Jak pisać w formalnym rejestrze esejów i listów

Nauka pisania w rejestrze formalnym jest łatwa, gdy zrozumiesz podstawy.

Kiedy piszesz podanie o pracę, list biznesowy, esej lub artykuł naukowy, musisz skorzystać z formalnego rejestru.

Jest używany nie tylko w piśmie. Mówiąc, używamy formalnego głosu, gdy zwracamy się do lekarza lub sędziego lub podczas ceremonii, takich jak małżeństwo.

Na pewno wiesz, kiedy ludzie mówią oficjalnie. Ale jakie elementy zmieniają się między rejestrami formalnymi i nieformalnymi?

Jak pisać w rejestrze formalnym

Istnieje sześć poziomów formalności dla rejestru języka w mowie i piśmie.

Dwa, których używamy najczęściej, to formalny i nieformalny.

Naturalnie używasz nieformalnego głosu, gdy rozmawiasz ze znajomymi lub piszesz posty w mediach społecznościowych lub na blogu.

Ale kiedy piszesz list motywacyjny do podania o pracę, komunikujesz się z agencją rządową lub piszesz esej akademicki, używasz formalnego głosu.

Jak kontrolować różnicę między tymi dwoma poziomami?

Jest to połączenie zmian w gramatyce i słownictwie oraz w piśmie, modyfikujących interpunkcję.

Kolejnym elementem jest punkt widzenia, z którego korzystamy. Formalne pisanie ma tendencję do unikania używania pierwszej osoby tam, gdzie to możliwe.

Może to brzmieć jak wiele elementów do rozważenia, ale jest to łatwiejsze niż mogłoby się wydawać.

Przyjrzyjmy się szczegółowo każdemu z najważniejszych elementów.

Każdy punkt ma przykłady ułatwiające zrozumienie.

1. Usuń wszystkie skurcze

Jeśli istnieje zasada numer jeden dotycząca formalnego pisania, to jest to.

Można by pomyśleć, że dotyczy to tylko pisania. Ale kiedy mówimy formalnie, używamy również pełnych słów.

Z przyjemnością jestem tutaj dzisiaj, aby odebrać nagrodę , którą mi przyznaliście. Nieformalny

Z przyjemnością jestem tu dzisiaj, aby przyjąć przyznaną mi przez Państwa nagrodę. Formalny

Powyższe przykładowe zdanie jest zdecydowanie formalne, ponieważ używa słów nadany, zaakceptowany, na i przyjemność.

Kiedy łączymy takie słowa ze skurczami, brzmi to i czyta się niezgrabnie.

2. Unikaj akronimów i skrótów

Podobnie jak w przypadku skurczów, należy przepisać wszystkie skróty w całości. To samo dotyczy skrótów.

W nawiązaniu do mojego listu do SG WHO nadal czekam na odpowiedź. Nieformalny

W nawiązaniu do mojego listu do Sekretarza Generalnego Światowej Organizacji Zdrowia nadal oczekuję na odpowiedź. Formalny

Inne typowe przykłady to np. informacja i notatka. Użyj na przykład informacji i memorandum.

3. Unikaj używania czasowników frazowych

Formalny rejestr ma tendencję do unikania anglosaskich czasowników, takich jak hit, put, cut, got, a czasem nawet go.

Ale czasowników frazowych, takich jak poddanie się, odchodzenie, znosić, iść dalej i zaglądać, należy unikać, gdy tylko jest to możliwe.

Otrzymaliśmy Twoją skargę i zapewniamy, że zajmiemy się nią jak najszybciej. Nieformalny

Otrzymaliśmy Twoją skargę i zapewniamy, że zbadamy ją tak szybko, jak to możliwe. Formalny

Kiedy nie możesz wymyślić ani jednego czasownika, który mógłby zastąpić czasownik frazowy, użyj tezaurusa, który ci pomoże.

4. Używaj pytań pośrednich

Pytania bezpośrednie są na ogół nieformalne. Tak więc w przypadku pytań w formalnym piśmie musisz je przepisać w formie pośredniej.

Pytania pośrednie używają wyrażenia wprowadzającego i często usuwają przysłówek pytania, zrób.

Kiedy zaczyna się spotkanie? Bezpośredni

Czy możesz mi powiedzieć, o której zaczyna się spotkanie? Pośredni

Pracujesz w Nowym Jorku? Bezpośredni

Zastanawiałem się, czy pracujesz w Nowym Jorku? Pośredni

5. Usuń slang i idiomy

Aby zachować formalność, uważaj na slang i frazesy. Unikaj także idiomów i spróbuj znaleźć lepsze alternatywy.

