Jak napisać profesjonalny list biznesowy w 6 krokach

W trakcie swojej kariery zawodowej prawdopodobnie będziesz pisał listy biznesowe. Tak naprawdę możesz zacząć je pisać przed oficjalnym rozpoczęciem swojej kariery, ponieważ listy aplikacyjne i zapytania są również listami biznesowymi.

List biznesowy to list formalny, który zazwyczaj, choć nie zawsze, jest pisany od jednego specjalisty do drugiego w celu wspierania interesów ich organizacji. W niektórych przypadkach, np. w przypadku listów motywacyjnych i dalszych rozmów kwalifikacyjnych, służą one wspieraniu zainteresowań zawodowych nadawcy.

Co to jest list biznesowy?

List biznesowy to formalna wiadomość zwykle wysyłana od jednego specjalisty do drugiego. Ogólnie rzecz biorąc, listy biznesowe omawiają możliwości współpracy firm, na przykład poprzez strategiczne partnerstwo, współpracę, promocję lub prośbę.

Należy pamiętać, że list biznesowy tonieto samo, co firmowy e-mail. Z definicji list biznesowy to drukowany list dostarczany na biurko lub adres odbiorcy. Ten atrybut jest częścią tego, co wyróżnia listy biznesowe na tle zapytań e-mailowych i dlatego często wykorzystuje się je do ważnych komunikatów. Istnieje jednak kilka podobieństw między listami biznesowymi a e-mailami biznesowymi. Obydwa mają podobny format i kończą się bezpośrednim wezwaniem do działania.

Istnieje wiele rodzajów listów biznesowych, w tym:

• Listy sprzedażowe
• Listy polecające
• Listy z zapytaniami
• Listy aplikacyjne
• Listy intencyjne
• Listy przekazowe
• Oferuj listy
• Listy rezygnacyjne
• Listy uzupełniające po rozmowie kwalifikacyjnej
• Prośba o listy
• Notatki biurowe
• Listy motywacyjne
• Zaproszenia

Istnieją dwie główne różnice między listem biznesowym a listem nieformalnym: format i treść.

Kiedy wysyłasz list biznesowy?

Listy biznesowe są wysyłane, gdy osoby fizyczne, reprezentujące swoje firmy lub same jako właściciele małych firm prowadzący działalność na własny rachunek, chcą prowadzić działalność gospodarczą. Oto przykłady takich przypadków:

• Zaproszenie osoby lub zespołu na wydarzenie networkingowe lub inne ekskluzywne wydarzenie
• Dziękowanie osobie przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną za poświęcony czas
• Kontynuacja poprzedniego zapytania biznesowego
• Oferowanie oferty promocyjnej lub nowego produktu lub usługi
• Powiadamianie wszystkich członków zespołu o zmianie polityki, ważnym nowym zatrudnieniu lub awansie lub innych nowościach firmowych
• Formalne zaoferowanie kandydatowi stanowiska

Z jakich części składa się list biznesowy?

Nagłówek (data/adres/adres zwrotny)

Data:Pisząc list biznesowy, ważne jest, aby podać datę jego napisania. Informacje te są niezbędne w przypadku komunikacji, w której liczy się czas, np. ofert promocyjnych.

Adres:wpisz pełny adres odbiorcy, łącznie z numerem skrytki pocztowej lub pakietu biurowego.

Adres zwrotny:podaj pełny adres swojej firmy. Ułatwia to odbiorcy wysłanie odpowiedzi.

Pozdrowienie

W liście biznesowym standardowe powitanie brzmi „Szanowni Państwo”. Rozpocznij swój list słowami „Szanowni Państwo [imię odbiorcy]” i dodaj przecinek po imieniu. Możesz zwrócić się do odbiorcy za pomocą tytułu grzecznościowego połączonego z jego nazwiskiem lub po prostu imieniem i nazwiskiem. Jeśli nie możesz ustalić nazwiska odbiorcy, możesz zaadresować list pod jego tytułem.

