Popraw profesjonalne umiejętności pisania: 12 sprawdzonych wskazówek

Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym, czy doświadczonym pisarzem, te wskazówki pomogą Ci poprawić profesjonalne umiejętności pisania.

Napisałem krótkiego ebooka do kampanii marketingowej podczas mojego pierwszego roku jako profesjonalny copywriter. Wysłałem e-booka do zespołu do sprawdzenia. Redaktor powiedział, że e-book jest dobry, ale zapytała: „Czy możesz sprawić, by brzmiał mniej sucho i formalnie?”

Martwiła się, że e-book jest zbyt trudny do zrozumienia i większość czytelników go pominie. Przepisaliśmy i zredagowaliśmy ebooka, aby był łatwiejszy i bardziej wciągający do czytania, a wyniki wygenerowały tysiące leadów.

Wielu nowych pisarzy biznesowych popełnia błąd, zakładając, że profesjonalne pisanie powinno być zbyt formalne i używać skomplikowanego języka. Dobre profesjonalne pisanie jest jasne, zwięzłe i wciągające. Postępuje zgodnie ze spójnym stylem, który przemawia odpowiednio i bezpośrednio do czytelników. Jeśli nie masz pewności, jak zacząć, wypróbuj te wskazówki.

Najważniejsze wskazówki, jak poprawić profesjonalne umiejętności pisania

1. Sprawdzanie pisowni i sprawdzanie gramatyki

Najłatwiejszym sposobem napisania czegoś, co brzmi profesjonalnie, jest poświęcenie kilku dodatkowych minut na sprawdzenie pisowni i gramatyki. Nie polegaj też na sprawdzaniu pisowni lub gramatyki w preferowanej aplikacji. Zamiast tego skopiuj i wklej tekst do innej aplikacji i zmień czcionkę. Jasne, to dodatkowy krok, ale zauważysz dodatkowe problemy.

Pamiętaj też, że zasady różnych modułów sprawdzania pisowni i sprawdzania gramatyki różnią się w zależności od systemu operacyjnego, a czasem aplikacji, więc to Ty, jako początkujący dobry pisarz, musisz zdecydować, co poprawić, a co zignorować.

Dobrym pomysłem jest również upewnienie się, że preferencje językowe danej aplikacji zostały ustawione zgodnie z regionem, dla którego piszesz, np. brytyjski angielski, amerykański angielski, kanadyjski angielski itp. Istnieją subtelne różnice między wszystkimi tymi odmianami , ale mogą radykalnie zmienić postrzeganie dzieła.

2. Czytaj swoją pracę na głos

Czytanie na głos tego, co piszesz, może być potężnym narzędziem do doskonalenia profesjonalnych umiejętności pisania. Podczas narracji stajesz się bardziej świadomy rytmu, tempa i płynności podczas czytania utworu na głos. Ten proces pomaga zidentyfikować niewygodne sformułowania, struktury zdań i inne problemy, które mogą nie być tak zauważalne podczas cichego czytania. Pomaga w samodzielnej edycji i niezbędnych poprawkach, aby poprawić przejrzystość i czytelność pracy.

Możesz przeczytać wstęp do uzasadnienia biznesowego, list motywacyjny, a nawet krytyczny e-mail. Rozważ nagranie siebie za pomocą dyktafonu lub dyktafonu. W ten sposób możesz odsłuchać swoją narrację i zidentyfikować jeszcze więcej problemów. Słuchaj słów i zwrotów, które są trudne do wymówienia lub nie przekazują zamierzonego przesłania.

3. Użyj dedykowanego modułu sprawdzania gramatyki

Podstawowy moduł sprawdzania pisowni i gramatyki jest przydatny, ale dedykowany moduł sprawdzania gramatyki, taki jak Grammarly, znajduje i naprawia dodatkowe błędy gramatyczne, błędy ortograficzne i inne problemy. Możesz używać wtyczek do tych narzędzi, które działają bezpośrednio w programach Outlook, Word i innych profesjonalnych aplikacjach do pisania.

Powinni podać kontekst możliwych błędów wraz z przykładami. W ten sposób dobry pisarz może naprawić swoją pracę i poprawić znajomość gramatyki języka angielskiego, robiąc to, a nie tylko czytając. Pamiętaj tylko, że to ty, autor, decydujesz, co zaakceptować, a co odrzucić, w zależności od odbiorców, przewodnika po stylu i tonu utworu. Przeczytaj nasz przewodnik po najlepszych narzędziach do sprawdzania gramatyki.

Co ciekawe, Grammarly przytacza badania, z których wynika, że ​​jego użytkownicy często poprawiają swoje umiejętności komunikacji werbalnej, używając tego narzędzia przez jakiś czas. Podświadomie uczą się wysłuchiwać werbalnych tyknięć i manieryzmów, które są mylące dla czytelników.

4. Naucz się sprawdzać

Nic nie krzyczy nieprofesjonalnym pisaniem do współpracowników, tak jak biznesowe e-maile, uzasadnienie biznesowe lub prezentacja pełna literówek. Korekta polega na przejrzeniu i sprawdzeniu tekstu pod kątem błędów gramatycznych, ortograficznych, interpunkcyjnych i stylistycznych.

