Jak korzystać z osobistego Kanbana i stać się niesamowicie produktywnym

Osobisty Kanban może pomóc w kreatywnym zrównoważeniu prowadzenia firmy z pracą nad własnym rzemiosłem. W tym przewodniku wyjaśniono, jak to działa.

Szukasz idealnego systemu produktywności osobistej dla swojej kreatywnej firmy?

Najpierw zła wiadomość: nie istnieje. Podobnie jak w przypadku oprogramowania do stron docelowych, musisz wykonać pracę bez względu na system.

A teraz dobra wiadomość: Kanban to łatwy w użyciu i łatwy do nauczenia się system, który może pomóc uniknąć poczucia przytłoczenia tymi niekończącymi się listami rzeczy do zrobienia. Możesz do tego użyć tablicy lub narzędzia takiego jak Trello.

Zanurzmy się.

Co to jest Kanban?

Kanban to zwinna metoda tworzenia produktów w oparciu o ciągłe dostawy. System ten wywodzi się z japońskiego systemu produkcyjnego.

Inżynier przemysłowy Toyoty, Taiichi Ohno, stworzył system, aby pomóc zapracowanym kierownikom fabryk w radzeniu sobie ze skomplikowanymi projektami i obciążeniami.

Co to jest osobisty Kanban i jak działa?

Personal Kanban to adaptacja metodyki zwinnej dla osób indywidualnych, a nawet właścicieli małych firm. Działa poprzez zmuszanie użytkowników do wizualizacji pracy w jednym miejscu i ograniczanie tego, nad czym pracują.

Jim Benson i Tonianne DeMaria Barry przedstawiają te dwie zasady za pomocą tego systemu produktywności w swojej dość znakomitej książce Personal Kanban.

1. Wizualizuj swoją pracę
2. Ogranicz swoją pracę w toku (WIP)

O zasadzie pierwszej powiedzieli: „Kiedy patrzymy na pracę w jej różnych kontekstach, prawdziwe kompromisy stają się wyraźne. Mamy teraz fizyczny zapis wszystkich tych żądań dotyczących naszego czasu. To szersze spojrzenie na naszą pracę i nasz kontekst pozwala nam podejmować lepsze decyzje.

I dodali o zasadzie drugiej: „Ograniczenie WIP daje nam czas na skupienie, szybką pracę, spokojne reagowanie na zmiany i wykonanie przemyślanej pracy”.

Krok 1: Przygotuj tablicę Kanban

Podziel tablicę na trzy kolumny. Jeśli jej nie masz, rozważ zakup tablicy Magic Whiteboard i przymocowanie jej do ściany lub nawet podzielenie dużego notatnika A4 lub Letter.

Oznacz pierwszą kolumnę „Do zrobienia”, drugą „Robię”, a trzecią „Gotowe”.

Pierwsza kolumna służy do przechwytywania elementu pracy na nowej liście rzeczy do zrobienia. Drugi do decydowania, nad czym będziesz teraz pracować, a trzeci do nagrywania tego, co skończyłeś.

Pamiętaj, aby uniknąć klasycznego błędu związanego z produktywnością, polegającego na przekształceniu projektu w zadanie. Realizacja projektu wymaga serii zadań (lub kart). Możesz również użyć karteczek samoprzylepnych do przedstawienia karty Kaban.

Krok 2: Pracuj z Kanbanem

Dodaj elementy lub karty do kolumny „Do zrobienia” na tablicy Kanban za pomocą znacznika lub karteczek samoprzylepnych.

Użyj czasownika czynnościowego i zapisz zadanie, o którym mowa. Jeśli przeprowadzasz się do domu, może to być „Zatrudnij firmę przeprowadzkową”. Alternatywnie, jeśli przygotowujesz dużą prezentację, może to być „Zdjęcia źródłowe”.

Gdy będziesz gotowy do pracy, przeciągnij element lub zadanie z kolumny „Do zrobienia” do „Wykonywanie”.

Zazwyczaj uważam za rozsądne umieszczenie nie więcej niż trzech pozycji w kolumnie „Robię”. Ogranicza to moją pracę w toku i pomaga wizualizować to, nad czym pracuję. (Pamiętaj o zasadach!)

Po zakończeniu pracy przeciągnij kompletne zadanie z kolumny „Wykonywanie” do kolumny „Gotowe”. Następnie przeciągnij kolejną kartę Kanban z „Do zrobienia” na „Doing”.