Ciało

Akapity główne zajmują większość listu biznesowego. W tej sekcji omówiono ofertę, propozycję lub ogłoszenie zawarte w piśmie. Zawiera następujące sekcje:

• Akapit wprowadzający, który określa główny cel listu i, jeśli to konieczne, przedstawia autora listu.
• Jeden lub więcej środkowych akapitów, które bardziej szczegółowo omawiają temat listu. Może to być odpowiednie doświadczenie kandydata do pracy, szczegóły oferty, konsekwencje zmiany polityki lub to, czego odbiorca może się spodziewać po wydarzeniu, na które zostanie zaproszony.
• Ostatni akapit, który ponownie określa cel listu i oferuje odbiorcy zachętę, taką jak opłata za usługę Early Bird, do podjęcia dalszych działań.

Zamknięcie

Po części merytorycznej zakończ list prostym, profesjonalnym podpisem. Odpowiednie podpisy obejmują:

• Z poważaniem
• Pozdrowienia
• To, co najlepsze
• Z szacunkiem

Podpis

Ostatnim elementem listu biznesowego jest Twój podpis. Podaj swoje pełne imię i nazwisko oraz wszelkie skróty, takie jak MBA lub PhD.

Jak napisać list biznesowy w 6 krokach

1 Poznaj zasady

Zanim usiądziesz do napisania listu biznesowego, zapoznaj się z zasadami pisania listu biznesowego, takimi jak te:

• Zaadresuj właściwie adresata. Jeśli nie masz pewności, który tytuł honorowy jest odpowiedni lub jak zapisać ich imię, poświęć chwilę na zapoznanie się z tymi informacjami.
• Sformatuj literę poprawnie. Format listu biznesowego to nie to samo, co format listu nieformalnego lub e-maila.
• Uwzględnij wszystkie istotne informacje. Oznacza to podanie zarówno adresu odbiorcy, jak i własnego, daty i wszystkich niezbędnych szczegółów, aby zaangażować czytelnika i umożliwić mu udzielenie odpowiedzi w przemyślany i odpowiedni sposób.

Pomocne może być przejrzenie przykładów listów biznesowych, aby zobaczyć, jak inni autorzy przestrzegają tych zasad. Poproś kolegę lub menedżera o poprzedni list, aby go przeczytać lub wyszukać przykłady listów biznesowych w Internecie.

2 Wybierz odpowiedni format

Kluczową cechą tego rodzaju komunikacji jest format listu biznesowego. List biznesowy można sformatować na jeden z następujących sposobów:

• Blok
• Półblok
• Zmodyfikowany blok

Wformacie blokowymwszystkie linie są wyrównane do lewej i nie ma wcięć.

Wformacie półblokowymwszystkie wiersze są wyrównane do lewej, a każdy akapit ma wcięcie.

Wzmodyfikowanym formacie blokowymnagłówek, zamknięcie i podpis są wyrównane do prawej strony, natomiast treść i adresy są wyrównane do lewej. W tym formacie nie ma wcięć.

Bez względu na wybrany format, litera powinna być oddzielona pojedynczymi odstępami i pustą linią oddzielającą akapity i sekcje.

3 Używaj formalnego języka

List biznesowy to formalna, profesjonalna komunikacja. Nie oznacza to, że powinien być sztywny lub sztywny, ale powinien zachować profesjonalny ton i być zgodny z tradycyjnym formatem listu biznesowego.

4 Skoncentruj się na treści/temacie

List biznesowy powinien koncentrować się na jednym temacie. Może to być oferta, zapytanie, podziękowanie, odpowiedź lub prośba. Nie odbiegaj od tematu listu ani nie umieszczaj w nim wielu tematów – może to spowodować zamieszanie i podważyć intencję listu.

5 Weź pod uwagę długość

Listy biznesowe różnią się długością. Czasami zajmują tylko stronę. Jeśli Twój list przekracza dwie strony, utwórz osobny raport obejmujący większość treści listu. Zamiast wysyłać długi list, wyślij raport z krótkim listem podsumowującym go dla czytelnika.

6 Dołącz swój podpis

Każdy list biznesowy powinien zawierać podpis — tj. wpisane Twoje imię i nazwisko, firmę i tytuł oraz Twoje imię i nazwisko zapisane niebieskim lub czarnym atramentem.

