Jak napisać skuteczną wiadomość poza biurem

Wiadomość poza biurem (lub wiadomość OOO) to wiadomość e-mail z automatyczną odpowiedzią, która powiadamia osoby, których nie ma w pracy przez dłuższy czas. Są one bardzo przydatne, aby poinformować współpracowników, kiedy oczekiwać odpowiedzi i/lub z kim się skontaktować podczas Twojej nieobecności, i często są uważane za właściwą etykietę pracy w przypadku wakacji , zwolnień lekarskich i innych długich nieobecności.

Chcesz zachować ostrożność podczas pisania profesjonalnych wiadomości e-mail z automatyczną odpowiedzią — nigdy nie wiesz, kto może je przeczytać. W tym przewodniku wyjaśniamy, jak napisać wiadomość poza biurem, co uwzględnić, przykłady wiadomości poza biurem oraz kilka wskazówek dotyczących pisania własnej.

Co to jest wiadomość poza biurem?

Urlopy, urlopy i dłuższe nieobecności mogą zakłócić przepływ biznesu, jeśli nie będziesz na to przygotowany. Zarówno etykieta pracy w biurze, jak i praca zdalna sugeruje skonfigurowanie automatycznej odpowiedzi na wszelkie pytania podczas Twojej nieobecności, aby wyjaśnić sytuację i zaoferować wskazówki. Te wiadomości pomagają zapewnić płynną działalność biznesową aż do Twojego powrotu; w przeciwnym razie ludzie mogą źle to odebrać, gdy nie odpowiesz.

Chociaż niektórzy ludzie używają automatycznych odpowiedzi w przypadku SMS-ów i połączeń telefonicznych, e-mail jest standardowym kanałem komunikacji dla wiadomości poza biurem. E-maile to jedna z najpopularniejszych metod komunikacji w biznesie, zwłaszcza przy bardziej peryferyjnych kontaktach. Jeśli współpracujesz z kimś tak blisko, że nie korzystasz z poczty e-mail, prawdopodobnie powiesz jej o swoim urlopie za pośrednictwem innych kanałów komunikacji w pracy (takich jak platforma do przesyłania wiadomości) lub pocztą pantoflową.

Kiedy używać wiadomości o nieobecności?

Jeśli nie możesz odpowiadać na e-maile w normalnych godzinach pracy, najlepiej skonfigurować wiadomość poza biurem. Wiadomości OOO są odpowiednie na krótkie okresy, takie jak wizyty u lekarza lub wcześniejsze wyjścia z pracy, a także na dłuższe nieobecności, takie jak kilkudniowe urlopy lub urlopy rodzicielskie.

Naprawdę, kiedy używać wiadomości poza biurem, zależy od Twojej pracy i tego, jak pilne są otrzymywane wiadomości. Jeśli nie masz pewności, czy skonfigurować wiadomość poza biurem, zadaj sobie pytanie, co się stanie, jeśli ktoś do Ciebie napisze. Jeśli twoja odpowiedź nie będzie dla nich zbyt spóźniona, nie potrzebujesz jej. Jeśli jednak sprawy są na tyle naglące, że mogą wymagać zajęcia się podczas Twojej nieobecności lub przynajmniej wyjaśnienia, dlaczego Twoja odpowiedź może być opóźniona, powinieneś ustawić wiadomość OOO.

Jak napisać wiadomość poza biurem

Wiadomości poza biurem nie muszą być opracowywane; o ile zawierają niezbędne informacje, to wystarczy. Niektórzy ludzie lubią urozmaicać swoje wiadomości szczegółami i lekkim humorem, ale są one opcjonalne.

W szczególności dobra wiadomość poza biurem zawiera trzy informacje:

1 daty, kiedy Cię nie będzie

2 zwięzły powód Twojej nieobecności

3 punkty kontaktowe w celu uzyskania dalszej pomocy w przypadku pilnej sprawy; jeśli masz wiele punktów kontaktowych, określ z kim należy się kontaktować w poszczególnych sprawach

Są to niezbędne elementy, które pomogą Twoim współpracownikom lub kontaktom zewnętrznym przetrwać, gdy Cię nie będzie. Daje to odbiorcy możliwość czekania na Twój powrót lub kontynuowania działania bez Ciebie i zaspokaja jego ciekawość, aby nie zakładał, że odszedłeś z innych powodów.

Możesz opisać wszystkie te informacje w zaledwie kilku zdaniach, więc wiadomości poza biurem są zwykle dość krótkie. Oprócz faktów warto dodać przyjazne pozdrowienia i grzeczne gesty, takie jak „dziękuję za wiadomość” lub „porozmawiajmy wkrótce!”

Jak NIE pisać wiadomości poza biurem?

Urlopy i urlopy od pracy mogą wywoływać u ludzi głupotę, ale pamiętaj, że wiadomości poza biurem to nadal wiadomości służbowe.

