Jak napisać informację prasową: przewodnik krok po kroku

Informacja prasowa jest jednym z podstawowych formatów public relations (PR). PR i komunikaty prasowe są niezbędnymi narzędziami zarządzania percepcją. Umiejętność napisania informacji prasowej jest niezbędną umiejętnością, jeśli chcesz przyciągnąć uwagę mediów dla swojej firmy lub organizacji.

Tradycyjnie komunikaty prasowe były rozpowszechniane w serwisach informacyjnych, które następnie rozpowszechniały informacje wśród dziennikarzy. Ze względu na historię komunikatów prasowych i sposób ich dystrybucji przyjęły one standardowy format.

Komunikaty prasowe to sposób na kontrolowanie narracji otaczającej Twoją markę, jednocześnie zyskując organiczny rozmach i zasięg. W tym przewodniku przeprowadzimy Cię przez proces pisania notatek prasowych na temat ważnych wydarzeń lub ogłoszeń, które wyróżnią się i przyciągną uwagę mediów.

Co to jest informacja prasowa i jaki jest jej cel?

Komunikat prasowy to oficjalne oświadczenie, które organizacja rozpowszechnia wśród serwisów informacyjnych lub opinii publicznej. Jest to formalny sposób gromadzenia wszystkich informacji istotnych dla danej historii w jednostronicowym źródle. Funkcją komunikatu prasowego jest przyciągnięcie uwagi mediów.

Kiedy należy stworzyć i wykorzystać informację prasową?

Komunikaty prasowe należy tworzyć za każdym razem, gdy organizacja chce zwrócić na siebie uwagę mediów w związku z ważnym wydarzeniem. Można je również wykorzystać do kształtowania narracji, gdy firma lub organizacja staje w obliczu kontroli. Do zdarzeń tych mogą należeć:

1 Zmiany w kierownictwie szczebla wykonawczego

2 Wprowadzenie nowego produktu

3 Wydarzenia publiczne i prywatne

4 Ogłoszenia o finansowaniu

5 Najświeższe wiadomości

6 Przełomowe i wielkie otwarcia

Czym komunikat prasowy różni się od innych ogłoszeń firmy?

Komunikaty prasowe to coś więcej niż oficjalne ogłoszenia. W dziennikarstwie i pisarstwie zgodnym z prawdą historyczną za główne źródło uważa się komunikat prasowy . Są to oryginalne dokumenty zawierające informacje urzędowe. Komunikaty prasowe różnią się od innych ogłoszeń także tym, że są pisane w specyficzny sposób, aby mogły zostać odebrane i zrelacjonowane przez media.

4 nakazy i 3 zakazy dotyczące pisania informacji prasowej

Pisząc informację prasową, najlepiej kierować się tradycyjnymi wytycznymi. Jeśli chcesz, aby Twoja ważna informacja prasowa została zauważona przez media, postępuj zgodnie z poniższymi sugestiami.

Weź pod uwagę perspektywę swojego komunikatu prasowego

Skoncentruj się na tym, jak Twoje ogłoszenie zapewnia wartość docelowym odbiorcom. To jest twój kąt (i twój hak). Kiedy służy ludziom, warto się nim dzielić. Przekazanie wyraźnej perspektywy lub kąta przyciągnie większą uwagę prasy. Weź pod uwagę kanał, do którego wysyłasz swoje oświadczenie – stacja telewizyjna może odpowiedzieć z innego punktu widzenia niż publiczna stacja radiowa lub gazeta.

Zastanów się, jak Twoja historia wpływa na społeczność. Czy wokół tego wydarzenia są jakieś kontrowersje? Czy poczyniono postępy w rozwiązaniu konkretnego problemu? W jaki sposób komunikat prasowy może wywołać reakcję emocjonalną czytelnika?

Uwzględnij pięć W

Pięć W tokto,co,kiedy,gdzieidlaczego. To najważniejsza informacja zawarta w komunikacie prasowym. Ważne informacje należy udostępnić na początku komunikatu prasowego, aby dziennikarz czytający je nie musiał szukać istotnych szczegółów, takich jak czas i miejsce ogłoszenia lub wydarzenia oraz kto tam będzie.

