Jak pisać protokół ze spotkania, z przykładami

Spisywanie protokołów ze spotkań może wydawać się przyziemne lub krytyczne, w zależności od tego, co jest w porządku obrad, ale zawsze ważne jest, aby Twoje pismo było jasne i dokładne. Niezależnie od tego, jak myślisz o swojej roli transkrybenta, rejestrowanie skutecznych protokołów ze spotkań jest na dłuższą metę niezbędne dla każdej organizacji prowadzącej spotkania.

W tym artykule omówimy, jak pisać protokoły ze spotkań jak profesjonalista, aby wszyscy zaangażowani jasno rozumieli, co się wydarzyło podczas spotkania, po prostu czytając protokół. Oto kilka wskazówek i szablonów, dzięki którym pisanie protokołów ze spotkań stanie się dziecinnie proste.

Czym są protokoły ze spotkań?

Protokół spotkania jest pisemnym zapisem spotkania lub przesłuchania. Protokoły są zwykle ustrukturyzowane i formalne , aby można je było udostępnić po spotkaniu i służyć jako dokumenty historyczne w przyszłości.

Dla tych, którzy nie mogli przybyć na spotkanie , minuty przybliżają ich przebieg. Protokoły oferują również odpowiedzialność za czynności, które zostały omówione podczas spotkania.

Co ważniejsze, jeśli organizacja wejdzie w jakąkolwiek sytuację prawną, protokół służy jako oficjalny dokument potwierdzający należytą staranność, etykę i przestrzeganie przepisów.

Kto zajmuje protokoły ze spotkań?

Sekretarka najczęściej sporządza protokoły ze spotkań. Organizacje non-profit, jednostki rządowe, szkoły, spółki publiczne i związki zawodowe są zwykle zobowiązane do sporządzania oficjalnych protokołów ze spotkań. Jednak wiele innych firm również wykorzystuje protokoły ze spotkań do prowadzenia oficjalnych zapisów.

Jak pisać protokół ze spotkania

Styl i treść protokołów ze spotkań będzie się różnić w zależności od organizacji i jej struktury. Niezależnie od tego zawsze powinieneś uwzględnić podstawowe informacje, takie jak data, godzina i uczestnicy. Jednak wiele organizacji skorzysta również z posiadania innych, opcjonalnych elementów, takich jak dokumenty uzupełniające i elementy działań. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, co umieścić w protokole spotkania.

8 podstawowych elementów protokołu spotkania

Oto najważniejsze elementy, które należy uwzględnić w protokole spotkania:

1 Data

2 czas

3 Lokalizacja

4 uczestników

5 omawianych tematów

6 projektów

7 Wyniki głosowania

8 Data i miejsce następnego spotkania

Co jeszcze powinien zawierać protokół ze spotkania?

Większość organizacji doda co najmniej jeden lub dwa inne elementy do swoich notatek ze spotkania. Poza podstawowymi informacjami, notatki ze spotkań mogą zawierać i być uporządkowane w sposób, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji.

Oto kilka elementów niestandardowych, które możesz uwzględnić w protokole spotkania:

• Dokumenty uzupełniające
• Przedmioty akcji
• Cel spotkania
• Pozycje do omówienia następnym razem
• Aktualizacje statusu projektu i wyniki głosowania
• Kolejne kroki, takie jak badania i dalsze działania
• Sekcja definiująca uczestników, którzy są gośćmi, osobami niegłosującymi lub prelegentami
• Poprawki lub poprawki do protokołów z poprzednich posiedzeń

5 wskazówek dotyczących pisania protokołu ze spotkania

Po odroczeniu spotkania użyj swoich notatek, aby napisać i edytować swoje minuty, a następnie udostępnić je. Pomaga spisać protokół ze spotkania zaraz po jego zakończeniu, aby niczego nie przegapić.

1 Bądź konsekwentny

Pomaga korzystać z szablonu za każdym razem, gdy sporządzasz protokół ze spotkania. W ten sposób wszystkie są ułożone w ten sam sposób i nie będziesz musiał tracić czasu na dodawanie nagłówków i wypunktowań . Jest to przydatne później, gdy inne osoby w organizacji muszą się do nich odwoływać. Niektóre organizacje umieszczają nawet swój program i oczekiwanych uczestników w notatkach ze spotkania w celu zwiększenia wydajności.

2 Nagraj to

Kiedy zaczynasz pracę jako sekretarka, możesz mieć problemy z robieniem notatek. Jeśli tego doświadczasz, rozważ nagranie spotkania. Możesz to zrobić za pomocą dowolnego smartfona, urządzenia do nagrywania dźwięku lub aparatu. Później możesz skorzystać z usługi transkrypcji sztucznej inteligencji lub po prostu odsłuchać nagranie jako odświeżenie w razie potrzeby. Jednak przed nagrywaniem poinformuj uczestników, że są nagrywani.

3 Udostępnij swoje notatki podczas spotkania

Czasami spotkania są oparte na współpracy . Czasami może to wydawać się chaotyczne i utrudniać śledzenie wszystkiego. Wyświetlanie notatek na projektorze lub udostępnianie ekranu lub dokumentu podczas spotkań umożliwia członkom zespołu współtworzenie ich.

4 Podsumuj

Kiedy piszesz notatki ze spotkania, podsumuj . Powinieneś udokumentować jak najwięcej informacji, ale nie pisz wszystkiego dosłownie. Nie trzeba zapisywać wszystkiego, co zostało powiedziane w notatkach ze spotkania. Możesz również mieć trudności z nadążaniem, jeśli spróbujesz napisać całą rozmowę słowo w słowo. Uprość i wyjaśnij, co wydarzyło się podczas spotkania.

