Napisz skuteczną recenzję wydajności: przewodnik krok po kroku

Jednym z najważniejszych aspektów roli menedżera jest przekazywanie informacji zwrotnej, która informuje, edukuje i umożliwia członkom zespołu rozwój i odnoszenie sukcesów. Nigdzie nie jest to ważniejsze niż w ocenie wydajności. Przegląd wyników to najbardziej uporządkowana okazja dla menedżerów do oceny wyników pracowników, przekazania ustnej i pisemnej informacji zwrotnej oraz ustalenia celów przyszłego rozwoju.

Dobrze wykonane, sprzyja także otwartej komunikacji między menedżerami a pracownikami i sprawia, że ​​pracownik czuje się doceniony i ma jasność co do tego, w jaki sposób może dalej odnosić sukcesy na swojej roli. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak pisać i przeprowadzać konstruktywne, wpływowe recenzje wyników.

Co to jest ocena wyników?

Przegląd wyników to formalna, ustrukturyzowana ocena wyników pracy, obejmująca osiągnięcia i obszary wymagające poprawy, zapewniająca informację zwrotną niezbędną do rozwoju zawodowego.

Przegląd wyników może mieć formę kompleksowej rocznej oceny wyników przeprowadzanej przez menedżera, bardziej całościowego przeglądu 360 stopni, zawierającego informacje zwrotne z miejsca pracy od przełożonych, współpracowników i podwładnych, lub oceny wzajemnej, która zawiera cenne informacje zwrotne na temat pracy zespołowej i współpracy umiejętności od współpracowników ściśle współpracujących z pracownikiem. Przeglądy wyników mogą również obejmować placówki edukacyjne, gdzie wzajemne oceny mogą mieć wpływ.

We wszystkich przypadkach ocena wyników jest kluczowym narzędziem zaprojektowanym w celu wspierania wzrostu i sukcesu poprzez ciągłe doskonalenie oraz dostosowanie celów indywidualnych i biznesowych.

Przegląd wyników może również służyć jako ważne narzędzie do formalnego dokumentowania niezadowalającego zachowania lub wyników, w celu wytyczenia kierunku poprawy lub potencjalnego doprowadzenia do rozwiązania umowy o pracę.

3 kluczowe elementy skutecznej oceny wyników

Skuteczna ocena wyników opiera się na trzech zasadniczych elementach, które zapewniają wszechstronną, uczciwą i produktywną ocenę:

1 Jasne cele

Twojemu pracownikowi należy wyznaczyć jasne cele SMART – szczegółowe, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie cele i obowiązki – w drodze komunikacji wewnętrznej na długo przed oceną wyników. Te jasne cele stanowią mapę drogową Twojego pracownika do osiągnięcia sukcesu na swoim stanowisku. Są także Twoim podręcznikiem oceny wydajności; Twoja ocena powinna skupiać się na tym, jak sobie poradzili w odniesieniu do wyznaczonych im celów.

Przykłady jasnych celów wydajnościowych

• Popraw wynik zadowolenia klientów swojego działu z 81% do 85% i zwiększ wynik zadowolenia klientów swojego działu z 85% do 90%, wdrażając dwie nowe inicjatywy obsługi klienta w ciągu najbliższych sześciu miesięcy.
• Opracuj i wprowadź na rynek nową funkcję produktu, która będzie odpowiadać najważniejszym żądaniom naszych użytkowników, określonym w najnowszej ankiecie przeprowadzonej przez zespół pod koniec trzeciego kwartału.
• Zmniejszenie wskaźników przekroczeń projektów z 15% do 5% poprzez poprawę alokacji zasobów w następnym roku; wprowadzić cotygodniowe kontrole postępów w następnym kwartale, aby mieć pewność, że tak się stanie.

2 Zrównoważone sprzężenie zwrotne

Zrównoważony feedback obejmuje osiągnięcia i obszary wymagające poprawy. Obydwa są ważne w ocenie wyników.

