Jak napisać profesjonalny list biznesowy w 6 krokach

W trakcie swojej kariery prawdopodobnie będziesz pisać listy biznesowe. W rzeczywistości możesz zacząć je pisać, zanim Twoja kariera oficjalnie się rozpocznie, ponieważ listy motywacyjne i zapytania są również listami biznesowymi.

List biznesowy to formalny list, który zazwyczaj, choć nie zawsze, jest pisany od jednego specjalisty do drugiego w celu wspierania interesów ich organizacji. W niektórych przypadkach, jak w przypadku listów motywacyjnych i kontynuacji rozmowy kwalifikacyjnej, służą one rozwijaniu zainteresowań zawodowych nadawcy.

Co to jest list biznesowy?

List biznesowy to oficjalna wiadomość, zwykle wysyłana od jednego specjalisty do drugiego. Ogólnie rzecz biorąc, listy biznesowe omawiają możliwości współpracy firm, takie jak partnerstwo strategiczne, współpraca, promocja lub prośba.

Należy pamiętać, że list biznesowy tonie to samo, co firmowy e-mail.Z definicji list biznesowy to wydrukowany list dostarczony na biurko lub adres odbiorcy. Ten atrybut jest częścią tego, co wyróżnia listy biznesowe od zapytań e-mail, dlatego są one zwykle używane do ważnej komunikacji. Istnieje jednak kilka podobieństw między listami biznesowymi a biznesowymi e-mailami. Oba mają podobny format i kończą się bezpośrednim wezwaniem do działania.

Istnieje wiele rodzajów listów biznesowych, w tym:

• Pisma sprzedażowe
• Listy polecające
• Pisma z zapytaniem
• Listy aplikacyjne
• Listy intencyjne
• Listy przewozowe
• Listy ofertowe
• Pisma rezygnacyjne
• Listy uzupełniające wywiad
• Prośby o listy
• Notatki biurowe
• Listy przewodnie
• Zaproszenia

Istnieją dwie główne różnice między listem biznesowym a listem nieformalnym: format i treść.

Kiedy wysyłasz list biznesowy?

Listy biznesowe są wysyłane, gdy osoby fizyczne, reprezentujące swoje firmy lub siebie jako samozatrudnieni właściciele małych firm, zamierzają prowadzić działalność gospodarczą. Oto przykłady takich przypadków:

• Zaproszenie osoby lub zespołu na networking lub inne ekskluzywne wydarzenie
• Podziękowanie ankieterowi za poświęcony czas
• Kontynuacja poprzedniego zapytania biznesowego
• Oferowanie oferty promocyjnej lub nowego produktu lub usługi
• Powiadamianie wszystkich członków zespołu o zmianie polityki, ważnym nowym zatrudnieniu lub awansie lub innych nowościach w firmie
• Oficjalne zaoferowanie kandydatowi stanowiska

Jakie są części listu biznesowego?

Nagłówek (data/adres/adres zwrotny)

Data: Kiedy piszesz list biznesowy, ważne jest, aby podać datę jego napisania.Te informacje są niezbędne do komunikacji, w której liczy się czas, takiej jak oferty promocyjne.

Adres: Wpisz pełny adres odbiorcy, w tym numer skrytki pocztowej lub pakietu biurowego.

Adres zwrotny: podaj pełny adres swojej firmy.Ułatwia to odbiorcy wysłanie odpowiedzi.

Pozdrowienie

W liście biznesowym standardowym zwrotem grzecznościowym jest „Drogi”. Rozpocznij swój list od „Szanowny [imię adresata]” i dodaj przecinek po imieniu. Możesz zwrócić się do odbiorcy za pomocą zwrotów grzecznościowych połączonych z jego nazwiskiem lub po prostu imieniem i nazwiskiem. Jeśli nie możesz ustalić nazwiska odbiorcy, możesz zaadresować list do jego tytułu.

