Jak pisać protokoły spotkań z przykładami

Spisywanie protokołów posiedzeń może wydawać się przyziemne lub krytyczne, w zależności od tego, co jest w porządku obrad, ale zawsze ważne jest, aby spis był jasny i dokładny. Niezależnie od tego, co myślisz o swojej roli osoby dokonującej transkrypcji, nagrywanie skutecznych protokołów ze spotkań jest długoterminową koniecznością dla każdej organizacji organizującej spotkania.

W tym artykule omówimy, jak napisać protokół ze spotkania jak profesjonalista, aby wszyscy zaangażowani w jego przebieg dokładnie zrozumieli, co wydarzyło się podczas spotkania, po prostu czytając protokół. Oto kilka wskazówek i szablonów, dzięki którym pisanie protokołów ze spotkań będzie dziecinnie proste.

Co to są protokoły spotkań?

Protokoły z posiedzeń to pisemny zapis spotkania lub przesłuchania. Protokoły są zwykle ustrukturyzowane i formalne , aby można było je udostępnić po spotkaniu i służyć jako dokumenty historyczne w przyszłości.

Tym, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu , przypomnienie o szczegółach można uzyskać dzięki protokołowi. Protokoły umożliwiają również rozliczenie się z elementów działań, które zostały omówione podczas spotkania.

Co ważniejsze, jeśli organizacja znajdzie się w jakiejkolwiek sytuacji prawnej, protokoły służą jako oficjalny dokument potwierdzający należytą staranność, etykę i przestrzeganie regulaminu.

Kto sporządza protokoły ze spotkań?

Sekretarz najczęściej sporządza protokoły posiedzeń. Organizacje non-profit, jednostki rządowe, szkoły, spółki publiczne i związki zawodowe są zwykle zobowiązane do rejestrowania oficjalnych protokołów posiedzeń. Jednak wiele innych firm również wykorzystuje protokoły spotkań do prowadzenia oficjalnego rejestru.

Jak napisać protokół spotkania

Styl i treść protokołów posiedzeń będzie się różnić w zależności od organizacji i jej struktury. Niezależnie od tego, zawsze powinieneś podać podstawowe informacje, takie jak data, godzina i uczestnicy. Jednak wiele organizacji odniesie również korzyści z posiadania innych, opcjonalnych elementów, takich jak dokumenty uzupełniające i elementy działania. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, co uwzględnić w protokołach spotkań.

8 podstawowych elementów protokołu spotkania

Oto podstawowe elementy, które należy uwzględnić w protokole spotkania:

1 Data

2 Czas

3 Lokalizacja

4 uczestników

5 Omówionych tematów

6 ruchów

7 Wyniki głosowania

8 Termin i miejsce kolejnego spotkania

Co jeszcze powinien zawierać protokół spotkania?

Większość organizacji dodaje co najmniej jeden lub dwa inne elementy do swoich notatek ze spotkań. Poza najważniejszymi informacjami notatki ze spotkań mogą zawierać dowolną strukturę, która najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji.

Oto kilka niestandardowych elementów, które możesz uwzględnić w protokołach spotkań:

• Dokumenty uzupełniające
• Elementy akcji
• Cel spotkania
• Tematy do omówienia następnym razem
• Aktualizacje statusu projektu i wyniki głosowania
• Kolejne kroki, takie jak badania i działania następcze
• Sekcja służąca do definiowania uczestników, którzy są gośćmi, osobami niegłosującymi lub prelegentami
• Korekty lub poprawki do protokołów z poprzednich posiedzeń

5 wskazówek, jak pisać protokoły ze spotkań

Po odroczeniu spotkania użyj notatek, aby napisać i edytować protokoły, a następnie udostępnij je. Pomocne jest spisanie protokołu spotkania zaraz po jego zakończeniu, aby niczego nie przeoczyć.