Używaj słów kluczowych

Jeśli komunikat prasowy zostanie rozesłany za pośrednictwem usługi dystrybucyjnej, zazwyczaj będzie można go przeszukać w Internecie. Te usługi dystrybucyjne wysyłają również Twoją informację prasową bezpośrednio do skrzynek odbiorczych dziennikarzy. Użycie słów kluczowych w nagłówku i podsumowaniu sprawi, że informacja prasowa pojawi się w wyszukiwarkach i ułatwi znalezienie kluczowych informacji.

Utwórz hiperłącze lub źródło wszelkich cytowanych przez Ciebie odniesień

Jeśli w komunikacie prasowym używasz jakichkolwiek odniesień, użyj tekstu zakotwiczenia, aby utworzyć hiperłącze do źródła. Możesz odwołać się do danych, cytatów lub innych informacji, które wymagają cytowania. Dziennikarze często pytają, skąd masz informacje lub o źródło danych, więc podanie tych informacji z góry pozwoli odpowiedzieć na te pytania, zanim zostaną zadane.

Nie idź długo*

Komunikaty prasowe powinny być jasne i zwięzłe. Dziennikarze nie mają czasu na czytanie wielu stron, zwłaszcza gdy dziennie otrzymują dziesiątki komunikatów prasowych.

*Wyjątkiem od tej reguły są komunikaty prasowe, których celem jest przekazanie skomplikowanych i zniuansowanych informacji, np. ogłaszających badanie medyczne, przełom technologiczny itp.

Nie zapomnij edytować

Komunikaty prasowe to formalne, profesjonalne dokumenty. Nie chcesz, aby Twoja informacja prasowa zawierała jakiekolwiek błędy. Dokładnie sprawdź i zmodyfikuj swoją zgodę przed jej wysłaniem, zwracając uwagę na literówki, błędnie napisane imiona i nazwiska, nieprawidłowe daty i brakujące informacje.

Nie bądź zbędny

Każdy element komunikatu prasowego to kolejna szansa na przedstawienie swojego punktu widzenia i pokazanie, że Twoje wydarzenie jest godne uwagi. Unikaj tego samego nagłówka, podtytułu i pierwszego zdania. Każdy z akapitów komunikatu prasowego powinien zawierać unikalne informacje i powinien łatwo łączyć się ze sobą.

Jak napisać informację prasową

Trzymanie się typowego zarysu komunikatu prasowego pokazuje mediom, że Twoja organizacja jest profesjonalna. Standardowa struktura ułatwia także dziennikarzom szybkie odnalezienie informacji, których szukają. Przyjrzyjmy się rodzajom komunikatów prasowych i temu, co każdy z nich powinien zawierać.

Zarys komunikatu prasowego

Komunikat prasowy to zasadniczo jedna strona wiadomości o tradycyjnym zarysie. Powinno zawierać od 200 do 500 słów. Oto standardowy zarys komunikatu prasowego.

1 Nagłówek

2 Data publikacji

3 Informacje kontaktowe

4 Podsumowanie

5 Akapit wprowadzający

6 akapitów szczegółowych

7 O

8 ###

Jakie są różne rodzaje komunikatów prasowych?

Premiery i aktualizacje produktów

Premiera produktu to świetny moment na stworzenie informacji prasowej. Pozwala firmie kontrolować, które informacje o jej produkcie trafiają do opinii publicznej i budzi zainteresowanie najnowszą innowacją. Zawsze dołączaj wysokiej jakości zdjęcie produktu do informacji prasowej dotyczącej produktu.

Przykłady:

• Apple przedstawia nowe paski do Apple Watch Pride Edition
• Coding Dojo uruchamia internetowy program UX/UI w niepełnym wymiarze godzin, mający na celu podnoszenie umiejętności pracujących profesjonalistów
• Genesis dostarcza pierwszy samochód elektryczny GV60 w USA

Ogłoszenia o wydarzeniach lub zaproszenia

Komunikaty prasowe można wykorzystywać do ogłaszania wydarzeń publicznych i prywatnych. Niezależnie od tego, czy jest to podsumowanie prywatnej imprezy charytatywnej, czy publiczne ogłoszenie o zbliżającym się wielkim otwarciu, komunikat prasowy z wydarzenia może przyczynić się do poprawy wizerunku organizacji i rozpoznawalności marki.