Obejmuje to również szukanie niespójności lub nieścisłości w raportach, artykułach lub innych rodzajach profesjonalnego pisania. Oprogramowanie nie jest w stanie stwierdzić, czy niepoprawnie wpisano nazwę produktu firmy lub terminologię.

Podczas sprawdzania dokumentu biznesowego sprawdź, czy nie zawiera typowych błędów gramatycznych i ortograficznych. Następnie ponownie sprawdź mniejsze błędy, takie jak błędna pisownia nazwy, nieprawidłowe liczby lub terminologia specyficzna dla firmy lub odbiorców. Błędy te mogą podważyć wiarygodność Twojej wiadomości.

5. Sprawdź wynik czytelności

Zanim naciśniesz wyślij, wyślij lub opublikuj, poświęć kilka minut na określenie wyniku czytania tekstu. Możesz ocenić utwór za pomocą narzędzia do sprawdzania gramatyki lub narzędzia online do sprawdzania czytelności. Idealnie, dobre pisanie biznesowe jest napisane na poziomie ósmej klasy.

Początkujący pisarze chowają się za długimi zdaniami, skomplikowanymi słowami i pasywnym głosem, ponieważ albo uważają samoredagowanie za trudne, albo boją się, że zabrzmi to nieskomplikowanie. Jednak profesjonalni pisarze starają się napisać coś tak jasno i zwięźle, jak to możliwe, używając tych samych słów i zwrotów, co ich czytelnicy.

To powiedziawszy, istnieją pewne wyjątki. Pisarz akademicki lub techniczny może być zmuszony do używania terminów akademickich lub żargonu technicznego, co obniża ocenę czytelności tekstu. Ale nadal mogą szukać sposobów na uproszczenie niezgrabnych zdań i niezręcznych zwrotów. Dowiedz się, jak poprawić swój wynik czytelności.

6. Ćwicz pisanie dla sieci

Pisanie w Internecie Pisanie to doskonały sposób na doskonalenie umiejętności, ponieważ zachęca do wyjaśniania myśli na dany temat i rozwijania praktyki pisania. Promuje również prace wydawnicze, które są łatwe do odczytania. Wymaga skutecznego i zwięzłego przekazywania wiadomości – wszystkich umiejętności kluczowych dla pisania biznesowego. Inaczej jest też z pisaniem fikcji literackiej czy prozy.

Rozważ napisanie posta na blogu na LinkedIn. Będziesz musiał napisać dobry nagłówek i podzielić artykuł za pomocą podtytułów, podziałów wierszy i innych technik formatowania. Nagłówek przykuwa uwagę czytelnika, a techniki formatowania ją utrzymają. Umiejętności te łatwo przekładają się na pisanie podsumowania uzasadnienia biznesowego lub wiadomości e-mail, tj. potrzebujesz dobrego tematu, wstępu i łatwego do zeskanowania streszczenia.

7. Uważaj na przykłady strony biernej

Strona bierna opisuje, kiedy przedmiot zdania staje się podmiotem, a podmiot jest pomijany lub zamieniany w przedmiot. Innymi słowy, zdanie koncentruje się na działaniu, a nie na osobie, która je wykonuje. Przeczytaj nasz przewodnik po stronie biernej, aby dowiedzieć się więcej.

Na przykład „Notatka dotycząca całej firmy została napisana przez dyrektora generalnego” jest przykładem strony biernej, podczas gdy „CEO napisał notatkę dotyczącą całej firmy” jest napisana głosem aktywnym.

Chociaż nie ma nic złego w pisaniu pasywnym głosem, czasami jest to trudne do zrozumienia i prawie zawsze nudne do czytania. Jest też mniej wciągający niż aktywny głos. Uważaj na czasowniki, które kończą się na „ed” lub stronę bierną i odpowiednio je przepisz. Narzędzie do sprawdzania gramatyki może pomóc Ci dostrzec te zaznaczenia.

Istnieją pewne wyjątki, jeśli pisarz celowo nie chce przypisać działania osobie. Na przykład użycie strony biernej w pismach technicznych, akademickich i prawniczych jest czasami bardziej odpowiednie niż przypisywanie działania konkretnej osobie, tj. wprowadzanie winy.

8. Skoncentruj się na wyborze słowa

Słowa, które wybierasz w e-mailach biznesowych i innych pismach, wpływają na to, jak dobrze czytelnicy odbierają Twoją wiadomość. Określają, czy twoje pisanie jest jasne, zwięzłe, skuteczne, mylące, niejasne lub nieskuteczne.

W przypadku pisania biznesowego wybierz precyzyjne, opisowe i odpowiednie słowa dla odbiorców i celu. Unikaj skracania, skracania lub przepisywania nazw produktów lub terminów podczas pisania o terminologii firmowej, chyba że jest to powszechna praktyka.