Ciało

Treść akapitów zajmuje większość listu biznesowego. W tej części omówiono ofertę, propozycję lub ogłoszenie zawarte w liście. Obejmuje następujące sekcje:

• Akapit wprowadzający, który określa główny cel listu i, jeśli to konieczne, przedstawia autora listu.
• Jeden lub więcej środkowych akapitów, które bardziej szczegółowo omawiają temat listu. Może to być odpowiednie doświadczenie osoby ubiegającej się o pracę, szczegóły oferty, konsekwencje zmiany zasad lub czego odbiorca może się spodziewać na wydarzeniu, na które jest zaproszony.
• Ostatni akapit, który ponownie określa cel listu i oferuje zachętę, taką jak wczesne ustalanie cen dla odbiorcy, aby kontynuował.

Zamknięcie

Po części głównej zamknij list prostym, profesjonalnym podpisem. Odpowiednie podpisy obejmują:

• Z poważaniem
• Pozdrowienia
• To, co najlepsze
• Z szacunkiem

Podpis

Ostatnim elementem listu biznesowego jest Twój podpis. Podaj swoje imię i nazwisko oraz następujące po nim skróty, takie jak MBA lub PhD.

Jak napisać list biznesowy w 6 krokach

1 Poznaj zasady

Zanim usiądziesz do napisania listu biznesowego, zapoznaj się z zasadami pisania listu biznesowego, takimi jak te:

• Odpowiednio zwróć się do odbiorcy. Jeśli nie masz pewności, który tytuł grzecznościowy jest odpowiedni lub jak przeliterować jego imię, poświęć chwilę na zapoznanie się z tymi informacjami.
• Poprawnie sformatuj list. Format listu biznesowego to nie to samo, co nieformalny format listu lub e-maila.
• Dołącz wszystkie istotne informacje. Oznacza to uwzględnienie zarówno adresu odbiorcy, jak i własnego, daty i wszystkich niezbędnych szczegółów, aby zaangażować czytelnika i umożliwić mu udzielenie odpowiedzi w przemyślany i odpowiedni sposób.

Pomocne może być przejrzenie przykładów listów biznesowych, aby zobaczyć, jak inni pisarze przestrzegają tych zasad. Poproś kolegę lub przełożonego o poprzedni list do przeczytania lub wyszukaj przykłady listów biznesowych w Internecie.

2 Wybierz odpowiedni format

Format listu biznesowego jest kluczową cechą tego rodzaju komunikacji. List biznesowy można sformatować w jeden z następujących sposobów:

• Blok
• Półblok
• Zmodyfikowany blok

Wformacie blokowym wszystkie wiersze są wyrównane do lewej i nie ma wcięć.

W formacie półblokowym wszystkie wiersze są wyrównane do lewej, a każdy akapit jest wcięty.

W zmodyfikowanym formacie blokowym nagłówek, zakończenie i podpis są wyrównane do prawej, podczas gdy treść i adresy są wyrównane do lewej.W tym formacie nie ma wcięć.

Bez względu na wybrany format, litera powinna być pojedyncza, z pustą linią oddzielającą akapity i sekcje.

3 Używaj formalnego języka

List biznesowy to formalna, profesjonalna komunikacja. Nie oznacza to, że powinien być sztywny lub sztywny, ale powinien zachować profesjonalny ton i być zgodny z tradycyjnym formatowaniem listów biznesowych.

4 Skoncentruj się na treści/temacie

List biznesowy powinien koncentrować się na jednym temacie. Może to być oferta, zapytanie, podziękowanie, odpowiedź lub prośba. Nie odbiegaj od tematu listu ani nie włączaj wielu tematów w liście — może to spowodować zamieszanie i podważyć intencje listu.

5 Rozważ długość

Listy biznesowe różnią się długością. Czasami mają tylko jedną stronę. Jeśli Twój list przekracza dwie strony, utwórz osobny raport obejmujący większość treści listu. Zamiast wysyłać długi list, wyślij raport z krótkim listem, który podsumowuje go dla czytelnika.

6 Dołącz swój podpis

Każdy list biznesowy powinien zawierać podpis — tj. Twoje imię i nazwisko, nazwę firmy i tytuł wpisany na maszynie oraz Twoje imię i nazwisko niebieskim lub czarnym atramentem.