Jeśli wydarzenie jest otwarte dla publiczności, dołącz wyraźne wezwanie do działania i roześlij komunikat prasowy co najmniej dwa tygodnie przed wydarzeniem. Odtwórz wizualne aspekty wydarzenia za pomocą obrazów, aby wzbudzić większe zainteresowanie.

Przykłady:

• Jeni's Splendid Ice Creams — ulubiona firma na Środkowym Zachodzie — otwiera swój pierwszy sklep w San Diego
• Bonnaroo publikuje pełny harmonogram
• Akcja charytatywna na rzecz tocznia zbiera 1 milion dolarów na badania
• Organizacja pomaga rodzinom mającym brak zabezpieczenia mieszkaniowego w znalezieniu stałego domu

Aktualizacje marki

Komunikat prasowy dotyczący aktualizacji marki pokazuje opinii publicznej, w jaki sposób i dlaczego Twoja organizacja dokonała rebrandingu. Dołącz cytat kierownictwa Twojej organizacji, aby pomóc przekazać intencje rebrandingu. Możesz pójść o krok dalej w komunikacie prasowym dotyczącym rebrandingu, czyniąc go interaktywnym. Nie zapomnij o dołączeniu zdjęć przedstawiających nową tożsamość marki.

Przykłady:

• Dunkin' Donuts to teraz Dunkin'
• Google staje się „alfabetem” w ramach masowego rebrandingu
• Fundacja Mukowiscydoza otrzymuje nowe logo

Zmiany organizacyjne

Komunikaty prasowe dotyczące zmian organizacyjnych mogą obejmować nowe kierownictwo wyższego szczebla, partnerstwa z innymi firmami, fuzje i przejęcia. Zmiany organizacyjne mogą być postrzegane na różne sposoby, w zależności od historii organizacji i zasięgu otaczającego zmianę. Komunikat prasowy to najprostszy sposób na opowiedzenie historii Twojej organizacji. Dołącz cytaty kluczowych graczy zaangażowanych w zmianę.

Przykłady:

• M&M's i Adidas łączą siły w ramach nowej kolekcji tenisówek
• Blueprint Medicines powołuje dwóch utalentowanych liderów do swojego zespołu kierowniczego
• Microsoft przejmie Activision Blizzard, aby zapewnić każdemu radość i społeczność związaną z grami

Nagrody

Ogłoszenia o nagrodach wzmacniają reputację Twojej firmy. Użyj słów kluczowych i przymiotników stopnia najwyższego , aby podkreślić swoje osiągnięcia w nagłówku. Komunikaty prasowe dotyczące nagród można również wykorzystać do wywołania szumu, jeśli Twoja organizacja ubiega się o fundusze lub niedawno je otrzymała.

Przykłady:

• Ologies with Alie Wardzdobywa tytuł najlepszego gospodarza podcastów Webby
• Koreańscy producenci samochodów przodują w niezawodności pojazdów, stwierdza JD Power
• Fresh Air z Terrym Grossemzdobywa nagrodę Peabody Institution Award
• Startup zajmujący się upcyklingiem tworzyw sztucznych Novoloop zbiera 10 mln dolarów

Najświeższe wiadomości

Zwięzły i formalny format komunikatów prasowych zachęca do prostego przedstawienia faktów i przedstawienia jasnych wyjaśnień bez używania nadmiernie emocjonalnego języka, nawet w przypadku ogłaszania trudnych, najświeższych wiadomości. Faktycznie, pierwszy komunikat prasowy, jaki kiedykolwiek rozesłano w 1906 roku, dotyczył tragicznego wypadku kolejowego.

