Jak poprawić swoje umiejętności komunikacyjne: 3 strategie do wypróbowania w pracy

Opublikowany: 2019-06-06

Według niedawnego badania LinkedIn na ich platformie monitorowanych jest ponad 50 000 umiejętności zawodowych.

Chociaż może się to wydawać dużą liczbą umiejętności, LinkedIn podał również, że największe zapotrzebowanie jest na tak zwane „umiejętności miękkie”. W 2019 roku cechy takie jak współpraca i perswazja są cenione na tym samym poziomie, co tradycyjne kompetencje, takie jak umiejętności analityczne i zarządzanie ludźmi. Monster.com wymieniło również umiejętności komunikacyjne jako jedne z najważniejszych umiejętności miękkich, które mogą udoskonalić osoby poszukujące pracy.

Ale jak poprawić swoje umiejętności komunikacyjne? Czy chodzisz na zajęcia? Obejrzyj wykład TED?

Jeśli kiedykolwiek zadawałeś sobie te pytania, te wskazówki są dla Ciebie. Zapoznaj się z trzema typowymi strategiami lepszej komunikacji i daj nam znać w komentarzach poniżej, jakie są Twoje wskazówki dotyczące komunikacji w miejscu pracy.

1 Rozwijaj umiejętność aktywnego słuchania

Dobra komunikacja w pracy opiera się na silnym poczuciu empatii. Zrozumienie punktu widzenia współpracowników i klientów może pomóc w lepszej komunikacji i współpracy z nimi. A empatia zaczyna się od aktywnego słuchania. Według Harvard Business Review aktywne słuchanie obejmuje cztery główne elementy:

  1. Dobrzy słuchacze zadają pytania, kwestionują założenia i ogólnie sprawdzają zrozumienie podczas rozmowy. Kultywują dwustronną rozmowę, podczas której stale starają się poprawić swoje zrozumienie tego, co mówi druga osoba.
  2. Dobrzy słuchacze tworzą bezpieczne, wspierające środowisko. Oznacza to budowanie drugiej osoby i zapewnianie wsparcia, gdy jest to konieczne.
  3. Dobrzy słuchacze angażują się w rozmowę opartą na współpracy, a nie na rywalizację. Zadają pytania, aby lepiej zrozumieć i wesprzeć, a nie rzucać wyzwanie drugiej osobie z pozycji przewagi.
  4. Dobrzy słuchacze przekazują informację zwrotną. HBR odkryło, że ludzie lubią otrzymywać pomocne, pozytywne sugestie, gdy wyjaśniają sytuację lub problem. Doświadczeni aktywni słuchacze pomagają w dostarczaniu tych rozwiązań, gdy zrozumieją perspektywę drugiej osoby

Cechy te dotyczą aktywnego słuchania osobiście, ale istnieją analogiczne talenty do aktywnego czytania e-maili lub wiadomości od kolegi. Możesz zadać sobie pytania typu: „Co ta osoba chce powiedzieć?” lub „Czy w pełni rozumiem, skąd pochodzi ta osoba?” zanim odpowiesz. Nawet jeśli skończyłeś już e-mailem, możesz także zadać dodatkowe pytania, aby uzyskać więcej kontekstu, wyjaśnienia lub zakwestionować założenia. Pomoże Ci to ostatecznie uzyskać odpowiedź, która sprawi, że odbiorca lub słuchacz poczuje się usłyszany i zrozumiany.

2 Pamiętaj o swoich odbiorcach

Duża część empatii polega na skupianiu się na pragnieniach i potrzebach drugiej osoby, z którą wchodzisz w interakcję. Kiedy piszesz do jednej osoby, umiejętność aktywnego słuchania może pomóc w odkryciu tych potrzeb. Jeśli jednak piszesz e-mail do całego zespołu lub wpis na blogu dotyczący Twojej firmy, może to nie być takie proste.

Bez względu na to, co piszesz, zadanie trzech głównych pytań pomoże Ci skuteczniej się komunikować:

  • Jaki jest cel tej komunikacji?
  • Co próbuję powiedzieć?
  • Z kim rozmawiam?

Trzecie pytanie wymaga rozważenia odbiorców Twojej komunikacji — osób, które przeczytają Twój e-mail, odpowiedzą na Twoją prezentację na spotkaniu lub skomentują Twój post na blogu. Niezależnie od tego, czy docelową grupą odbiorców jest jedna osoba, czy tysiące, ogólne pojęcie o tym, do kogo piszesz, pomoże Ci poprawić komunikację.

3 Zachowaj jasność i zwięzłość

Świetni komunikatorzy trafiają w sedno. Szybko.

Jeśli chcesz poprawić swoje umiejętności komunikacyjne w pracy, spróbuj wyciąć jak najwięcej słów z e-maila, wiadomości na Slacku lub prezentacji. Jak szybko potrafisz powiedzieć to, co chcesz powiedzieć? Jeśli znaczenie Twojej wiadomości zmieni się po wprowadzeniu tych zmian, być może posunąłeś się za daleko. Jeśli jednak wiadomość mówi to samo, używając mniejszej liczby słów, jest to świetny początek lepszej komunikacji.

Krótko mówiąc, mniej słów często znaczy lepiej, szczególnie w środowisku zawodowym. Ale doskonałe umiejętności komunikacji w pracy wykraczają poza łatwe do odczytania wiadomości. Powinieneś także wziąć pod uwagę dobór słów w całej komunikacji służbowej, ponieważ żargon służbowy i trudny do zrozumienia język mogą sprawić, że odbiorca będzie bardziej zdezorientowany niż zainspirowany.

Jasna i zwięzła komunikacja w pracy może być jednak trudna. Dlatego też kontekstowe sugestie dotyczące pisania Grammarly są tutaj, aby Ci pomóc, niezależnie od tego, czy pracujesz w formalnym kontekście biznesowym, czy w bardziej swobodnym biurze. Poniżej znajduje się kilka sposobów wykorzystania produktów Grammarly do poprawy umiejętności komunikacyjnych w pracy.

Narzędzia doskonalące umiejętności komunikacyjne

Jak działają produkty Grammarly?

Jak uczyć się na podstawie wyników czytelności podczas pisania

Jak ustawić typ dokumentu i cele

Jak uczyć się nowych słów podczas pisania