Jak napisać notatkę w 8 krokach

Niezależnie od tego, czy dokonałeś wewnętrznej zmiany polityki, którą musisz udostępnić, czy też kierujesz projektem, o którym inwestorzy powinni wiedzieć, notatka jest najlepszym sposobem na przekazanie cennych informacji w Twojej organizacji. Notatki to dobry sposób na rozpowszechnianie takich informacji wśród współpracowników, najemców, wolontariuszy lub innych członków organizacji wewnętrznej.

Kiedy powinieneś wysłać notatkę? Jak piszesz notatkę? Odpowiemy na te pytania i przedstawimy przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia notatki oraz udostępnimy wiele przykładów notatek.

Co to jest notatka?

Notatka, skrót od memorandum , to sposób na poinformowanie grupy osób o konkretnym problemie, rozwiązaniu lub zdarzeniu. Notatka powinna być krótka, prosta i łatwa do odczytania. Informuje odbiorców i przedstawia plan działania z określonymi kolejnymi krokami.

Notatkę można wysłać w formie papierowego listu, faksu lub pliku PDF dołączonego do wiadomości e-mail. Chociaż powszechne korzystanie z poczty e-mail w wielu przypadkach zasadniczo zastąpiło notatki, notatki są nadal przydatne w przypadku niektórych ważnych wiadomości.

Jaki jest cel notatki?

Notatki są przeznaczone do oficjalnej komunikacji wewnętrznej firmy lub organizacji. Często są wysyłane do całej organizacji, ale są również przydatne do informowania pojedynczego działu, zespołu lub mniejszej grupy osób. Notatki rozpowszechniają niezbędne informacje w prostym, łatwym do zrozumienia formacie.

Kiedy napisać notatkę?

Powinieneś napisać memorandum, gdy musisz skutecznie przekazać oficjalne informacje biznesowe. Celem Twojej notatki powinno być poinformowanie, zwrócenie uwagi na problem lub udzielenie odpowiedzi na pytanie. Dla notatki nadają się następujące cele:

• transmituj zmiany wewnętrzne
• rozpowszechniać wiadomości
• udostępnij nadchodzące wydarzenie
• zaktualizuj wytyczne dotyczące bezpieczeństwa publicznego
• podnosić świadomość problemu
• rozwiązać problem
• złożyć wniosek
• udostępniaj aktualizacje projektu

Jak sformatować notatkę

Jeśli wysyłasz notatkę e-mailem, powinna być ona sformatowana jako plik PDF. Zachowuje styl zastosowany do dokumentu. Tradycyjnie w notatkach używa się dwunastopunktowej czcionki w treści i czternastu do szesnastu punktów w nagłówkach. Zachowaj prostotę czcionki i projektu.

Notatka powinna zawierać następujące elementy.

• Nagłówek
  • Do
  • Z
  • Data
  • Temat
• Oświadczenie otwierające
• Kontekst
• Wezwanie do działania i zestawienie zadań
• Dyskusja
• Zamknięcie

Masz również możliwość dołączenia załączników w celu wsparcia wiadomości, którą przekazujesz w swojej notatce. Jeśli Twoja notatka ma więcej niż jedną stronę, powinieneś mieć podsumowanie, aby podsumować swoje punkty.

Napisz notatkę w 8 krokach

Notatki powinny być zawsze profesjonalne i uprzejme — bez względu na wprowadzany temat. Skoncentruj się na faktach i planach praktycznych. Nie należy używać emotikonów w notatkach biznesowych . Niech będzie zwięzły, bezpośredni i jasny oraz zawiera tylko niezbędne informacje.

1 nagłówek

Nagłówek zawiera listę, kto otrzymuje notatkę, kto ją wysyła, datę jej napisania oraz temat notatki. Poniżej możesz zobaczyć, jak sformatować tę sekcję.

Do: [Imiona i nazwiska oraz stanowiska lub działy odbiorców]

Od: [Twoje imię i nazwisko oraz stanowisko]

Data: [Dzisiejsza data]

Temat: [O czym jest notatka]

Ponieważ zwróciłeś się do adresatów w nagłówku, nie ma potrzeby dołączania pozdrowienia.

2 Oświadczenie otwierające

Ta sekcja może zawierać od jednego do trzech zdań. Oświadczenie otwierające to krótkie określenie celu notatki. W tej sekcji zamieść tylko podsumowanie najważniejszych informacji. Później będziesz mógł przejść do szczegółów.

Spróbuj zacząć od: „Piszę, aby cię poinformować . . ”.

3 Kontekst

W trzech do dziesięciu zdaniach podaj kontekst. Kontekst to miejsce, w którym dajesz ludziom znać, o czym piszesz, dlaczego je piszesz, a także wszelkie inne ważne informacje.

