Napisz szybko dowolny e-mail w tych 3 prostych krokach

Jeśli powoli piszesz e-maile, nie martw się. Opierając się na różnych wątkach w mediach społecznościowych, nie jesteś sam – tysiące ludzi zastanawia się, jak każdego dnia szybciej pisać e-maile. Rzut oka na rozmowy toczące się w różnych kanałach jasno pokazuje, że wielu z nas martwi się tym, co ludzie wokół nich myślą o e-mailach jako tak żmudnym zadaniu. Nie wspominając o drenażu psychicznym, który powoduje dla siebie. Dobrą wiadomością jest to, że każdy może szybciej nauczyć się pisać e-maile. I o tym jest właśnie ten wpis na blogu, który właśnie czytasz. Kąt

Następnie zagłębimy się w powody, dla których pisanie e-maili zajmuje tak dużo czasu, przedstawimy prosty, 3-etapowy proces szybszego pisania dowolnej wiadomości e-mail za pomocą sztucznej inteligencji i zakończymy wskazówkami, jak szybko pisać e-maile już dziś.

Dlaczego pisanie e-maila trwa tak długo?

Wyrzućmy to. Ludzie piszą w różnym tempie i nie ma się czego wstydzić. Jeśli chcesz sprawdzić, czy piszesz wolno, ale powody, dla których pisanie e-maili zajmuje wielu z nas tak długo, są znacznie bardziej złożone.

Odkładając na bok takie schorzenia jak dysleksja i ADHD, jednym z najczęstszych powodów, dla których ludzie powoli piszą e-maile, jest nasza skłonność do nadmiernego ich myślenia. Za tym powszechnym problemem kryje się obawa przed błędną interpretacją. Często jest to spowodowane brakiem możliwości wykorzystania wskazówek, takich jak mowa ciała, gesty rąk, tempo i ton mowy oraz mimika, które pomagają nam przekazać wiadomość tak, jak zamierzaliśmy komunikować się osobiście.

Innym typowym powodem jest tendencja do pisania zbyt długich e-maili. Może to być związane z wcześniej wspomnianym problemem, umiejętnością zwięzłego pisania lub po prostu próbą zakomunikowania czegoś przez e-mail, co lepiej byłoby przekazać na spotkaniu lub przez telefon.

Radzenie sobie z pisownią i gramatyką może być trudne dla osób, które muszą komunikować się za pośrednictwem poczty e-mail w języku innym niż ojczysty, zwłaszcza w pracy. Nawet jeśli Twoja skuteczność w posługiwaniu się językiem biznesowym Twojej firmy byłaby na profesjonalnym poziomie, możesz znaleźć się w wyszukiwaniu określonych słów lub wyrażeń, obsesyjnie na punkcie przecinków lub zastanawiając się nad odpowiednią etykietą e-mailową.

Aby ta część artykułu była wystarczająco krótka, nie zaczynajmy nawet od plag współczesnej pracy zwanej wielozadaniowością i przełączaniem treści.

Jednak nadal musimy zająć się faktem, że czasami po prostu trudno jest przenieść swoje myśli na papier. Nawet jeśli twoje pomysły byłyby jasne jak dzień w twojej głowie, nie przekładają się dobrze na tekst. Kiedy patrzysz na pusty ekran z migającym kursorem, to zjawisko, znane również jako syndrom pustego ekranu, może wydobyć z nas to, co najlepsze. Zwłaszcza, gdy musisz napisać ważny e-mail.

Bez względu na to, dlaczego uważasz się za powolnego w pisaniu e-maili, nie bój się, pomoc jest blisko. Po prostu czytaj dalej, a możemy prawie zagwarantować, że napiszesz je szybciej w mgnieniu oka.

Jak pisać e-maile szybciej w 3 prostych krokach

Poniższy 3-etapowy proces i towarzyszące mu przykłady wprowadzą Cię w sposób szybkiego pisania e-maili. Ośmielamy się nawet twierdzić, że jest to nie tylko szybki, ale i najszybszy sposób komunikacji przez e-mail. Będziesz sędzią.

1. Napisz krótkie wypunktowanie

Na początek napisz kilka zdań na temat najważniejszych części, z których powinien składać się Twój e-mail. Nie przejmuj się zbytnio sformułowaniami ani gramatykami, ale staraj się zapisywać myśli, które naturalnie wychodzą z Twojej głowy. Po tym jesteś gotowy do następnego kroku.

2. Wybierz rodzaj e-maila, który chcesz napisać

Teraz, gdy już wiesz, co chcesz powiedzieć, nadszedł czas, aby zastanowić się, jaki rodzaj wiadomości e-mail zamierzasz wysłać. Kto jest odbiorcą i co chcesz osiągnąć za pomocą e-maila? Być może ozięble kontaktujesz się z potencjalnymi klientami, pytasz jednego ze swoich dostawców o status projektu lub przypominasz przełożonemu o zbliżającym się terminie.

W galerii szablonów Flowrite można znaleźć gotowe szablony dla najbardziej typowych e-maili, które ludzie piszą codziennie. Co więcej, możesz tworzyć niestandardowe szablony dla rodzaju wiadomości e-mail, które wysyłasz najczęściej lub tych, nad którymi spędzasz zbyt dużo czasu.

3. Zobacz, jak e-mail pisze się

To jest ta część, w której dzieje się magia. Po wybraniu odpowiedniego szablonu możesz usiąść i zrelaksować się, podczas gdy Flowrite napisze pełnoprawną wiadomość e-mail na podstawie twoich wypunktowań. Jeśli nie jesteś zadowolony z wyniku, możesz wygenerować nową wersję jednym kliknięciem. Jeśli coś jest nadal wyłączone, po prostu wprowadź zmiany ręcznie i jesteś gotowy do wysłania.