Przykłady:

• EPA ogłasza zasoby związane z koronawirusem (COVID-19) dla władz stanowych, lokalnych i plemiennych
• Potężne trzęsienie ziemi wstrząsa południowym Peru
• Japonia wznowi turystykę w czerwcu
• W wieku 96 lat zmarła Sophie Masloff, była burmistrz Pittsburgha

8 rzeczy, które powinien zawierać każdy komunikat prasowy

1 Nagłówek

Ponieważ media otrzymują setki artykułów dziennie, potrzebujesz zabójczego nagłówka, aby Twoja informacja prasowa się wyróżniała. Aby stworzyć wyróżniający się nagłówek, wypróbuj niektóre z poniższych podejść:

• Odwołaj się do interesujących danych
• Mów bezpośrednio do czytelnika
• Zadaj pytanie
• Uwzględnij słowa kluczowe
• Użyj liczb
• Odpowiedz na pytanie
• Zastosuj aliterację
• Dodaj wartość

2 Data publikacji

Większość komunikatów prasowych po prostu wpisuje „do natychmiastowego udostępnienia” w poludaty publikacji, ale nie jest to jedyna opcja. Jeśli masz nadchodzące wydarzenie, zawsze możesz wysłać informację prasową wcześniej i zamiast tego podać datę, w której chcesz, aby została opublikowana.

3 Informacje kontaktowe

Poleinformacji kontaktowychw komunikacie prasowym powinno zawierać informację o osobie kontaktowej Twojej organizacji ds. public relations. To pole powinno zawierać imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail i numer telefonu.

4 Podsumowanie

Podsumowanie znajduje się nad treścią komunikatu prasowego, ale pod nagłówkiem, danymi kontaktowymi i datą.Podsumowanie składa się z jednego do trzech wypunktowań lub zapisanego kursywą akapitu składającego się z dwóch do trzech zdań, zawierających najważniejsze informacje. Zachowaj zwięzłość.

5 Akapit wprowadzający

Pierwszy akapit, czyliakapit wprowadzający, powinien zaczynać się od lokalizacji wydarzenia i przedstawiać, czego dotyczy informacja prasowa. Media szukają ogłoszeń wartych opublikowania i trzech z pięciu „W” – kiedy, gdzie i dlaczego.

6 akapitów szczegółowych

Możesz dołączyć jeden lub dwaakapity zawierające szczegółowe informacje, zawierające fakty i liczby, więcej szczegółów lub cytat odpowiedniego członka organizacji. Wybierz tylko jeden lub dwa kluczowe cytaty lub statystyki, które są naprawdę godne uwagi. Możesz użyć trzeciego akapitu, aby powiązać swoją informację prasową z bieżącym wydarzeniem informacyjnym, aby była bardziej aktualna i trafna.

7 O

Sekcja „Omnie”, zwana także szablonową, to miejsce, w którym opowiadasz prasie o swojej firmie. Ta sekcja powinna składać się z dwóch do czterech zdań i zawierać dwa ostatnie z pięciu W – kto i co. Podaj nazwę swojej organizacji i jej misję, daty założenia i wielkość firmy.

8 ###

Tradycyjnie na końcu komunikatu prasowego umieszczano trzy znaki funta, aby wskazać koniec treści komunikatu prasowego. Tabliczki miały informować agencje telegraficzne, że nie ma innej strony, i informować dziennikarzy, że nie muszą czekać na inną stronę. Obecnie symbole te nie są technicznie konieczne, ale wielu pisarzy nadal postępuje zgodnie z tym formatem z szacunku dla tradycji .

Często zadawane pytania dotyczące komunikatów prasowych

Co to jest informacja prasowa?

Komunikat prasowy to formalne oświadczenie rozsyłane do mediów w celu przekazania opinii publicznej oficjalnych informacji. Komunikat prasowy jest uważany za źródło główne.

Kiedy warto napisać informację prasową?

Powinieneś napisać informację prasową dotyczącą ważnych, wartych opublikowania wydarzeń, które chcesz nagłośnić.

• Premiery i aktualizacje produktów
• Ogłoszenia o wydarzeniach lub zaproszenia
• Aktualizacje marki
• Zmiany organizacyjne
• Nagrody
• Najświeższe wiadomości

Jakie są kluczowe elementy komunikatu prasowego?

Kluczowe elementy komunikatu prasowego to:

1 Nagłówek

2 Data publikacji

3 Informacje kontaktowe

4 Podsumowanie

5 Akapit wprowadzający

6 akapitów szczegółowych

7 O

8 ###