Ulepszanie informacji prasowych – to takie proste?

Tak, możesz znacznie poprawić swoje komunikaty prasowe, łatwo jest uzyskać większy zasięg i zaangażowanie mediów. Nie powiedziałem, że łatwe, na pewno wymaga pracy i skupienia. Ale podstawowe zasady dobrego PR są proste, ponieważ opierają się na zdrowym rozsądku. Oto kilka świetnych wskazówek, przemyślenia na temat szefów i klientów, a nawet wyzwania związane z wydaniem jednego zdania:

5 sposobów na zostanie lepszym autorem komunikatów prasowych

Pisanie może być najważniejszą umiejętnością, jaką możesz mieć. Nie ma znaczenia, ilu reporterów znasz, ani jak wyjątkowy jest twój punkt widzenia, jeśli nie możesz napisać przekonującej informacji prasowej, która natychmiast wciągnie czytelników, wszystko inne jest bez znaczenia.

Niestety, zbyt wielu autorów komunikatów prasowych nigdy nie doskonali swoich umiejętności pisarskich. Jako pisarz łatwo jest wpaść w pułapkę pisania wszystkiego dokładnie w ten sam sposób, używając dokładnie tego samego układu i tych samych modnych słów za każdym razem. Ale jak mówi przysłowie: „Definicja szaleństwa to robienie tego samego w kółko, oczekując innego rezultatu”.

Mówiąc najprościej, jeśli jesteś zmęczony tym, że Twoje komunikaty prasowe nie przynoszą rezultatów, musisz spróbować czegoś innego. Musisz spróbować napisać je inaczej.

Oto 5 sposobów, aby stać się lepszym autorem komunikatów prasowych.

1. Nie wpadnij w szablonową pułapkę – czy to tylko ja, czy 9 ​​na 10 informacji prasowych czyta dokładnie to samo? Zawsze brzmi: „Firma ABC, lider w branży (wstaw nazwę branży), niedawno ogłosiła swoje (wstaw modne hasło)…” Wszystko jest takie samo i sprawia, że ​​wszystkie komunikaty prasowe łączą się ze sobą. Pamiętaj, że zarówno dziennikarze, jak i kupujący widzieli wiele komunikatów prasowych. Jeśli chcesz wyróżnić się z tłumu, musisz uwolnić się od tego szablonu, stylu pisania typu plug-and-play. Odważ się być innym i kreatywnym. Tylko upewnij się, że nadal docierasz do sedna i odpowiadasz na wszystkie główne pytania.

2. Poznaj produkt i firmę od podszewki — niezależnie od tego, czy piszesz informacje prasowe dla swojej firmy, czy jesteś specjalistą od PR piszącym je dla kogoś innego, musisz poświęcić czas na dokładne zapoznanie się z tematem, którym się zajmujesz pisać o. Staraj się unikać popularnych haseł i sloganów, które czasami przywiązują się do produktów i firm. Zamiast tego skoncentruj się na problemach, które rozwiązuje, problemach, które łagodzi dla klientów, kim są klienci i innych ważnych szczegółach. Umożliwi to stworzenie bardziej szczegółowego, mniej ogólnego komunikatu prasowego.

3. Dowiedz się, czego szukają Twoi odbiorcy — ostatnio rozmawialiśmy o tym, jak wielu jest obecnie odbiorców komunikatów prasowych. Twoja informacja prasowa może być skierowana do mediów tradycyjnych, nowych mediów, kupujących, inwestorów, podmiotów stowarzyszonych lub wyszukiwarek. Poznaj swoich odbiorców i zrozum, jakie informacje i styl są dla nich ważne.

4. Wytnij puch – bez względu na to, kim są Twoi odbiorcy, łączy ich jedno: są głodni czasu. Chcą tylko, aby najważniejsze informacje były im dostarczane tak szybko i wyraźnie, jak to możliwe. W przeszłości mówiliśmy o długości informacji prasowej i chodzi o to, że niekoniecznie musi być określona konkretna liczba słów, do której należy dążyć. Ale zamiast tego powinieneś skoncentrować się na znalezieniu sposobów na przekazanie wiadomości tak zwięźle, jak to możliwe, bez utraty przejrzystości. Spróbuj wydrukować swoje komunikaty prasowe i przecinać puch (niepotrzebne słowa i informacje) czerwonym długopisem.

5. Ćwicz codziennie – Jedyny sposób, w jaki możesz stać się lepszy w pisaniu komunikatów prasowych, to ćwiczyć każdego dnia. Nawet jeśli piszesz informacje prasowe, których nigdy nie roześlesz, nadal ważne jest, aby wprowadzić tę praktykę. Ćwicząc, wypróbuj nowe techniki pisania i pracuj nad poprawą swoich słabości.

