6 szybkich wskazówek dotyczących pisania e-maili, które faktycznie załatwiają sprawę

Ile e-maili wysyłasz dziennie? Ponieważ każdego dnia wysyłanych jest ponad 200 miliardów e-maili, istnieje duża szansa, że ​​przynajmniej kilka z nich pochodzi od Ciebie. Ale jeśli nie tworzysz odpowiedniej struktury wiadomości e-mail, możesz utrudniać życie zarówno swojemu, jak i odbiorcy.

Niezależnie od tego, czy prosisz o obsługę klienta, planujesz przyjęcie, czy wysyłasz służbową wiadomość e-mail, poniższe wskazówki pomogą Ci stworzyć wydajne i skuteczne wiadomości e-mail, które faktycznie załatwią sprawę.

Napisz opisowy, ale zwięzły temat

Marketingowcy e-mailowi ​​wiedzą o tym od dawna.

Temat wiadomości e-mail jest tak samo ważny jak tekst w środku. Dlaczego tak jest? Ponieważ jeśli nie możesz nawet skłonić odbiorcy do otwarcia wiadomości e-mail, żadne słowa w treści wiadomości e-mail nie mają znaczenia.

Aby napisać świetny temat, postaraj się, aby był możliwie jak najkrótszy i opisowy. Pomyśl o nagłówku gazety: jest krótki, przykuwa uwagę i dokładnie mówi, czego możesz się spodziewać w artykule. To wszystko, czego potrzebuje twój temat. Unikaj niejasnego „szybkiego pytania” i podobnych. Jeśli twoje pytanie jest tak szybkie, po prostu zadaj je w temacie!

Możesz nawet ukraść trochę więcej wiedzy od e-mail marketerów tutaj. Tysiące wysłanych e-maili pokazuje, że 65 znaków to idealne miejsce na wiersze tematu, które powodują przeczytanie e-maili.

Twoja wiadomość powinna być jak najkrótsza

Guy Kawasaki to guru marketingu, który zasługuje na uznanie za sukces mało znanego produktu o nazwie Apple Macintosh. Jest znanym autorem i szanowanym na całym świecie marketerem. Jak możesz sobie wyobrazić, to człowiek, który dostaje dużo e-maili. Wszystkie te e-maile skłoniły Guya do opublikowania tej jednej zasady dotyczącej e-maili:

E-maile powinny mieć około pięciu zdań. Według jego własnych słów: „Mniej niż pięć zdań jest często szorstkie i niegrzeczne, więcej niż pięć zdań to strata czasu”.

Chociaż nie każdy e-mail można napisać w pięciu zdaniach, dobrą zasadą jest zapewnienie jak najkrótszej wiadomości e-mail. Większość e-maili musi zawierać tylko pięć podstawowych informacji:

• Kim jesteś
• Czego chcesz
• Dlaczego pytasz odbiorcę
• Dlaczego powinni robić to, o co prosisz
• Jaki jest następny krok

Podziel tekst, aby można go było zeskanować

Jeśli odbiorca patrzy na skrzynkę odbiorczą z kopią zapasową, ostatnią rzeczą, jaką będzie chciał zobaczyć, jest ogromna ściana tekstu w wiadomości e-mail. Nawet jeśli trzymasz się zasady pięciu zdań, nadal możesz utworzyć ścianę tekstową, jeśli nie będziesz ostrożny.

Zamiast jednego długiego akapitu podziel e-maile na łatwe do zeskanowania fragmenty. Staraj się używać list punktowanych zamiast list zdań, gdy tylko jest to możliwe, i staraj się, aby akapity składały się tylko z kilku zdań lub wierszy.

Skanowalność stała się jeszcze ważniejsza teraz, gdy większość wiadomości e-mail jest odczytywana na telefonach lub tabletach.

Dołącz wyraźne wezwanie do działania

Jeśli chcesz otrzymać odpowiedź na swój e-mail, warto powiedzieć odbiorcom, co mają robić. Jeśli potrzebujesz odpowiedzi, powiedz im dokładnie, jakich informacji potrzebujesz i ile oddzielnych pytań wymaga odpowiedzi. Jeśli chcesz, aby kliknęli łącze i wypełnili formularz, miej to na uwadze podobnie.

Znowu marketerzy od dawna wiedzą o znaczeniu jasnych instrukcji. Możesz napisać najlepszą wiadomość e-mail na świecie, ale jeśli nie powiesz jasno odbiorcom, czego od nich oczekujesz, zbyt łatwo będzie im odłożyć Twój e-mail na bok.

Sprawdź swój e-mail pod kątem błędów ortograficznych i gramatycznych

Błędy ortograficzne i gramatyczne nie tylko utrudniają zrozumienie e-maili, ale także obniżają Twoją wiarygodność w oczach odbiorców, co wykazano w badaniu Clemson University. Badanie wykazało, że autorzy treści z błędami ortograficznymi byli postrzegani jako mniej godni zaufania i dokładni niż autorzy z poprawną pisownią i gramatyką.

Nie ciesz się, gdy klikasz przycisk Wyślij. Możesz uniknąć podważenia swojej wiarygodności, dokładnie sprawdzając każdy e-mail. A w przypadku szczególnie ważnych wiadomości e-mail możesz nawet przeczytać je na głos, aby upewnić się, że nie przeoczą żadnych błędów.

Sprawdź, czy nie ma nieprawidłowych linków lub brakujących załączników

Jeśli dołączasz niezbędne linki lub załączniki, zawsze powinieneś je dokładnie sprawdzić. Podczas kopiowania i wklejania wielu łączy łatwo jest przypadkowo zduplikować hiperłącze lub błędnie kliknąć przycisk. A brakujące załączniki są tak powszechnym problemem, że Gmail stworzył nawet dla nich automatyczne ostrzeżenie.

Bez względu na to, do kogo wysyłasz e-mail, uwzględnij te wskazówki w następnym e-mailu. Nie tylko Twój e-mail będzie skuteczniejszy, ale Twoi odbiorcy będą Ci wdzięczni za zaoszczędzenie czasu!

Colin Newcomer jest niezależnym pisarzem z doświadczeniem w SEO i marketingu afiliacyjnym. Pomaga klientom zwiększyć ich widoczność w sieci, pisząc przede wszystkim o marketingu cyfrowym, WordPressie i tematach B2B.