10 przykładów profesjonalnych e-maili w miejscu pracy

Jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się, jaki e-mail wysłałeś w pracy, ten przewodnik jest dla Ciebie. Potraktuj to jako źródło informacji, które pomoże Ci pozostawić dobre wrażenie w skrzynce odbiorczej.

Profesjonalnych e-maili używasz w wielu aspektach swojego życia zawodowego — od komunikacji z przełożonym po kontaktowanie się z potencjalnym pracodawcą, osobą kontaktową w sieci lub kimkolwiek związanym z Twoją pracą. Profesjonalne e-maile mają swój własny zestaw zasad i etykiet, które pokazują, że mówisz poważnie. O nich też porozmawiamy.

Co to jest profesjonalny e-mail?

Profesjonalny e-mail to formalny, zorientowany biznesowo sposób komunikacji online z kimkolwiek związanym z Twoją karierą. Profesjonalne e-maile powinny być zwięzłe, jasne i starannie sformatowane oraz zawierać jasne wezwanie do działania. Powinny być także wolne od błędów.

Twoje najlepsze praktyki mogą się różnić w zależności od kontekstu i relacji z odbiorcą. Oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przed naciśnięciem przycisku „Wyślij”:

Użyj profesjonalnego tonu

Możesz dostosować ton wiadomości e-mail w zależności od relacji z odbiorcą. Bez względu na wszystko, zachowuj się grzecznie i z szacunkiem. Rozpocznij wiadomość e-mail od powitania i w stosownych przypadkach użyj tytułu odbiorcy. Przed wysłaniem wiadomości e-mail przeskanuj ją pod kątem miejsc, w których wyraziłeś się nadmiernie emocjonalnie lub użyłeś więcej slangu niż to stosowne. Podpisz się odpowiednim zakończeniem e-maila.

Sformatuj swój profesjonalny adres e-mail

To jest oficjalny e-mail i jako taki należy go sformatować. Od góry do dołu te wskazówki pomogą Ci prawidłowo sformatować wiadomość e-mail.

• Użyj jasnego, celowego i opisowego tematu
• Użyj profesjonalnego powitania
• Zadbaj o czytelność tekstu, korzystając z sekcji, list punktowanych i zwięzłych akapitów

Zachowaj zwięzłość

Częścią etykiety profesjonalnego e-maila jest poszanowanie czasu odbiorcy. Od razu przejdź do rzeczy. Uwzględnij cel wiadomości e-mail w zdaniach początkowych. Skróć swoją wiadomość e-mail, aby była krótka i aktualna, jednocześnie eliminując nadmiarowość. Zachowaj profesjonalizm, dodając osobisty akcent do języka.

Rodzaje profesjonalnych e-maili z przykładami

Oto 10 najpopularniejszych typów profesjonalnych e-maili wraz z przykładami.

1 Przykładowy e-mail wprowadzający

Wiadomość e-mail przedstawiająca siebie lub inną osobę w celu nawiązania kontaktu lub zainicjowania relacji roboczej.

Temat: Wprowadzenie — [Twoje imię]

Drogi [imię odbiorcy],

Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Nazywam się [X] i chcę się przedstawić. Jestem [Twoje stanowisko/rola] i dowiedziałem się o Twoim [projektie/pracy] poprzez [wspólny kontakt/stronę internetową]. Jestem podekscytowany możliwością nawiązania kontaktu i odkrywania [potencjalnej współpracy lub partnerstwa] pomiędzy naszymi organizacjami.

[Krótkie tło i powód wprowadzenia.]

Nie mogę się doczekać potencjalnej współpracy. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub chcesz porozmawiać dalej, skontaktuj się z nami.

Z wyrazami szacunku,

[Twoje pełne imię]

Przedstawiamy kogoś innego

Temat: Wprowadzenie poprzez [imię kogoś innego]

Cześć [imię odbiorcy],

Kontaktuję się, aby przedstawić [imię osoby]. [Więcej szczegółów na temat osoby, którą przedstawiasz.]

[Krótkie tło i powód wprowadzenia.]

Pozwolę wam obojgu kontynuować rozmowę w tym miejscu i mam nadzieję, że odnajdziecie w tym kontekście obopólne korzyści.

[Twoje pełne imię]

2 Przykład zimnego e-maila

Zimny ​​e-mail to niechciana wiadomość e-mail wysyłana do nieznanego odbiorcy w celu nawiązania kontaktu.

Temat: Potencjalna współpraca przy [X]?

Cześć [imię odbiorcy],

Nazywam się [imię i nazwisko] i pełnię [stanowisko/rolę] w [firmie]. Niedawno natknąłem się na [pracę/organizację odbiorcy] i byłem pod wrażeniem [konkretnego aspektu]. Chętnie poznam potencjalną współpracę pomiędzy naszymi organizacjami, jeśli będziesz na to otwarty.

[Krótkie wprowadzenie, propozycja wartości i wezwanie do działania.]

Byłbym wdzięczny za możliwość dalszej rozmowy, jeśli masz chwilę. Proszę dodać godzinę spotkania do mojego kalendarza za pomocą tego linku.

Dzięki za uwagę.

Porozmawiamy wkrótce,

[Twoje pełne imię]

3 Przykładowy e-mail z przypomnieniem

E-mail z przypomnieniem informuje kogoś, że zbliża się spotkanie, ostateczny termin lub zadanie.

Temat: Przypomnienie: [Nadchodzące wydarzenie/termin]

Drogi [imię odbiorcy],

Przyjazne przypomnienie, że [wydarzenie/termin] zbliża się [data i godzina].

[Krótkie szczegóły i wszelkie dodatkowe informacje.]

Mieć pytania? Możesz się z nami skontaktować — wystarczy odpowiedzieć na tego e-maila. Nie mogę się doczekać!

