Jak napisać świetne podsumowanie wykonawcze

W biznesie wiele informacji jest przekazywanych w formie długich, kompleksowych dokumentów, takich jak białe księgi, biznesplany, studia przypadków i raporty z badań. Większość decyzji biznesowych wymaga zaangażowania dużych ilości pieniędzy i innych zasobów, dlatego liderzy i inwestorzy przed podjęciem takich decyzji muszą zrozumieć każdy czynnik i zmienną z nią związaną.

Jednak świat biznesu ma tendencję do szybkich zmian, a to oznacza, że ​​profesjonaliści często nie mają czasu na czytanie obszernych raportów przed rozpoczęciem projektów lub podjęciem decyzji. W tym miejscu pojawia się streszczenie. Streszczenie to skrócona wersja dłuższego dokumentu biznesowego, która umożliwia czytelnikom szybsze przyswojenie tych samych informacji.

Co to jest streszczenie?

Streszczenie to skrócona forma dokumentu biznesowego. Chociaż porównanie streszczenia wykonawczego do streszczenia raportu lub artykułu akademickiego może wydawać się kuszące, istnieje zasadnicza różnica między tymi dwoma typami dokumentów: streszczenie to streszczenie raportu lub artykułu, które podsumowuje dokument, natomiast streszczenie Streszczenie jest wersją skróconą, która nadal uwzględnia wszystkie kluczowe punkty dokumentu głównego.

Streszczenie daje czytelnikom, często liderom biznesowym, inwestorom, partnerom lub nabywcom, wgląd w pełną treść, dzięki czemu mogą podjąć decyzję o dalszym postępowaniu z firmą lub propozycją. W ten sposób przypomina to prezentację windy, z tą różnicą, że przedstawia tekst, a nie cele jednostki.

Jakiego rodzaju dokumenty lub projekty wymagają streszczenia?

Często podsumowania wykonawcze są powiązane z biznesplanami. Kiedy streszczenie stanowi część biznesplanu, jego celem jest w dużej mierze zaangażowanie potencjalnych inwestorów i nabywców.

Ale biznesplan nie jest jedynym miejscem, w którym można znaleźć streszczenie. Są one również używane z:

• Badania rynku
• Dokumenty badawcze
• Propozycje biznesowe
• Plany projektu
• Propozycje projektów

Sekcje podsumowania wykonawczego

Ogólnie rzecz biorąc, streszczenie biznesplanu obejmuje następujące sekcje:

Spis treści

Spis treści zawiera listę sekcji zawartych w dokumencie głównym. Daje to jeszcze bardziej zwięzły przegląd dokumentu i samego streszczenia.

Informacje o firmie/O firmie

W sekcji Informacje o firmie czytelnik dowiaduje się o misji firmy, pozycji rynkowej, niszy i celach. W niektórych przypadkach w tej sekcji znajduje się także krótka historia firmy. W tej sekcji przedstawiono kontekst celów i strategii wyjaśnionych w pozostałej części streszczenia oraz w całym planie.

Możliwości rynkowe

W tej części omówiono możliwości obecne na obecnym rynku. Może przedstawiać te możliwości jako problem do rozwiązania lub jako potrzebę, którą można zaspokoić.

Rozwiązanie

Po przedstawieniu możliwości, problemów lub potrzeb obecnych na obecnym rynku, w części dotyczącej rozwiązań omawia się, w jaki sposób firma może je wykorzystać.

Przewagi konkurencyjne

W tej części omówiono wyjątkową pozycję firmy, która pozwala jej osiągnąć cele dzięki planom.

Najważniejsze informacje finansowe

Sekcja najważniejszych informacji finansowych zawiera wszelkie informacje finansowe istotne dla planu, takie jak bieżący poziom zysków i wydatki oraz wszelkie fundusze, które firma ma nadzieję zapewnić.

Sekcje te mogą się nieco różnić w zależności od podsumowanego dokumentu. Na przykład streszczenie propozycji projektu może zawierać sekcję analizującą stan branży firmy, a także jej specyficzny rynek. Może również zawierać część uzasadniającą proponowany sposób działania, powołując się na obawy wewnętrzne i jego wpasowanie w ogólną strategię firmy.

Pomimo różnic w sekcjach i treści każde streszczenie ma ten sam cel: zapewnienie zwięzłego i informacyjnego spojrzenia na dokument, aby czytelnicy mogli łatwiej nawiązać kontakt z firmą lub zaplanować.

Jak napisać streszczenie

Utwórz kontur

W przypadku niemal każdego rodzaju pisma najlepszym sposobem na rozpoczęcie jest utworzenie konspektu. Konspekt pozwala osiągnąć kilka celów:

• Organizuje najważniejsze punkty w spójną narrację
• Ułatwia zrozumienie, które punkty należy uwzględnić, a które pominąć
• Daje ci plan działania, którym możesz się kierować podczas pisania

Twój konspekt służy jako przydatne narzędzie podczas wstępnego pisania. W idealnym przypadku streszczenie to ta część dokumentu, którą piszesz jako ostatnia, ponieważ nie możesz podsumować całego dokumentu, jeśli niemaszjeszcze pełnego dokumentu. Mając cały dokument w ręku, zanotuj kluczowe sekcje, które musisz uwzględnić w swoim streszczeniu, oraz punkty, które należy uwzględnić w każdej sekcji. Robiąc to, tworzysz konspektponapisaniu (lub otrzymaniu) pełnego dokumentu iprzednapisaniem streszczenia.