Każdy pracownik cieszy się uznaniem za dobrze wykonaną pracę. Przegląd wyników to czas, aby szczegółowo uczcić te osiągnięcia. To uznanie wzmacnia poczucie osobistej dumy, podnosi morale i inspiruje ciągłą chęć rozwoju zawodowego w firmie. Pochwała za osiągnięcia ułatwia także przyjęcie konstruktywnej krytyki, co jest niezbędne, aby pomóc pracownikowi w rozwoju i awansie na zajmowanym stanowisku.

Niezależnie od tego, czy informacja zwrotna jest pozytywna, czy negatywna, powinna być poparta konkretnymi przykładami i danymi, takimi jak notatki, e-maile lub wymierne wyniki. To podejście oparte na dowodach zapewnia przejrzystość, edukuje pracowników na temat ich wpływu oraz demonstruje Twoją wiedzę i inwestycje w ich wysiłki i sukces.

3 Bądź konkretny, odpowiedni i możliwy do podjęcia

Wyobraź sobie, że jedyną informacją zwrotną, jaką przekazałeś podczas oceny wyników, było: „Musisz poprawić swoją pracę”. Bez zidentyfikowania aspektów wymagających poprawy, kontekstu lub powiązania z rolą lub obowiązkami pracownika, lub bez wskazówek, jak ulepszyć lub jakie kroki należy podjąć w następnej kolejności, Twoja opinia nie jest cenna dla doskonalenia, wzrostu lub rozwoju pracownika ani dla pomagania Tobie i Twój zespół wydobędzie z członka swojego zespołu to, co najlepsze.

Dlatego też informacja zwrotna powinna być zawsze konkretna, istotna i nakierowana na podjęcie działań:

Konkretnainformacja zwrotna pozwala pracownikowi dokładnie zrozumieć, o czym mówisz.

Odpowiednia informacjazwrotnagwarantuje, że przekazujesz informację zwrotną, na którą pracownik ma wpływ i która jest istotna dla prowadzonej dyskusji.

Informacje zwrotne, które można zastosować,dają pracownikowi jasne zrozumienie kolejnych kroków, niezależnie od tego, czy chodzi o poprawę wyników, czy o utrzymanie doskonałej pracy.

Bardziej konkretne, trafne i wykonalne stwierdzenie dotyczące potrzeby poprawy wydajności mogłoby brzmieć: „Zauważyłem, że Wasze raporty często zawierają nieścisłości w analizie danych. Na przykład w ostatnim raporcie poziom błędu wynosił 10%. Aby je ulepszyć, zalecamy ponowne sprawdzenie obliczeń i skorzystanie z naszych narzędzi do weryfikacji danych przed przesłaniem. Zaplanujmy także czas na wspólną recenzję tych narzędzi”.

Przykłady skutecznego feedbacku

• „Twoje umiejętności prezentacji znacznie się poprawiły. Raport kwartalny, który dostarczyłeś w zeszłym miesiącu, był jasny, zwięzły i dobrze przyjęty przez zespół kierowniczy.
• „Chociaż Twoje umiejętności techniczne są duże, istnieje możliwość ulepszenia zarządzania projektami. Zalecam skupienie się na oszacowaniu harmonogramu i alokacji zasobów w nadchodzącym kwartale.”
• „W ciągu ostatnich trzech miesięcy zaobserwowałem, że konsekwentnie dotrzymujecie terminów projektów, ale często kosztem morale zespołu. Na przykład w ostatniej kampanii marketingowej członkowie zespołu zgłosili, że przez dwa tygodnie z rzędu pracowali w nadgodzinach. W przyszłości chciałbym, abyś skupił się na doskonaleniu umiejętności delegowania zadań. Zorganizujmy spotkanie, aby omówić strategie bardziej równomiernego podziału zadań i zbadać techniki zarządzania czasem, które mogą pomóc w utrzymaniu zarówno wydajności, jak i dobrego samopoczucia zespołu”.

7 kroków do pisania i przeprowadzania recenzji wyników

Pisanie i przeprowadzanie znaczących recenzji wyników wymaga czasu i wysiłku. Ale korzyści znacznie przewyższają koszty. Oprócz docenienia pracowników za ich pracę i przekazania przydatnych informacji zwrotnych na temat ich wyników, Twoja recenzja będzie promować ciągłą otwartą komunikację, pomoże jasno określić oczekiwania i położy podwaliny pod przyszły sukces członków Twojego zespołu.

