Jak napisać notatkę w 8 krokach

Niezależnie od tego, czy wprowadziłeś zmianę w polityce wewnętrznej, którą chcesz się podzielić, czy też kierujesz projektem, o którym powinni wiedzieć inwestorzy, notatka jest najlepszym sposobem przekazania cennych informacji w Twojej organizacji. Notatki to dobry sposób na rozpowszechnienie takich informacji wśród współpracowników, najemców, wolontariuszy lub innych członków organizacji wewnętrznej.

Kiedy wysłać notatkę? Jak napisać notatkę? Odpowiemy na te pytania i przedstawimy przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia notatki, a także udostępnimy wiele przykładów notatek.

Spis treści

Co to jest notatka?

Jaki jest cel notatki?

Napisz notatkę w 8 krokach

Czym różni się notatka od . . .

Przykłady notatek

Często zadawane pytania dotyczące notatek

Co to jest notatka?

Notatka, skrót odmemorandum, to sposób poinformowania grupy osób o konkretnym problemie, rozwiązaniu lub zdarzeniu. Notatka powinna być krótka, prosta i łatwa do odczytania. Informuje odbiorców i zapewnia plan działania z konkretnymi dalszymi krokami.

Notatkę możesz wysłać w formie listu papierowego, faksu lub pliku PDF dołączonego do wiadomości e-mail. Chociaż powszechne korzystanie z poczty elektronicznej w wielu okolicznościach zasadniczo zastąpiło notatki, notatki są nadal przydatne w przypadku niektórych ważnych wiadomości.

Jaki jest cel notatki?

Notatki służą do oficjalnej komunikacji wewnętrznej firmy lub organizacji. Często są wysyłane do całej organizacji , ale są również przydatne do informowania pojedynczego działu, zespołu lub mniejszej grupy osób. Notatki zawierają niezbędne informacje w prostym i łatwym do zrozumienia formacie.

Kiedy napisać notatkę

Jeśli chcesz skutecznie przekazać oficjalne informacje służbowe, powinieneś napisać notatkę służbową. Celem notatki powinno być poinformowanie, zwrócenie uwagi na problem lub udzielenie odpowiedzi na pytanie. Notatka nadaje się do następujących celów:

• transmitować zmiany wewnętrzne
• rozpowszechniać wiadomości
• udostępnij nadchodzące wydarzenie
• zaktualizować wytyczne dotyczące bezpieczeństwa publicznego
• podnieść świadomość problemu
• rozwiązać problem
• złożyć wniosek
• udostępniaj aktualizacje projektu

Jak sformatować notatkę

Jeśli wysyłasz notatkę e-mailem, powinna ona być sformatowana jako plik PDF. Spowoduje to zachowanie stylu zastosowanego w dokumencie. Tradycyjnie w notatkach stosuje się czcionkę dwunastopunktową w treści i czcionkę od czternastu do szesnastu punktów w nagłówkach. Zachowaj prostą czcionkę i projekt.

Notatka powinna zawierać następujące informacje.

• Nagłówek
  • Do
  • Z
  • Data
  • Temat
• Oświadczenie wstępne
• Kontekst
• Wezwanie do działania i określenie zadania
• Dyskusja
• Zamknięcie

Masz także możliwość dołączenia załączników potwierdzających wiadomość, którą przekazujesz w swojej notatce. Jeśli Twoja notatka ma więcej niż jedną stronę, powinieneś mieć podsumowanie podsumowujące zdobyte punkty.

Napisz notatkę w 8 krokach

Notatki powinny być zawsze profesjonalne i grzeczne – niezależnie od poruszanego tematu. Skoncentruj się na faktach i możliwych do zrealizowania planach. Nie powinieneś używać emoji w notatkach biznesowych . Staraj się, aby była krótka, bezpośrednia i jasna oraz zawierała tylko niezbędne informacje.

1 Nagłówek

Nagłówek zawiera listę osób odbierających i wysyłających notatkę, datę jej napisania oraz jej temat. Poniżej możesz zobaczyć, jak sformatować tę sekcję.

Do:[Imiona i nazwiska odbiorców oraz stanowiska lub dział]

Od:[Twoje imię i nazwisko oraz stanowisko]

Data:[Dzisiejsza data]

Temat:[O czym jest notatka]

Ponieważ w nagłówku zwróciłeś się do odbiorców, nie ma potrzeby dołączania pozdrowień.

2 Oświadczenie wstępne

Ta sekcja może zawierać od jednego do trzech zdań. W oświadczeniu wstępnym krótko określasz cel swojej notatki. W tej sekcji zawrzyj jedynie podsumowanie najważniejszych informacji. Później będziesz mógł zagłębić się w szczegóły.

Spróbuj zacząć od: „Piszę, aby Cię poinformować. . .”

3 Kontekst

W trzech do dziesięciu zdaniach podaj kontekst. Kontekst to miejsce, w którym informujesz ludzi, o czym piszesz, dlaczego piszesz i przekazujesz inne istotne informacje.

