Proszę znaleźć w załączniku: Czy musisz powiadomić swoich odbiorców?

Kiedy byłem nowy na rynku pracy i rozsyłałem CV (chociaż umawiam się na randki, przyznam, że było to na długo przed e-mailami), wysłałem moje starannie przygotowane listy motywacyjne z adnotacją:

W załączeniu znajduję moje CV.

Jeden z takich mailingów zaowocował wywiadem. Byłem tam w wyłożonym boazerią gabinecie nieskazitelnie wypielęgnowanego prawnika. Podczas gdy ja czekałam z niepokojem w dużym skórzanym fotelu z podnóżkiem, on siedział przy biurku, klikając pióro i skanując moje CV i list motywacyjny. Nagle spojrzał w górę i uśmiechnął się, wskazując na list. „Uwielbiam, gdy ludzie piszą »W załączeniu, proszę znaleźć moje CV«. Nawet nie wiedziałem, że twoje CV zaginęło!”

To był zawstydzający moment. Naśladowałam styl listów biznesowych, których uczono mnie na lekcjach pisania na maszynie w liceum, nie wspominając o każdym innym liście biznesowym, jaki widziałam lub otrzymałam. Ale ten rozmówca wskazał, jak bezsensowne i duszne może być biznesowe mówienie. Nigdy nie używałem w załączeniu, proszę znaleźć ponownie.

W dzisiejszych czasach bardziej prawdopodobne jest zwrócenie uwagi na załączniki niż elementy dołączone do listu wysłanego, ale ludzie nadal używają, proszę znaleźć załącznik przez cały czas. Czy ten biznesowy zapas pisania jest konieczny?

Czy jest jakiś powód do używania, który znajduje się w załączeniu ?

Nie! Nie ma potrzeby tego wyrażenia. I jest kilka świetnych powodów, aby to zrzucić.

Na początek brzmi duszno i ​​staroświecko. Nawet w formalnej korespondencji Twoim celem powinna być komunikacja w sposób bezpośredni, konwersacyjny, wolny od przegadania czy żargonu. W załączeniu znajduje się rozwlekły żargon w najgorszym wydaniu. Trochę zbędne jest również stwierdzenie, że coś jest dołączone, a następnie skierowanie odbiorcy, aby to znalazł.

Inną osobliwością z załączeniem, proszę , jest to, że jest to polecenie, gdy nie musi. Popularny blog w języku angielskim, Separed by a Common Language, przedstawia to w ten sposób:

Nie ma potrzeby dygotania drugiej osoby, aby znaleźć rzeczy, ponieważ zdanie to po prostu komunikat „Załączam dla ciebie dokument”. W rzeczywistości byłoby po prostu dziwne umieszczenie tego w innym formularzu wniosku, takim jak Czy mógłbyś znaleźć załączony dokument? lub byłbym bardzo wdzięczny za załączone dokumenty . To podkreśla, że ​​w załączeniu nie jest to zbyt duża prośba. Zamiast tego jest to ustalone zdanie w formie imperatywnej, które wykonuje niezbyt wymagającą pracę.

Czy „proszę znaleźć w załączeniu” jest podstawowym językiem prawniczym?

W załączeniu przeczytaj, jak w języku prawniczym, więc możesz się zastanawiać, czy jest to konieczne w dokumencie prawnym. Ekspert od pisania Bryan Garner mówi, że nie.

Widzisz zwroty w puszkach, takie jak załączone, znajdź i jak zawsze w literach. Są dobrze brzmiące, ale mało wydajne. Bez nich Twoje listy będą znacznie jaśniejsze i bardziej wciągające.

Czy proszę znaleźć załączony gramatycznie poprawny?

Technicznie rzecz biorąc, nie ma nic złego w powiedzeniu czegoś w stylu „Proszę znaleźć załączony dokument”. Chociaż find może oznaczać znalezienie czegoś, szukając tego (stąd stwierdzenie prawnika smart-aleca, że ​​moje CV musi zostać utracone), find oznacza również rozpoznanie lub odkrycie, że coś jest obecne. Ponieważ chcesz, aby odbiorca odkrył, co załączyłeś, znajdź prace.

Ale z powodów, które właśnie ci podałem powyżej, nadal lepiej tego unikać.

Jakie alternatywy można znaleźć w załączeniu ?

Łatwo uniknąć tego wyrażenia. Po prostu użyj bezpośredniego języka i pozbądź się żargonu biznesowego. Oto kilka alternatyw:

• Załączyłem [pozycja].
• Proszę spojrzeć na załączony [pozycja].
• [przedmiot], o który prosiłeś, jest załączony.
• Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z załączonym [pozycją].
• Załączony [pozycja] zawiera . . .

Etykieta załącznika 101

Istnieje kilka wskazówek dotyczących etykiety, których należy przestrzegać podczas korzystania z załączników.

1 Poinformuj o tym przed wysłaniem załącznika, jeśli jest to nieoczekiwane.

Powiadomienie odbiorcy o wysłaniu załącznika jest dobrą formą. Wirusy przenoszone przez załączniki sprawiły, że zaczęliśmy ostrożnie otwierać te, których się nie spodziewamy. (Jeśli Twoja praca polega na regularnym wysyłaniu załączników tam iz powrotem, prawdopodobnie nie jest to konieczne).

2 Zwróć uwagę na załączniki.

Poinformuj odbiorcę, że załącznik tam jest. Ludzie często za nimi tęsknią, więc małe powiadomienie (za pomocą sugerowanych powyżej alternatywnych fraz) pomoże Ci uniknąć nieporozumień.

3 Jeśli wspomnisz o załączniku, nie zapomnij o nim!

Wszyscy to zrobiliśmy. (Nazywam to „zapaleniem załączników”). Jeśli wspomnisz o załączniku w swoim e-mailu, nie zapomnij go dołączyć. Jeśli zapomnisz i złapiesz błąd dopiero po kliknięciu Wyślij , szybka odpowiedź w wątku o treści „Oto załącznik. Przepraszam za to!" powinien załatwić sprawę.

4 Nie dołączaj dużych plików.

Klienci poczty e-mail nie tylko mają ograniczenia rozmiaru plików, ale pobieranie dużych plików może zająć dużo czasu, zwłaszcza na urządzeniach mobilnych. (Nie chcesz pożerać przydziału danych mobilnych odbiorcy, prawda?) Jeśli masz duży plik do przesłania, skorzystaj z usługi takiej jak Dropbox lub wyślij go za pomocą łącza do dokumentu online, takiego jak Dokumenty Google.