Jak napisać skuteczną wiadomość o nieobecności w biurze

Wiadomość o nieobecności (lub wiadomość OOO) to wiadomość e-mail z automatyczną odpowiedzią, która powiadamia inne osoby, że nie jesteś w pracy przez dłuższy czas. Są bardzo przydatne, gdy pozwalają współpracownikom wiedzieć, kiedy spodziewać się odpowiedzi i/lub z kim się skontaktować w przypadku Twojej nieobecności, i często są uważane za właściwą etykietę pracy w przypadku wakacji , zwolnień lekarskich i innych długich nieobecności.

Chcesz zachować ostrożność podczas pisania profesjonalnej wiadomości e-mail z automatyczną odpowiedzią — nigdy nie wiesz, kto może ją przeczytać. W tym przewodniku wyjaśniamy, jak napisać wiadomość o nieobecności, co zawrzeć, przykłady wiadomości o nieobecności i kilka wskazówek, jak ją napisać.

Co to jest wiadomość o nieobecności?

Wakacje, urlopy i wszelkie dłuższe nieobecności mogą zakłócić przepływ pracy, jeśli nie jesteś przygotowany. Zarówno etykieta pracy w biurze, jak i pracy zdalnej sugeruje ustawienie automatycznej wiadomości zwrotnej na wszelkie pytania, gdy Cię nie będzie, aby wyjaśnić sytuację i udzielić wskazówek. Wiadomości te pomagają zapewnić sprawną kontynuację działalności do czasu Twojego powrotu; w przeciwnym razie ludzie mogą źle to odebrać, gdy nie odpowiesz.

Chociaż niektóre osoby korzystają z automatycznych odpowiedzi na SMS-y i rozmowy telefoniczne, e-mail jest standardowym kanałem komunikacji w przypadku wiadomości o nieobecności. E-maile są jedną z najlepszych metod komunikacji w biznesie, szczególnie w przypadku kontaktów bardziej peryferyjnych. Jeśli współpracujesz z kimś tak blisko, że nie korzystasz z poczty elektronicznej, istnieje duże prawdopodobieństwo, że poinformujesz tę osobę o swoim urlopie za pośrednictwem innych służbowych kanałów komunikacji (takich jak platforma do przesyłania wiadomości) lub pocztą pantoflową.

Kiedy korzystać z wiadomości o nieobecności

Najlepiej ustawić wiadomość o nieobecności, gdy nie będziesz w stanie odpowiadać na e-maile w normalnych godzinach pracy. Wiadomości OOO sprawdzają się zarówno na krótkie okresy czasu, jak wizyta u lekarza czy wcześniejsze wyjście z pracy, jak i na dłuższe nieobecności, jak kilkudniowe wakacje czy urlopy rodzicielskie.

Tak naprawdę to, kiedy korzystać z wiadomości o nieobecności, zależy od Twojej pracy i tego, jak pilne są otrzymywane wiadomości. Jeśli nie jesteś pewien, czy ustawić wiadomość o nieobecności, zadaj sobie pytanie, co się stanie, jeśli ktoś do Ciebie napisze. Jeśli Twoja odpowiedź nie będzie dla nich zbyt spóźniona, nie potrzebujesz jej. Jeśli jednak sprawy są na tyle pilne, że mogą wymagać załatwienia ich podczas Twojej nieobecności lub przynajmniej wyjaśnienia, dlaczego Twoja odpowiedź może być opóźniona, powinieneś ustawić wiadomość OOO.

Jak napisać wiadomość o nieobecności

Wiadomości o nieobecności nie muszą być skomplikowane; o ile zawierają istotne informacje, to wystarczy. Niektórzy ludzie lubią urozmaicać swoje wiadomości szczegółami i lekkim humorem, ale jest to opcjonalne.

W szczególności dobra wiadomość o nieobecności zawiera trzy informacje:

1 daty, w których Cię nie będzie

2 zwięzły powód Twojej nieobecności

3 punkty kontaktowe w celu uzyskania dalszej pomocy w przypadku, gdy sprawa jest pilna; jeśli masz wiele punktów kontaktowych, określ, z kim należy się kontaktować w poszczególnych sprawach

Są to artykuły niezbędne, aby pomóc Twoim współpracownikom lub kontaktom zewnętrznym przetrwać czas Twojej nieobecności. Daje odbiorcy możliwość zaczekania na Twój powrót lub kontynuowania rozmowy bez Ciebie i zaspokaja jego ciekawość, aby nie zakładał, że Cię nie ma z innych powodów.

Wszystkie te informacje można ująć w kilku zdaniach, dlatego wiadomości o nieobecności są zwykle dość krótkie. Oprócz faktów warto dodać kilka przyjaznych pozdrowień i uprzejmych gestów, takich jak „dziękuję za wiadomość” lub „porozmawiajmy wkrótce!”

JakNIEpisać wiadomości o nieobecności

Wakacje i urlopy mogą wydobyć z ludzi poczucie głupoty, ale pamiętaj, że wiadomości o nieobecności w biurze to nadal wiadomości służbowe.