Wysłaliśmy Twoją aplikację do HR i czekamy na akceptację . Ale czasami te rzeczy poruszają się w ślimaczym tempie . Nieformalny

Wysłaliśmy Twoją aplikację do działu kadr i czekamy na jej zatwierdzenie. Jednak te rzeczy często poruszają się powoli. Formalny

Inne popularne słowa, których należy unikać, to fajne, niesamowite i tak.

6. Pisz liczby poniżej stu

Wiedza o tym, kiedy należy przeliterować liczby, jest ważnym punktem w formalnym piśmie.

Ogólnie rzecz biorąc, musisz przeliterować liczby poniżej stu, a większe cyfry.

Ale jeśli zdanie zaczyna się od liczby, zawsze jest napisane w całości.

Wystawę odwiedziło 2000 osób, ale tylko 45 osób kupiło nasze produkty. Mamy jednak 125 nowych kontaktów, które mogą być zainteresowane kupnem w późniejszym terminie. Nieformalny

Wystawę odwiedziło dwa tysiące osób, ale nasze produkty kupiło tylko czterdzieści pięć osób. Mamy jednak 125 nowych kontaktów, które mogą być zainteresowane kupnem w późniejszym terminie. Formalny

7. Używaj dłuższych słów łączących

Mówiąc lub pisząc przy użyciu rejestru nieformalnego, zwykle używamy i, ale i tak dużo.

Siedem krótkich spójników koordynujących, dla, i, ani, ale, lub, jeszcze i tak, jest często określanych akronimem Fanboys.

W formalnym piśmie najlepiej jest zastąpić je dłuższymi słowami łączącymi.

Otrzymaliśmy Twoją dostawę, ale niektóre produkty były uszkodzone. Wysłałem więc listę elementów do wymiany. Nieformalny

Otrzymaliśmy Twoją dostawę. Jednak niektóre elementy zostały uszkodzone. W związku z tym wysłałem listę elementów, które należy wymienić. Formalny

8. Używaj dłuższych czasowników

Jak wspomniano w punkcie trzecim, kiedy piszesz w rejestrze formalnym, często możesz zastąpić krótkie czasowniki anglosaskie dłuższymi i lepszymi alternatywami.

W zeszłym tygodniu kupiliśmy nowy samochód i nie mogłem się doczekać przejażdżki. Nieformalny

Możesz położyć to dla mnie na stole? Nieformalny

Będziemy musieli usunąć ten punkt z porządku obrad. Nieformalny

W zeszłym tygodniu kupiliśmy nowy samochód i bardzo chciałem nim jeździć . Formalny

Czy możesz położyć to dla mnie na stole? Formalny

Będziemy musieli skreślić ten punkt z porządku obrad. Formalny

9. Używaj bardziej złożonych zdań

Dłuższe i bardziej złożone zdania są bardzo powszechne w formalnym piśmie.

Spróbuj połączyć krótkie zdania razem z zaimkami względnymi.

Czekamy na dostawę. Powinien był dotrzeć wczoraj. Ale to efekt strajku transportowców. Nieformalny

Czekamy na dostawę, która powinna dotrzeć wczoraj, gdyby nie strajk transportowców. Formalny

10. Używaj wyrażeń rzeczownikowych

Jest to jedna z najlepszych małych sztuczek, gdy próbujesz pisać formalnie. Wszystko, co musisz zrobić, to użyć przedmiotu i przekształcić go w temat.

Dużą korzyścią jest to, że pomoże ci to uniknąć wielu zdań zaczynających się od ja i ty.

Poszedłem na wystawę i była to świetna okazja do poznania nowych klientów. Nieformalny

Wystawa , na której byłam była doskonałą okazją do poznania nowych klientów. Formalny

Streszczenie

Jeśli zastosujesz się do dziesięciu kluczowych punktów powyżej, łatwo będzie kontrolować poziom formalności.

Ale tak jak w przypadku wszystkich form pisania, staraj się unikać strony biernej, gdy piszesz w rejestrze formalnym.

Bądź także selektywny ze swoim słownictwem i staraj się używać dłuższych i lepszych słów, gdy tylko jest to możliwe.

Ale jeśli jest jedno danie na wynos, największym błędem, jaki możesz popełnić, jest używanie skrótów w formalnym piśmie.

Powiązana lektura: Życzenie w czasie przeszłym na potrzeby teraźniejsze i przyszłe