Ta sekcja może zawierać następujące elementy:

• dowody potwierdzające
• dlaczego Twoja organizacja podjęła decyzję, którą omawiasz w notatce
• informacje podstawowe
• stwierdzenie problemu
• jak znalazłeś problem
• ważny termin lub daty
• inne kluczowe punkty

4 Wezwanie do działania i określenie zadania

Ta sekcja może składać się z dwóch do trzech zdań lub listy wypunktowanej. W tym miejscu wyznaczasz kolejne kroki swoim odbiorcom. Napisz, co odbiorca powinien zrobić po przeczytaniu notatki lub jak planujesz rozwiązać opisany przez Ciebie problem.

Spróbuj napisać: „Proszę [zadanie, które chciałbyś wykonać] do [termin]” lub „Doceniam Twoją współpracę w tej sprawie”.

5 Dyskusja

Celem tej części jest przekonanie odbiorców do wykonania rekomendowanych przez Ciebie działań. Rozmieść wszystkie szczegóły wspierające Twoje pomysły, zaczynając od najważniejszych informacji. Podaj konkretne fakty, pomysły i badania potwierdzające Twoją notatkę, porządkując informacje od najsilniejszego do najsłabszego.

6 Zamknięcie

Część końcowa jest okazją do zakończenia notatki kurtuazyjną notatką. Zalecamy, abyś jeszcze raz podzielił się tutaj tym, co chcesz, aby odbiorcy podjęli działania. Generalnie notatki nie zawierają pożegnania. Ale jeśli chcesz taki mieć, pamiętaj, aby był krótki.

7 Opcjonalne dodatki

Jeśli zajdzie taka potrzeba, do notatki możesz dołączyć podsumowanie lub załączniki. Jeśli notatka ma więcej niż jedną stronę, należy dołączyć podsumowanie. Podsumowania pomagają odbiorcom łatwiej przetrawić udostępnione informacje.

Podsumowanie możesz umieścić tuż przed oświadczeniem końcowym. Podsumowanie może zawierać kluczowe zalecenia, podsumowanie ważnych informacji, odniesienia, metody lub wykorzystane zasoby. Jeśli informacje zawarte w notatce wymagają dalszego wyjaśnienia, możesz umieścić je w tej sekcji. Streszczenia mogą składać się z kilku zdań lub zawierać wypunktowaną listę kluczowych informacji.

Informacje dodatkowe powinny obejmować wszelką dokumentację, którą chcesz udostępnić, taką jak wykresy, listy, tabele lub zdjęcia. Jeśli zdecydujesz się dołączyć załączniki, dołącz notatkę o tym, co załączyłeś pod zamknięciem.

Jeśli wysyłasz notatkę e-mailem, możesz dodać do niej te dodatkowe załączniki. Jeśli wysyłasz notatkę w formie listu lub faksu, dołącz ją po ostatniej stronie dokumentu notatki.

Traktuj swoje załączniki następująco: „Załączono: [nazwa załącznika], [data utworzenia]”.

8 Popraw

Teraz, gdy już napisałeś notatkę, czas ją powtórzyć! Aby mieć pewność, że notatka jest tak jasna i zwięzła, jak to tylko możliwe, wykonaj poniższe czynności. Pamiętaj: im krócej, tym lepiej.

• Wytnij niepotrzebny materiał.
• Wyjaśnij swoje główne punkty.
• Korekta pod kątem błędów ortograficznych, gramatycznych i interpunkcyjnych.
• Sprawdź fakty i zasoby.
• Przed wysłaniem uzyskaj opinię od współpracownika.

Czym różni się notatka od . . .

Notatka to zwięzły, ale nieformalny komunikat wewnątrz organizacji mający na celu rozpowszechnienie oficjalnego komunikatu. Czym jednak różni się to od e-maila, listu, okólnika czy protokołu? Wyjaśnijmy definicje tych standardowych dokumentów biznesowych.

Czym różni się notatka od e-maila?

Notatki są zazwyczaj bardziej formalne pod względem tonu i języka niż e-maile, które są najskuteczniejsze, gdy są krótkie i na temat . W przyszłości firma może wykorzystać Twoją notatkę jako oficjalny dokument, który zostanie wydrukowany, rozpowszechniony w formie papierowej lub profesjonalnie rozprowadzony wśród dużej grupy osób w czytelnym formacie.

Czym różni się notatka od listu?

Zazwyczaj listy adresowane są do osób spoza organizacji. Przeznaczone są do dłuższych wiadomości zewnętrznych komunikujących konkretny temat. Mogą mieć one charakter nieformalny lub formalny.

Czym różni się notatka od komunikatu prasowego?

Notatki są zwykle wykorzystywane do komunikacji wewnętrznej, natomiast komunikaty prasowe są przeznaczone do komunikacji zewnętrznej. Komunikat prasowy jest zazwyczaj dłuższym i bardziej szczegółowym dokumentem niż notatka.

Czym różni się notatka od okólnika?

Okólniki służą do dystrybucji masy. Z drugiej strony notatki są przeznaczone dla wybranej grupy osób. Okólniki zazwyczaj zawierają wiele tematów i wezwań do działania. Notatki powinny krótko dotyczyć tylko jednego tematu.

