Jak napisać informację prasową: przewodnik krok po kroku

Komunikat prasowy jest jednym z założycielskich formatów public relations (PR). PR i komunikaty prasowe to podstawowe narzędzia zarządzania percepcją. Umiejętność napisania informacji prasowej jest kluczową umiejętnością, jeśli chcesz przyciągnąć uwagę mediów do swojej firmy lub organizacji.

Tradycyjnie komunikaty prasowe były rozsyłane do serwisów informacyjnych, które następnie rozpowszechniają informacje wśród dziennikarzy. Ze względu na historię komunikatów prasowych i sposób ich dystrybucji przyjęły one standardowy format.

Informacje prasowe to sposób na kontrolowanie narracji otaczającej Twoją markę przy jednoczesnym nabieraniu organicznego rozmachu i zasięgu. W tym przewodniku pokażemy Ci, jak pisać informacje prasowe dotyczące ważnych wydarzeń lub ogłoszeń, które wyróżniają się i przyciągają uwagę mediów.

Czym jest informacja prasowa i jaki jest jej cel?

Komunikat prasowy to oficjalne oświadczenie, które organizacja rozpowszechnia w serwisach informacyjnych lub opinii publicznej. Jest to formalny sposób na zebranie wszystkich informacji związanych z historią w jednostronicowe źródło. Komunikat prasowy ma na celu przyciągnięcie uwagi mediów.

Kiedy należy stworzyć lub wykorzystać informację prasową?

Informacje prasowe powinny być tworzone za każdym razem, gdy organizacja chce zwrócić uwagę mediów na ważne wydarzenie. Mogą być również wykorzystywane do kształtowania narracji, gdy firma lub organizacja stoi w obliczu kontroli. Wydarzenia te mogą obejmować:

1 Zmiany w kierownictwie wykonawczym

2 Wprowadzenie nowego produktu

3 Imprezy publiczne i prywatne

4 Ogłoszenia o finansowaniu

5 Najświeższe wiadomości

6 Przełomów i uroczystych otwarć

Czym różni się komunikat prasowy od zapowiedzi innych firm?

Komunikaty prasowe to coś więcej niż oficjalne ogłoszenia. W dziennikarstwie i historycznie dokładnym piśmie komunikat prasowy jest uważany za źródło podstawowe . Są to oryginalne dokumenty zawierające oficjalne informacje. Komunikaty prasowe różnią się również od innych ogłoszeń, ponieważ są napisane w specyficzny sposób, aby były podchwytywane i relacjonowane przez media.

4 zalecenia i 3 zakazy pisania komunikatu prasowego

Pisząc informację prasową, najlepiej przestrzegać tradycyjnych wytycznych. Jeśli chcesz, aby Twoje ważne informacje prasowe zostały odebrane przez media, postępuj zgodnie z tymi sugestiami.

Zastanów się, pod jakim kątem pojawi się komunikat prasowy

Skoncentruj się na tym, jak Twoje ogłoszenie zapewnia wartość Twoim docelowym odbiorcom. To twój kąt (i twój hak). Kiedy służy ludziom, warto się nim dzielić. Przedstawienie jasnej perspektywy lub kąta przyciągnie więcej uwagi prasy. Zastanów się, do którego punktu wysyłasz swoje oświadczenie — stacja telewizyjna może odpowiadać pod innym kątem niż publiczna stacja radiowa czy gazeta.

Zastanów się, jak Twoja historia wpływa na społeczność. Czy wokół tego wydarzenia są jakieś kontrowersje? Czy poczyniono postępy w rozwiązaniu konkretnego problemu? Jak Twoja informacja prasowa może wywołać emocjonalną reakcję czytelnika?

Uwzględnij pięć Ws

Pięć W to kto , co , kiedy , gdzie i dlaczego . To najważniejsza informacja w komunikacie prasowym. Ważne informacje powinny być udostępniane na początku swojej informacji prasowej, aby dziennikarz, który ją czyta, nie musiał szukać istotnych szczegółów, takich jak kiedy i gdzie odbywa się ogłoszenie lub wydarzenie oraz kto tam będzie.

