Jak napisać profesjonalny e-mail ze wskazówkami i przykładami

Pisanie dopracowanych, profesjonalnych e-maili to kluczowa umiejętność: to podstawowe, ale ważne narzędzie codziennej komunikacji ze współpracownikami, menedżerami, klientami i klientami.

Prawie wszyscy pracownicy naukowi i profesjonaliści komunikują się za pośrednictwem poczty elektronicznej, więc umiejętność dobrego ich pisania jest kluczową umiejętnością, którą musi opanować każdy student lub osoba zatrudniona. Tutaj omówimy, jak napisać profesjonalny e-mail i podamy wskazówki, sugestie oraz nakazy i zakazy związane z profesjonalną komunikacją e-mailową.

Spis treści

Co to jest profesjonalny e-mail?

8 wskazówek, jak napisać profesjonalny e-mail

3 przykłady profesjonalnych e-maili

Często zadawane pytania dotyczące profesjonalnej poczty e-mail

Co to jest profesjonalny e-mail?

Profesjonalny e-mail to wiadomość e-mail wysyłana w środowisku zawodowym, na przykład między dwoma współpracownikami, przełożonym i jego pracownikiem, studentem i profesorem lub osobą ubiegającą się o pracę a menedżerem ds. Rekrutacji. Profesjonalne e-maile zawierają jasny i praktyczny przekaz.

Profesjonalne e-maile mogą mieć postać krótkich wiadomości, w których dziękujesz komuś za spotkanie i życzysz mu miłego weekendu. Jednak w większości przypadków e-mail dotyczy zadania w miejscu pracy.

Profesjonalne tematy e-maili

• Planowanie spotkania
• Zadawanie lub odpowiadanie na pytanie
• Wyjaśnienie oświadczenia lub wskazówek
• Kontynuacja wcześniejszej komunikacji
• Przypominanie odbiorcy o terminie
• Wyjaśnianie czegoś

Według raportu „Email and Document Usage Benchmark” 91% pracowników komunikuje się ze swoimi klientami za pośrednictwem poczty elektronicznej, a 61% woli ją od innych metod komunikacji. Można więc założyć, że w trakcie swojej kariery wyśleszwielee-maili.

Jeśli wiesz, jak napisać profesjonalny e-mail, wywrze on na odbiorcy pozytywne wrażenie na temat Ciebie i, jeśli ma to zastosowanie, Twojej firmy lub organizacji. Pokazuje potencjalnym pracodawcom, że poważnie podchodzisz do swojej aplikacji, a profesorom, że poważnie podchodzisz do swoich zadań.

Charakterystyka profesjonalnej poczty e-mail

• Profesjonalny ton
• Odpowiednie powitanie
• Jasny i bezpośredni temat
• Zwięzły komunikat określający jego cel
• Odpowiednie zamknięcie wyjaśniające, jakie działania należy podjąć
• Podpisanie

Profesjonalne scenariusze e-mailowe

Za każdym razem, gdy chcesz wysłać e-mail w kontekście zawodowym lub akademickim, musisz napisać profesjonalny e-mail. Obejmuje to:

• Komunikacja ze współpracownikami i menadżerami
• Komunikowanie się z osobami spoza organizacji, takimi jak dostawcy, partnerzy i klienci
• Kontakt z profesorami i dyrektorami szkół
• Komunikowanie się z urzędnikami państwowymi
• Komunikacja podczas procesu aplikowania o pracę
• Komunikacja z obsługą klienta

Zasadniczo każdy e-mail, którynie jestadresowany do bliskiego przyjaciela lub członka rodziny, powinien być napisany zgodnie z profesjonalnymi wytycznymi dotyczącymi poczty e-mail. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy jesteś sfrustrowany lub w inny sposób niezadowolony z odbiorcy, na przykład gdy piszesz e-mail ze skargą.

8 wskazówek, jak napisać profesjonalny e-mail

1 Wpisz temat w wierszu tematu

Pierwszą rzeczą, którą odbiorca widzi w swojej skrzynce odbiorczej, jest temat wiadomości e-mail. W marketingowej wiadomości e-mail temat może zadecydować o tym, czy odbiorca go otworzy, czy też usunie. Temat musi być zwięzły, przyciągający uwagę i odpowiedni.

W tytule wiadomości napisz dokładnie, czego dotyczy Twój e-mail. Dzięki temu odbiorca wie, czego może się spodziewać po Twoim e-mailu. Nie ma tu potrzeby wykazania się kreatywnością ani przynętą na kliknięcia; odbiorca doceni przejrzysty temat wiadomości, który pomoże mu skutecznie przeczytać wiadomość e-mail i odpowiedzieć na nią.

2 Zaadresuj właściwie do odbiorcy

Najlepszym sposobem zwracania się do odbiorcy profesjonalnej wiadomości e-mail jest słowo „Szanowni Państwo”, po którym następuje imię lub nazwisko wraz z odpowiednim zwrotem grzecznościowym. Jeśli nie masz pewności, jakiego tytułu grzecznościowego użyć, pozostań przy imieniu lub imieniu i nazwisku.

Alternatywnie możesz rozpocząć wiadomość e-mail od słów „Witam” lub „Cześć”, po których następuje imię i nazwisko odbiorcy. Zwykle jest to zarezerwowane dla osób, z którymi masz już relację, np. kolegi lub menedżera.