Przykłady listów biznesowych

Przykład 1

Pan Steven Ramirez Atrament Nazwa firmy 1 Przykład Rd. Miasto, Nowy Jork 10001

11 lipca 2023 r

Pani Juliana McCue Stationery Nazwa firmy 44 Przykład Way City, CA 94024

Droga Juliano McCue,

Chciałbym osobiście podziękować za bycie tak lojalnym klientem. W ciągu ostatnich pięciu lat firma Stationery Company Name była najlepiej sprzedającą się firmą Ink Company Name i wypowiadam się w imieniu całego naszego zespołu, mówiąc, że naprawdę doceniamy i cenimy Państwa partnerstwo.

W ramach podziękowania chciałbym zaoferować wyjątkową możliwość współpracy: w pełni dostosowany odcień, dostępny wyłącznie dla Twojego sprzedawcy. Nasz zespół doświadczonych specjalistów od kolorów może opracować każdy odcień tęczy, od najciemniejszej, wdychanej światłem czerni, po jasne, odblaskowe neony i opalizujące atramenty. Oferowanie ekskluzywnego koloru może wyróżnić Twoją markę i przyciągnąć użytkowników piór wiecznych z całego świata do Twojej witryny internetowej i sklepu stacjonarnego.

Z przyjemnością pokażę Ci przykłady niestandardowych kolorów, które nasz zespół opracował dla innych partnerów. Daj mi znać, jeśli chcesz umówić się na rozmowę wideo, podczas której mogę dokładniej wyjaśnić naszą ofertę i rozpocząć z Tobą eksplorację kolorów. Nie mogę się doczekać, aby pokazać Ci wszystkie sposoby, w jakie możesz wyrazić swoją wyjątkową markę za pomocą jedynego w swoim rodzaju odcienia atramentu.

Z poważaniem,

Steven Ramirez Szef działu rozwoju koloru atramentu Nazwa firmy 555-0000

Przykład 2

Daneris Garcia 4950 Przykład St. City, WA 10000

14 maja 2022 r

Pan Neal Patel Szef marketingu Agencja marketingowa Nazwa miasta, AZ 20000

Szanowny Panie Patel,

Dziękuję za poświęcenie czasu na rozmowę ze mną na stanowisko kierownika graficznego w agencji marketingowej Name. Wierzę, że stworzyliśmy silną więź i że będę doskonale pasować do Twojego zespołu.

Jako projektant graficzny moją pasją jest znajdowanie innowacyjnych sposobów wizualnego reprezentowania wschodzących i uznanych marek. Chociaż mam duże doświadczenie w pracy w 2D i 3D, w ciągu ostatnich pięciu lat priorytetowo traktowałem projektowanie dla przestrzeni VR i AR. Wiem, że moje doświadczenie z wieloma klientami z branży technologicznej, którzy koncentrują się na opracowywaniu produktów w tych przestrzeniach, sprawi, że będę wartościowym atutem dla Twojego zespołu.

Mam nadzieję, że weźmiecie mnie pod uwagę na to stanowisko. Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz, żebym podzielił się dodatkowymi przykładami moich wcześniejszych prac, nie wahaj się zapytać. Jestem dumny z pracy, którą wykonałem dla firm MANGA i podekscytowany możliwością wykonywania podobnej pracy z Waszym zespołem.

Pozdrawiam, Daneris Garcia

Często zadawane pytania dotyczące listów biznesowych

Co to jest list biznesowy?

List biznesowy to formalny list pisany zazwyczaj przez jednego przedsiębiorcę do drugiego w celu wspierania jego kariery lub interesów firmy.

Jaki jest cel listu biznesowego?

Celem listu biznesowego jest profesjonalna komunikacja z firmą, instytucją lub organizacją non-profit.

Jakie są rodzaje listów biznesowych?

• Listy motywacyjne
• Listy sprzedażowe
• Zaproszenia
• Kontynuacje
• Listy reklamacyjne
• Listy intencyjne

Co powinien zawierać każdy list biznesowy?

• Data
• Adres zwrotny
• Adres wewnętrzny
• Pozdrowienie
• Ciało
• Zamknięcie
• Podpis