Jak napisać e-mail z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną

Wysłanie e-maila z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną to ekscytujący krok w procesie rekrutacji. Może być kuszące, aby pójść na łatwiznę i skorzystać z szablonu e-maila z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną – ale nie rób tego. Zainwestowanie czasu w stworzenie spersonalizowanego e-maila z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną przyniesie korzyści Twojej marce i firmie.

Wiadomości e-mail z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną zapewniają kandydatom obraz tego, jak pracujesz. Są okazją do sprzedaży firmy i promowania roli. W konkurencyjnych branżach, w których wakaty znacznie przewyższają liczbę kandydatów, dobrze napisany e-mail z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną może rozróżnić między obsadzaniem wakatu, a nie.

Ponieważ rozmowy wideo stają się normą, Twój e-mail z wywiadem musi zawierać więcej niż tylko datę i godzinę. Musisz podać czas, szczegóły techniczne, informacje o zadaniach, a nawet porady dotyczące ubioru. Kąt

W naszym przewodniku wyjaśniamy, jak napisać idealny e-mail z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną dla dowolnej firmy za pomocą naszych szablonów.

Co to jest e-mail z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną?

E-maile z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną to spersonalizowana i profesjonalna korespondencja wysyłana do kandydata z prośbą o przyłączenie się do formalnej dyskusji na temat roli.

Możesz zapraszać kandydata na rozmowę telefoniczną, wideokonferencję lub rozmowę fizyczną. Podczas procesu rekrutacji możesz zaprosić jednego kandydata do wszystkich trzech.

Nie ma podstawowych zasad dotyczących formatu wiadomości e-mail z wywiadem. Mogą być tak krótkie, jak kilka zdań lub długie opisy procesu rozmowy kwalifikacyjnej.

Najważniejsze jest to, aby odbiorca miał wszystkie potrzebne informacje, aby zdecydować, czy zgodzi się na rozmowę i co musi zrobić, aby się do niej przygotować.

Masz również prawny obowiązek, aby każda osoba poszukująca pracy mogła wziąć udział w rozmowie kwalifikacyjnej – może to obejmować konieczność dostosowania się do wymagań osoby poszukującej pracy.

Dlaczego e-maile dotyczące planowania rozmów kwalifikacyjnych są kluczowe w erze Zoom

Większość rozmów kwalifikacyjnych była prowadzona osobiście w przeszłości, ale pandemia zmieniła sposób przeprowadzania rekrutacji.

Zoom, Skype i Microsoft Teams to coraz bardziej popularne sposoby przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych z potencjalnymi kandydatami. Na początkowych etapach pandemii liczba rozmów wideo wzrosła o 67%, ponieważ organizacje szukały nowych sposobów angażowania potencjalnych kandydatów.

Dziś wywiady wideo są kluczowym elementem procesu rekrutacji i na stałe zagoszczą. Dwie trzecie rekruterów planuje kontynuować wirtualny onboarding po Covid, donosi People Management.

Organizowanie wideokonferencji dodatkowo komplikuje proces, ponieważ kandydaci wymagają znacznie więcej informacji niż tylko czasu i miejsca.

Oprócz czasu i daty, inne informacje, których będą wymagać rozmówcy, obejmują:

• Szczegóły logowania do wideokonferencji
• Link do kalendarza
• Czas rozpoczęcia i czas zakończenia (w tym szczegóły Twojej strefy czasowej, w przypadku pracowników zdalnych lub kandydatów z zagranicy)
• Krótki zarys dyskusji
• Szczegóły kto będzie obecny na dyskusji
• Kodeks ubioru
• Jeśli poprosisz ich o przedstawienie prezentacji, szczegóły dotyczące odpowiedniego oprogramowania
• Plan awaryjny, jeśli technologia nie działa
  

Znaczenie przemyślanego zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną

Każda korespondencja wysyłana przez Twoją firmę powinna być profesjonalna, ale ma to kluczowe znaczenie w przypadku e-maili z zaproszeniami na rozmowę kwalifikacyjną. Pozytywne, osobiste i profesjonalne zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną zapewnia kandydatom wgląd w to, jak pracujesz.

Zaproszenia na rozmowy kwalifikacyjne są niezbędne dla kandydatów na stanowiska kierownicze i osób wykonujących zawody wymagające wysokich kwalifikacji. W określonych sektorach, takich jak medycyna, branża kreatywna i nauczanie, jest więcej wakatów niż kandydatów, co oznacza, że ​​musisz zainwestować wysiłek, aby przyciągnąć najlepszych kandydatów.

Niedawne badanie rekrutacji w zawodzie medycznym wykazało, że „promowanie osobistych relacji z każdym kandydatem” ma fundamentalne znaczenie dla skutecznej rekrutacji w erze cyfrowej. Dobrze napisany, spersonalizowany i profesjonalny e-mail może poprawić postrzeganie Twojej firmy wśród osób poszukujących pracy i zachęcić ich do udziału w rozmowie kwalifikacyjnej.