Używaj słów kluczowych

Jeśli Twój komunikat prasowy zostanie wysłany przez serwis dystrybucyjny, zwykle będzie można go przeszukiwać w sieci. Te usługi dystrybucyjne wysyłają również informacje prasowe bezpośrednio do skrzynek odbiorczych dziennikarzy. Użycie słów kluczowych w nagłówku i podsumowaniu sprawi, że komunikat prasowy pojawi się w wyszukiwarkach i ułatwi znalezienie kluczowych informacji.

Czy hiperłącze lub źródło jakichkolwiek odniesień, które cytujesz

Jeśli w komunikacie prasowym używasz jakichkolwiek odniesień, użyj tekstu zakotwiczenia, aby utworzyć hiperłącze do źródła. Możesz zdecydować się na odwołanie się do danych, cytatów lub innych informacji, które należy zacytować. Dziennikarze często będą pytać, skąd masz informacje lub o ich źródło, więc umieszczenie tych informacji z góry odpowie na te pytania, zanim zostaną zadane.

Nie idź długo*

Komunikaty prasowe powinny być jasne i zwięzłe. Dziennikarze nie mają czasu na czytanie wielu stron, zwłaszcza gdy codziennie otrzymują dziesiątki komunikatów prasowych.

*Wyjątkiem od tej reguły są komunikaty prasowe, których celem jest przekazanie skomplikowanych i zniuansowanych informacji, takich jak zapowiadające badanie medyczne, przełom technologiczny itp.

Nie zapomnij edytować

Komunikaty prasowe to formalne, profesjonalne dokumenty. Nie chcesz, aby Twoja informacja prasowa zawierała jakiekolwiek błędy. Dokładnie sprawdź i edytuj swoją zgodę przed jej wysłaniem, zwracając uwagę na literówki, błędnie napisane nazwiska, nieprawidłowe daty i brakujące informacje.

Nie bądź zbędny

Każdy element Twojej informacji prasowej to kolejna szansa na przedstawienie swojego punktu widzenia i pokazanie, że Twoje wydarzenie jest warte publikacji. Unikaj tego samego nagłówka, podtytułu i pierwszego zdania. Każdy z akapitów w komunikacie prasowym powinien zawierać unikalne informacje i powinien łatwo łączyć się ze sobą.

Jak napisać informację prasową

Przestrzeganie typowego zarysu komunikatu prasowego pokazuje mediom, że Twoja organizacja jest profesjonalna. Standardowa struktura ułatwia również dziennikarzom szybkie odnalezienie poszukiwanych informacji. Zanurzmy się w rodzaje komunikatów prasowych i co każdy z nich powinien zawierać.

Zarys informacji prasowej

Komunikat prasowy to zasadniczo jedna strona wiadomości, która ma tradycyjny zarys. Powinien zawierać od 200 do 500 słów. Oto standardowy zarys komunikatu prasowego.

1 nagłówek

2 Data publikacji

3 Informacje kontaktowe

4 Podsumowanie

5 Akapit wstępny

6 Szczegółowych akapitów

7 O

8 ###

Jakie są rodzaje komunikatów prasowych?

Premiery i aktualizacje produktów

Premiera produktu to świetny czas na stworzenie komunikatu prasowego. Pozwala to firmie kontrolować, które informacje o jej produkcie trafiają do opinii publicznej i wzbudza zainteresowanie ich najnowszą innowacją. W komunikacie prasowym produktu zawsze dołączaj wysokiej jakości zdjęcie produktu.

Przykłady:

• Apple przedstawia nowe paski Apple Watch Pride Edition
• Coding Dojo uruchamia program UX/UI online w niepełnym wymiarze godzin, aby podnieść umiejętności pracujących profesjonalistów
• Genesis dostarcza pierwszy samochód elektryczny GV60 w USA

Ogłoszenia lub zaproszenia na wydarzenia

Informacje prasowe mogą być wykorzystywane do ogłaszania wydarzeń publicznych i prywatnych. Niezależnie od tego, czy jest to podsumowanie prywatnej imprezy charytatywnej, czy publiczne ogłoszenie zbliżającego się wielkiego otwarcia, komunikat prasowy wydarzenia może przyczynić się do wizerunku organizacji i rozpoznania marki.