Jeśli masz wątpliwości, przeczytaj lub poproś o firmowy przewodnik po stylach. W niektórych małych firmach może go brakować. W takim przypadku sprawdź powszechnie akceptowaną wersję, taką jak przewodnik stylistyczny Associated Press.

Pamiętaj, że znaczenie słów i/lub ich brzmienie różni się znacznie w zależności od regionu geograficznego i kultury. Oto jeden przykład. W Irlandii słowo „craic” oznacza dobrą zabawę. Jednak w Stanach Zjednoczonych słowo „crack” odnosi się do leku klasy A. Oba słowa wymawia się tak samo, ale mają radykalnie różne znaczenia!

9. Przeczytaj książkę do gramatyki

Dobrzy pisarze trzymają jedne z najlepszych książek do gramatyki w pobliżu biurka lub biura. Po pierwsze, poszerzą twoje słownictwo. Możesz wybrać odpowiednie słowa, aby skutecznie wyrazić swoje myśli i pomysły. Dobra książka do gramatyki pomoże ci również zrozumieć, w jaki sposób słowa są używane w kontekście z przykładami. Unikanie typowych błędów gramatycznych sprawi, że Twoje pisanie będzie bardziej profesjonalne i dopracowane.

Ponadto studiowanie reguł gramatycznych i struktury zdań — wiele z tych książek zawiera przykłady z różnych mediów — pomoże ci pisać jasne i zwięzłe zdania. Szczególnie lubię łączyć dobrą książkę do gramatyki z narzędziem takim jak Grammarly, ponieważ pozwala mi to uczyć się przez działanie, tzn. mogę zobaczyć, jak reguła gramatyczna odnosi się do profesjonalnego tekstu, nad którym pracuję.

10. Postaw czytelnika na pierwszym miejscu

Świetne profesjonalne pisanie nie marnuje czasu czytelnika. Przemawia bezpośrednio do nich i wyjaśnia, w jaki sposób powinni wiedzieć. Rozważ list motywacyjny do pracy. Wielu nowych kandydatów włóczy się po kilku akapitach o tym, kim są i co robią. Ale świetny autor listu motywacyjnego podsumowuje to w zdaniu lub dwóch, a następnie szybko wyjaśnia, w jaki sposób pomaga menedżerowi ds. Rekrutacji lub firmie osiągnąć swoje cele. tzn. list dotyczy roli, a nie kandydata.

Ta sama zasada pisania dotyczy skutecznej komunikacji w biznesie. Postaw swojego klienta lub czytelnika na pierwszym miejscu, zamiast gadać o tym, kim jesteś i co robisz.

11. Weź udział w kursie pisania

Dobry kurs pisania to doskonały sposób na doskonalenie umiejętności pisania. Możesz dowiedzieć się o elementach pisania, takich jak struktura, ton, głos i styl. Możesz także omówić różne rodzaje pisania, takie jak pisanie perswazyjne, opisowe i narracyjne, oraz sposoby zastosowania tych stylów do różnych utworów.

Dobry kurs pisania obejmuje techniki i najlepsze praktyki, takie jak porządkowanie myśli, tworzenie konspektu, weryfikacja pracy i rozwijanie procesu pisania. Pomocne jest również nawiązywanie kontaktów z innymi profesjonalnymi pisarzami i otrzymywanie opinii od rówieśników.

Uczestniczyłem w warsztatach pisarskich, które trwały dziesięć tygodni. Podczas każdej sesji ocenialiśmy nawzajem swoje prace i przekazywaliśmy informacje zwrotne. Uważam, że ta opinia była nieoceniona.

Nie każdy profesjonalista ma czas na osobiste warsztaty kreatywnego pisania. Nadal możesz wziąć udział w kursie we własnym czasie. Malcolm Gladwell prowadzi nawet kursy mistrzowskie odpowiednie dla osób piszących literaturę faktu. Przeczytaj naszą recenzję Malcolm Gladwell Masterclass.

12. Czytaj świetne teksty

Narażając się na pisanie wysokiej jakości, możesz dowiedzieć się, jak profesjonalni pisarze używają języka, aby tworzyć wpływowe i zapadające w pamięć utwory.

Możesz dowiedzieć się, jak napisać skuteczną propozycję biznesową, angażujący post na blogu lub przekonującą informację prasową, czytając przykłady tego typu pism.

Nie poprzestawaj jednak na tym. Zastanów się, w jaki sposób autorzy używają opisowego języka, konstruują swoje zdania i budują argumentację. Przeanalizuj, w jaki sposób używają rytmu, tempa i tonu, aby zaangażować czytelników. Zastanów się, jak możesz zastosować te techniki w swojej pracy.

Czytanie dobrego pisania może pomóc ci rozwinąć krytyczne oko, pozwalając ci określić, co działa, a co nie w pisaniu innych osób i zastosować tę wiedzę w swoim pisaniu. Zacznij od przeczytania popularnych książek biznesowych, takich jak Malcolm Gladwell, a także poradników popularnych nauczycieli literatury faktu, takich jak Stein On Writing autorstwa Sol Stein i Draft No. 4 autorstwa Johna McPhee.