Zachowaj profesjonalizm i nie mów nic zbyt nieformalnego. Nawet jeśli swobodnie rozmawiasz ze współpracownikami, osoby spoza miejsca pracy mogą wysyłać do Ciebie e-maile, być może nawet z nowymi możliwościami pracy, których się nie spodziewałeś. Nie chcesz zrobić złego pierwszego wrażenia, gdy cię tam nawet nie ma!

Co więcej, unikaj wywierania zbyt dużej presji na siebie lub na współpracownika, do którego wysyłasz ludzi, jeśli potrzebują pomocy. Nie mów rzeczy w stylu: „Od razu ci pomogą” lub „Odpowiem, jak tylko wrócę”. Ustal realistyczne oczekiwania co do ram czasowych, aby ludzie mogli właściwie zorganizować swoje harmonogramy, ale nie nastawiaj ich na rozczarowanie.

Najlepsze przykłady wiadomości o nieobecności

Przyjrzyjmy się przykładom wiadomości o nieobecności, abyś wiedział, do czego dążyć. Działają one również jako szablony lub szablony dotyczące nieobecności, więc możesz je skopiować i wkleić z dodanymi własnymi informacjami.

Olu, niezawodny

[Twoje osobiste pozdrowienia],

Dziękuję za Twój e-mail. Obecnie jestem poza biurem do[data powrotu]z[powód]. Po powrocie chętnie odpowiem na Twoją wiadomość.

Jeśli w międzyczasie będziesz potrzebować pomocy, skontaktuj się z[imię i nazwisko kolegi + jego stanowisko]pod adresem[e-mail, telefon itp.].

[Twoje osobiste zakończenie i podpis]

Wszystkie interesy

[Twoje osobiste pozdrowienia],

Będę nieobecny w biurze do[data powrotu]z[powód]i nie będę miał dostępu do poczty elektronicznej. Jeśli Twoja prośba jest pilna, skontaktuj się z[imię i nazwisko współpracownika + jego stanowisko],aby uzyskać pomoc pod adresem[e-mail, telefon itp.]. W przeciwnym razie skontaktuję się z Tobą tak szybko, jak to możliwe, po powrocie.

[Twoje osobiste zakończenie i podpis]

Mały czarodziej

[Twoje osobiste pozdrowienia],

Dziękujemy za wiadomość! Niestety jestem poza biurem z[powód]i wrócę dopiero[data powrotu] .Chętnie odpowiem na Twoją wiadomość po powrocie, jeśli jednak potrzebujesz pilnej pomocy, skontaktuj się z[imię i nazwisko kolegi + jego stanowisko]pod adresem[e-mail, telefon itp.].

Jeszcze raz dziękuję i przepraszam za wszelkie niedogodności!

[Twoje osobiste zakończenie i podpis]

Wskazówki dotyczące pisania wiadomości o nieobecności

Nie ujawniaj zbyt wiele

Wiadomości o nieobecności są lepsze, gdy są szybkie i na temat. Zbyt częste dzielenie się planami wakacyjnymi lub życiem osobistym jest nie tylko nieprofesjonalne, ale może również zniechęcić współpracowników, którzy są jeszcze w pracy. Jeśli chodzi o dane medyczne. . . mniej znaczy więcej.

Nadmiar szczegółów utrudnia również czytelnikom znalezienie niezbędnych informacji, takich jak kontaktowy adres e-mail lub data powrotu. Ujawnianie zbyt wielu informacji stwarza również zagrożenie dla bezpieczeństwa: nie chcesz udostępniać obcym żadnych danych osobowych, np. Twojej nieobecności w domu.

Nie można wyrażać się niejasno w przypadku wiadomości e-mail dotyczących nieobecności — w rzeczywistości jest to preferowane. Możesz po prostu powiedzieć, że jesteś „na wakacjach” lub „chory”, bez dalszych wyjaśnień.

Nadaj swoim wiadomościom więcej połysku

Wyobraź sobie, że popełniłeś literówkę w wiadomości o nieobecności. Teraz wyobraź sobie, że jedną literówkę widzą dziesiątki różnych osób, czasami wielokrotnie, jeśli próbują cię wielokrotnie.

Gramatyka gwarantuje wyłapanie wszystkich błędów przed wysłaniem jakiejkolwiek wiadomości, zwłaszcza takiej, która ma szersze grono odbiorców. Nasze sugestie dotyczące pisania wyłapią wszystkie Twoje literówki podczas pisania i przekażą opinię.

Co więcej, nasz detektor tonu może rozpoznać, w jaki sposób Twój tekst jest odbierany, na przykład jako „pewny siebie”, „oskarżycielski”, a nawet „egocentryczny”. Pomoże Ci to zmienić wybór słów lub utrzymać kurs, w zależności od tego, jak chcesz, aby wyglądało Twoje pisanie.

Pobierz teraz Grammarly, aby poprawić jakość wszystkichswoich e-maili, w tym wiadomości o nieobecności.

Ten artykuł został pierwotnie napisany w 2017 roku przez Karen Hertzberg. Został zaktualizowany i zawiera nowe informacje.