Czym różni się notatka od minut?

Protokoły posiedzeń to oficjalne dokumenty zawierające notatki ze spotkań. Chociaż notatka może odnosić się do protokołu w dodatkowych załącznikach, nie należy używać notatki jako formatu protokołu spotkania i odwrotnie.

Przykłady notatek

Rozpoczęcie pisania bez przykładowej notatki może być trudne. Oto dwa przykłady najczęściej używanych formatów notatek.

Przykład 1: Zmiany wewnętrzne

Kiedy organizacja wprowadza zmiany w zakresie polityki, procedur lub personelu na wysokim szczeblu, należy sporządzić wewnętrzną notatkę dotyczącą zmian. Dział HR może wysłać tę wiadomość e-mail lub może ona pochodzić od zespołu kierowniczego lub innego działu.

Do: Wszyscy Pracownicy

Od: Kelly Source, menedżer ds. zasobów ludzkich

Data: 20 lipca 2022 r

Temat: Zmiany w systemie płatnego urlopu

Piszę, aby poinformować Cię o ostatnich zmianach w naszym systemie PTO. Zmieniamy platformy na PalmLeaf HR. System zacznie obowiązywać 1 października 2022 r.

Przechodząc na PalmLeaf HR, nasza firma stara się ułatwić składanie wniosków o PTO. Samouczki dotyczące poruszania się po tej łatwej w użyciu platformie znajdują się w załączeniu do tej notatki.

W tym tygodniu otrzymasz wiadomość e-mail z wprowadzeniem bezpośrednio od PalmLeaf HR. Pamiętaj, aby założyć konto najpóźniej do 30 września 2022 roku.

Jeśli masz problemy z konfiguracją konta, wyślij do nas e-mail z wszelkimi pytaniami na adres [email protected].

Dziękujemy za współpracę podczas tej zmiany. Mamy nadzieję, że ułatwi to zarządzanie przystawką odbioru mocy.

W załączeniu: Przewodnik PalmLeafHR, styczeń 2022 r

Przykład 2: Ogólna notatka biznesowa

Ogólny format notatki biznesowej może być używany w przypadku niemal każdego przedmiotu biznesowego. Niezależnie od tego, czy jest to projekt w toku, czy analiza wewnętrzna, ten wszechstronny format będzie odpowiedni.

Do: Ava Colon, Phil Comma i Dave Period

Od: Peter Office, starszy analityk danych

Data: 20 maja 2022 r

Temat: Analiza przychodów

Piszę, aby zająć się raportem z analizy przychodów, o który prosił Twój zespół. Niniejsza analiza obejmuje strumienie przychodów od 2010 roku do pierwszego kwartału 2022 roku.

Zespół sprzedaży poprosił o ten raport w styczniu 2022 r., kiedy Dave Period objął stanowisko głównego koordynatora sprzedaży. Analizę sporządzono przy użyciu Tableau, a raporty znajdują się w załączeniu.

W tej chwili proszę o przejrzenie danych i informację, czy jest coś jeszcze, co chciałbym dokładniej przeanalizować. Najlepszym sposobem na wyświetlenie pulpitu nawigacyjnego jest zaproszenie z Tableau w skrzynce odbiorczej.

Oto główne punkty mojej analizy:

• Naszym głównym źródłem przychodów jest nasz sztandarowy produkt, czyli koszule w stylu hawajskim.
• Drugim głównym źródłem przychodów są czapki do biegania.
• Nasze przychody wynikają ze sprzedaży, napędzanej głównie działaniami marketingu e-mailowego.
• W niektórych okresach dane nie były dostępne i dlatego nie uwzględniono ich w niniejszej analizie.

Dziękujemy za poświęcenie czasu na zapoznanie się z tą analizą. Wszelkie pytania i wątpliwości prosimy przesyłać do mnie na adres [email protected]. Jeśli masz problemy techniczne z dostępem do panelu, skontaktuj się z naszym działem IT pod adresem [email protected] w celu uzyskania pomocy.

Przyłączony:

• Przewodnik po obrazach, 2022
• Raport z analizy przychodów za lata 2010–2021, maj 2022 r

Często zadawane pytania dotyczące notatek

Co to jest notatka?

Notatka, skrót odmemorandum, to krótka wewnętrzna komunikacja, która informuje grupę o konkretnym problemie, rozwiązaniu lub zdarzeniu. Notatki można wysyłać w formie listu papierowego lub faksu albo dołączać do wiadomości e-mail w formacie PDF.

Jaki jest cel notatki?

Notatka ma na celu poinformowanie grupy osób o złożonym temacie, zmianie polityki lub innej krótkiej oficjalnej sprawie w organizacji.

Jaka jest podstawowa struktura notatki?

Notatka powinna zawierać następujące informacje.

• Nagłówek
  • Do
  • Z
  • Data
  • Temat
• Oświadczenie wstępne
• Kontekst
• Wezwanie do działania
• Dyskusja
• Zamknięcie