ponieważ przeciętny profesjonalista otrzymuje ponad 100 e-maili dziennie, nikt nie ma czasu na czytanie długich e-maili.

15. Użyj aktywnego głosu

Pisanie biernym głosem może wydawać się formalne i profesjonalne i zawiera tylko kilka dodatkowych słów, ale te się sumują. Co więcej, trudniej jest czytać i rozumieć. Pozbądź się więc przegadania, aby wyraźnie przekazać wiadomość, używając aktywnego głosu. Na początku może to być trudne, ale kiedy się do tego przyzwyczaisz, zauważysz, że twoje pisanie płynie lepiej niż wcześniej.

16. Format dla jasności

Korzystanie z wypunktowań i list numerowanych pomaga uporządkować wiadomość e-mail i zwrócić uwagę odbiorcy na to, co najważniejsze. Oprócz tego, że służą jako wizualne wskazówki, listy ułatwiają pisanie krótkich zdań. Możesz także użyć pogrubienia, aby wyróżnić na przykład wezwanie do działania.

17. Wyraź wyraźne wezwanie do działania

Nie możesz oczekiwać, że odbiorca będzie wiedział, co dalej robić, chyba że mu powiesz. Jeśli o coś prosisz, podaj jasne instrukcje. Jeśli to zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną, powiedz to. Jeśli potrzebujesz odpowiedzi w określonym terminie, powiedz im.

Najlepsze praktyki dotyczące przejrzystego CTA obejmują:

• Podaj daty i szczegóły
• Używaj akapitów jednozdaniowych
• Podziel złożone żądania na kroki
• Nie bój się używać pogrubienia

Zawierające wyraźne wezwanie do działania – to najskuteczniejszy sposób na uzyskanie pożądanych rezultatów. Nie zapomnij go użyć.

18. Zapieczętuj transakcję zdaniem końcowym wiadomości e-mail

Stanie się lepszym pisarzem e-maili wymaga ciągłego budowania swojego zestawu narzędzi. Jednym z tych narzędzi jest zdanie końcowe, które kończy część treści wiadomości e-mail. Zwroty te można wykorzystać do okazania wdzięczności, określenia oczekiwań na przyszłość i wyrażenia chęci pomocy.

Najlepsze zdania końcowe wiadomości e-mail to:

• Dziękuję za pomoc/pomoc/wsparcie/czas
• Nie mogę się doczekać twojej odpowiedzi
• Jeśli mogę Ci pomóc, nie wahaj się ze mną skontaktować
  

Istnieje nieskończona liczba wariacji powyższych przykładów. Kiedy już zdobędziesz zaufanie do swoich umiejętności komunikacji e-mailowej, możesz zacząć wprowadzać więcej wariancji, które uwydatnią Twoją osobowość i zrozumieją ton wiadomości e-mail.

19. Zdecyduj, jak najlepiej wypisać e-mail

Biorąc pod uwagę, że powitanie e-mailowe daje odbiorcy zawsze ważne pierwsze wrażenie o sobie, to od Ciebie zależy, jaki smak pozostawia w ustach wiadomość. Wybór najlepszego sposobu zakończenia wiadomości e-mail może być czasochłonny, ponieważ nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Jednak przeoczenie znaczenia podpisu jest jak potknięcie się na mecie.

Najczęstsze przykłady podpisów e-mail to:

• Z poważaniem,
• Wszystkiego najlepszego,
• Pozdrowienia,
• Najlepsza,
• Dzięki,
  

Najlepszy sposób na podpisanie wiadomości e-mail zawsze zależy od odbiorcy, relacji z nim i celu wiadomości e-mail. Wybór odpowiedniego dla każdego kontekstu wymaga nieco dalszej lektury. W tym celu napisaliśmy obszerny przewodnik po najlepszych podpisach e-mailowych, od tych najbardziej formalnych po te, które nie nadają się do biura.

Gdy już pogodzisz się z decyzją dotyczącą podpisu, dodaj przecinek i wpisz swoje imię i nazwisko w kolejnym wierszu.

