8 zwrotów do wiosennego porządkowania z e-maili
Opublikowany: 2022-03-29Złe nawyki związane z pisaniem nawarstwiają się jak bałagan w domu. Warto od czasu do czasu pozbyć się nadmiaru kubków do kawy i zapomnianych T-shirtów, dlaczego więc nie zrobić podobnego zapasu, aby pozbyć się e-maili z kilku frazesów i głęboko „meh” w miejscu pracy?
Powinniśmy przyznać, że też jesteśmy winni: okazuje się, że nazywanie frazesów „nawiniętymi” samo w sobie jest czymś w rodzaju frazesu, więc usunęliśmy to. Rzeczywiście, twój skromny pisarz nie jest dumny, gdy myśli o ilości kompletnie pozbawionych życia e-maili, które „wysyła” w miazgę. Wszyscy możemy zrobić lepiej.
Mając to na uwadze, zebraliśmy niektóre z bardziej nijakich, nieświeżych i ogólnie podgwiezdnych fraz, które możesz zdecydować się wyrzucić podczas wiosennych porządków e-maili – wraz z kilkoma schludnymi, wyrazistymi alternatywami.
1 Mam nadzieję, że ten e-mail dobrze Cię zastanie.
Możesz mieć na to ochotę w troskliwy sposób, ale to zdanie jest tak wyczerpane i ogólnikowe, że może teraz sugerować coś przeciwnego: mniej przemyślanego sentymentu niż tylko bezsensowną sieczkę.
Często najlepiej jest uderzyć w ten fragment i przejść do sedna, ale jeśli naprawdę chcesz kolejną linijkę po powitaniu, podziękuj czytelnikowi, mówiąc do niego konkretnie:
Uwielbiam twój najnowszy post na blogu.
Doceniam twoją prezentację z zeszłego tygodnia na temat obniżania emisji dwutlenku węgla przez nasze serwery.
Zdjęcia Twojego nowego szczeniaka, które udostępniłeś na Slacku, są urocze.
Jeśli piszesz do kogoś, kogo nie znasz dobrze lub w ogóle, nadal możesz mu komplementować lub zacząć od jakiejś wskazówki dotyczącej tego, w jaki sposób jesteś znajomy lub dlaczego nawiązujesz kontakt:
Spotkaliśmy się krótko na konferencji za pośrednictwem naszego wspólnego przyjaciela Arjuna.
Dwie osoby powiedziały mi, że będziesz idealnym gościem naszego podcastu.
Celem jest pokazanie czytelnikowi, że włożyłeś myśli w to, co piszesz.
2 Kontynuacja . . .
Możesz zastosować tę przepracowaną frazę, zachęcając kogoś, kto nie odpowiedział na wiadomość e-mail. Czasami jest to konieczne, ale to zdanie zbyt często nie spełnia swojego celu, jakim jest uzyskanie odpowiedzi. Warto więc najpierw zadać sobie pytanie: „Czy moja wiadomość wymaga odpowiedzi?” Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, znajdź bardziej bezpośrednią opcję.
Nieoptymalny przykład 1: . . [na przykład informacja prasowa]
Sugestia: Szczerze, zalecamy całkowite przecięcie żyłki.
Nieoptymalny przykład 2: Sugestia: Zauważ, że ostatnia sugestia pozwala przekazać więcej informacji – bardziej przekonująco – bez dłuższego lub mniej uprzejmego.
3 Po prostu wracam. . .
Wszystkie te same problemy co powyżej, z wyjątkiem większej liczby ronda. Możesz się bez tego obejść.
4 Nowa normalna
Niewyczerpująca lista powodów, dla których to wyrażenie może zostać wycofane, może obejmować to, że jest ono nadużywane i niejasne, nie pozostawia nikogo, kto pisze lub czyta go z dobrym samopoczuciem, oraz że rzekomo uwzględnia szereg nieprzyjemnych realiów, prawdopodobnie je minimalizując.
To może być taki, który po prostu rzucasz i ruszasz dalej:
Nieoptymalny przykład: Sugestia 1: Inną dobrą opcją jest bycie bardziej szczegółowym i nieco bardziej ludzkim:
Sugestia 2: To znacznie mniej tak, jakby napisał to komputer, niż przykład, od którego zaczęliśmy – i to w mniejszej ilości słów.
5 Jak omówiono . . .
Jest to często używane, gdy wiadomość e-mail odnosi się do zadania po spotkaniu, ale zwykle jest niejasna. Zadaj sobie pytanie: „Jaki jest lepszy sposób na przypomnienie czytelnikowi, o jakiej rozmowie mam na myśli?”
Nieoptymalny przykład: Sugestia 1: Sugestia 2: (Ten ostatni to żart. Poniekąd.)
6 Przepraszamy za opóźnienie.
Jedną z zalet poczty e-mail jest to, że często możesz poczekać z odpowiedzią do następnego spotkania lub po obiedzie, a nawet do jutra. Jak często naprawdę musisz przepraszać za korzystanie z tej funkcji?
Podobnie jak w przypadku wielu innych wyrażeń powyżej, często można wyciąć ten pomysł bez zastępowania go, ale jeśli musisz go użyć, poszukaj sposobów na uczynienie go nowym lub wyróżniającym się. Naprawdę raz przeprosiłeś za zapomnienie e-maila z piątkowego popołudnia, parafrazując czcigodnego Gandalfa: Ciemność przyjęła moją odpowiedź i „odeszła od myśli i czasu”.
I tak udało mi się zdobyć pracę od tego redaktora, więc punkty przynajmniej za pomysłowość?
7 Jeśli nie, nie martw się!
Chcemy, abyś wiedział, że możesz poprosić o pomoc w pracy lub przekazać czytelnikowi, że musisz coś dokończyć przed upływem terminu. To nie jest bycie władczym; to tylko prawda.
Nieoptymalny przykład: Jeśli nie, nie martw się!
Sugestia: Warto zauważyć, że ostatnia propozycja zajmuje nieco więcej miejsca. To jest dozwolone. Ty też.
8 Czekam na Twoją odpowiedź.
Co by to powiedziało o e-mailu, który piszesz, gdyby to nie była prawda? To pojęcie wydaje się być nieistotne i łatwe do ucięcia, ale jeśli chcesz podkreślić, że chcesz otrzymać odpowiedź na czas, spróbuj skorzystać z ostatniego przykładu powyżej, który podaje zarówno powód, jak i konkretne ramy czasowe.
Jeśli zauważyłeś motyw z naszymi sugestiami tutaj, być może wiele form bałaganu w poczcie e-mail najlepiej po prostu usunąć, a nie zastąpić. W końcu celem wiosennych porządków nie jest ulepszanie rzeczy, których nigdy nie używasz, ale pozbywanie się ich. Podobnie jak w przypadku schludnego domu, to samo dotyczy uporządkowanych e-maili: wśród największych luksusów jest pusta przestrzeń.