Podstawy komunikatów prasowych, które ignorujesz

Przy tak wielu komunikatach prasowych krążących po świecie, najmniejszy błąd może spowodować ogromny problem. Reporterzy i stażyści muszą co tydzień przeglądać tysiące komunikatów prasowych i po prostu BŁAGAJĄ, abyś się wygłupiał, aby mogli wykluczyć twoją informację prasową z rywalizacji o to konkretne wydanie.

Musisz więc doskonalić i prawdopodobnie już to wiesz. To, czego nie wiesz, to niektóre z błędów, które popełniasz na samym początku, a nawet o tym nie wiedziałeś! Spójrzmy na niektóre z najczęstszych, których można uniknąć, aby uzyskać doskonalszą informację prasową.

Udawanie ogłoszenia jest największe w historii  

Nie oszukasz nikogo, udając, że Twój nowy produkt uratuje planetę. Każdy, kto przeczyta to w gazecie, będzie wiedział, że odkurzacz TurboWind 5000 nie stworzy pokoju na Bliskim Wschodzie. Dlaczego więc piszesz swoją notatkę prasową, jakby miała być najlepszą rzeczą od czasu koła?

Wszyscy lubimy być podekscytowani wiadomościami, o których piszemy. Kochamy naszą firmę i chcemy, aby wszyscy inni byli równie podekscytowani wiadomościami, jak my. Jednak ważne jest, aby mieć to wszystko pod kontrolą. To, co jest dla ciebie wielką wiadomością, prawdopodobnie będzie „to miłe” godne innych.

Nie oznacza to, że nie powinieneś być podekscytowany, więc pojawia się to w twoim piśmie. Ale nie pozwól, aby to Cię wyprzedziło do miejsca, w którym wrzucasz czterdzieści wykrzykników, aby opisać swoją nową próżnię.

Prosty, prosty, prosty  

Pomyśl o ostatnim spotkaniu z kimś osobiście. Podeszli do Ciebie, zapytali, o co chodzi w Twojej firmie/produktu, a Ty zacząłeś rozmawiać. Jak długo trwałeś? Czy wędrowałeś bez końca, czy powiedziałeś to, co miałeś do powiedzenia i wyszedłeś stamtąd, aby produkt mógł mówić?

Twoja informacja prasowa powinna być również ładna i zwięzła. Zbyt duża ilość informacji sprawi, że osoba czytająca ją będzie przytłoczona i prawdopodobnie całkowicie przesłoni tę historię, tak jak by to zrobiła, gdybyś godzinami gadał jej do ucha.

Upewnij się, że masz tam kto, co, gdzie, dlaczego, kiedy i jak, ale jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, upewnij się, że wzbogacą narrację. Jeśli jest obcy, odetnij go.

Zdmuchnij je od samego początku  

99 razy na 100 pisarzy spędzi dużo czasu na tworzeniu świetnej informacji prasowej tylko po to, by potknąć się na samym początku. Niestety dla nich, to prawdopodobnie najważniejsza część komunikatu prasowego.

Jeśli nie przyciągniesz czytelników od razu, zignorują cię. Nagłówek i zdanie/akapit otwierający są jak zwiastun filmu. Jak często widzisz kiepski zwiastun i myślisz „chłopcze, nie mogę się doczekać, żeby zobaczyć ten film!” Od czasu do czasu możesz pojechać tylko zobaczyć wrak pociągu, ale przez większość czasu po prostu pomijasz film. Tak samo jest z informacją prasową – nie marnuj nikomu czasu na kiepskie otwarcie.

Po udoskonaleniu reszty dokumentu przejrzyj jeszcze kilka razy tytuł i otwierający akapit. Obiecuję, że zawsze jest lepszy sposób na podejście do nich obu. Wypróbuj kilka sposobów, których nigdy byś nie próbował inaczej, aby sprawdzić, czy to działa. Możesz być zaskoczony.

Przestań pisać komunikaty prasowe, aby uszczęśliwić swojego szefa

Nie ma w tym nic złego. W końcu to naturalne. Wszyscy chcemy zadowolić naszych szefów. Takie postępowanie często prowadzi do podwyżek i awansów. Nie wspominając o tym, że pochwalenie za dobrze wykonaną pracę daje głębokie poczucie dobrego samopoczucia. W rzeczywistości, w jednym z badań cytuje się, że 78 procent pracowników twierdzi, że uznanie motywuje ich do lepszej pracy.

I jak powiedziałem – z natury nie ma w tym nic złego.

Czekasz na „ale”, prawda? Oto nadchodzi…

ALE takie przyjemne zachowanie może stać się problemem, gdy stracisz z oczu, dlaczego robisz to, co robisz. Przykład: komunikaty prasowe.

Do czego służą komunikaty prasowe?

