Nowe zasady bezpiecznej komunikacji w pracy w 2022 r.

Dla profesjonalistów w Stanach Zjednoczonych codzienne zadania w 2022 roku nie różnią się tak bardzo od tych z lat poprzednich: pisanie e-maili, tworzenie dokumentów, tworzenie arkuszy kalkulacyjnych i uczestniczenie w (wirtualnych) spotkaniach. Ale fundamentalna zmiana w sposobie wykonywania tej pracy kryje się pod znanymi obowiązkami i celami kwartalnymi — zmiana, która w centrum uwagi stawia efektywną komunikację cyfrową.

Pracownicy wiedzy są pod presją. Ci wykwalifikowani pracownicy, którzy pracują na styku technologii i informacji, otrzymują wynagrodzenie za „myślenie na życie”. W rezultacie muszą pracować w różnych formatach, platformach i w całej firmie, aby skutecznie komunikować swoje pomysły. Firma Grammarly nawiązała współpracę z The Harris Poll, aby przeprowadzić ankietę wśród 251 liderów biznesu i 1001 pracowników umysłowych w Stanach Zjednoczonych, aby lepiej zrozumieć , o co toczy się współczesna profesjonalna komunikacja . A badania pokazują, że jest miejsce na ulepszenia.

Według tego badania pracownicy umysłowi spędzają około dwudziestu godzin tygodniowo na komunikacji pisemnej — pół czterdziestogodzinnego tygodnia pracy. Prawdopodobnie nie jest to zaskoczeniem, ponieważ 93% ankietowanych liderów biznesu już zgadza się, że „komunikacja jest podstawą biznesu”. Ale wyzwanie pozostaje: większość z nas nie dostosowała jeszcze swoich założeń dotyczących komunikacji do nowego, zdalnego sposobu prowadzenia działalności — i to widać.

Czy to wypalenie, czy nieefektywna komunikacja?

Jeśli należysz do 86% pracowników, którzy mają problemy z komunikacją w pracy (zwłaszcza w zakresie szybkości reakcji i jasności), nie zdziw się, jeśli doświadczasz również objawów niskiego morale, niskiego zaangażowania i wypalenia.

Prawie połowa ankietowanych pracowników wiedzy doświadcza nieporozumień przynajmniej codziennie lub częściej, co — gdy spędzasz połowę dnia na komunikacji pisemnej — może prowadzić do wielu długoterminowych frustracji.

Miniony rok (i ta ankieta) dostarcza dalszych dowodów tego punktu, kiedy odkryliśmy, że:

• 50% pracowników wiedzy uważa, że ​​ich „zespół miał problemy z efektywną komunikacją w ciągu ostatniego roku”.
• 59% pracowników wiedzy jest zaniepokojonych skuteczną komunikacją za pomocą zdalnych lub hybrydowych modeli pracy w przyszłości.
• 38% pracowników wiedzy uważa, że ​​pisemna komunikacja, którą otrzymują od innych, nie jest zbyt skuteczna.
• 90% pracowników wiedzy zgadza się, że słaba komunikacja negatywnie wpływa na produktywność, morale i rozwój ich zespołu lub firmy.

Oto niektóre z typowych wyzwań, przed którymi stoją pracownicy wiedzy, które wpływają na skuteczność ich komunikacji:

Zastanawiając się nad codziennym doświadczeniem zawodowym, łatwo zauważyć, jak nieefektywna komunikacja kumuluje się, tworząc bardziej namacalne problemy. Czas stracony na odszyfrowywanie wiadomości, zastanawianie się nad najodpowiedniejszą platformą do wymiany informacji lub po prostu czekanie na odpowiedź może łatwo przerodzić się w frustrację. Ta frustracja może karmić zwiększone poczucie stresu, przytłoczenia i niskiego morale w wielu miejscach pracy podczas pandemii COVID-19.

Skuteczność jako dźwignia pewności komunikacji

Unikanie stresu to nie jedyna korzyść z bycia bardziej efektywnym komunikatorem. Zwiększenie efektywności może zwiększyć poczucie satysfakcji i pewności w interakcjach w miejscu pracy — niezwykle ważny punkt odniesienia, gdy spędzamy na komunikacji nawet połowę naszego tygodnia pracy.

Pracownicy wiedzy w tym badaniu ocenili siebie jako bardzo pewni siebie w komunikacji z określonymi grupami. Na przykład 75% stwierdziło, że jest bardzo pewny siebie w stosunku do swojego szefa, 71% jest bardzo pewny siebie w stosunku do swojego zespołu, a 67% w stosunku do innych zespołów. Ale wszechobecność zaufania wśród pracowników wiedzy spada, jeśli chodzi o strony trzecie i liderów wykonawczych. W rzeczywistości, więcej pracowników wiedzy wskazuje, że są bardzo pewni komunikacji ze specjalistami spoza organizacji (60% bardzo pewnie) niż ze starszymi liderami w firmie (55% bardzo pewnie).