Jeśli wydarzenie jest otwarte dla publiczności, dołącz wyraźne wezwanie do działania i roześlij swój komunikat prasowy co najmniej dwa tygodnie przed wydarzeniem. Odtwórz wysoce wizualne aspekty wydarzenia za pomocą obrazów, aby wzbudzić większe zainteresowanie.

Przykłady:

• Jeni's Splendid Ice Creams – ulubieniec ze Środkowego Zachodu – otwiera swój pierwszy sklep w San Diego
• Bonnaroo publikuje pełny harmonogram
• Lupus Charity Walk zbiera 1 milion dolarów na badania
• Organizacja pomaga rodzinom o niepewnych warunkach mieszkaniowych znaleźć stałe domy

Aktualizacje marki

Komunikat prasowy z aktualizacją brandingu pokazuje opinii publicznej, jak i dlaczego zmieniła się Twoja organizacja. Dołącz cytat z kierownictwa Twojej organizacji, aby pomóc w przekazaniu intencji zmiany marki. Możesz pójść o krok dalej w komunikacie prasowym dotyczącym rebrandingu, czyniąc go interaktywnym. Nie zapomnij dołączyć zdjęć nowej tożsamości marki.

Przykłady:

• Dunkin' Donuts jest teraz Dunkin'
• Google staje się „alfabetem” w ogromnym rebrandingu
• Fundacja Mukowiscydoza otrzymuje nowe logo

Zmiany organizacyjne

Komunikaty prasowe dotyczące zmian organizacyjnych mogą obejmować nowe kierownictwo kadry kierowniczej, partnerstwa z innymi firmami, fuzje i przejęcia. Zmiany organizacyjne można postrzegać na różne sposoby w zależności od historii organizacji i zasięgu otaczającego zmianę. Komunikat prasowy to najprostszy sposób na opowiedzenie historii Twojej organizacji. Uwzględnij cytaty kluczowych graczy w zmianie.

Przykłady:

• M&M's i Adidas łączą siły, aby uzyskać nowy drop sneakersów
• Blueprint Medicines awansuje dwóch utalentowanych liderów do swojego zespołu wykonawczego
• Microsoft przejmie Activision Blizzard, aby zapewnić wszystkim radość i społeczność graczy

Nagrody

Ogłoszenia o nagrodach wzmacniają reputację Twojej firmy. Użyj słów kluczowych i najwyższych przymiotników , aby podkreślić swoje osiągnięcia w nagłówku. Komunikaty prasowe dotyczące nagród mogą być również wykorzystywane do tworzenia szumu, jeśli Twoja organizacja ubiega się o finansowanie lub otrzymała niedawno finansowanie.

Przykłady:

• Ology z Alie Ward wygrywa tytuł najlepszego gospodarza podcastów Webby
• Koreańscy producenci samochodów wiodą prym w zakresie niezawodności pojazdów, stwierdza JD Power
• Fresh Air z Terrym Grossem zdobywa nagrodę Peabody Institution
• Startup zajmujący się upcyklingiem tworzyw sztucznych Novoloop zbiera 10 mln USD

Z ostatniej chwili

Zwięzła, formalna forma informacji prasowych zachęca do prostego przedstawiania faktów i udzielania jasnych wyjaśnień bez używania zbyt emocjonalnego języka, nawet podczas ogłaszania trudnych wiadomości z ostatniej chwili. W rzeczywistości pierwszy komunikat prasowy, jaki kiedykolwiek rozpowszechniono w 1906 r., dotyczył tragicznego wypadku kolejowego.