Ta sekcja może zawierać następujące elementy:

• dowód potwierdzający
• dlaczego Twoja organizacja podjęła decyzję, o której mówisz w notatce
• informacje ogólne
• oświadczenie o problemie
• jak znalazłeś problem
• ważne terminy lub daty
• inne kluczowe punkty

4 Wezwanie do działania i zestawienie zadań

Ta sekcja może składać się z dwóch do trzech zdań lub listy punktowanej. Tutaj określasz kolejne kroki dla swoich odbiorców. Napisz, co odbiorca powinien zrobić po przeczytaniu notatki lub jak planujesz rozwiązać opisany problem.

Spróbuj napisać „Proszę [zadanie, które chcesz wykonać] do [termin]” lub „Doceniam twoją współpracę w tej sprawie”.

5 Dyskusja

Celem tej części jest przekonanie odbiorców do wykonania rekomendowanych przez Ciebie działań. Przedstaw wszystkie szczegóły, które wspierają Twoje pomysły, zaczynając od najważniejszych informacji. Podaj konkretne fakty, pomysły i badania, które wspierają Twoją notatkę, organizując informacje od najsilniejszych do najsłabszych.

6 Zamknięcie

Sekcja zamykająca jest okazją do zakończenia notatki uprzejmą notatką. Zalecamy również, abyś jeszcze raz podzielił się tym, co chcesz, aby Twoi odbiorcy podjęli działania. Generalnie notatki nie zawierają pożegnania. Ale jeśli chcesz go mieć, pamiętaj, aby był krótki.

7 Opcjonalne dodatki

W razie potrzeby do notatki możesz dołączyć podsumowanie lub załączniki. Jeśli notatka ma więcej niż jedną stronę, należy dołączyć podsumowanie. Podsumowania ułatwiają odbiorcom przetrawienie udostępnionych przez Ciebie informacji.

Podsumowanie można umieścić tuż przed oświadczeniem końcowym. Podsumowanie może zawierać kluczowe rekomendacje, podsumowanie ważnych informacji, odniesień, metod lub wykorzystanych zasobów. Jeśli informacje zawarte w Twojej notatce wymagają dalszych wyjaśnień, możesz umieścić je w tej sekcji. Streszczenia mogą składać się z kilku zdań lub wypunktowanej listy kluczowych informacji.

Twoje informacje uzupełniające powinny obejmować wszelką dokumentację, którą chcesz udostępnić, taką jak wykresy, listy, tabele lub zdjęcia. Jeśli zdecydujesz się dołączyć załączniki, dołącz notatkę o załączonych treściach pod zamknięciem.

Jeśli wysyłasz notatkę pocztą e-mail, te dodatkowe załączniki można dodać do wiadomości e-mail. Jeśli wysyłasz notatkę jako list lub faks, dołącz je po ostatniej stronie dokumentu notatki.

Odwołaj się do załączników w następujący sposób: „Załączone: [nazwa załącznika], [data utworzenia]”.

8 Poprawa

Teraz, gdy już napisałeś notatkę, czas na zrewidowanie! Wykonaj poniższe czynności, aby Twoja notatka była jak najbardziej przejrzysta i zwięzła. Pamiętaj: im krócej, tym lepiej.

• Wytnij niepotrzebny materiał.
• Wyjaśnij swoje główne punkty.
• Korekta błędów ortograficznych, gramatycznych i interpunkcyjnych.
• Sprawdź swoje fakty i zasoby.
• Przed wysłaniem uzyskaj informację zwrotną od współpracownika.

Czym różni się notatka od . . .

Notatka to zwięzła, ale nieformalna komunikacja w organizacji, mająca na celu rozpowszechnianie oficjalnego przesłania. Ale czym różni się to od e-maila, listu, okólnika czy protokołu? Wyjaśnijmy definicje tych standardowych dokumentów biznesowych.

Czym różni się notatka od wiadomości e-mail?

Notatki mają zazwyczaj bardziej formalny ton i język niż e-maile, które są najskuteczniejsze, gdy są krótkie i na temat . W przyszłości firma może wykorzystać Twoją notatkę jako oficjalny dokument, który zostanie wydrukowany, rozpowszechniony w formie papierowej lub profesjonalnie rozesłany do dużej grupy osób w czytelnym formacie.

Czym różni się notatka od listu?

Zazwyczaj listy adresowane są do osób spoza organizacji. Przeznaczone są do dłuższych wiadomości zewnętrznych komunikujących określony temat. Mogą one mieć nieformalny lub formalny ton.

Czym różni się notatka od informacji prasowej?

Notatki są zwykle wykorzystywane do komunikacji wewnętrznej, natomiast komunikaty prasowe są przeznaczone do komunikacji zewnętrznej. Komunikat prasowy jest zwykle rozumiany jako dłuższy, bardziej szczegółowy dokument niż notatka.

Czym różni się notatka od okólnika?

Okólniki są przeznaczone do masowej dystrybucji. Z drugiej strony notatki są przeznaczone dla wybranej grupy osób. Okólniki zazwyczaj zawierają wiele tematów i wezwań do działania. Notatki powinny dotyczyć tylko jednego tematu, zwięźle.