Jest też imperatyw finansowy. Eksperci ds. rekrutacji Glassdoor szacują, że rekrutacja nowego pracownika kosztuje ponad 4000 USD i zajmuje 27,5 dnia. Jeśli Twój list z zaproszeniem e-mail nie wygeneruje żadnych odpowiedzi, możesz znaleźć się znacznie poza kieszenią.

„Dlaczego nie mogę po prostu wysłać kandydatowi zaproszenia z kalendarza?” możesz zapytać. Chociaż może to być kuszące, powinieneś oprzeć się pokusie. Powiadomienia kalendarza są bezosobowe i nieprofesjonalne. Możesz wysłać zaproszenie z kalendarza, gdy kandydat zaakceptuje, ale nie rób z tego pierwszego kontaktu z potencjalnym rekrutem. Zamiast tego napisz e-mail, aby umówić się na rozmowę kwalifikacyjną.

Format e-maila do zaproszenia kandydata na rozmowę kwalifikacyjną

Po pierwsze, e-maile z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną mają swój cel i strukturę. Możesz dowiedzieć się więcej o profesjonalnej etykiecie e-mail w naszym szczegółowym przewodniku. Mimo to w swoich zaproszeniach musisz mieć nieco inny format. Będziesz chciał podać „kto, co, kiedy i gdzie” wywiadu.

Przestudiowaliśmy zaproszenia e-mailowe od kilku wiodących światowych firm i mają one siedem cech wspólnych.

1. Podziękuj wnioskodawcy za zgłoszenie
2. Zaproś ich na rozmowę kwalifikacyjną
3. Podaj wszystkie niezbędne szczegóły
4. Powiedz im, kto będzie obecny
5. Zachęć ich do połączenia i potwierdzenia
6. Zapytaj, czy mają jakieś specjalne wymagania
7. Koniec entuzjastycznie
   

1. Podziękuj wnioskodawcy

Zawsze dobrze jest podziękować kandydatom za wysiłek, jaki włożyli w ubieganie się o Twoje stanowisko.

2. Zaproś ich na rozmowę kwalifikacyjną

Powiedz kandydatowi, że odnieśli sukces na pierwszym etapie (lub odpowiednio na drugim lub trzecim etapie) i że zapraszasz go na rozmowę kwalifikacyjną. Określ typ rozmowy kwalifikacyjnej, niezależnie od tego, czy jest to rozmowa telefoniczna, rozmowa wideo czy spotkanie fizyczne.

3. Podaj wszystkie niezbędne szczegóły

Twój kandydat będzie musiał znać datę i godzinę rozmowy, ale być może będą musieli poznać dodatkowe szczegóły. Powinieneś podać informacje o wszelkich zadaniach, o które ich poprosisz, w tym prezentacje. Podaj informacje o długości rozmowy kwalifikacyjnej i, jeśli chcesz, szczegóły dotyczące struktury rozmowy – na przykład wywiad panelowy, dyskusja 1 na 1 lub prezentacja. Upewnij się, że niczego nie pominiesz.

4. Powiedz, kto będzie obecny

Uprzejmie jest poinformować osobę poszukującą pracy, kto będzie obecny podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Wnioskodawca może się przygotować, wykonując pewne badania.

5. Zachęć ich do połączenia i potwierdzenia

Wyjaśnij osobom poszukującym pracy, że potrzebujesz odpowiedzi. Możesz podać termin wszystkich odpowiedzi, szczególnie jeśli masz listę rezerwową innych potencjalnych rozmówców. Zaoferuj opcję wysłania e-maila lub telefonu.

6. Zapytaj, czy mają jakieś specjalne wymagania

Masz prawny obowiązek zapewnić, że Twoja rekrutacja jest uczciwa, więc zapytaj kandydatów, czy mają określone wymagania, których możesz potrzebować.

7. Koniec entuzjastycznie

Zakończ swój e-mail pozytywnie i zachęcająco. To może być początek czegoś wyjątkowego.

Jak zaprosić kandydata na rozmowę przez e-mail

Załóżmy, że zapoznałeś się z naszymi ramami tworzenia idealnej profesjonalnej poczty e-mail. W takim razie możesz się zastanawiać, jak przekłada się to na wiadomość e-mail z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną? Rzućmy okiem na odpowiedni format e-maila do zapraszania kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną. Oto wszystko, co musisz uwzględnić.

1. Użyj imienia osoby

Powinieneś spersonalizować swoją korespondencję mailową, więc powinieneś posługiwać się imieniem i nazwiskiem rozmówcy. E-maile są mniej formalne niż listy, więc możesz użyć imienia. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak rozpocząć profesjonalną pocztę e-mail, zajrzyj na nasz obszerny blog.