Aby usprawnić swoje wysiłki i osiągnąć optymalne wyniki, postępuj zgodnie z siedmioma najlepszymi praktykami dotyczącymi oceny wyników:

1 Poproś pracowników o przeprowadzenie samooceny

Samoocena pracowników, w ramach której pracownik przedstawia pisemną ocenę swojej pracy, jest jedną z kilku skutecznych metod oceny pracowników, przynoszących korzyści pracownikowi i menedżerowi.

Dla pracownika autorefleksja jest okazją do podkreślenia osiągnięć, które mogły pozostać niezauważone, rozpoznania obszarów wymagających poprawy i zdobycia większej samoświadomości.

Dla menedżera jest to okazja, aby spojrzeć na wyniki pracy oczami pracownika i uzyskać informacje, które pomogą w dokładniejszej, całościowej ocenie wyników.

2 Zbierz kompleksowe dane na poparcie swojej oceny

Korzystanie z danych w celu sformułowania recenzji jest jedną z najskuteczniejszych strategii oceny wyników.

Dane dostarczają jednoznacznych dowodów na to, jak pracownik radził sobie z celami SMART lub udokumentowanymi rolami i obowiązkami. Uzbrojeni w dane zyskasz jaśniejszy wgląd w wyniki swoich pracowników, co umożliwi Ci sporządzenie obiektywnej, świadomej i konstruktywnej oceny. Dane mogą również dostarczać konkretnych przykładów, które należy uwzględnić w pisemnej ocenie i punktach do dyskusji podczas przeprowadzania oceny wyników.

Poszukując danych dotyczących oceny wyników, zbieraj je z różnych źródeł: opinie rówieśników, recenzje klientów, wyniki projektu, rejestry obecności, dane dotyczące sprzedaży i wcześniejsze wskaźniki wydajności zapewniają większy widok 360 stopni i mniejsze ryzyko niezamierzonej stronniczości.

3 Napisz recenzję wydajności

Kiedy połączysz cele SMART, notatki z samooceny i dane, powinieneś mieć jasny obraz wyników pracownika. Skorzystaj z tych informacji, aby napisać recenzję wydajności.

Zacznij od pozytywów, zanim przejdziesz do obszarów wymagających poprawy. Szczera pochwała pomaga złagodzić wszelkie negatywne opinie. Staraj się, aby każda konstruktywna informacja zwrotna zawierała trzy pozytywne komentarze w stosunku 3:1 i starannie dobieraj słowa. Taka równowaga sprawia, że ​​pracownicy czują się doceniani i dostrzegają obszary wymagające poprawy.

Aby uzyskać najlepsze wyniki, pamiętaj o określeniu obszarów wymagających poprawy jako możliwości rozwoju, a nie porażek. Użyj modelu „sytuacja – zachowanie – wpływ”, aby zachować obiektywność informacji zwrotnej. Powinieneś opisać:

• Sytuacja
• Zaobserwowane zachowanie
• Jego wpływ na zespół lub organizację

Dzięki temu stylowi komunikacji typu „pokaż, nie mów” Twoja opinia będzie bardziej wiarygodna i zrozumiała. Na koniec umieść odpowiednie dane, statystyki i przykłady w pisemnym dokumencie i zanotuj wszelkie dodatkowe dane lub przykłady, które możesz chcieć przeanalizować podczas spotkania oceniającego wyniki.

Szukasz dalszych wskazówek? Zobacz przykłady recenzji wyników i dowiedz się, jak ulepszyć swoje pisanie.

4 Przeprowadź spotkanie poświęcone przeglądowi wyników

Spotkania poświęcone przeglądowi wyników mogą wywołać u pracowników mieszankę oczekiwania i niepokoju, szczególnie gdy premie są powiązane z indywidualnymi celami lub istnieją znane problemy z wynikami, którymi należy się zająć. Z tych powodów ważne jest, aby na początku spotkania stworzyć spokojną, profesjonalną i konstruktywną atmosferę.

Zacznij od wybrania cichego, wygodnego miejsca na spotkanie, w którym nie będzie nic rozpraszającego ani potencjalnego usłyszenia rozmowy przez innych pracowników.