Czym różni się notatka od minut?

Protokoły ze spotkania to oficjalne dokumenty zawierające notatki ze spotkania. Chociaż notatka może odnosić się do protokołu w załącznikach uzupełniających, nie należy używać notatki jako formatu protokołu ze spotkania i odwrotnie.

Przykłady notatek

Rozpoczęcie pisania bez przykładu notatki może być trudne. Oto dwa przykłady najczęściej używanych formatów notatek.

Przykład 1: Zmiany wewnętrzne

Kiedy organizacja wprowadza zmiany w zasadach, procedurach lub zmianach kadrowych na wysokim szczeblu, należy sporządzić wewnętrzną notatkę o zmianach. Dział HR może wysłać tę wiadomość e-mail lub może pochodzić od zespołu kierowniczego lub innego działu.

Do: Wszyscy pracownicy

Od: Kelly Source, kierownik ds. zasobów ludzkich

Data: 20 lipca 2022

Temat: Zmiany w systemie płatnego czasu wolnego

Piszę, aby poinformować o ostatnich zmianach w naszym systemie WOM. Zmieniamy platformy na PalmLeaf HR. Ten system wejdzie w życie 1 października 2022 r.

Przechodząc na PalmLeaf HR, nasza firma stara się uprościć składanie wniosków o WOM. Możesz znaleźć samouczki dotyczące poruszania się po tej łatwej w użyciu platformie dołączonej do tej notatki.

W tym tygodniu otrzymasz e-maila wprowadzającego od PalmLeaf HR. Pamiętaj, aby założyć konto nie później niż 30 września 2022 r.

Jeśli masz problemy z konfiguracją konta, wyślij nam e-mail z pytaniami na adres [email protected].

Dziękujemy za współpracę podczas tego przejścia. Mamy nadzieję, że ułatwi to zarządzanie WOM.

W załączeniu: Przewodnik PalmLeafHR, styczeń 2022 r.

Przykład 2: Ogólna notatka biznesowa

Ogólny format notatki biznesowej może być używany w przypadku niemal każdej pozycji biznesowej. Niezależnie od tego, czy jest to projekt w toku, czy wewnętrzna analiza, ten uniwersalny format będzie pasował.

Do: Ava Colon, Phil Comma i Dave Period

Od: Peter Office, starszy analityk danych

Data: 20 maja 2022

Temat: Analiza przychodów

Piszę, aby zająć się raportem z analizy przychodów, o który poprosił Twój zespół. Niniejsza analiza obejmuje strumienie przychodów od 2010 r. do pierwszego kwartału 2022 r.

Ten raport został zamówiony przez zespół sprzedaży w styczniu 2022 roku, kiedy Dave Period objął stanowisko Głównego Koordynatora Sprzedaży. Analiza została opracowana przy użyciu Tableau, a raporty są załączone.

W tej chwili proszę o przejrzenie danych i daj mi znać, czy jest jeszcze coś, co chciałbyś, abym przeanalizował dokładniej. Najlepszym sposobem przeglądania pulpitu nawigacyjnego jest skorzystanie z zaproszenia od Tableau w skrzynce odbiorczej e-mail.

Oto główne punkty mojej analizy:

• Naszym głównym strumieniem przychodów jest nasz flagowy produkt, koszule w stylu hawajskim.
• Drugim źródłem przychodów są czapki do biegania.
• Nasze przychody są generowane ze sprzedaży napędzanej głównie przez działania e-mail marketingowe.
• W niektórych okresach dane nie były dostępne i dlatego nie zostały uwzględnione w tej analizie.

Dziękujemy za poświęcenie czasu na zapoznanie się z tą analizą. Prosimy o przesyłanie wszelkich pytań lub wątpliwości na adres [email protected]. Jeśli masz problemy techniczne z dostępem do pulpitu nawigacyjnego, skontaktuj się z naszym działem IT pod adresem [email protected] w celu uzyskania pomocy.

Przywiązany:

• Przewodnik Tableau, 2022
• Raport z analizy przychodów za lata 2010–2021, maj 2022 r.

Często zadawane pytania dotyczące notatek

Co to jest notatka?

Notatka, skrót od memorandum , to krótka komunikacja wewnętrzna, która informuje grupę o konkretnym problemie, rozwiązaniu lub zdarzeniu. Notatki można wysyłać w formie papierowego listu lub faksu lub dołączyć do wiadomości e-mail w formacie PDF.

Jaki jest cel notatki?

Notatka ma na celu poinformowanie grupy ludzi o złożonym temacie, zmianie polityki lub innej krótkiej oficjalnej sprawie w organizacji.

Jaka jest podstawowa struktura notatki?

Notatka powinna zawierać następujące elementy.

• Nagłówek
  • Do
  • Z
  • Data
  • Temat
• Oświadczenie otwierające
• Kontekst
• Wezwanie do działania
• Dyskusja
• Zamknięcie