2. Podziękuj im za zgłoszenie

Małe dzięki to długa droga. Podziękowanie potencjalnemu rozmówcy to pozytywny sposób na rozpoczęcie e-maila, więc upewnij się, że to zrobiłeś.

3. Zaproś ich na rozmowę kwalifikacyjną

Pisząc zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną, łatwo jest wpaść w oficjalny ton, ale nie rób tego. Używaj aktywnego głosu, gdy mówisz kandydatowi, że wybrałeś go na rozmowę kwalifikacyjną. Niezależnie od tego, czy sprawdziłeś każdy wniosek, czy nie, reprezentujesz organizację, więc napisz w ten sposób.

4. Podaj kluczowe szczegóły

Zapamiętaj kto, co, kiedy i gdzie. Uwzględnij wszystko w dowolnym e-mailu, aby zaprosić wybranych kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną. Godzina, data, lokalizacja i proces to kluczowe informacje, których nie możesz przegapić.

5. Powiedz wnioskodawcy, kto będzie z nim rozmawiał

Profesjonalne jest mówienie ludziom, którzy będą z nimi rozmawiać. Umożliwia im przeprowadzenie pewnych badań w tle, w tym sprawdzanie profili firm i profili LinkedIn. Przed wysłaniem e-maila z wywiadem poinformuj wszystkich współpracowników, którzy są wymienieni z imienia i nazwiska w wiadomości.

6. Zachęć ich do połączenia i potwierdzenia

Upewnij się, że wnioskodawca potwierdził swoją obecność. Daj im datę potwierdzenia, jeśli chcesz. Jeśli chcesz, możesz wysłać e-mail z przypomnieniem na kilka dni przed terminem.

7. Zapytaj, czy mają jakieś specjalne wymagania

Masz prawny i moralny obowiązek zapewnienia wszystkim kandydatom uczciwych i równych szans na udział w rozmowie kwalifikacyjnej. Potwierdzając to i zachęcając kandydatów do kontaktu z Tobą, robisz wszystko, co w Twojej mocy, aby zapewnić przejrzysty i otwarty proces.

8. Zakończ profesjonalnie

Napisaliśmy szczegółowy blog na temat najlepszych praktyk kończenia profesjonalnych wiadomości e-mail, w tym najlepszych podpisów w każdej sytuacji, w tym najbardziej formalnych. Da ci to więcej informacji o tym, jak najlepiej zakończyć wiadomość e-mail do kandydata.

9. Sprawdź e-mail

Nie ma nic gorszego niż źle napisany e-mail do kandydata. Dlatego przed naciśnięciem przycisku „wyślij” należy dokładnie sprawdzić pocztę e-mail, aby zaprosić wybranych kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną w przypadku błędów gramatycznych lub ortograficznych.

Próbki e-maili z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną

Oto kilka przykładowych szablonów e-maili z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną, które mogą okazać się pomocne.

Wywiad telefoniczny

Ten jest stosunkowo formalny i zawiera wszystkie szczegóły wymagane w e-mailu z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną do kandydata.

Wywiad wideo

Jak powiedzieliśmy wcześniej, wideokonferencje i e-maile z rozmowami kwalifikacyjnymi online muszą zawierać szczegółowe informacje dla osób poszukujących pracy. Oto przykład szablonu e-maila z wywiadem wideo.

Pierwsza rozmowa kwalifikacyjna

Listy do pierwszej rozmowy kwalifikacyjnej są zazwyczaj formalne i krótkie. Dostarczając kandydatom informacje na temat procesu od samego początku, możesz zmniejszyć ich niepokój. Pozwala to również na przygotowanie się, co, miejmy nadzieję, powinno przełożyć się na bardziej konstruktywną wymianę podczas samego wywiadu. Na tym szablonie możesz również oprzeć drugą wiadomość e-mail z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną.

Końcowa rozmowa kwalifikacyjna

Ostatnia rozmowa kwalifikacyjna to Twoja ostatnia szansa na ocenę kandydatów i ocenę ich dopasowania do stanowiska. Jeśli są elementy ich doświadczenia, które chciałbyś zbadać, powiedz wyraźnie. Daj kandydatowi szansę na wyrażenie siebie i zaimponowanie Tobie. Jeśli chcesz przekazać swoją opinię, zwykle lepiej jest zwrócić się do kierownika ds. rekrutacji. Oto przykładowy e-mail z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną.

Jeśli nadal nie możesz znaleźć odpowiednich słów w wiadomościach e-mail z zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną, zarejestruj się we Flowrite — przekształca sekwencje słów w jasne, spójne i przekonujące wiadomości e-mail. Jeśli chcesz jako pierwszy poznać przyszłość pisania, poproś o dostęp już teraz.