Przykłady:

• EPA ogłasza zasoby koronawirusa (COVID-19) dla rządów stanowych, lokalnych i plemiennych
• Potężne trzęsienie ziemi wstrząsa południowym Peru
• Japonia wznowi turystykę w czerwcu
• Sophie Masloff, była burmistrz Pittsburgha, zmarła w wieku 96 lat

8 rzeczy, które powinny mieć wszystkie informacje prasowe

1 nagłówek

Ponieważ media otrzymują setki artykułów dziennie, będziesz potrzebować zabójczego nagłówka, aby Twoja informacja prasowa się wyróżniała. Aby stworzyć wyróżniający się nagłówek, wypróbuj niektóre z tych podejść:

• Odwołaj się do interesujących danych
• Mów bezpośrednio do czytelnika
• Zadać pytanie
• Uwzględnij słowa kluczowe
• Użyj liczb
• Odpowiedz na pytanie
• Zastosuj aliterację
• Dodać wartość

2 Data publikacji

Większość informacji prasowych po prostu umieszcza „do natychmiastowego wydania” w polu daty publikacji , ale to nie jest jedyna opcja. Jeśli masz nadchodzące wydarzenie, zawsze możesz wcześniej wysłać swoją informację prasową i zamiast tego podać datę, w której chcesz ją ukazać.

3 Informacje kontaktowe

Pole danych kontaktowych w komunikacie prasowym powinno zawierać listę współpracowników ds. public relations Twojej organizacji. To pole powinno zawierać imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail i numer telefonu.

4 Podsumowanie

Podsumowanie znajduje się powyżej treści komunikatu prasowego, ale poniżej nagłówka, informacji kontaktowych i daty. Podsumowanie składa się z jednego do trzech wypunktowań lub akapitu pisanego kursywą, składającego się z dwóch do trzech zdań, przekazujących najważniejsze informacje. Zachowaj zwięzłość.

5 Akapit wstępny

Pierwszy akapit, czyli akapit wprowadzający , powinien zaczynać się od miejsca wydarzenia i przedstawiać, o czym jest komunikat prasowy. Media szukają ogłoszeń wartych opublikowania i trzech z pięciu W — kiedy, gdzie i dlaczego.

6 Szczegółowych akapitów

Możesz dołączyć jeden lub dwa szczegółowe akapity , które zawierają fakty i liczby, więcej szczegółów lub cytat od odpowiedniego członka organizacji. Wybierz tylko jeden lub dwa kluczowe cytaty lub statystyki, które są naprawdę warte opublikowania. Możesz użyć trzeciego akapitu, aby powiązać swoją notatkę prasową z bieżącym wydarzeniem informacyjnym, aby była bardziej na czasie i bardziej adekwatna.

7 O

Nazywany również szablonem, sekcja about to miejsce, w którym opowiadasz prasie o swojej firmie. Ta sekcja powinna składać się z dwóch do czterech zdań i zawierać ostatnie dwa z pięciu W — kto i co. Podaj nazwę swojej organizacji i jej misję, daty założenia i wielkość firmy.

8 ###

Tradycyjnie na końcu komunikatu prasowego umieszczano trzy funty, aby wskazać koniec treści komunikatu prasowego. Znaki służyły do ​​informowania serwisów prasowych, że nie ma innej strony i informowania dziennikarzy, że nie muszą czekać na kolejną stronę. W dzisiejszych czasach te symbole nie są technicznie konieczne, ale wielu pisarzy nadal stosuje ten format z szacunku dla tradycji .

Najczęściej zadawane pytania dotyczące komunikatów prasowych

Czym jest informacja prasowa?

Komunikat prasowy to formalne oświadczenie rozsyłane do mediów w celu przekazania oficjalnych informacji opinii publicznej. Komunikat prasowy jest uważany za źródło podstawowe.

Kiedy powinieneś napisać informację prasową?

Powinieneś napisać informację prasową dotyczącą ważnych, wartych opublikowania wydarzeń, które chcesz opublikować.

• Premiery i aktualizacje produktów
• Ogłoszenia lub zaproszenia na wydarzenia
• Aktualizacje marki
• Zmiany organizacyjne
• Nagrody
• Z ostatniej chwili

Jakie są kluczowe elementy komunikatu prasowego?

Kluczowymi elementami komunikatu prasowego są:

1 nagłówek

2 Data publikacji

3 Informacje kontaktowe

4 Podsumowanie

5 Akapit wstępny

6 Szczegółowych akapitów

7 O

8 ###