Do zobaczenia wkrótce,

[Twoje pełne imię]

4 Przykład kolejnego e-maila

Po poprzedniej interakcji — zwykle w wątku — wysyłana jest kolejna wiadomość e-mail, w której można sprawdzić postęp, uzyskać opinię lub zapytać o kolejne kroki.

Temat: Dalsze działania w związku z [tematem]

[Nazwisko odbiorcy],

Mam nadzieję, że u Ciebie jest wszystko w porządku! Kontynuuję naszą niedawną dyskusję na temat [temat].

[Krótkie podsumowanie, wszelkie dodatkowe informacje i konkretne zapytanie.]

Czekamy na wiadomość od Ciebie wkrótce.

Z uznaniem,

[Twoje pełne imię]

5 Przykład podania o pracę e-mailem

Wiadomość e-mail wysłana w celu ubiegania się o pracę, zawierająca list motywacyjny i CV.

Temat: Aplikacja [Twoje imię i nazwisko] na stanowisko [Stanowisko].

Drogi Dyrektorze ds. zatrudnienia,

Piszę, aby wyrazić zainteresowanie stanowiskiem [stanowisko] ogłoszonym na stronie internetowej Twojej firmy. Poniżej znajdziesz mój list motywacyjny i życiorys. Cieszę się, że mogę wnieść swoje umiejętności i doświadczenie do Waszego zespołu.

[Krótka treść listu motywacyjnego podkreślająca odpowiednie kwalifikacje.]

Dziękuję za rozpatrzenie mojego wniosku. Chętnie porozmawiam z Tobą więcej na temat tego stanowiska.

Z poważaniem,

[Twoje pełne imię]

6 Przykład wiadomości e-mail o charakterze ogólnym

Wiadomość e-mail wyrażająca ogólne zainteresowanie, często używana do nawiązywania kontaktów lub poszukiwania informacji.

Temat: Szukam wskazówek na temat [temat]

Drogi [imię odbiorcy],

Natknąłem się na Twój profil na [platforma] i zauważyłem Twoją wiedzę w [temat]. Obecnie jestem [krótko wyjaśnij swoją sytuację lub zainteresowania].

[Konkretne pytania lub prośby o wskazówki.]

Byłbym wdzięczny za wszelkie spostrzeżenia i rady, które możesz otrzymać w wolnej chwili. Dzięki za pomoc! Jeśli wolisz, z przyjemnością przeprowadzę krótką wirtualną rozmowę przy kawie — daj mi znać, a wyślę Ci zaproszenie w kalendarzu.

Z wyrazami szacunku,

[Twoje pełne imię]

7 Przykład wiadomości e-mail typu „Odpowiedz wszystkim”.

Wiadomość e-mail będąca odpowiedzią na wiadomość wysłaną do wielu odbiorców, widoczna dla wszystkich odbiorców.

Temat: Re: [temat oryginalny]

Cześć wszystkim,

Dziękuję za szybkie odpowiedzi. Zgadzam się z podniesionymi kwestiami i uważam, że [dodatkowy wkład lub działanie].

[Dodatkowa treść w razie potrzeby.]

Z wyrazami szacunku,

[Twoje pełne imię]

8 E-mail z potwierdzeniem

Wiadomość e-mail wysyłana w celu potwierdzenia szczegółów, takich jak spotkania, rezerwacje lub umowy.

Temat: Potwierdzenie [spotkania/rezerwacji/umowy]

Drogi [imię odbiorcy],

Ten e-mail ma na celu potwierdzenie naszego [spotkania/spotkania/rezerwacji] zaplanowanego na [data i godzina].

[Szczegóły i wszelkie dodatkowe informacje.]

Daj mi znać, jeśli zaszły jakieś zmiany lub masz jakieś pytania. Nie mogę się doczekać naszego [spotkania/spotkania/rezerwacji].

To, co najlepsze,

[Twoje pełne imię]

9 Przykładowy e-mail z podziękowaniami

E-mail wyrażający wdzięczność, często wysyłany po spotkaniu, rozmowie kwalifikacyjnej lub przysługi.

Temat: Dziękuję za [konkretne zadanie/okazję]

Drogi [imię odbiorcy],

Chciałem wyrazić swoją wdzięczność za [konkretny powód]. Twój [czas/pomoc/wkład] został bardzo doceniony.

[Krótka wzmianka o wpływie i oświadczenie końcowe.]

Jeszcze raz dziękuję i nie mogę się doczekać [przyszłych interakcji/wspólnej pracy].

To, co najlepsze,

[Twoje pełne imię]

10 Przykładowy e-mail podsumowujący

Wiadomość e-mail podsumowująca kluczowe punkty, decyzje lub wyniki spotkania lub dyskusji.

Temat: Podsumowanie [spotkania/wydarzenia]

Cześć [imię odbiorcy],

Chciałem wysłać podsumowanie naszego ostatniego [spotkania/wydarzenia], abyśmy byli na tej samej stronie.

[Krótkie podsumowanie kluczowych punktów, decyzji i wszelkich elementów działania.]

Jeśli potrzebuję dodać jakieś dodatkowe przemyślenia lub wyjaśnienia, proszę dać mi znać. Dziękujemy za poświęcony czas i współpracę.

Z wyrazami szacunku,

[Twoje pełne imię]

Pozwól Grammarly pomóc Ci z pocztą e-mail

Gramatyka może pomóc we wszystkich powyższych kwestiach, niezależnie od tego, czy chodzi o uzyskanie odpowiedniego tonu, znalezienie idealnych słów, czy osiągnięcie zwięzłości. Gramatyka pomaga za każdym razem wysłać dopracowaną, profesjonalną wiadomość e-mail.