Czy wielozadaniowość faktycznie zwiększa produktywność?

W miejscu pracy wielozadaniowość to umiejętność, która jest często chwalona, ​​a nawet zachęcana. Być może nawet w poprzednim CV określiłeś siebie jako silnego wielozadaniowca. Wielozadaniowość to atrakcyjny pomysł, ponieważ sprawia wrażenie, że osiągasz więcej w krótszym czasie.

„[Ludzie] uważają, że pomyślna wielozadaniowość jest swego rodzaju odznaką honoru — ale w rzeczywistości sprawia, że ​​stajesz się głupi” — mówi Wendy Ellin, strateg ds. strategii produktywności w miejscu pracy i autorka bestsellerowej książki „ Pracując z domu… ​​Jak to działa”. Dla Ciebie?

„Trzebasz w chaosie i marnujesz minuty, próbując dowiedzieć się, gdzie skończyłeś ten projekt, kiedy przekierowałeś swoją uwagę na ten telefon lub e-mail, a to po prostu przywraca cię, zamiast posuwać do przodu” – mówi Ellin.

Chociaż wielozadaniowość może być skuteczna w niektórych sytuacjach, może nie być idealna w środowisku pracy.

Wady wielozadaniowości

Badania wykazały, że wielozadaniowość faktycznie zmniejsza wydajność i produktywność. Oto ryzyko związane z wielozadaniowością.

1 Obniża twoje IQ

Według wielozadaniowego badania przeprowadzonego przez University of London, Ellin nie myli się co do jego wpływu na mózg. Okazało się, że uczestnicy, którzy wykonywali wiele zadań jednocześnie podczas pracy nad zadaniem poznawczym, doświadczyli spadku IQ — IQ niektórych mężczyzn spadło nawet o piętnaście punktów.

„Kiedy starasz się prowadzić spójną rozmowę podczas konstruowania wiadomości e-mail, to nie działa. Jedna z tych osób cierpi” – mówi Ellin. „Twój mózg potrzebuje pełnej mocy dla obu i nie może pracować w imieniu obu zadań tak skutecznie, jak w przypadku jednego”.

2 Wymaga kosztu zmiany

Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne twierdzi, że przełączanie się między zadaniami powoduje utratę produktywności i wydajności. Dzieje się tak z powodu tak zwanych „kosztów zmiany”. Przetworzenie zakończenia jednego zadania i przejście do innego zadania zajmuje mózgowi czas. Koszt zmiany może być początkowo niewielki, ale sumuje się w miarę wykonywania wielu zadań w ciągu dnia.

„Odzyskanie myśli po przerwaniu wiadomości e-mail zajmuje sześćdziesiąt cztery sekundy” — mówi Ellin. „Pomnóż to przez pięćdziesiąt razy dziennie, a tracisz pięćdziesiąt minut od samego zatrzymania i rozpoczęcia całego dnia”.

3 Prowadzi to do niskiej jakości pracy

Niezależnie od tego, czy kolega z pierwszego zadania odciąga Cię od pierwszego zadania, wiadomość na czacie, czy niespodziewane zadanie postawione na biurku, wielozadaniowość nie pozwala Ci poświęcić 100% uwagi na uzyskanie wyników wysokiej jakości.

Kiedy twój mózg nieustannie przełącza się między więcej niż jednym zadaniem — i w międzyczasie ponosi koszty przetwarzania — prawdopodobnie zdarzają się błędy.

Kiedy wielozadaniowość może być skuteczna

W pewnych sytuacjach może się okazać, że wielozadaniowość pozwala jednocześnie osiągnąć pożądane rezultaty. Może to być nieco bardziej efektywne, gdy dwa proste zadania są wykonywane jednocześnie.

„Kiedy nie używasz tej samej części mózgu do obu zadań, to działa” – mówi Ellin. „Przykładem jest rozmowa z kimś przez telefon podczas chodzenia po bieżni”.

Jednak wielozadaniowość podczas wykonywania zadań kognitywnych (tj. zadań wymagających zdobywania, organizowania i uczenia się nowych informacji) w pracy przyniesie kłopoty.

Strategie zarządzania wieloma zadaniami

Jeśli masz do czynienia z wieloma zadaniami i potrzebujesz alternatywnego sposobu podejścia do nich bez wielozadaniowości, oto kilka pomysłów Ellina i innych ekspertów ds. produktywności:

• Napisz listę rzeczy do zrobienia. Każda lista rzeczy do zrobienia powinna zawierać tylko zadania na dany dzień, a nie na najbliższą przyszłość.
• Prowadź krótką listę. „ Na liście, którą zamierzasz zrobić, umieść tylko 3-5 rzeczy. Nie chcę, nie powinienem robić, ale zamierzam zrobić. Wszystko ponad to jest darem” – mówi Ellin.
• Identyfikuj zadania o wysokim priorytecie. Najpierw ustal, które zadania są najważniejsze lub pilne i wymagają Twojej uwagi. Zapytaj swojego przełożonego lub kierownika o terminy i omów, na którym zadaniu warto się skupić, jeśli to konieczne.
• Blok czasowy. Zaplanuj 90-minutowe bloki nieprzerwanych sesji roboczych. „Nie bierz jeńców — nie odbieraj telefonu, nie sprawdzaj poczty ani Facebooka, po prostu skup się na jednym projekcie, nad którym pracujesz”.

Ustaw nagrodę. „ Nagradzaj się za wykonanie zadania, takiego jak 30-minutowy spacer na zewnątrz, filiżanka popołudniowej kawy lub 20-minutowa przerwa na medytację” — sugeruje Ellin.