Bądź profesjonalny i nie mów nic zbyt nieformalnego. Nawet jeśli swobodnie porozmawiasz ze swoimi współpracownikami, ludzie spoza Twojego miejsca pracy mogą wysyłać Ci e-maile, może nawet z nowymi możliwościami pracy, których się nie spodziewałeś. Nie chcesz robić złego pierwszego wrażenia, gdy Cię tam nie ma!

Ponadto unikaj wywierania zbyt dużej presji na siebie lub współpracownika, do którego wysyłasz osoby, które potrzebują pomocy. Nie mów takich rzeczy jak „Pomogą ci od razu” lub „Odpowiem, gdy tylko wrócę”. Ustal realistyczne oczekiwania co do ram czasowych, aby ludzie mogli właściwie zorganizować swoje harmonogramy, ale nie narażaj ich na rozczarowanie.

Najlepsze przykłady wiadomości poza biurem

Rzućmy okiem na kilka przykładów wiadomości poza biurem, aby wiedzieć, do czego dążyć. Podwajają się one jako szablony poza biurem lub szablony, więc możesz je kopiować i wklejać z dodanymi własnymi informacjami.

Stary niezawodny

[Twoje osobiste powitanie] Dziekuje za Twoj email. [return date] [reason] Obecnie jestem poza biurem do [data powrotu] [powód] Z przyjemnością odpowiem na Twoją wiadomość po powrocie.

[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Jeśli w międzyczasie potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z [imię i nazwisko współpracownika + stanowisko] [e-mail, telefon itp.] [Twoje osobiste zamknięcie i podpis]

Wszystkie firmy

[Twoje osobiste powitanie] [return date] [reason] Będę nieobecny w biurze do [data powrotu] [powód] [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Jeśli Twoja prośba jest pilna, skontaktuj się z [imię i nazwisko współpracownika + stanowisko] [e-mail, telefon itp.] W przeciwnym razie skontaktuję się z Tobą tak szybko, jak to możliwe, kiedy wrócę.

[Twoje osobiste zamknięcie i podpis]

Zaklinacz Lil

[Twoje osobiste powitanie] Dzięki za wiadomość! [reason] [return date] . [powód] [data powrotu] . [name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] Chętnie odpowiem na Twoją wiadomość po powrocie, ale jeśli potrzebujesz pilnej pomocy, skontaktuj się z [imię i nazwisko współpracownika + stanowisko] [e-mail, telefon itp.] Jeszcze raz dziękuję i przepraszam za wszelkie niedogodności!

[Twoje osobiste zamknięcie i podpis]

Wskazówki dotyczące pisania wiadomości poza biurem

Nie zdradzaj za dużo

Wiadomości poza biurem są lepsze, gdy są szybkie i na temat. Dzielenie się zbyt dużą ilością informacji o planach wakacyjnych lub życiu osobistym jest nie tylko nieprofesjonalne, ale może również zrazić do pracy kolegów. Co do szczegółów medycznych. . . mniej znaczy więcej.

Nadmiar szczegółów utrudnia również czytelnikom znalezienie niezbędnych informacji, takich jak kontaktowy adres e-mail lub data powrotu. Ujawnianie zbyt dużej ilości informacji to także kwestia bezpieczeństwa: nie chcesz ujawniać nieznajomym żadnych danych osobowych, na przykład przebywania z dala od domu.

W przypadku e-maili poza biurem można być niejasnym — w rzeczywistości jest to preferowane. Możesz po prostu powiedzieć, że jesteś „na wakacjach” lub „jesteś chory”, bez dalszych wyjaśnień.

Nadaj swoim wiadomościom bardziej polski

Wyobraź sobie, że robisz literówkę w wiadomości poza biurem. Teraz wyobraź sobie, że jedna literówka jest widziana przez dziesiątki różnych osób, czasami w kółko, jeśli próbują cię wiele razy.

Grammarly upewnia się, że wyłapałeś wszystkie swoje błędy przed wysłaniem jakiejkolwiek wiadomości, zwłaszcza takiej, która ma szerszą publiczność. Nasze sugestie dotyczące pisania wychwytują wszystkie literówki podczas pisania i przekazują opinie.

Co więcej, nasz wykrywacz tonów może zidentyfikować, w jaki sposób Twoje pisanie będzie odbierane, na przykład „pewny”, „oskarżycielski”, a nawet „egocentryczny”. Pomoże Ci to dostosować dobór słów lub pozostać na kursie, w zależności od tego, jak chcesz, aby Twoje pisanie było odczuwalne.

Pobierz Grammarly już teraz, aby poprawić jakość wszystkich swoich e-maili, w tym wiadomości poza biurem.

Ten artykuł został pierwotnie napisany w 2017 roku przez Karen Hertzberg. Został zaktualizowany o nowe informacje.