1 Bądź konsekwentny

Pomocne jest korzystanie z szablonu za każdym razem, gdy sporządzasz protokół ze spotkania. Dzięki temu wszystkie będą ułożone w ten sam sposób i nie będziesz musiał tracić czasu na dodawanie nagłówków i wypunktowań . Jest to przydatne później, gdy inne osoby w organizacji muszą się do nich odwołać. Niektóre organizacje nawet umieszczają swój program i oczekiwanych uczestników w notatkach ze spotkań, aby zwiększyć efektywność.

2 Nagraj to

Kiedy zaczynasz pracę na stanowisku sekretarza, możesz mieć trudności z nadążaniem za robieniem notatek. Jeśli tego doświadczasz, rozważ nagranie spotkania. Możesz to zrobić za pomocą dowolnego smartfona, urządzenia do nagrywania dźwięku lub aparatu. Później możesz skorzystać z usługi transkrypcji opartej na sztucznej inteligencji lub w razie potrzeby po prostu odsłuchać nagranie dla przypomnienia. Jednak przed nagraniem pamiętaj, aby poinformować uczestników, że są nagrywani.

3 Udostępnij swoje notatki podczas spotkania

Czasami spotkania mają charakter współpracy . Czasami może to wydawać się chaotyczne i utrudniać śledzenie wszystkiego. Udostępnianie notatek na projektorze lub udostępnianie ekranu lub dokumentu podczas spotkań umożliwia współpracownikom współtworzenie ich.

4 Podsumuj

Kiedy piszesz notatki ze spotkań, podsumuj je . Powinieneś udokumentować jak najwięcej informacji, ale nie pisz wszystkiego dosłownie. Nie ma potrzeby zapisywania wszystkiego, co zostało powiedziane w notatkach ze spotkań. Możesz także mieć trudności z dotrzymaniem kroku, jeśli spróbujesz napisać całą rozmowę słowo po słowie. Uprość i wyjaśnij, co wydarzyło się podczas spotkania.

5 Oznacz komentarze inicjałami

Jeśli wiele osób uczestniczących w spotkaniu ma swój wkład w jakąś sprawę, pomocne może być użycie inicjałów uczestników, aby wskazać, kto i co wniósł. Możesz także użyć inicjałów, aby wskazać, kto będzie odpowiedzialny za kolejne kroki. Ta technika stenograficzna jest skutecznym sposobem na wyjaśnienie wieloosobowej rozmowy.

5 szablonów protokołów spotkań

1 Protokół z posiedzenia Zarządu

Przywołać do porządku

Ułatwione przez przewodniczącego zarządu.

[Nazwisko przewodniczącego zarządu] wezwano, aby zarządzić zwyczajne spotkanie [Twojej organizacji] o [godzinie spotkania] w dniu [data spotkania] w [miejsce spotkania].

Frekwencja

Ułatwione przez sekretarza.

Sekretarz prowadził apel. Obecne były następujące osoby:

• [Nazwa]
• [Nazwa]
• [Nazwa]

Nieobecne były następujące osoby:

• [Nazwa]
• [Nazwa]
• [Nazwa]

Zatwierdzenie protokołów

[Imię Sekretarza] odczytał protokół z ostatniego spotkania. Protokół został zatwierdzony.

Otwarte kwestie

• [Wydanie nr 1]
• [Wydanie nr 2]
• [Wydanie nr 3]

Nowy biznes

• [Nowa kwestia biznesowa nr 1]
• [Nowa kwestia biznesowa nr 2]
• [Nowa kwestia biznesowa nr 3]

Odroczenie

[Imię i nazwisko koordynatora spotkania] odroczył spotkanie o [godzina zakończenia spotkania].

Złożenie i zatwierdzenie protokołu

Protokół przedstawiony przez: [imię i nazwisko sekretarza]

Protokół zatwierdzony przez: [imię i nazwisko przewodniczącego zarządu lub koordynatora spotkania]

2 Szablon spotkania nieformalnego

Przywołać do porządku

Spotkanie [nazwa organizacji] odbyło się w [miejsce spotkania] w dniu [data spotkania].