To wszystko jest możliwe dzięki wykorzystaniu najnowszych osiągnięć w dziedzinie sztucznej inteligencji, a jest wiele innych, które pomogą Ci przestać zmagać się z pisaniem e-maili. Czy masz obsesję na punkcie tego, jak odbiorca może postrzegać wybrane słowa lub wyrażenia? Możesz wybrać ton, który Flowrite napisze dla Ciebie wiadomość e-mail. Martwisz się o błędy ortograficzne i gramatyczne? Nasze narzędzie biegle posługuje się językiem angielskim. Syndrom pustego ekranu? Zapomnij o wypunktowaniach, wybierz odpowiedni szablon, a Flowrite wygeneruje dla Ciebie przykładowy e-mail. Kąt

5 wskazówek dotyczących szybkiego pisania e-maili

„A co, jeśli Flowrite nie pasuje do mojego przepływu pracy”, mówisz? Cóż, oczywiście ośmielamy się spróbować, ale oto kilka praktycznych wskazówek, które możesz wdrożyć, aby szybko pisać e-maile bez dodatkowej pomocy asystentów poczty e-mail AI lub jakiejkolwiek technologii.

Postępuj zgodnie ze standardową strukturą wiadomości e-mail

Aby przyspieszyć pisanie, konieczne jest przestrzeganie konwencjonalnej struktury wiadomości e-mail. Przyspieszy to pisanie i pomoże odbiorcy szybciej przeczytać wiadomość.

Jeśli nie znasz klasycznego formatu wiadomości e-mail, oto 101:

• Wiersz tematu
• Powitanie
• Treść – nie więcej niż trzy akapity
• Zamknięcie
• Podpis
  

Powinieneś oddzielić te części podziałami akapitów, aby ułatwić sobie przyswajanie wiadomości e-mail. Najlepszym sposobem na dalszą poprawę szybkości pisania jest rozpoczynanie każdego akapitu treści od najważniejszej rzeczy. Gdy ten sposób pisania e-maili stanie się naturalny, możesz znacznie szybciej przejść od myśli do dostarczania.

Napisz, jak mówisz

Czy to w formie pisemnej, czy ustnej, celem języka jest przekazywanie myśli, idei i uczuć. Jednak podczas komunikowania się przez e-mail, zwłaszcza w celach zawodowych, sprawy często komplikują się bardziej niż powinny, co nas spowalnia.

Podczas pisania używamy bardziej złożonej struktury zdań niż podczas mówienia. W zależności od odbiorców możemy również używać skrótów, aby e-maile były znacznie bardziej formalne niż zwykle. Nie wspominając o użyciu bardziej formalnego słownictwa i żargonu. Rozumiesz, więc nie będę nawet zaczynał o niekończących się punktach wsparcia ze szczegółami i wyjaśnieniami czyichś procesów myślowych.

Dodanie odrobiny stylu mówienia do e-maili sprawia, że ​​są bardziej konwersacyjne, angażujące, a przede wszystkim krótsze, co oznacza, że ​​będziesz je pisać szybciej.

Najpierw pisz, potem edytuj

Kiedy próbujesz udoskonalić każde słowo i strukturę zdań, które piszesz, nieuchronnie będziesz pisać od nowa. Nie trzeba dodawać, że jest to powolny sposób na pisanie czegokolwiek – nie mówiąc już o e-mailach. Po prostu przenieś swoje pomysły na ekran, a kiedy skończysz. Przejrzyj tekst raz, aby usunąć literówki i błędy formatowania. Po tym sprzątaniu powinieneś być gotowy do wysłania, ale jeśli przeczucie tak mówi, nadal możesz raz sprawdzić wiadomość e-mail – nawet na głos.

Postaw się na zegarze

Ustaw minutnik. Wszyscy mamy jeden na naszych telefonach, więc nie ma wymówek. Daj sobie pięć minut, a kiedy włączy się alarm, gotowe. Bez względu na to, gdzie skończyłeś, czas się zakończyć. Na końcu e-maila możesz nawet stwierdzić, że w razie potrzeby z przyjemnością rozwiniesz dalsze szczegóły. To zmusza do myślenia, pisania i szybszego dotarcia do sedna. Jeśli limit 5 minut jest poza twoim zasięgiem, znajdź inny cel, do którego chcesz dążyć – chodzi o poprawę, a nie perfekcję.

Policz słowa

Jak już ustaliliśmy, czas potrzebny na napisanie wiadomości e-mail nie zawsze jest skorelowany z liczbą słów, które w końcu piszesz. Napisanie kilku zdań może zająć niepotrzebnie dużo czasu, jeśli martwisz się, jak Twoja wiadomość zostanie odebrana. Jeśli jednak Twoje e-maile są bardzo długie, warto zacząć używać licznika słów, aby przełamać ten nawyk. Niektórzy klienci poczty e-mail mają to wbudowane, a dla innych dostępnych jest mnóstwo rozszerzeń przeglądarki. Ustaw sobie limit i staraj się go trzymać. Potrzebujesz benchmarku? Cóż, to zależy. Jednak na podstawie analizy ponad 40 milionów e-maili, właściwa długość e-maila sprzedażowego to 50-200 słów. Pracuj na swój sposób w tym kierunku.

Czy ten wpis na blogu pomógł Ci szybciej pisać e-maile? W przeciwnym razie na naszym blogu znajdziesz wiele innych wpisów na ten temat. Obejmujemy wszystko, od hacków zwiększających produktywność po wskazówki dotyczące pisania i narzędzia , które pomogą Ci przestać zmagać się z pisaniem.