Krok 3: Przejrzyj swoją tablicę

Podczas pracy będziesz naturalnie przeciągać zadania z lewej na prawą stronę tablicy.

Prosta czynność przeciągania zadania z jednej kolumny do drugiej zmusza cię do ustalenia priorytetów. Zachęca również do regularnego przeglądania listy rzeczy do zrobienia.

Ten sposób pracy sprzyja stanowi przepływu. Akt przenoszenia kart z jednej kolumny do drugiej jest satysfakcjonujący. Możesz szybko zobaczyć zadania łatwe do wykonania, te, które zajmują dużo czasu, a nawet zadania, w których utknąłeś. Benson powiedział mi,

„Najczęstszym błędem byłoby nieograniczanie pracy w toku… Ludzie czasami pomijają drugą, ponieważ jest„ zbyt wiele do zrobienia ”, co, jak na ironię, jest przede wszystkim celem limitu WIP”.

Jima Bensona

Gdy opanujesz już metodę Kanban, dodaj dodatkowe kolumny do swojej osobistej tablicy Kanban lub aplikacji Kanban.

Na przykład utworzyłem kolumnę o nazwie „Oczekiwanie na”, aby przechwytywać zadania, w których jestem zablokowany i takie, w których potrzebuję, aby ktoś się do mnie odezwał. Stworzyłem również kolumnę „Dalej” dla zadań, nad którymi chciałem pracować w ciągu dnia roboczego, ale nie od razu.

Wskazówka: jeśli potrzebujesz inspiracji, wyszukaj w Grafice Google hasło „Osobista tablica Kanban”.

Polecane narzędzia Kanban

Kiedy zacząłem używać Osobistego Kanbana, przetestowałem dużą tablicę i notatnik. Oba narzędzia działają dobrze i pomogą Ci opanować podstawy Kanbana. Za pomocą tej metody każdy może zarejestrować otwarte i ukończone zadanie.

Kiedy już poczujesz, jak działa ten system produktywności i jest on częścią Twojego tygodnia pracy, jesteś gotowy na cyfrową osobistą tablicę Kaban.

Trello to internetowa aplikacja do zarządzania projektami. Zasadniczo jest to rodzaj oprogramowania Kanban. Możesz przesyłać pliki do swoich zadań lub kart, oznaczać je, ustawiać terminy i tak dalej.

Przesyłanie załączników do kart jest przydatne do gromadzenia całej swojej pracy w jednym miejscu. Podobnie korzystałem z funkcji współpracy aplikacji Trello do pracy z zewnętrznymi kontrahentami.

Chociaż lubię Trello za produktywność osobistą, polecam najpierw zapoznać się z Kanbanem na tablicy lub systemie analogowym. W końcu narzędzie jest zawsze mniej ważne niż wykonanie pracy. Następnie możesz przejść do dedykowanej aplikacji lub oprogramowania.

Wypróbuj osobisty Kanban już dziś

Nie ma idealnego narzędzia Kaban. Jeśli twoja prosta lista rzeczy do zrobienia pomaga ci wykonać zadanie, trzymaj się jej.

Przez lata wypróbowałem wiele programów do zarządzania projektami. Największym problemem jest to, że duża lista może czasami wydawać się przytłaczająca.

Jeśli tak się dzieje, nauczenie się Personal Kanban nie zajmuje dużo czasu i pomoże ci zarządzać codzienną pracą bez poczucia przytłoczenia. Ten osobisty system produktywności pomaga również w wizualizacji pracy w jednym miejscu. Lub, jak powiedział Benson,

„System został zaprojektowany tak, aby zapewniał elastyczność dzięki niewielkiemu zestawowi reguł. To główny powód, dla którego widzieliśmy, jak został przyjęty w każdym kraju i każdej branży na świecie – w tym w domu. Dzieci dobrze się bawią, wypełniając swoje obowiązki. Zespoły inteligentnie rozwiązują złożone problemy. Prace projektowe i środowiskowe można łatwo zwizualizować i ukończyć”.

Jima Bensona

Wersja tego postu pierwotnie ukazała się w Forbes.

Jest to również zredagowany fragment rozdziału z mojej nowej książki This Is Working: Focus on What Matters and Get the Results You Deserve.

Sprzedaż

To działa: skoncentruj się na tym, co jest ważne i uzyskaj wyniki, na które zasługujesz

• Collins, Bryan (autor)
• angielski (język publikacji)
• 296 stron - 27.05.2019 (data publikacji) - Nielsen (wydawca)

Kup na Amazonie

Często zadawane pytania