Wiem, bijemy tu martwego konia. Ale powodem, dla którego piszemy komunikaty prasowe, jest zainteresowanie mediów. Chcemy to miejsce w lokalnych wiadomościach. Ten artykuł w gazecie miejskiej. Ten post na najbardziej popularnym blogu. Cholera, nawet tylko tweet od kogoś, kto ma odpowiednich obserwujących. Dlatego piszemy te informacje prasowe.

Ale kiedy próbujemy zadowolić szefa, łatwo stracić z oczu. Łatwo stracić cel.

Jeśli piszesz informację prasową, aby poklepać plecy — STOP

Nie piszesz komunikatu prasowego, aby ustalić limit. Piszesz, aby podzielić się historią reporterom i ich czytelnikom będzie zależeć. Jednak, aby zadowolić szefa, często komunikaty prasowe są pisane dokładnie w celu wypełnienia limitu.

Czy to ma znaczenie, że spełniasz normy w pracy? Pewny. Czy to ma znaczenie, czy szefowi podoba się Twoja informacja prasowa? Pewny. Czy to ważne, że wykonujesz dobrą robotę? Oczywiście, że tak. Ale jeśli dostarczasz uwolnienie tylko po to, by dostarczyć, ostatecznie wyrządzasz więcej szkody niż pożytku. Komunikat prasowy nie będzie miał znaczenia i nie zostanie oddzwoniony.

Pamiętaj, komunikat prasowy nigdy nie powinien być autopromocją. Tak, rozpowszechnia Twoje wiadomości, ale nie krzyczy „patrz, jacy jesteśmy wspaniali!” Dobra informacja prasowa trzyma się faktów. Niech reporter to zbuduje i doda opinię. Twoje opinie w ogóle nie powinny się tam znajdować, może z wyjątkiem cytatu lub dwóch od kogoś ważnego dla twojej historii.

Ale co, jeśli tego chce twój szef?

Cóż, masz mały dylemat, prawda? Jeśli twój szef nie chce wydawać niekończących się komunikatów prasowych, które krzyczą „Spójrz na mnie! Spójrz na mnie!"   nie masz wielkiego wyboru. Musisz dostarczyć. Prawidłowy? A jeśli tak jest, to po prostu musisz zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby być kreatywnym i odkryć prawdziwe wiadomości, na których możesz pisać swoje komunikaty prasowe.

Nie możesz tego zrobić? Może nadszedł czas, abyś postawił się przełożonemu i dał mu znać. Niech wiedzą, że pisanie publikacji tylko po to, by to robić, jest bezużyteczne — jest to strata czasu. Co więcej, może to przynieść efekt przeciwny do zamierzonego, ponieważ ludzie zaczną ignorować dobrych i złych. A Google też nie przyjmie ich zbyt uprzejmie.

Czy Twoi klienci uniemożliwiają Ci pisanie dobrych komunikatów prasowych?

Mam nową teorię, którą chcę się z tobą podzielić. Wiemy już, że większość komunikatów prasowych jest do niczego, ale myślę, że powodem, dla którego są do niczego, jest presja, jaką większość klientów wywiera na swoich przedstawicieli PR. PR-owcy są tak zajęci spełnianiem wymagań i oczekiwań swoich klientów, że zanim dostosują komunikat prasowy do swoich potrzeb, zostają z parującą kupą śmieci.

Prawda jest taka, że ​​nie powinieneś pisać komunikatów prasowych, aby zadowolić swojego klienta. Klient nie jest twoją grupą docelową i, szczerze mówiąc, większość klientów nie znałaby dobrej informacji prasowej, gdyby się w nią wpatrywała. Dlatego zatrudnili cię do napisania tego, ponieważ sami nie wiedzą, jak to zrobić.

Słuchaj, nie mówię, że musisz ignorować swoich klientów. Ich opinia jest ważna, a na koniec dnia komunikat prasowy nie wychodzi bez ich aprobaty. Ale są chwile, w których absolutnie trzeba stawić czoła klientom i edukować ich, co stanowi dobrą informację prasową. Klienci muszą zrozumieć, że umieszczanie szumu w komunikacie prasowym nie jest dobrym pomysłem. Muszą zrozumieć, że dziennikarze tak naprawdę nie przejmują się każdym trywialnym szczegółem dotyczącym ich firmy i kadry kierowniczej.

Oto jedna rzecz, którą możesz zrobić, aby pomóc swoim klientom „zdobyć to”. Pokaż im niewłaściwą informację prasową obok typowej historii z gazety lub magazynu, na który kierujesz reklamy. Zwróć uwagę, jak różne historie, które są zbierane, różnią się od rodzaju informacji prasowej, którą próbujesz napisać dla nich. Miejmy nadzieję, że kiedy zobaczą, jak duże są różnice między nimi, zaczną rozumieć, że komunikaty prasowe muszą opowiadać fascynujące historie, a nie pełne szumu i samozadowolenia.