Przykłady listów biznesowych

Przykład 1

Pan Steven Ramirez Atrament Nazwa firmy 1 Przykład Rd. Miasto, Nowy Jork 10001

11 lipca 2023 r

Pani Juliana McCue Nazwa firmy papierniczej 44 Przykład Way City, CA 94024

Droga Juliano McCue,

Chciałbym osobiście podziękować za bycie tak lojalnym klientem. W ciągu ostatnich pięciu lat firma Stationery Company Name była bestsellerem firmy Ink Company Name i mówię w imieniu całego naszego zespołu, gdy mówię, że naprawdę doceniamy i cenimy waszą współpracę.

W ramach podziękowania chciałbym zaoferować wyjątkową możliwość współpracy: w pełni spersonalizowany odcień, dostępny wyłącznie dla Twojego sprzedawcy. Nasz zespół doświadczonych specjalistów od kolorów może stworzyć każdy odcień tęczy, od najciemniejszej czerni pochłaniającej światło po jasne, odbijające światło neony i opalizujące atramenty. Zaoferowanie ekskluzywnego koloru może wyróżnić Twoją markę i przyciągnąć użytkowników piór wiecznych z całego świata do Twojej witryny i sklepu stacjonarnego.

Chętnie pokażę Ci przykłady niestandardowych kolorów, które nasz zespół opracował dla innych partnerów. Daj mi znać, jeśli chcesz umówić się na wideorozmowę, podczas której dokładniej wyjaśnię naszą ofertę i zacznę z Tobą odkrywać kolory. Nie mogę się doczekać, aby pokazać Ci wszystkie sposoby, w jakie możesz wyrazić swoją wyjątkową markę za pomocą jedynego w swoim rodzaju odcienia atramentu.

Z poważaniem,

Steven Ramirez Kierownik działu rozwoju kolorów Nazwa firmy zajmującej się atramentem 555-0000

Przykład 2

Daneris Garcia 4950 Przykład St. City, WA 10000

14 maja 2022 r

Pan Neal Patel Szef marketingu Agencja marketingowa Nazwa miasta, AZ 20000

Szanowny Panie Patelu,

Dziękuję za poświęcenie czasu na rozmowę kwalifikacyjną na stanowisko kierownika graficznego w agencji marketingowej Name. Wierzę, że nawiązaliśmy silną więź i że doskonale pasowałbym do Twojego zespołu.

Jako grafik, moją pasją jest znajdowanie innowacyjnych sposobów wizualnego przedstawiania wschodzących i uznanych marek. Chociaż mam duże doświadczenie w pracy w 2D i 3D, w ciągu ostatnich pięciu lat priorytetowo potraktowałem projektowanie dla przestrzeni VR i AR. Wiem, że moje doświadczenie z wieloma klientami z branży technologicznej, którzy koncentrują się na opracowywaniu produktów w tych obszarach, sprawi, że będę wartościowym nabytkiem dla Twojego zespołu.

Mam nadzieję, że rozważycie mnie na to stanowisko. Jeśli masz jakieś pytania lub chciałbyś, abym podzielił się dodatkowymi przykładami moich wcześniejszych prac, nie wahaj się zapytać. Jestem dumny z pracy, którą wykonałem dla firm MANGA i podekscytowany możliwością wykonania podobnej pracy z Waszym zespołem.

Z pozdrowieniami, Daneris Garcia

Często zadawane pytania dotyczące listów biznesowych

Co to jest list biznesowy?

List biznesowy to formalny list, który jest zwykle pisany od jednego przedsiębiorcy do drugiego w celu wspierania ich kariery lub interesów ich firmy.

Jaki jest cel listu biznesowego?

Celem listu biznesowego jest profesjonalna komunikacja z firmą, instytucją lub organizacją non-profit.

Jakie są różne rodzaje listów biznesowych?

• Listy przewodnie
• Pisma sprzedażowe
• Zaproszenia
• Kontynuacje
• Pisma reklamacyjne
• Listy intencyjne

Co powinien zawierać każdy list biznesowy?

• Data
• Adres zwrotny
• Adres wewnętrzny
• Pozdrowienie
• Ciało
• Zamknięcie
• Podpis