8 zwrotów zachęcających do wiosennych porządków z Twoich e-maili

Złe nawyki związane z pisaniem gromadzą się niczym bałagan w domu. Warto od czasu do czasu pozbyć się nadmiaru kubków do kawy i zapomnianych T-shirtów, dlaczego więc nie zrobić podobnego podsumowania, aby pozbyć się z e-maili kilku stereotypów i głęboko „meh” wyrażeń w miejscu pracy?

Powinniśmy przyznać, że my też jesteśmy winni: okazuje się, że nazywanie klisz „wytartymi” jest samo w sobie czymś w rodzaju banału, więc to usunęliśmy. Rzeczywiście, twój skromny autor nie jest dumny, myśląc o liczbie całkowicie pozbawionych życia e-maili, w których „wysłał” je zmiksuj. Wszyscy możemy działać lepiej.

Mając to na uwadze, zebraliśmy niektóre z bardziej nijakich, przestarzałych i ogólnie kiepskich zwrotów, które możesz wyrzucić podczas wiosennych porządków w e-mailach, wraz z kilkoma schludnymi, przejrzystymi alternatywami.

1 Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Cię w dobrym zdrowiu.

Możesz mieć to na myśli w troskliwy sposób, ale to sformułowanie jest tak wyczerpane i ogólne, że obecnie istnieje ryzyko sugerowania czegoś przeciwnego: mniej przemyślanego sentymentu, a tylko bezsensownej plewy.

Często najlepiej jest zakreślić ten fragment i przejść do sedna, ale jeśli naprawdę chcesz dodać kolejną linijkę po swoim pozdrowieniu, podziękuj czytelnikowi, rozmawiając z nim konkretnie:

Bardzo podoba mi się Twój najnowszy wpis na blogu.

Doceniam twoją prezentację z zeszłego tygodnia na temat obniżania emisji gazów cieplarnianych przez nasze serwery.

Zdjęcia Twojego nowego szczeniaka, które udostępniłeś na Slacku, są urocze.

Jeśli piszesz do kogoś, kogo nie znasz zbyt dobrze lub w ogóle, możesz go komplementować lub zacząć od podpowiedzi na temat tego, jak się poznaliście lub dlaczego się kontaktujecie:

Spotkaliśmy się na krótko na konferencji za pośrednictwem naszego wspólnego przyjaciela Arjuna.

Dwie osoby powiedziały mi, że będziesz idealnym gościem naszego podcastu.

Celem jest pokazanie czytelnikowi, że przemyślałeś to, co piszesz.

2 Po prostu kontynuuję. . .

Możesz użyć tego przepracowanego wyrażenia, szturchając osobę, która nie odpowiedziała na e-mail. Czasami jest to konieczne, ale to zdanie zbyt często nie spełnia swojego celu, jakim jest uzyskanie odpowiedzi. Warto więc najpierw zadać sobie pytanie: „Czy moja wiadomość wymaga odpowiedzi?” Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, znajdź bardziej bezpośrednią opcję.

Nieoptymalny przykład 1:Po prostu obserwuję, czy jest jakieś zainteresowanie domeną . . .[na przykład komunikat prasowy]

Sugestia:Szczerze mówiąc, zalecamy całkowite przecięcie linii.

Nieoptymalny przykład 2:Sprawdzam, czy masz jakieś uwagi, zanim wyślemy tę iterację do klienta.

Sugestia:Klient oczekuje czegoś od nas dziś po południu, więc chciałbym wprowadzić ostateczne poprawki do południa.

Zauważ, że ostatnia sugestia pozwala przekazać więcej informacji – w bardziej przekonujący sposób – bez bycia dłuższym lub mniej uprzejmym.

3 Właśnie krążę z powrotem. . .

Wszystkie te same problemy, co powyżej, z wyjątkiem większej liczby rond. Można się bez tego obejść.

4 Nowa normalność

Niewyczerpująca lista powodów, dla których należy wycofać to wyrażenie, może obejmować to, że jest ono nadużywane i niejasne, nie sprawia, że ​​nikt, kto je pisze lub czyta, czuje się dobrze, a także że rzekomo potwierdza szereg nieprzyjemnych rzeczywistości, prawdopodobnie je minimalizując.

