Słaba komunikacja powoduje stres w pracy — oto dlaczego musisz zająć się tym już teraz

Na całym świecie, w górę iw dół struktury organizacyjnej, stres w miejscu pracy jest poważnym problemem, który został zaostrzony przez wyjątkowe wyzwania ostatnich kilku lat. WedługFortunemenedżerowie średniego szczebla wypalają się (a prawie połowa chce odejść w przyszłym roku), a Gallup podaje, że stres pracowników jest najwyższy w historii (rekord pobity już w 2020 r.).

Chociaż mogłoby się wydawać, że większość źródeł stresu pochodzi spoza organizacji, tegoroczne badanie State of Business Communication, przeprowadzone przez Grammarly i The Harris Poll, mówi coś innego. Jak się okazuje, słaba komunikacja w organizacji odgrywa główną rolę w odczuwaniu stresu w pracy i negatywnie wpływa na produktywność i jakość pracy pracowników.

Pełny raport można znaleźć tutaj.

Między 14 a 31 października 2022 r. przeprowadziliśmy ankietę wśród 1001 pracowników umysłowych i 251 liderów biznesu na temat komunikacji w miejscu pracy. Pracownicy wiedzy komunikują się częściej niż kiedykolwiek, zwłaszcza na piśmie. Ale treść, ton i jakość ich komunikacji nie poprawiają się z roku na rok. Odkryliśmy, że częstotliwość komunikacji, kanały, w których odbywa się komunikacja, oraz używany ton mają wymierny wpływ na poziom stresu Twojego i Twoich współpracowników — a niektórzy pracownicy doświadczają więcej negatywnych skutków niż inni.

Jeśli jesteś jednym z wielu pracowników umysłowych, którzy odczuwają większy stres w pracy, oto spojrzenie na to, jak słaba komunikacja sprawia, że ​​praca jest trudniejsza niż powinna:

Słaba komunikacja jest stresująca i szkodzi relacjom

W ankiecie liderzy biznesowi i pracownicy umysłowi zgłaszali, że przynajmniej raz w tygodniu doświadczają nieporozumień w pracy. Jest to przeszkoda, która uniemożliwia pracownikom wykorzystanie pełnego potencjału w miejscu pracy, co ma wymierne skutki, takie jak spadek produktywności, niedotrzymane terminy i wydłużone terminy lub zwiększone koszty. Ale oprócz tych problematycznych wyników, nieprawidłowa komunikacja tworzy stresującą atmosferę w pracy.

W rzeczywistości stres był najczęściej wymienianym skutkiem słabej komunikacji wśród pracowników, przy czym 50% pracowników wskazało, że słaba komunikacja zwiększa stres (skok o 7% rok do roku). Większość pracowników (69%) może sobie przypomnieć konkretne przykłady z ubiegłego roku, kiedy niejasna komunikacja wywoływała u nich niepokój lub stres, i ma to efekt fali: pracownicy zgłaszają, że słaba komunikacja obniża ich pewność siebie (30%), zmniejsza zadowolenie z pracy (34 %) i skłania do zastanowienia się nad znalezieniem nowej pracy (22%).

Konsekwencje słabej komunikacji wpływają na niektóre grupy bardziej niż na inne

Podczas gdy wszyscy w organizacji doświadczają konsekwencji złej komunikacji, nasze badanie wykazało, że niektóre grupy odczuwają je bardziej niż inne. Kiedy spojrzeliśmy na dane według różnych danych demograficznych, pod względem wieku, języka i innych elementów, pojawiły się niepokojące trendy:

• Pracownicy wiedzy, którzy należą do pokolenia Z , zgłaszają znacznie niższą pewność siebie w kilku wymiarach, w tym większe trudności w interpretacji komunikatów otrzymywanych od innych, częstsze nieporozumienia, większe luki w relacjach i empatii w miejscu pracy, a ostatecznie znacznie niższą efektywność organizacyjną, jeśli chodzi o Komunikacja.
• Pracownicy umysłowi, którzy posługują się językiem angielskim jako drugim językiem, zgłaszają wyższy poziom niepewności komunikacyjnej (negatywnie wpływający na ich pewność siebie i osobiste powiązania) oraz większą częstotliwość nieporozumień.
• Pracownicy wiedzy, którzy wskazują, że są neurodywergentni , są bardziej narażeni na niepewność komunikacyjną, częściej wymieniają nieporozumienia i luki tonalne oraz częściej doświadczają negatywnych skutków słabej komunikacji, zwłaszcza stresu.
• Pracownicy umysłowi, którzy wskazują, że są LGBTQIA+ , zgłaszają, że otrzymują mniej skuteczną komunikację, przez co czują się mniej związani ze swoimi zespołami i mniej wiedzą, jak rozwiązywać problemy komunikacyjne.