Rozpocznij spotkanie krótką, swobodną rozmową, która pomoże pracownikowi się zrelaksować: ciepłe powitanie i krótkie przekomarzanie się mogą bardzo pomóc w uspokojeniu nerwów. Następnie jasno wyjaśnij cel i strukturę recenzji.

Przeglądając recenzję i przekazując wyważone opinie, zacznij od pozytywów. Wyróżnij konkretne osiągnięcia i wkład. Wprowadź szczegóły i udostępnij posiadane dane, aby podkreślić swoją świadomość ich wysiłków.

Jeśli musisz zająć się drażliwymi kwestiami, takimi jak słaba wydajność w pracy, problemy behawioralne lub konflikty w miejscu pracy, pamiętaj o tym, jak do nich podchodzisz. Ogólnie rzecz biorąc, bezpośrednie podejście w połączeniu z empatią działa najlepiej. Mówiąc konkretnie o obawach, skupiaj się na zachowaniach i wynikach, a nie na cechach osobistych. Podaj jasne, wykonalne sugestie dotyczące ulepszeń, aby skutecznie kierować pracownikiem.

Skorzystaj z jednej z najważniejszych technik przekazywania informacji zwrotnej pracownikom: Zachęcaj do rozmowy, zadając pytania otwarte, które pozwolą poznać perspektywę pracownika. Przykładem może być: „Co sądzisz o tym, co udostępniłem?” Pokazuje to, że cenisz ich wkład, i tworzy dla pracownika bardziej angażujące doświadczenie oparte na współpracy. Podczas spotkania aktywnie słuchaj, w razie potrzeby rób notatki i okazuj prawdziwe zainteresowanie ich uwagami.

5 Stosuj skuteczne techniki komunikacji

W komunikacji dotyczącej oceny wyników nie powinno być żadnych szarych obszarów. Skuteczna komunikacja to różnica pomiędzy recenzją zawierającą jasną informację zwrotną, zrozumieniem kolejnych kroków i pozytywnym wynikiem a przygnębionym, zdezorientowanym lub prawdopodobnie niezadowolonym pracownikiem, który nie jest pewien, jak pomyślnie postępować. Oto pięć sposobów na zapewnienie jasnej i skutecznej komunikacji:

• Stosuj techniki aktywnego słuchania: Utrzymuj kontakt wzrokowy i przekazuj werbalne i niewerbalne sygnały, aby zademonstrować zaangażowanie.
• Omawiając wskaźniki wydajności lub oczekiwania, używaj jasnego, zwięzłego języka i unikaj żargonu lub dwuznaczności.
• Praktykuj empatię: w trakcie rozmowy uwzględniaj punkt widzenia i emocje pracownika.
• Podsumuj kluczowe punkty i poproś o potwierdzenie, aby upewnić się, że Ty i Twój pracownik jesteście zgodni.
• Użyj ćwiczeń polegających na odgrywaniu ról, aby ćwiczyć poruszanie drażliwych tematów. Możesz zatrudnić kolegę, który będzie pełnił rolę pracownika i będzie udzielał różnych odpowiedzi na konstruktywne uwagi dotyczące hipotetycznego problemu z wydajnością.

6 Zaplanuj wizytę następczą po przeglądzie

Po przeglądzie wyników zorganizuj spotkanie uzupełniające, aby utrwalić dyskusję i wyznaczyć jasną ścieżkę dalszych działań. To Twoja szansa na wspólne ustalenie nowych, wykonalnych planów, które są zgodne z rolą pracownika, potrzebami rozwojowymi i celami firmy.

Rozpocznij działania następcze po przeglądzie od podsumowania kluczowych punktów przeglądu, w tym mocnych stron, które można wykorzystać, oraz obszarów wymagających poprawy. Następnie współpracuj z pracownikiem, aby ustalić nowe cele SMART, które dotyczą zidentyfikowanych obszarów wzrostu.

Na przykład, jeśli jako obszar wymagający rozwoju wskazano umiejętności komunikacyjne, celem mogłoby być: „Ukończ kurs zaawansowanych umiejętności prezentacji i wyprowadź trzy prezentacje zespołowe w ciągu najbliższych sześciu miesięcy”.