Może to być taki, który po prostu wyrzucisz i pójdziesz dalej:

Nieoptymalny przykład:nasz zespół wciąż dostosowuje się do nowej normalności i musimy odpowiednio przeprojektować proces rozmowy kwalifikacyjnej.

Sugestia 1:Nadszedł czas na zmianę naszego procesu rozmowy kwalifikacyjnej.

Inną dobrą opcją jest sformułowanie bardziej szczegółowego i odrobinę bardziej ludzkiego:

Sugestia 2:Pandemia zrujnowała nasz stary proces rozmów kwalifikacyjnych, więc poświęćmy trochę czasu na opracowanie nowego.

Nie wydaje się to tak, jakby napisał to komputer, niż w przykładzie, od którego zaczęliśmy – i to w mniejszej liczbie słów.

5 Jak omówiono. . .

Jest to powszechnie używane, gdy e-mail odnosi się do zadań do wykonania po spotkaniu, ale zwykle jest niejasny. Zadaj sobie pytanie: „Jak lepiej przypomnieć czytelnikowi, o której rozmowie mówię?”

Nieoptymalny przykład:Jak omówiono podczas środowego spotkania całego personelu, przygotowałem teraz wersję załączoną do wytycznych.

Sugestia 1:Na podstawie opinii pracowników, którzy chcą przyprowadzać psy do biura, przygotowałem kilka wytycznych.

Sugestia 2:Zawsze przyprowadzaj psy do biura.

(To ostatnie to żart. W pewnym sensie.)

6 Przepraszamy za opóźnienie.

Jedną z zalet poczty e-mail jest to, że często możesz poczekać z odpowiedzią do następnego spotkania lub po obiedzie — a nawet do jutra. Jak często naprawdę musisz przepraszać za korzystanie z tej funkcji?

Podobnie jak w przypadku wielu innych powyższych wyrażeń, często można porzucić ten pomysł bez jego zastępowania, ale jeśli musisz go użyć, poszukaj sposobów, aby uczynić go nowym lub odrębnym. Twój naprawdę raz przeprosił za zapomnienie e-maila w piątkowe popołudnie, parafrazując czcigodnego Gandalfa: Ciemność przyjęła moją odpowiedź i „wymknęła się spod kontroli i czasu”.

I tak udało mi się pozyskać pracę od tego redaktora, więc chociaż punkty za pomysłowość?

7 Jeśli nie, nie martw się!

Chcemy, abyś wiedział, że możesz poprosić o pomoc w pracy lub poinformować czytelnika, że ​​musisz coś dokończyć przed wyznaczonym terminem. To nie jest bycie władczym; to po prostu prawda.

Nieoptymalny przykład:Czy byłoby możliwe, aby dać mi znać, czy jesteś zainteresowany dzisiaj do 16:00? Jeśli nie, nie martw się!

Sugestia:Mój zespół chce jeszcze dzisiaj sfinalizować skład panelu, więc jeśli bierzesz udział w grze, daj mi znać do 16:00

Warto zaznaczyć, że ostatnia propozycja zajmuje nieco więcej miejsca. To jest dozwolone. Ty też.

8 Czekam z niecierpliwością na Twoją odpowiedź.

Co by oznaczało treść e-maila, który piszesz, gdyby nie byłato prawda? Pojęcie to wydaje się być nieistotne i łatwe do usunięcia, ale jeśli chcesz podkreślić, że oczekujesz szybkiej odpowiedzi, spróbuj skorzystać z ostatniego przykładu powyżej, który podaje zarówno powód, jak i konkretne ramy czasowe.

Jeśli zauważyłeś tutaj motyw z naszymi sugestiami, być może wiele form bałaganu w wiadomościach e-mail najlepiej po prostu usunąć, a nie zastępować. W końcu celem wiosennych porządków nie jest ulepszanie rzeczy, których nigdy nie używasz, ale pozbycie się ich. Podobnie jak w przypadku schludnego domu, to samo dotyczy uporządkowanych e-maili: jednym z największych luksusów jest pusta przestrzeń.