Oczywiście my, PRowcy, ponosimy winę za złe informacje prasowe, które są wysyłane. To my mamy być ekspertami, a naszym zadaniem jest edukowanie klientów w tym procesie. Musimy ustalić realistyczne oczekiwania, aby zrozumieli, że rzeczy nie wydarzą się magicznie z dnia na dzień. Muszą wiedzieć, że nie ma informacji prasowej o magicznych kulach i muszą zrozumieć rzeczy, których dziennikarze nie znoszą.

Teraz, jeśli zrobiłeś wszystko, co w twojej mocy, aby edukować klienta, a on nadal nalega na zamienienie twoich informacji prasowych w śmieci, być może nadszedł czas, aby je uwolnić. Pamiętaj, że twoje imię też jest na linii, a jeśli wysyłasz prace niskiej jakości, reporterzy zaczną cię ignorować, a potencjalni klienci nie będą pod wrażeniem pracy z tobą. Musisz więc wiedzieć, kiedy należy zwolnić klienta.

Czego możesz się nauczyć z tego jednozdaniowego komunikatu prasowego?

Kilka lat temu popularny zespół rockowy Stone Temple Pilots wywołał spory szum w wiadomościach, kiedy ogłosili, że zwalniają głównego wokalistę Scotta Weilanda. Grupa ogłosiła tę szokującą wiadomość w jednozdaniowym komunikacie prasowym, który brzmiał po prostu: „Piloty z Kamiennej Świątyni ogłosili, że oficjalnie rozwiązali sprawę Scotta Weilanda”.

W przeszłości dyskutowaliśmy na temat długości informacji prasowej na tym blogu i chociaż zawsze uważałem, że krótkie i słodkie komunikaty prasowe działają najlepiej, nigdy nie próbowałem twierdzić, że komunikaty prasowe powinny zawierać tylko jedno zdanie długi.

Ale prawda jest taka, że ​​ta jednozdaniowa informacja prasowa była niesamowicie potężna i jest kilka cennych lekcji, z których wszyscy możemy się wyciągnąć.

• Niech reporterzy chcą więcej — celem komunikatu prasowego jest zainteresowanie reporterów Twoją historią. Chcesz, aby Twoja informacja prasowa wzbudziła ich zainteresowanie, więc skontaktują się z Tobą, aby dowiedzieć się więcej o Twojej historii. Oznacza to, że nie musisz uwzględniać każdego szczegółu związanego z Twoją historią w swojej informacji prasowej. Chcesz zawrzeć tylko tyle, aby przekazać im główną historię, pozostawiając im prośbę o więcej.

Piloci Stone Temple Piloci z pewnością pozostawili reporterom i fanom więcej. Wszyscy zastanawiali się, dlaczego zespół zwolnił wokalistę, co to oznacza dla ich przyszłości i zadawali mnóstwo innych pytań. Jak myślisz, ilu reporterów próbowało skontaktować się z zespołem od czasu wydania tego komunikatu prasowego? Powiedziałbym całkiem sporo.

• Wyczucie czasu jest wszystkim — ta informacja prasowa miała doskonały czas na dwa różne sposoby. Najpierw został wydany w środę rano. Wydanie go rano dało ludziom cały dzień na rozmowę o historii, a wydanie go w środku tygodnia pomogło zapewnić, że będzie miał kilka dni życia, zanim nadejdzie weekend.

Inną interesującą rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę, jest to, że ta historia została ogłoszona, gdy wokalista Scott Weiland przygotowywał się do wyruszenia w solową trasę. Myślisz, że to wzbudza zainteresowanie fanów i zwiększa sprzedaż biletów? Wiesz, że tak jest i chociaż może to być tylko zbieg okoliczności (teoretycy spiskowi prawdopodobnie powiedzieliby inaczej), czas z pewnością nie mógł być lepszy.

• Twoje wiadomości powinny zachęcić ludzi do rozmowy — Chociaż możesz nigdy nie mieć wiadomości, które przyciągną tyle uwagi, co niedawne ogłoszenie Stone Temple Pilots, chodzi o to, że zawsze powinieneś starać się publikować historie, które zachęcają ludzi do rozmowy. Jeśli nikt spoza Twojej firmy nie przejmuje się Twoją historią, prawdopodobnie nie musisz wydawać na ten temat komunikatu prasowego.

Jakie wskazówki dałbyś autorom komunikatów prasowych, którzy próbują szlifować swoje umiejętności? Zostaw je w komentarzach!

Ten artykuł został napisany przez Mickie Kennedy, założyciela eReleases (https://www.ereleases.com), internetowego lidera w dystrybucji informacji prasowych w przystępnej cenie. Pobierz bezpłatną kopię 7 tanich taktyk PR dla sukcesu w każdej gospodarce tutaj: https://www.ereleases.com/free-offer/cheap-pr-tactics/