20. Sprawdź swoją pisownię

Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić przed naciśnięciem „wyślij”, jest wyłapanie wszelkich błędów ortograficznych i upewnienie się, że pisownia jest poprawna.

Nieprawidłowa pisownia wskazuje na nieostrożność i może zniszczyć wszystkie myśli i wysiłek włożony w ulepszanie wiadomości e-mail. Moduły sprawdzania pisowni, takie jak Grammarly, są świetne, ale nie łapią wszystkiego i czasami nie potrafią odczytać kontekstu. Dlatego musisz ćwiczyć się, aby samodzielnie wyłapywać błędy.

Podczas używania Flowrite do pisania e-maili i wiadomości, ludzkie błędy są eliminowane przez sztuczną inteligencję, która generuje język na poziomie rodzimym, skracając czas obsesji i sprawdzania pisowni.

Jak pisać lepsze e-maile za pomocą sztucznej inteligencji

Flowrite to narzędzie do pisania AI, które w ciągu kilku sekund zamienia krótkie instrukcje w gotowe do wysłania wiadomości e-mail i wiadomości. Dba o strukturę e-maili, wielkość liter, gramatykę, pisownię, interpunkcję – Ty to nazywasz. E-maile generowane przez nasze narzędzie są w języku angielskim na poziomie rodzimym, więc o to również nie musisz się martwić. Zasadniczo możesz skupić się na swoich myślach i pomysłach, a Flowrite doda im skrzydeł. Ośmielamy się twierdzić, że jest to najszybszy sposób na rozpoczęcie pisania lepszych e-maili, a wielu naszych użytkowników twierdzi, że wiele się dzięki niemu nauczyli.

Na początek napisz kilka krótkich zdań, z których może składać się Twój e-mail. Nie przejmuj się zbytnio sformułowaniami ani gramatykami, ale staraj się zapisywać myśli, które naturalnie wychodzą z Twojej głowy. Po tym jesteś gotowy do następnego kroku.

Jak korzystać z Flowrite

1. Napisz krótkie wypunktowania jako instrukcje

Na początek zanotuj myśli, które naturalnie wychodzą z Twojej głowy. Otóż ​​to. Jesteś gotowy na następny krok.

2. Wybierz typ wiadomości e-mail, którą chcesz napisać

Nadszedł czas, aby zastanowić się, kto jest odbiorcą i co chcesz osiągnąć za pomocą e-maila? Być może nie masz ochoty kontaktować się z potencjalnym pracownikiem, śledzić potencjalną sprzedaż lub umawiać się na spotkanie. Mamy to wszystko pokryte.

3. Świadek AI, aby wygenerować e-mail

Teraz czas na trochę magii. Po wybraniu odpowiedniego szablonu ułatwiasz firmie Flowrite na kilka sekund wygenerowanie pełnowartościowej wiadomości e-mail na podstawie Twoich instrukcji. Jeśli jesteś niezadowolony z wyniku, jednym kliknięciem utworzy nową wersję. Jeśli bardziej ufasz swoim umiejętnościom pisania wiadomości e-mail, możesz również wprowadzić ręczne zmiany przed wysłaniem wiadomości e-mail.

Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu przez nas najnowszych osiągnięć sztucznej inteligencji. Jeśli nadal nie jesteś przekonany, że może pomóc w tworzeniu lepszych e-maili, zapomnijmy całkowicie o instrukcji i pozwól Flowrite'owi napisać za Ciebie całą wiadomość.

Całkiem schludnie, prawda? +25 000 osób, które dołączyły do ​​naszej listy oczekujących na wczesny dostęp do przyszłości pisania, z pewnością tak myśli.

Zaczynasz już nadrabiać zaległości, jak pisać lepsze e-maile, prawda? Mamy nadzieję, że te wskazówki dotyczące pisania e-maili (i być może nasze narzędzie) pomogą Ci rozpocząć podróż, aby bezpiecznie wysyłać lepsze e-maile i budować zaufanie do swoich umiejętności pisania e-maili.