5 Oznacz komentarze inicjałami

Jeśli wiele osób na spotkaniu ma wkład w daną sprawę, pomocne może być użycie inicjałów uczestników w celu wskazania, kto w czym wniósł wkład. Możesz również użyć inicjałów, aby wskazać, kto będzie odpowiedzialny za kolejne kroki. Ta skrócona technika jest skutecznym sposobem wyjaśnienia rozmowy wieloosobowej.

5 szablonów protokołów ze spotkań

1 Protokół z posiedzenia Zarządu

Przywołać do porządku

Ułatwione przez przewodniczącego zarządu.

[Imię i nazwisko przewodniczącego zarządu] wezwany w celu zorganizowania regularnego posiedzenia [Twoja organizacja] w [czas posiedzenia] w dniu [data posiedzenia] w [miejsce posiedzenia].

Frekwencja

Ułatwione przez sekretarza.

Sekretarz przeprowadził apel. Obecne były następujące osoby:

• [Nazwa]
• [Nazwa]
• [Nazwa]

Nie było następujących osób:

• [Nazwa]
• [Nazwa]
• [Nazwa]

Zatwierdzenie minut

[Imię i nazwisko sekretarza] odczytał protokół z ostatniego spotkania. Protokół został zatwierdzony.

Otwarte kwestie

• [Problem 1]
• [Problem #2]
• [Zagadnienie #3]

Nowy biznes

• [Nowa pozycja biznesowa #1]
• [Nowa pozycja biznesowa #2]
• [Nowa pozycja biznesowa nr 3]

Odroczenie

[Imię i nazwisko moderatora spotkania] odroczył spotkanie o [godzina zakończenia spotkania].

Złożenie i zatwierdzenie protokołu

Protokół przedłożony przez: [imię i nazwisko sekretarza]

Protokół zatwierdzony przez: [imię i nazwisko przewodniczącego zarządu lub koordynatora spotkania]

2 Szablon nieformalnego spotkania

Przywołać do porządku

Spotkanie [nazwa organizacji] odbyło się w [miejsce spotkania] w dniu [data spotkania].

Uczestnicy

Głosujący członkowie w obecności to:

• [Uczestnik #1]
• [Uczestnik #2]
• [Uczestnik #3]

Wśród obecnych gości byli:

• [Gość #1]
• [Gość #2]
• [Gość #3]

Zatwierdzenie minut

Wniosek o zatwierdzenie protokołu z poprzedniego [data poprzedniego posiedzenia] złożył [imię i nazwisko sekretarza] i poparł [imię i nazwisko zastępcy].

Raporty

• [Nazwa raportu] została przedstawiona przez [imię i nazwisko prezentera]
• [Nazwa raportu] została przedstawiona przez [imię i nazwisko prezentera]

Główne wnioski

• [Nazwa ruchu] przeniesiony przez [imię i nazwisko wnioskodawcy] i oddelegowany przez [imię i nazwisko osoby zastępującej]. Wniosek [przeniesiony lub nieuwzględniony] przy [liczba głosów] za i [liczba głosów] przeciw.

Odroczenie

[imię i nazwisko moderatora spotkania] odroczone spotkanie o [czas odroczenia].

3 Szablon spotkania wysłuchania publicznego

Data spotkania: [Data spotkania]

Czas spotkania: [Czas spotkania]

Sekretarz: [imię i nazwisko sekretarza]

Wstęp

[Imię i nazwisko dyrygenta spotkania] przedstawił spotkanie:

• [Tematy dyskusji]

Apel

Obecni członkowie:

• [Uczestnicy]

Ruch #1

Uwagi:

• [Inicjały lub imię i nazwisko komentatora] [komentarz] [etykieta taka jak: pomysł, działanie lub wniosek]

Ruch #2

Uwagi:

• [Inicjały lub imię i nazwisko komentatora] [komentarz] [etykieta taka jak: pomysł, działanie lub wniosek]

Pomysły

• [Pomysł]

Następne kroki

• [Następny krok]

Wnioski

• [Wniosek]

4 notatki ze spotkania z klientem

Projekt: [Nazwa projektu]

Uczestnicy: [Uczestnicy]

Data i godzina: [Data i godzina]

Porządek obrad

• [Temat do omówienia]
  • [Cel]
  • [Kluczowe punkty]

Uwagi

[Wszelkie dodatkowe ważne informacje omówione podczas spotkania]

Wyniki

[Kluczowe decyzje]

Przedmioty akcji

• [Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej] [Następny krok]
• [Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej] [Następny krok]

5 minut zarządzania projektem

Data i godzina: [Data i godzina]

Obecni: [Uczestnicy]

Nieobecny: [Nieobecni członkowie projektu]

Lokalizacja: [Miejsce spotkania]

Projekt: [Nazwa projektu]

Tematy

1. Aktualizacja od [drużyna]
2. Postęp w [projekt]
3. Wyniki z poprzedniego tygodnia

Protokoły spotkań FAQ

Czym są protokoły ze spotkań?

Protokoły ze spotkania dokumentują to, co wydarzyło się podczas spotkania. Często są udostępniane w organizacji po spotkaniu i służą jako dokument referencyjny w przyszłości.

Dlaczego protokół ze spotkania jest ważny?

• Utwórz rekord historyczny
• Pokaż postęp w czasie
• Zaoferuj ochronę prawną dla organizacji
• Przestrzegaj lokalnych przepisów
• Wyjaśnij, dlaczego organizacja podjęła decyzję
• Służyć jako przypomnienie zadań lub projektów
• Działaj jako dowód terminów
• Poinformuj członków, którzy nie mogli uczestniczyć

Co powinien zawierać protokół ze spotkania?

• Data
• Czas
• Lokalizacja
• Uczestnicy
• Omawiane tematy
• Projekty
• Wyniki głosowania
• Data i miejsce następnego spotkania