3 Utrzymuj koncentrację

Profesjonalny e-mail powinien dotyczyć jednego tematu. Może to być pytanie, prośba, odpowiedź lub wyjaśnienie. Cokolwiek to jest, treść e-maila powinna skupiać się na tym temacie. Staraj się, aby Twój e-mail był zwięzły, ale nie pomijaj kluczowych informacji.Zwięzłeoznacza „tylko tak długo, jak to konieczne”.

4 Dołącz swój podpis

Po napisaniu końcowej linijki e-maila, która powinna zawierać wezwanie do działania lub krok wykonalny, dodaj odpowiednią informację i swój podpis. Profesjonalny podpis powinien zawierać wszystkie informacje, których odbiorca może potrzebować do właściwej komunikacji z Tobą, takie jak tytuł, numer telefonu i numer wewnętrzny oraz adres e-mail. Tak, wiemy, że mogliby po prostu kliknąć „odpowiedz”, aby odpowiedzieć, ale podanie adresu e-mail eliminuje potencjalne niejasności dotyczące sposobu skontaktowania się z Tobą.

5 Korekta

Zanim klikniesz „wyślij”, sprawdź swoją wiadomość e-mail. Przeczytaj szybko i upewnij się, że nie zawiera żadnych literówek, błędów ortograficznych ani gramatycznych. Błędy w e-mailach mogą podważyć całą wiadomość i sprawić, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie.

6 Unikaj swobodnego tonu

W większości przypadków oznacza to nieużywanie emoji.

Profesjonalny e-mail powinien być napisany profesjonalnym tonem. Unikaj slangu, kolokwializmów i wszystkiego, co wydaje się na tyle zwyczajne, że może być wiadomością tekstową. Podobnie, kiedy będziesz kontynuować działania, unikaj banalnych zwrotów, takich jak „po prostu krążę z powrotem”.

7 Uważaj na słowa

Pamiętaj, że każdy może przesłać Twój e-mail komukolwiek innemu. Podobnie każdy może pobrać, wydrukować lub zrzut ekranu Twojego e-maila. E-mail to pisemny zapis rozmowy, więc jeśli nie chcesz mieć pisemnego zapisu czegoś, nie mów tego w e-mailu.

8 Wyjaśnij swoje wskazówki

Nie zakładaj, że odbiorca wie, gdzie znajduje się konkretny plik lub z jakich źródeł skorzystałeś na poparcie swojego stanowiska w ostatnim eseju. Napisz wszystko, o czym wspomniałeś i w razie potrzeby dołącz linki, aby odbiorca wiedział dokładnie, o czym mówisz i miał do tego łatwy dostęp.

3 przykłady profesjonalnych e-maili

1 Temat:Dziękujemy za zainteresowanie naszym letnim programem dla absolwentów!

Droga Vanesso,

Dziękuję bardzo za zapytanie. W tej chwili nie przyjmujemy nowych zgłoszeń do naszego letniego programu dla absolwentów.

Życzymy powodzenia w przyszłych przedsięwzięciach!

Z pozdrowieniami, Simone Blakely, doktor nauk humanistycznych, kierownik katedry

2 Temat:Proszę zamknąć okno przed wyjściem

Cześć Maha,

Zgodnie z moim ostatnim e-mailem, proszę nie zostawiać otwartego okna po opuszczeniu biurka pod koniec każdego dnia. Wczoraj wieczorem przyszliśmy znaleźć wodę w twojej kabinie.

Dziękuję Aleksiej

3 Temat: Czy masz czas na telefon w tym tygodniu?

Szanowny Panie Albanese,

Niedawno widziałem Twój post na LinkedIn o chęci nawiązania kontaktu z hurtownią przekąsek

dostawców w Twojej okolicy. Jestem właścicielem i operatorem AcmeCo Snacks, hurtowego dostawcy przekąsek opartego na subskrypcji. Bardzo chciałbym poświęcić dwadzieścia minut Twojego czasu na omówienie tego, co noszę i opcji cenowych. Czy masz czas na szybką rozmowę jeszcze w tym tygodniu?

Jeśli chcesz, żebym udostępniła mój letni katalog, daj mi znać. Mamy dla Was kilka świetnych nowych produktów i chętnie oprowadzę Państwa po naszych pakietach.

W środę, czwartek i piątek od 12:00 do 17:00 czasu wschodniego jestem wolny. Daj mi znać kilka przedziałów czasowych, które będą dla Ciebie najodpowiedniejsze.

Nie mogę się doczekać kolejnych rozmów!

Best, Miriam Schneider Właścicielka i dyrektor generalna AcmeCo Snacks „Potrzebujesz przekąski? Wspieramy Cię.”

Często zadawane pytania dotyczące profesjonalnej poczty e-mail

Co to jest profesjonalny e-mail?

Profesjonalny e-mail to e-mail wysyłany w środowisku akademickim lub biznesowym, który zawiera jasny i praktyczny komunikat.

Kiedy warto napisać profesjonalny e-mail?

• Komunikacja ze współpracownikami i menadżerami
• Komunikowanie się z osobami spoza organizacji, takimi jak dostawcy, partnerzy i klienci
• Kontakt z profesorami i dyrektorami szkół
• Komunikowanie się z urzędnikami państwowymi
• Komunikacja podczas procesu aplikowania o pracę
• Komunikacja z obsługą klienta

Jakie są ważne elementy profesjonalnego e-maila?

• Temat
• Powitanie
• Zwięzłe akapity treści
• Zamykanie sekcji z etapem wykonalnym dla odbiorcy
• Podpisanie
• Podpis