Utwórz szczegółowy plan działania dla każdego celu, określając konkretne kroki, potrzebne zasoby i kamienie milowe. Upewnij się, że plan obejmuje regularne kontrole lub przeglądy rozwoju pracowników w celu monitorowania postępów i zapewniania ciągłego wsparcia.

To oparte na współpracy podejście nie tylko wzmacnia zaangażowanie pracownika w jego rozwój, ale także pokazuje, że Ty i Twoja organizacja inwestujecie w ich sukces.

Ustalając jasne, mierzalne cele i ustrukturyzowany plan osiągnięć, przygotowujesz grunt pod ciągłe doskonalenie i lepszą wydajność w nadchodzącym okresie przeglądu.

7 Bieżące wsparcie i odprawy

Nie wystarczy przedstawić recenzję, ustalić kolejne kroki, a następnie zająć się swoim biznesem. Jako menedżer Twojego pracownika, niewielki, ciągły wysiłek z Twojej strony znacznie pomoże we wzmocnieniu celów i sukcesie, zapewnieniu możliwości uzyskania informacji zwrotnej i zadawania pytań oraz zapewnieniu Twojemu pracownikowi wsparcia na jego drodze rozwojowej.

Jedną ze skutecznych strategii jest zaplanowanie krótkich, nieformalnych spotkań nadrabiających zaległości. Umów się na szybką, cykliczną pogawędkę przy kawie lub wydzielony czas podczas spotkań indywidualnych w celu omówienia postępów i wyzwań, tworzy konstruktywne i wspierające środowisko umożliwiające osiągnięcie sukcesu. Ponadto świętowanie małych zwycięstw może podnieść morale i utrzymać motywację, gdy Ty i Twój pracownik będziecie zbliżać się do kolejnej oceny wyników.

Kluczowe punkty

• Ustal jasne cele SMART dotyczące wydajności pracowników.
• Przekazuj wyważoną informację zwrotną, która docenia osiągnięcia i identyfikuje obszary wymagające poprawy.
• Upewnij się, że informacja zwrotna jest konkretna, istotna i możliwa do podjęcia.
• Promuj kulturę ciągłego feedbacku i rozwoju poprzez regularne meldunki, które wzmacniają cele, zapewniają wsparcie i informacje zwrotne, omawiają postępy i wyzwania oraz świętują małe zwycięstwa po drodze.

Często zadawane pytania dotyczące recenzji wydajności

Jak często należy przeprowadzać przeglądy wyników?

W idealnym przypadku oceny wyników powinny być przeprowadzane co najmniej raz w roku, ale częstsze kontrole – na przykład co kwartał lub dwa razy w roku – mogą poprawić komunikację i rozwój. Takie podejście sprzyja kulturze ciągłego doskonalenia i pozwala na terminowe dostosowywanie celów i oczekiwań dotyczących wyników.

Jak rozwiązać problemy z wydajnością bez demotywowania pracowników?

Aby rozwiązać problemy z wydajnością bez demotywowania pracowników, korzystaj z faktów, a nie opinii i bezpośredniego podejścia połączonego z empatią. Skoncentruj się na konkretnych zachowaniach i wynikach, a nie na cechach osobistych. Dostarczaj jasne, wykonalne sugestie dotyczące ulepszeń, wyznaczaj obszary rozwoju jako możliwości wzrostu i korzystaj z modelu „sytuacja-zachowanie-wpływ”, aby informacje zwrotne były obiektywne i możliwe do odniesienia.

Jakie są najlepsze praktyki dokumentowania ocen wyników?

Najlepsze praktyki dokumentowania ocen wyników obejmują gromadzenie kompleksowych danych z różnych źródeł, dzięki czemu można dokonać oceny w oparciu o fakty, a nie opinie. Sformułuj swoją opinię tak, aby odnieść sukces: Zacznij od osiągnięć, a następnie staraj się uzyskać stosunek pozytywnych komentarzy do konstruktywnej informacji zwrotnej wynoszący 3:1, stosując model „sytuacja-zachowanie-wpływ” w celu zapewnienia obiektywizmu. Dołącz odpowiednie dane, statystyki i przykłady na poparcie oceny.