Podaj i zdefiniuj cel lub problem

Pisząc, pamiętaj o celu streszczenia. Powinno to mieć wpływ na wszystko, co napiszesz, w tym na sposób sformułowania problemu, który projekt ma rozwiązać, i na to, gdzie zamieścisz odpowiednie statystyki na poparcie proponowanego rozwiązania.

Pisząc o celu lub problemie, który plan rozwiązuje, podawaj tyle kontekstu, ile potrzeba, bez zbędnych wyjaśnień. Pamiętaj, że Twoi czytelnicy otrzymają pełną historię z dokumentu głównego. Jednakże streszczenie powinno dać im wystarczająco dobre zrozumienie problemu, aby nie było zaskoczeniem niczym, co przeczytają w pełnym dokumencie.

Rozwiązanie lub kolejne kroki

Po jasnym zdefiniowaniu celu lub problemu wyjaśnij rozwiązanie tego problemu lub kolejne kroki określone w strategii. Podobnie jak sekcja dotycząca celu dokumentu, ta sekcja powinna być na tyle obszerna, aby dać czytelnikowi solidne zrozumienie rozwiązania bez zawracania sobie głowy długimi wyjaśnieniami.

Wniosek

Wniosek zawarty w streszczeniu jest pod wieloma względami taki sam jak każdy inny wniosek. Powtarza kluczowe punkty zawarte w głównych częściach streszczenia, odpowiada na wszelkie pytania czytelnika i pozostawia mu jasne pojęcie, co dalej robić (co zwykle oznacza przeczytanie całego dokumentu).

Jak sformatować streszczenie

Streszczenie nie musi mieć określonej długości ani określonej liczby słów. Zwykle mają od jednej do dwóch stron. Jednakże osiągnięcie celu — zwięzłe wyjaśnienie głównych punktów dokumentu w sposób autentyczny i wciągający — jest o wiele ważniejsze niż dopasowanie do określonego formatu.

Ponieważ streszczenie jest częścią dokumentu biznesowego, ważne jest, aby zachować profesjonalny ton. To powiedziawszy, ogranicz żargon do minimum — wielu czytelników Twojego streszczenia, np. potencjalnych nabywców, może nie pochodzić z Twojej branży i lepiej zrozumie dokument, jeśli użyjesz prostego języka. Zachowaj jednak dyskrecję — jeśli wiesz, że dokument będzie udostępniany i czytany tylko wewnętrznie, żargon może nie stanowić problemu.

Streszczenie wykonawcze a streszczenie

Streszczenie to krótki przegląd dokumentu akademickiego. Nie odpowiada na wszystko; działa jak zwiastun, przekazując czytelnikowi wystarczającą ilość informacji, aby zaczął formułować pytania i przewidywać odpowiedzi, które znajdzie w dokumencie głównym. Oprócz tego streszczenie pomaga czytelnikowi szybko określić, czy dokument zawiera informacje, których szuka. Kiedy czytelnik szuka informacji, streszczenia oszczędzają mu dużo czasu.

Streszczenie natomiast stanowi skróconą wersję dokumentu głównego. Jego celem nie jest nakłonienie czytelnika do formułowania pytań; ma to na celu przedstawienie pełnego podsumowania, aby wiedzieli, czego się spodziewać po dokumencie głównym.

Streszczenie wykonawcze a plan projektu

Plan projektu jest planem projektu. Przypomina konspekt, ponieważ odwzorowuje najważniejsze elementy projektu, takie jak cele, budżet, kamienie milowe, interesariusze i wskaźniki sukcesu. Streszczenie wykonawcze jest mniej techniczne niż plan projektu. Zawiera podsumowanie najważniejszych informacji o projekcie, ale nie zawiera tak szczegółowych statystyk i liczb.

Podsumowanie często zadawanych pytań

Co to jest streszczenie?

Streszczenie to skrócona wersja dłuższego dokumentu biznesowego.

Jaki jest jego cel?

Celem streszczenia wykonawczego jest umożliwienie szybkiego spojrzenia na treść dłuższego dokumentu biznesowego. Ułatwia to czytelnikom, którymi mogą być liderzy biznesowi, potencjalni partnerzy i dostawcy lub inwestorzy, zrozumienie całego dokumentu i zapoznanie się z nim.

Jakiego rodzaju dokumenty lub projekty wymagają streszczenia?

• Biznes plany
• Propozycje projektów
• Badania rynku
• Propozycje biznesowe
• Dokumenty badawcze
• Plany projektu

Z jakich części składa się streszczenie?

Każde streszczenie jest unikalne, ale zazwyczaj zawiera następujące sekcje:

• Wstęp
• Spis treści
• Informacje o firmie/O firmie
• Szansa rynkowa
• Rozwiązanie
• Przewagi konkurencyjne
• Najważniejsze informacje finansowe