Dzisiejsze organizacje chcą nadać priorytet różnorodności, równości i integracji, ale niewiele osób rozumie fundamentalną rolę, jaką odgrywa komunikacja w tworzeniu środowiska, które odzwierciedla te wartości. Wspieranie skutecznych inicjatyw komunikacyjnych okazuje się skutecznym sposobem zapewnienia, że ​​każda osoba jest przygotowana do wygodnego i pewnego wyrażania swoich pomysłów, angażowania się w kontakty z rówieśnikami i budowania osobistych relacji.

Słaba komunikacja nie poprawi się bez celowego wysiłku

Wyzwania związane z komunikacją nie rozwiążą się same. Ulegają stagnacji lub pogarszają się i wzmacniają, gdy kultura firmy nie zachęca proaktywnie do lepszej komunikacji. Dlatego coraz pilniejsze jest, aby zespoły jak najszybciej zajęły się tym źródłem stresu. Proponujemy trzy obszary, na których możesz się skupić, aby zacząć ulepszać komunikację w swojej organizacji.

Lepsze narzędzia

Zarówno liderzy, jak i pracownicy chętnie doskonalą swoje umiejętności w zakresie komunikacji asynchronicznej, czyli komunikacji, która nie odbywa się w czasie rzeczywistym lub jest wysyłana bez oczekiwania nadawcy natychmiastowej odpowiedzi. Ogółem 58% pracowników umysłowych chciałoby, aby ich firma miała lepsze narzędzia, które pomogłyby im skuteczniej wypełniać swoją rolę, a zainteresowanie rośnie wśród pracowników umysłowych z pokolenia milenialsów (65%) i pokolenia Z (63%) (porównaj z pokoleniem X [57%] i wyżu demograficznego [40%] pracownicy umysłowi).

Silna komunikacja pisemna

W przypadku pracowników umysłowych czas poświęcony na pisanie wiadomości wydłużył się o 27% rok do roku, a czas poświęcony na odpowiadanie na korespondencję pisemną – o 14% rok do roku. Pracownicy wiedzy, którzy są pewni swoich umiejętności komunikacji pisemnej, rozwijają się w tym środowisku i częściej oceniają swój poziom zaangażowania i dobrego samopoczucia. Chociaż 73% pracowników wiedzy deklarowało zaufanie do swoich umiejętności komunikacji pisemnej, 27% wskazało, że nie są pewni w tej dziedzinie i potrzebują większego wsparcia.

Skoncentruj się na tonie

Wzrost komunikacji pisemnej wywiera nową presję na pracowników umysłowych, aby przekazywali ton i pewność siebie bez używania mowy ciała, tonu głosu lub mimiki. W rzeczywistości 54% pracowników umysłowych stwierdziło, że ostatnio zwracają większą uwagę na ton wiadomości niż na to, co jest przekazywane — a jeśli prośba ma pozytywny wydźwięk, 62% pracowników umysłowych stwierdziło, że prawdopodobnie szybciej reagować, a 48% stwierdziło, że wykonałoby pracę o wyższej jakości.

Czytaj więcej:9 wskazówek dotyczących skutecznej komunikacji w miejscu pracy

Ogranicz stres w pracy dzięki lepszej komunikacji

Stres w pracy to więcej niż niedogodność. To znak, że Ty i Twoi współpracownicy możecie nie komunikować się właściwie i ryzykować obniżeniem produktywności, zaangażowania i dobrego samopoczucia. Jest to jeszcze bardziej prawdziwe w coraz bardziej hybrydowym środowisku pracy, w którym musimy mieć możliwość wyrażania siebie i kontaktowania się ze współpracownikami z różnych stref czasowych, krajów i stylów komunikacji.

Na szczęście stres w pracy jest odwracalny i można mu zapobiec. Kiedy pracownicy są pewni swojej komunikacji, wszystkie te negatywne konsekwencje znikają; wzrasta zaangażowanie, produktywność i morale, a także poprawia się pewność siebie i samopoczucie psychiczne.

Nigdy nie było tak ważnego czasu, aby sprawdzić komunikację w organizacji i zaktualizować narzędzia, których używasz, aby pomóc zespołom komunikować się. Każdy wysiłek podejmowany przez organizację, aby umożliwić jej pracownikom skuteczniejszą i pewniejszą komunikację, buduje podstawę sukcesu organizacji — i sprawia, że ​​praca jest mniej stresująca dla Ciebie!