Chociaż te liczby znajdują się w granicach dziesięciu punktów procentowych, to spadek ufności jest czymś, co powinniśmy poprawić. Ponieważ skuteczna komunikacja, bez względu na to, z kim się komunikujesz, rodzi pewność siebie.

W badaniu widzieliśmy to w ten sposób: Pewność ma działanie wzmacniające. Pracownicy wiedzy, którzy są pewni swoich umiejętności komunikacji pisemnej, częściej postrzegają komunikację pisemną, którą otrzymują od innych, jako skuteczną w porównaniu z tymi, którzy nie są pewni swoich umiejętności: 66% pewnych siebie pisarzy postrzega komunikację innych jako skuteczną , ale tylko 10% niepewnych pisarzy postrzega komunikację innych jako skuteczną.

Poprawiając swoją skuteczność jako komunikatora, możesz czuć się pewniej w komunikacji pisemnej i ustnej. Ta nowo odkryta pewność siebie przyniesie wtedy większą łatwość w dzieleniu się pomysłami, bardziej satysfakcjonujące kontakty ze współpracownikami i lepszą przyczepność do twoich wysiłków zawodowych.

5 nowych zasad budowania zaufania do komunikacji

W minionych latach swobodne komunikowanie się mogło odnosić się do poczucia obecności, które towarzyszy interakcji osobistej: silnej mowy ciała, kontaktu wzrokowego, wytwornych wystąpień publicznych i mocnego uścisku dłoni. Ale w cyfrowym ekosystemie zaufanie nabiera niematerialnej jakości. I to z nowymi zasadami.

Oto pięć nowych zasad niwelowania przepaści cyfrowej poprzez skuteczniejszą komunikację i zwiększanie zaufania do procesu:

1 Ćwicz dobrą higienę komunikacji

Ton, pora dnia, medium — wszystkie te opcje wpływają na otrzymaną wiadomość. To, jak coś mówisz, jest tak samo ważne jak to, co mówisz. Nadaj priorytet „dobrej higienie”, biorąc pod uwagę style komunikacji , samodzielną edycję przed wysłaniem i zwracanie uwagi na to, kiedy i gdzie wysyłasz wiadomości.

2 Zwróć uwagę na niewypowiedziane oczekiwania

Każde miejsce pracy ma unikalny styl komunikacji, niezależnie od tego, czy jest to celowe, czy przypadkowe założenie. Dowiedz się, czy te oczekiwania są gdzieś uchwycone. Jeśli nie, poproś o jasne wytyczne dotyczące komunikacji, aby wiedzieć, gdzie, kiedy i jak powinna odbywać się komunikacja w miejscu pracy.

3 Staraj się tworzyć warstwy technologii zamiast dodawać do swojej technologii

Zamiast dodawać nowe platformy lub nośniki, wybierz dodatki komunikacyjne, które integrują się lub nakładają na istniejące narzędzia i systemy Twojej firmy. Są łatwiejsze do wdrożenia w całej firmie i nie zwiększają złożoności. Skoncentruj się na technologii i narzędziach, które Cię wzmacniają, usprawniają przepływy pracy, umożliwiają bardziej wydajną pracę i dostarczają spostrzeżenia, które pomogą Ci rozwijać się w czasie.

4 Umieść umiejętności miękkie na swojej liście do rozwinięcia

W hybrydowym środowisku pracy , w którym brakuje spójnych niewerbalnych wskazówek komunikacyjnych, umiejętności miękkie, takie jak budowanie relacji , współpraca i elastyczność, mają duży wpływ na sposób odbierania Twojego wkładu. Bądź proaktywny w rozwijaniu swoich umiejętności miękkich i zwiększeniu pewności siebie dzięki komunikacji cyfrowej.

5 Utoruj ścieżkę dla nowicjuszy

Jeśli Twoja firma w coraz większym stopniu wciela się w role zglobalizowane, niezależne od lokalizacji, witaj ten impuls różnorodnych i międzykulturowych zespołów o zwiększonej wrażliwości i integracji. Ta praktyka pomoże nowicjuszom niezaznajomionym z kulturą Twojej firmy poczuć się komfortowo komunikując się z szerszym zespołem, niezależnie od tego, czy są nowicjuszami w miejscu pracy, czy po prostu nowicjuszami w Twoim miejscu pracy.

Oto bycie pewnym siebie komunikatorem w 2022 roku

Ponieważ praca zdalna prowadzi świat do przyjęcia asynchronicznych i wirtualnych platform komunikacyjnych, pracownicy wiedzy muszą doskonalić nową podstawową umiejętność: pewną komunikację w formie pisemnej i ustnej z wszelkiego rodzaju interesariuszami. Już dziś podejmij kroki, aby doskonalić te umiejętności i zwiększyć pewność siebie w rozmowach ze wszystkimi, od kolegi z zespołu po dyrektora generalnego. Nadszedł czas – to się opłaci w każdej nadchodzącej korespondencji.