Uczestnicy

Wśród obecnych na sali głosujących znaleźli się:

• [Uczestnik nr 1]
• [Uczestnik nr 2]
• [Uczestnik nr 3]

Wśród gości byli m.in.:

• [Gość nr 1]
• [Gość nr 2]
• [Gość nr 3]

Zatwierdzenie protokołów

Wniosek o zatwierdzenie protokołu poprzedniego [data poprzedniego posiedzenia] złożył [imię i nazwisko sekretarza] i poparł go [imię i nazwisko zastępcy].

Raporty

• [Nazwa raportu] została przedstawiona przez [imię i nazwisko prezentera]
• [Nazwa raportu] została przedstawiona przez [imię i nazwisko prezentera]

Główne ruchy

• [Nazwa wniosku] poruszonego przez [nazwa wnioskodawcy] i poparte przez [nazwisko osób oddelegowanych]. Wniosek [przyjęty lub odrzucony] przy [liczbie głosów] za i [liczbie głosów] przeciw.

Odroczenie

[Imię i nazwisko koordynatora spotkania] odroczyło spotkanie o [czas odroczenia].

3 Szablon spotkania w ramach przesłuchania publicznego

Data spotkania:[Data spotkania]

Godzina spotkania:[Czas spotkania]

Sekretarz:[imię i nazwisko sekretarza]

Wstęp

[Nazwisko prowadzącego spotkanie] przedstawił spotkanie:

• [Punkty do dyskusji]

Apel

Członkowie obecni:

• [Uczestnicy]

Wniosek nr 1

Uwagi:

• [Inicjały lub imię i nazwisko komentującego] [komentarz] [etykieta taka jak: pomysł, element działania lub wniosek]

Wniosek nr 2

Uwagi:

• [Inicjały lub imię i nazwisko komentującego] [komentarz] [etykieta taka jak: pomysł, element działania lub wniosek]

Pomysły

• [Pomysł]

Kolejne kroki

• [Następny krok]

Wnioski

• [Wniosek]

4 Notatki ze spotkań z klientami

Projekt:[Nazwa projektu]

Uczestnicy:[Uczestnicy]

Data i godzina:[Data i godzina]

Porządek obrad

• [Temat do omówienia]
  • [Cel]
  • [Kluczowe punkty]

Notatki

[Wszelkie dodatkowe ważne informacje omawiane podczas spotkania]

Wyniki

[Kluczowe decyzje]

Elementy akcji

• [Nazwisko osoby odpowiedzialnej] [Następny krok]
• [Nazwisko osoby odpowiedzialnej] [Następny krok]

5 minut zarządzania projektem

Data i godzina:[Data i godzina]

Obecni:[Uczestnicy]

Nieobecny:[Członkowie projektu nieobecni]

Lokalizacja:[Miejsce spotkania]

Projekt:[Nazwa projektu]

Tematy

1. Aktualizacja od [zespołu]
2. Postęp w [projektie]
3. Wyniki z poprzedniego tygodnia

Często zadawane pytania dotyczące protokołów spotkań

Co to są protokoły spotkań?

Protokoły spotkań dokumentują to, co wydarzyło się podczas spotkania. Często są one udostępniane w organizacji po spotkaniu i służą jako dokument referencyjny w przyszłości.

Dlaczego protokoły spotkań są ważne?

• Utwórz zapis historyczny
• Pokaż postęp w czasie
• Zapewnij ochronę prawną organizacji
• Przestrzegaj lokalnych przepisów
• Wyjaśnij, dlaczego organizacja podjęła decyzję
• Służy jako przypomnienie o zadaniach lub projektach
• Działaj jako dowód dotrzymania terminów
• Poinformuj członków, którzy nie mogli przybyć

Co powinien zawierać protokół ze spotkania?

• Data
• Czas
• Lokalizacja
• Uczestnicy
• Omawiane tematy
• Ruchy
• Wyniki głosowania
• Termin i miejsce kolejnego spotkania